我國檔案系列層級及其標準號碼建置之專家討論

為取得政府機關或檔案管理人員對我國全國檔案系列號體系建制之建議與 看法，故採用焦點團體座談方式，其參與代表與討論內容整理如下：

一、 檔案系列的層級界定

現階段各機關對於檔案系列層級的定義各有分歧，以國史館為例，目前 國史館的系列層級是使用國家檔案分類表來分，例如：蔣中正總統檔案是將 文件與照片類檔案各分為一個系列；但以檔案管理局而言，若針對縣市政府 的每個層級來分各個系列，與目前各機關檔案分類表是否會造成重覆?將成 為一大問題。與會人員認為應先界定系列的定義，大多數人贊同應以行政機 關的最小單位為系列，較可以統一標準。

國內外界定檔案系列層級方面，國外以媒體類型來分各個不同的系列，

而國內可將機關的不同業務性質來區分為不同的系列，例如：檔案應用及檔 案的點收可成為檔案科的兩個系列。

二、 檔案系列層級所描述的項目

檔案系列號所描述的項目包含了：此業務沿革的來龍去脈、產生及結束 業務的時間、整個系列中包含了多少件、案卷等等資訊。在系列中所描述的 內容應為業務的承辦範圍，而非檔案本身的內容。未來整個檔案體系應從微 觀的角度改為採較宏觀的立場來看。

三、 建置全國檔案系列號的目的

的檔案分類表結合，以不增加各單位的業務為主，與會人員認為檔案系列號

在參酌與會人員的意見後，了解到可能遭遇的困境，像是剛開始施行 時，若是推行至全國八千多個機關，將遭遇到很大的困難，因此，建議從中 央部會層級以上先執行較佳，以目前而言，各機關皆面臨人力不足的困境，

可先尋求一個單位試行，了解實際執行上的困難度，並加以修正，如此可減 少基層人員的負擔。以下提出幾點建議：

(一) 全國檔案系列號碼的推動應視我國國情，不應完全依照美、澳等國體 系如法炮製，且目前國外檔案館針對現行文件的部分沒有規範，尚無 依循的規範。

(二) 可由原本的分類表體系來架構系列號，並先以某機關試行，先看出成 效，各機關較會跟隨政策而加以改變。

(三) 在施行檔案系列號前，需要衡量其對於檔案管理上的幫助是否超過成 本的需求，在經衡量之後再行考量是否有施行必要。

(四) 目前各機關對於檔案系列層級的定義較難確認，建議系列若定義為以 一個機關的最小單位為系列層級，各機關較容易判斷。

(五) 檔案數量龐大，為減少人力負擔，在建構檔案系列號時可以年代作一 切割，例如：民國 96 年起建置系列號，96 年以前不再回溯。如此可大 大減少檔管人員的工作量。

(六) 若系列的建置能有系統性的單位來執行更佳，像是教育部先前舉辦百 件教育檔案展覽時，所遭遇到的困難為教育部的僅收文書類檔案，至 於照片檔案等都需要對外徵集，對於機關內部應用展覽上較不方便，

若要試行檔案系列號的體系，教育部提議從自身做起；目前教育部推 動十二年國教計畫，因文書量龐大，建議經鑑定程序後，可先試行建 置系列層級。