澳洲國家檔案系列及其控制系統

一、澳洲國家檔案館的檔案控制層次

所有檔案館都需要一控制系統協助文書及其內容的管理、定位、檢索、

描述與提供使用。而檔案控制系統即兼具內部管理與研究者的觀點完成許多 重要功能。澳洲國家檔案館依據 1983 年檔案法，具有下列職責：

 負責公共文書的調查、鑑定、登錄、編排、描述與索引。

 編纂與紀錄公共機構之組織與功能等事項

 出版檔案資料的索引與其他指南。

前述及其他活動需依賴一致性、整合的與系統化的應用以達到檔案控制目 的。因此澳洲國家檔案館建置一全國檔案控制系統，其目標在於：

 重視檔案原則與實務；

 可應用於檔案館所負責的所有文書，不論其典藏地；

 可適應政府行政環境的變遷；

 兼具效能與效益的應用；

 提供廣大使用者有效取用文書及其資訊 (National Archives of Australia, 1999)。

國家檔案館自 1960 年代早期即用來分類與控制公共文書，如同 metadata 標 準，提供結構化與系統化方法蒐集與呈現有關文書及其背景脈絡的資訊，所 建置的聯邦文書系列(CommonWealth Record Series, CRS)系統為提供檔案智能 與實體上的控制的全國檔案資源控制系統。

澳洲國家檔案館的 CRS 系統如同大多數檔案機構的控制系統或檔案 metadata 標準，是基於二項檔案原則的應用；第一，尊重來源，強調檔案人

始順序，重視依現行文書產生與儲存的順序加以維護。甚至在電子文書保存 系統，為證據目的維護文書的累積之重要性。因此 CRS 系統結構的設置，

為了基於行政背景脈絡與檔案來源的控制，系統中定義與紀錄的實體為組 織、機構與個人等檔案產生者之來源資訊，而為了控制文書的產生、處置、

保存與利用，則定義了文書系列及其所包含的文書案件。

茲就澳洲 CRS 系統中所定義與規範的實體單元，簡述其組成：

(一) 組織 (Organisation)

CRS 系統中的「組織」是指整個政府、學習性社會、教堂或企業，

是獨立(或廣義上的自治)，如整個澳洲聯邦政府(Commonwealth of Australia)。每一組織分配註冊一組控制號碼，例如：

CO 1 Commonwealth of Australia CO 31 Colony of Norfolk Island

CO 91 Australian Constitutional Convention

(二) 機構 (Agency)

機構是一獨立與被授權的團體，具有執行其行政功能的責任。一個 機構通常具有：(1)一位依據其階層層級決策職權的主管；(2)一份法律文 書或代表職權的規定以確立其存在基礎及設定其職掌功能；(3)有其自己 的文書保存系統。每一機構亦給於一組控制號加以辨識，如：

CA 2641 Royal Commission on Television 皇家電視廣播委員會

(三) 人物(Person)

人物是指個人在其處理公共事務產生或累積文書，但文書不在其相 關機構的文書保存系統維護。當其個人文書移轉到國家檔案館時，通常 會將人註冊登記在 CRS 系統。每一個人亦給於一辨識的控制號，如：

CP 23 Rt Hon Viscount Stanley Melbourne BRUCE, PC, CH, MC CP 555 The Hon James MUIRHEAD, QC

(四) 系列(Series)

系列是由一機構或個人所產生或維護的文書群，不論流通、價值或 現在保管，其組成要件有二：

 是在相同數字、字順、時序或其他可辨識的順序。

 或是基於相似功能、格式、或資訊內容，以相同累積或歸檔程序結 果。

對積累過程而言，格式相似是次要的，像是相同累積或是編排與控 制系統可製造唯一電子化或紙本式文書。對於控制系統目的，一個系列 可由單一文書組成，例如日記、登記簿或檔案。

系列號碼是一組唯一的，由字母與數字混合，以作為辨識每一註冊 登記的系列，唯一的控制號碼之目的在於區隔所有註冊登記的系列。建 立系列號碼，首先要從現行系列字首縮寫表中選擇適當的縮寫。接著會 自動從字首縮寫區塊取得號碼。系列號碼的是由一字母縮寫 (例如 'AWM' - Australian War Memorial) ，接著一個或多個數字組成。如，

二、檔案系列登記與描述程序

澳洲國家檔案館，為控管全國檔案資源，所建置的 CRS 系統，同時維 護一 RecordSearch 資料庫，包含所有政府部門或機構所移轉到檔案館的文書 資訊，以提供檔案資源的開放服務。在資料庫描述每一實體和分配一個號碼 的過程，稱之為註冊(registration)。系統中，由國家檔案館對每一組織、機構、

個人和系列，註冊給予一組唯一控制或註冊號碼。在 CRS 系統中，註冊號 碼間沒有任何意義連結，即機構與系列間，或系列之間是沒有關係的，如此 可提供藉由參照而非全部修訂現有技術文件與控制而顯示實體間關係改變 的彈性。

在系統中，除了每一實體(組織、機構、個人與系列)給予一唯一辨識號 碼的註冊程序，使每一實體都有一組註冊號碼作為辨識與檢索檔案的主要關 鍵，使檔案館資訊及其檔案可由每一控制點取得。此外，對於檔案資訊的描 述，其描述單元主要可分為檔案來源(檔案產生者的背景資訊)與檔案內容(檔 案系列及其文書的內容資訊)，茲分述如下：

(一) 檔案來源

在 CRS 系統內每一層級(即組織、機構/個人、系列、文件) 會聚 集關於行政與文書保存背景、移轉歷史與其他內部行政細節等資訊。

以機構為例，所包含的資訊主要有：

1. 機構名稱

2. 建立與廢止的時間

此外，在 CRS 系統的主要檔案來源，其背景脈絡與連結資訊描述

檔案系列的註冊，是由機構需填寫「系列登記計畫書」(NAS 234)，

1. 系列名稱；

2. 機構編排系列文書的方法；

3. 機構產生或使用文書的期間；

4. 使用系列的其他機構；

5. 與所要註冊系列密切相關的其他文書系列；

6. 系列主要的目的與歷史 (National Archives of Australia, 2005)。

檔案館註冊一系列時，資料庫會分配一碼號。每一系列碼號前為 一字母，代表所註冊與文書負責的檔案單位，例如 A 為坎培拉檔案局，

C 為新南威爾斯檔案局。對每一系列的文件也蒐集辨識性與描述性資 訊，原則上依賴其紀錄的機構與個人的原有詳細內容。文件號碼或控 制符號是引用符合其個別系列號碼。若在國檔館保存，每一文件亦可 引用唯一條碼以精確定位、參考與檢索。來源資訊對文件可由參照到 機構與個人引用相關系列登記與移轉文件取得。檔案館亦在資料庫中 註冊登錄文書系列，使檔案館可辨識、控管、儲存與檢索文書檔案。

檔案館儲存了數千個機構的數百萬文書，聯邦政府文書系列(CRS)系 統是一複合系統使檔案館可紀錄所有機構，及其產生與控管的文書系 列，和儲存的委託紀錄。

如同前述，一文書系列是由相同累積或歸檔程序而來的，以相同 數字、字順或其他可辨識的順序，或以相似的形式或資訊內容。通常 是由同構的活動結果加以併存，即一文書系列必須有一編排體系，或 以字母順序，或以時序等方式。相同系列可由多個機構經歷多年所產 生與紀錄。例如：政府在 1953 年成立移民部總辦事處，檔案館註冊 此機構為 CA51；1974 年成為勞工與移民部，檔案館登記此新機構為

等機構持續紀錄。資料庫中登記的每一系列可連結到所有相關機構，

3. 日期與範圍

4. 編排系統與控制號的範圍

5. 附註

附註資訊應包含系統列描述、系列變革、先前登記系統移轉、取用 狀態、與未登記之系列的連結、系列保存、系列權責人員等註記性 資訊。

6. 機構與個人紀錄和控制

主要可分為紀錄的機構、紀錄的人物、控制的機構、與控制的人物 等項。

7. 先前與後繼的系列

8. 隸屬、轄屬、與相關系列

9. 可用的指標

10. 實體屬性

在實體上的屬性，描述項目包括：主要形式、文件尺寸大小、國家 檔案館保管的數量、所有權、重要指標、註冊規範、以及集合的系 列等。

11. 註冊日期