英國檔案系列及相關描述規範

一、英國國家檔案館之控制層次

英國檔案界對於檔案的控制層次之劃分有其獨特性，迥異於美、加等 國，該國之檔案控制層級分為六種，分別以阿拉伯數字表示，分述如下：

(一) 檔案館層級（repository level）

以數字「0」表示檔案館層級，此一層級只有檔案館的情況才會用 到，如：出版全國檔案館之館藏目錄。

(二) 管理層級（management levels）

以數字「1」代表管理全宗，可再細分為「1.n」副管理全宗

（sub-group），亦可再往下複分「1.nn」（possible sub-subgroups）。此一 層級用在全宗層級之上，指出實際產生單位的群組關係，國際間並無 此一層級，有些館員稱此一層級為「超級全宗」（super-fonds）。

(三) 宏觀描述層級（macro descriptive level）

以數字「2」代表宏觀描述層級，其中「2」為全宗層級

（group/collection：fonds），其下可再複分為「2.n」即副全宗（subgroup）， 在往下複分為「2.nn」即副副全宗（possible sub-subgroups）。全宗是實 體控制最大的單位，依檔案產生單位的特性，將相同的產生者的檔案 形成一個全宗，例如：外交部檔案全宗。

以數字「3」代表主要控制層級，檔案描述之主要層級為系列（series 或 class），在其下可再複分為若干個副系列（possible subseries）。系列 的形成是將相同的功能（function）、形式（form）或資訊內容（information content）的檔案，予以彙集或排序處理，以形成一個系列。

(五) 微觀描述層級（micro description levels）

在此層級中包括兩個層級，即：（一）案卷與（二）件層級，分 述如下：

1. 案卷（items 或 file）：以數字「4」代表案卷（英國以 item 表示，

美國則使用 file 或 file folder），案卷是最小實體方便管理的單元，

案卷可以不同形式呈現，例如：案卷（folder）、冊（volume）或箱

（box）的實體形式。

（repository level）

1 管理層級

（management levels）

1. —管理全宗 1.n —副管理全宗 1.nn—副副管理全宗

2 宏觀描述層級 2. —全宗

3 主要控制層級

（main control level）

3. —系列 3,nn—副系列

4 4. —案卷

5

微觀描述層級

（micro description levels） 5. —件

以上係英國檔案界將檔案的控制層級區分為五個大的層級，在上述檔案 控制層級中，英國 PRO（目前已更名為國家檔案館）使用”archives group”

代表「全宗」（fonds）；美國地區則採用”record group”一詞。此外，英國 採用”class”相當於國際檔案界普遍採用的”series”（系列）一詞 (薛理 桂，1998)。

二、檔案系列號編碼方式

英國國家檔案館檔案系列號編碼與組成方式如下：

(一) 部門代號(department code)

國家檔案館的部門代號用於線上檔案目錄系統的檢索，算是一種具 唯一性的代號，代表每個部門的辨識號碼，主要是由各部門的首字母所 組成，舉例而言：WO 代表 War Office、HO—Home Office、

ADM—Admiralty。

(二) 系列號(series number)

系列號通常由部門代號加上一組流水號所組成，流水號乃依據單位 產生檔案的順序所自行編製的一組號碼。其組成結構為：部門代號 + (空 格) + 流水號。舉例如下：

1. WO 32 代表 War Office 所產生的編號第 32 個檔案系列；

少數的檔案系列號會由兩組號碼所組成，其組成結構為：部門代號 + (空格) + 流水號 1 + 橫槓(/) + 流水號 2。如：

1. PRO 30/36 表示 Public Record Office 所產生的編號第 30/36 個檔案系 列；

2. IR 130/9 代表 Inland Revenue 所產生的編號第 130/9 個檔案系列 (National Archives of the United Kingdom, 2007)。

英國國家檔案館所使用的檔案編排層級以系列層級為主，英國國家檔案 館所編製的檔案系列號，乃是由各部門具有唯一性之部門代號，加上一組流 水號，所架構而成，其流水號代表的即是檔案產生的順序，但少數檔案系列 號會使用兩組號碼甚至不同形式所組成，其主要的依據以系列的連續性為基 礎；英國檔案系列號的編製相當簡單明確，整組號碼並不冗長，因此，運用 在線上檢索檔案時亦十分便捷。

列舉英國國家檔案館有關外交部檔案採用四個層級的範例如下：

FO 84 / 2030 no.140

全宗 系列 案卷 件

(說明：FO指外交部，Foreign Office之縮寫)

圖 3-1 英國國家檔案館外交部檔案編排層級範例

我國檔案系列號亦可參酌此種形式，首先應先將描述層級提升至系列，

再以人事行政局所發布之機關唯一代碼為基礎，研製適合我國各政府機關之 檔案系列代碼。