團隊及領導者時間管理

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1. 用三到四個句子，寫下對自己領導的團隊清晰的願景 2. 列出實現願景不可或缺的三至五項關鍵要務

3. 針對前兩點：

(1) 問問自己是否夠清晰易懂 (2) 確保自己傳達的頻率夠高

(3) 團隊所有成員是否充分了解並能重述領導者的話 4. 適當場合與機會，完整傳達、重複及討論，並留問答

時間

5. 非工作場合與領導幹部配合事業需求與市場環境，針 對願景與要務進行辯論，確保資深領導幹部一致看法 6. 創建願景過程中，樹立團隊核心價值永續經營藍圖。

二、 團隊及領導者時間管理

(一) 分行經理對時間管理的認知為時間與願景和要務關鍵 搭一座契合的橋。

1. 時間管理是有效地運用時間，降低變動性。

2. 時間管理的目的是決定什麼事該做，什麼事不該做。

3. 時間管理最重要的功能是透過事先的規劃，作為一種提 醒與指引。

(二) 分行經理常有的困擾：

1. 無法管理外在的要求：分行管理者最大的困擾就是，

太多來自外界的干擾，隨時得放下手邊的工作去做別 的事情。

2. 做事沒有方法：分行管理者常運用自己所熟悉或直覺

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想到的方法做事，但事實上，這並不是最有效率的方 法。

3. 周圍干擾因素：周圍眾多干擾因素，是時間流逝的致 命殺手，嘈雜聲、雜誌、零食、報紙、美容品、溫度、

安全感、方向感、氛圍、壓力煙癮、聯想、健康狀況，

都是諸多的影響因素。

(三) 分行經理時間管理的方法：

1. 關於計劃，有日計劃、周計劃、月計劃、季度計劃、

年度計劃。時間管理的重點是待辦單、日計劃、周計 劃、月計劃。

2. 待辦單：將你每日要做的一些工作事先列出一份清單，

排出優先次序，確認完成時間，以突出工作重點。要 避免遺忘就要避免半途而廢，儘可能做到，今日事今 日畢。

(1) 待辦單主要包括的內容：非日常工作、特殊事項、

行動計劃中的工作、昨日未完成的事項等。

(2) 待辦單的使用注意：每天在固定時間制定待辦單

（一上班就做）、只制定一張待辦單、完成一項工 作劃掉一項、待辦單要為應付緊急情況留出時間、

最關鍵的一項，每天堅持。

3. 每年年末作出下一年度工作規劃；每季季末作出下 季末工作規劃；每月月末作出下月工作計劃；每周 周末作出下周工作計劃

4. 謹慎考慮不確定因子：分行經理在時間管理的過程中，

還需應付意外的不確定事件，因為計劃沒有變化快，

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需為意外事件留時間。有三個預防此類事件發生的方 法：

(1) 為每件計劃都留有多餘的預備時間，努力使自己在 不留餘地，又飽受干擾的情況下，完成預計的工作。

這並非不可能，事實上，工作快的人通常比慢吞吞 的人做事精確些。

(2) 另準備一套應變計劃。迫使自己在規定時間內完成 工作。

(3) 考慮到不確定性，在不忙的時候，把一般的必然要 做的工作先儘快解決。

5. 實務運用時間四象限法技巧：

(1) 追蹤過去連續兩週時間安排，將結果簡化成幾個主 要分類。

即刻執行

(客訴 客群流失 人力危機)

擬定新工作計畫 (新戶增加機會 教育訓練)

交由代理人處理 (臨時來訪協力廠商 電話聲)

拒絕

(垃圾/不重要郵件 閒聊) 重

要

不 重

要 急迫 不急迫

圖 2 時間四象限法

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