結論

一、 檔案控制層次與系列層級描述的理論基礎

檔案管理依一定的檔案工作原則，組織排列檔案、文件和手稿的檔案編 排過程與結果，目的在於對館藏資料進行實體典藏、智能內容、與行政管理 上的控制，以提供研究者快速查詢利用。基於文書與檔案產生與積累的特 質，檔案編排是基於二項檔案原則的應用；第一，尊重來源(Principle of Provenance)，強調檔案人員依文書產生與維護的行政或傳記背景脈絡加以建 立與紀錄。第二，尊重原始順序(original order)，重視依原有文書產生與儲存 的順序加以維護。

強調來源原則與原始順序，以至於控制層次的實務應用，目的在於促進 檔案的檢索與取用。檔案描述的必要項目為檔案記錄、檔案來源與背景、以 及檔案活動與描述控制等三大類資訊：(Miller, 1990) 1、有關檔案記錄的資 訊：包含智能內容、智能檢索、實體描述與實體取用等資訊項目；2、有關 檔案來源與背景的資訊：是指檔案記錄產生機構或個人的相關資訊。有關組 織單位的資訊應包含現行名稱與過去舊名、前任與現任的負責人及在任期 間、以及立法依據、行政沿革、與主要功能與業務的簡要說明。有關個人的 資訊方面，應包含其生平傳記資訊的簡短摘述。這類有關檔案記錄產生的個 人姓名與機構名稱，都是屬於重要的索引詞彙，甚至列入權威控制檔中，以 促進檔案使用的精確性；3、有關檔案活動與描述控制的資訊：由於處理過 程是一持續進行的活動，因此檔案活動是檔案描述系統中重要的環節與活動 紀錄。

檔案編排與描述是檔案管理與利用的基礎建設，所有檔案館都需要一套

級檔案館，更應以全國性檔案資源統一管理的觀點，建置全國檔案資源控制 系統。

各國檔案主管機構，如美國、加拿大、英國與澳洲等國的國家檔案館，

對於檔案編排與描述，皆依據來源理論、全宗原則與尊重原有順序的等理論 基礎，發展出的全宗、系列、案卷及件之多層級的控制層次，作為檔案描述 實務模式。有效管理及提供檢索使用，進行檔案本身、檔案來源、以及檔案 活動等資訊項目之描述，因此，各國皆以檔案系列層級作為檔案描述最重要 的單元。系列的組成主要依據機構的業務、功能，檔案形式，或是資訊內容 等，加以歸檔與彙集相同與相關的檔案集合。

二、 各國檔案系列標準號碼及其控制機制

統一標準編號的制定可以有效管理相關資源及其資訊取用服務，例如我 國政府出版品編號(GPN)是國內政府部門相關出版品的唯一辨識號；國際出 版界為控管全球的圖書與期刊資源，所制定的國際標準書號(ISBN)、國際標 準叢刊號(ISSN)。

國際檔案界對於檔案系列標準號碼的編製，英國國家檔案館是以部門代 號(即全宗號)+流水號表示之，例如 FO 84 為外交部的一檔案系列號碼，系列 號碼是接續全宗號。澳洲國家檔案館，檔案系列號碼是一組由字母與數字混 合而成的唯一辨識號碼，是機構向國家檔案館提出申請，字母是由現有系列 名稱縮寫構成，數字則是自動分配，依序的產生，由國家檔案館註冊與分配。

澳洲國家檔案館所建置的 CRS 系統，除檔案系列外，對於檔案產生的組織、

機構與個人等來源，亦加以註冊與描述。系列號碼不同於英國的編碼方式，

三、 我國檔案資源控制現況與建置系列控制號碼的可行性

檔案的層級分為全宗、副全宗，系列、副系列，案卷與件四大控制層次，

美加、英國與澳洲等國皆以系列作為基本的描述控管層級。我國檔案管理 局所規範的檔案目錄著錄相關規範，原以案件作為著錄層級，自民國 96 年 通告「各機關皆（須）採案卷層級彙送檔案目錄」起，開始推行的案卷及案 件兩層級；包含教育部與經濟部等中央部會機關之檔案管理單位，皆設法增 修系統功能，並開始採行案卷與案件二層級的目錄描述工作。

政府機關檔案，依據檔案管理局以檔案法第八條第一項有關檔案分類編 案規定，所建立的檔案分類系統架構機關的檔案分類法，分類層級一般區分 為類、綱、目、節及項等五層級。檔號的組成是由檔案年度號、分類號、案 次號、卷次號及目次號依序組成。因此，案卷及案件的編碼皆以檔案分類號 為依據。

針對我國檔案系列層級及其編碼控制系統的可行性，目前各機關檔案分 類表，其類、綱、目、節與項等五層級的區分中，較宏觀的類與綱主要是以 該機關的組織編制或業務功能為區分依據，與美加、英國與澳洲等國家所定 義的系列—由機關下屬單位、業務或功能組成的要件是相同的，在現行案卷 與案件目錄描述系統中，以現有檔案分類的類、綱層級，進行檔案系列層級 的描述，包含有關產生文書之特定業務功能與歸檔架構等內容資訊。既可連 結檔案來源(即全宗)等背景資訊，符合檔案來源原則與尊重原始順序的編排 與描述規範，又可增加現有案卷與案件目錄的整體性資訊，便於檔案自其以 文書產生時，歷經價值鑑定與檔案活動等過程，最後移轉至檔案館典藏及提 供開放使用，控制檔案完整生命週期的有機變動，達到全國檔案資源控制，

進而開放公眾利用政府資訊的最終目標。