檔案編排之來源理論發展

檔案編排是指依一定的檔案工作原則，尤其是來源原則，在盡可能完整的層 級上(檔案庫房、全宗、副全宗、系列、案卷、個別文件)，組織排列檔案、文書 和手稿的過程與結果。目的在於對館藏資料進行實體上或行政管理上的控制，以 提供研究者快速查詢利用 (美國檔案工作者協會，1998，頁 59)。

且由於檔案是經由文書憑證與資訊等標準的價值鑑定後，考量到其長久保存 的價值轉化而成的，故檔案描述除了資訊價值外，更須針對其產生機構的職級、

功能、執行業務與活動的證據價值加以呈現，以符合檔案資源管理與利用的處理 原則與方法。因此檔案專業發展出尊重來源原則、尊重全宗原則、以及尊重原始 順序等來整理描述檔案資源，茲說明如下：

一、 尊重來源原則

檔案是隨著機構或個人之業務與活動所產生之文書，是呈有機成長，

並經過有條件的價值鑑定，才得以成為長久保存的檔案資料，而經由檔案 可反應出某一機構或個人的特質，因此檔案編排必須依據其來源，亦即是 所謂的來源原則(Principle of Provenance)，以瞭解檔案的出處。此原則是十九 世紀初由歐洲國家所提出的理論，並於 1898 年由三位荷蘭檔案工作者在其 著作荷蘭檔案編排與描述手冊中正式加以定義，並完整的闡述此原則 (Miller, 1990)。

依據文書來源進行編排，意指文書維護的編排方式是以文書被移轉到 檔案機構的順序，由於機構單位經常改變，以及機構亦會接收較小單位的 文書加以整合，因此文書維護的處理原則已經趨向於文書移轉單位，更甚 於文書產生的順序 (Penn, Pennix, & Coulson, 1994, p.264)。

來源原則提供檔案工作者與研究者能正確了解檔案產生的來源與目 的。謝倫伯格(T. R. Schellenberg) 歸納尊重來源的處理原則，其優點有：

 來源原則可以維護檔案的證據價值；

 來源原則符合檔案的特質；

 來源原則可協助檔案人員處理檔案；

 來源原則便於檔案的編排；

 易於檔案的描述 (Schellenberg, 1998)。

來源原則延續了 19 世紀中葉法國的尊重全宗原則，以及普魯士的登記 室原則，成為較符合檔案特質的編排整理的科學方法。檔案館整理檔案時，

先按照形成檔案的單位或其他特徵，組成不同的全宗，再以全宗為基本單 位進行分類與立卷。

另外，依檔案文件內容性質進行分類整理的事由原則，是按照預先擬

混淆了檔案的來龍去脈，模糊了形成檔案歷史背景，大大減低檔案證據與 歷史記錄等資訊價值，造成研究者查詢利用上的困難。因此事由原則慢慢 為檔案工作者所淘汰 (張書才，1991，頁 131-132)。

二、 尊重全宗原則

第二個原則是尊重檔案的全宗原則(principle of respect des fonds)。歐美等 國檔案管理人員依檔案來源為基礎，視檔案產生機構的層級加以區別。最 高層次是「全宗」(record groups，又稱為 fonds)，係以一個機構來源為基礎，

如一個部門、局或獨立機構，產生的所有文件的彙集，全宗理論最早是於 1841 年由法國內政部 14 號通令中所提出，其中的涵義是：「將所有出自於 同一個單位、家庭或個人的文件(documents)聚集在一起，並將不同的全宗依 據一定的順序編排…全宗的文件可提供單位或家庭參考，但不可將不同的 全宗予以混淆。」

由於此理論切中檔案處理的核心，因而很快受到大多數歐洲國家檔案 界的贊同。雖然全宗理論自 19 世紀中業已風行於歐洲國家，但是此理論一 直到 20 世紀才逐漸被美國檔案界所接受。

三、 尊重原始順序

尊重原始順序原則是用以維護政府機構歸檔系統，包括特殊的文書系 列與其相互之間的關係。荷蘭手冊中亦提到「基於檔案館藏的原始組織，

主要可符合其產生機構的組織架構」(Miller, 1990)。強調的是關於記錄保存 與歸檔系統。運用尊重原始順序處理檔案在於原始順序具有下列益處：

 反應當時業務的確實情況；

 保存文件原有的關係；

 提供有關記錄產生、利用或活動的文書證明；