第四章 研究結果與分析討論
第五節 對教育部電子計算機中心建議之實施模式
四
一 鼓勵同仁參加部內舉辦之 KMS 知識文件競賽活動，獲得團體獎及個人獎，獲 得肯定。同仁原本參賽可能是準備 60 分，透過鼓勵可能提高到 80 分，提升 上傳文件品質。
二 1. 現行獎勵名額太少，可以再增加量的部分，例如某些主題資料可再增加。
可以分「科」或「組」資料更新程度來獎勵。目前獎勵，團體獎以司、處 為單位太大，可以「科」為單位擴大獎勵的影響範圍。
2. 質的部分有標準作業流程、簽辦公文、附件（依要求格式內容）、註明 known how，留下資料供後續作業參考。若計畫完成當時沒留下紀錄，以後可能不 會有這些資料可參考。
3. 若要留住組織知識，有一個方法可以參考。建議上班時不要用個人硬碟，
用伺服器的個人帳號硬碟，工作中的文件最終修改版送到 KMS 系統，使得 工作的資料都留在公司的資料庫中。
三 1. 本來部裡就有獎勵措施，KM 如果做得好，應該內化到工作上，而不是用 獎勵促措施。
2. 獎勵頂多是一開始引起動機，長期而言應融合到業務中，KMS 靠平時累積。
四 1. 認同組織推動 KMS，但是要先定義目標不是為了得獎。
2. 建議獎勵措施應給予實質上的獎勵，最好發現金而不是只記功或嘉獎，請 給實質獎勵。
五 有獎勵有用。但若得獎機會太低，或沒時間就不想參加，因為業務量很多，
獎勵措施吸引我，就會勉強使用。
六 獎金、敘獎。
七 1. 當知道 KMS 推動目標為組織知識保存與分享，就會想用。
2. 因為是派遣人員所以獎勵措施沒有誘因。
【派遣人員對組織認同較低，偏重技能】
綜合整理：
1. 現行獎勵方式名額太少，獎勵效果影響不大，得獎者對記功或嘉獎不在意，因為對 年終考績評核影響不大，希望能給予實質上的獎勵，例如：現金。對非組織編制之 派遣人員無激勵效果。建議增加量的部分，以「科」、「組」為單位擴大獎勵的影響 範圍；質的方面能完整檔案及說明與 known how，例如：計畫中決策的優缺點、應 注意的事項、執行的技巧等經驗分享，保留資料供後續作業參考。
2. 對知識管理應有長期規劃，短期以獎勵措施引起動機為主，長期則應融合到業務 中、內化到工作上，及平時知識管理系統累積，而不只是運用獎勵措施。
訪談項目 二、學習社群
（學習社群是由一群有共同的學習目標的人，定期依特定主題進行夥伴學習的實體社 群。）
(一) 您有參加社團的經驗嗎？您是否參加教育部社團或定期聚會的工作小組？
視野大、思
承辦人表示有交流就會分享經驗，從別人經驗知道那些可行，那些不可行。
體社群的產出
紀錄而存入 KMS 中。唯亦有受訪者表示：學習社群是動態的，要推動靜態的 KMS，
二者連結不起來。
3. 教育部電子計算機中心大部分受訪者認同學習社群對於業務溝通或合作有幫助，對 於推動 KMS 也有幫助；唯，目前教育部電子計算機中心除獎勵外並無推動 KMS 具體行動措施。
訪談項目 三、領導
(一)有什麼推動方法可以鼓勵同仁樂意使用 KMS？【問主管】。
(二)您覺得什麼樣的領導措施，會讓您更樂意配合使用 KMS，以發揮知識管理的效能？
【問同仁】
受訪者 編號
有什麼推動方法可以鼓勵同仁樂意使用 KMS？【問主管】。
一 要看參與使用 KMS 同仁可以得到什麼？Case Study 配合獎勵措施。
二 1. 平常行政規定，上傳自己看自己。
2. 在工作輪調時可以使用。主管提醒將承辦業務資料上傳至 KMS 列為交接的 項目（同仁離職時主管應檢視）。
3. 以共享文件的量及知識文件的的質做為獎勵標準。
三 同第二題獎勵措施，要融合在業務執行，營造團隊的模式，還有分享的氣氛 受訪者
編號
什麼樣的領導措施，會讓您更樂意配合使用 KMS，以發揮知識管理的效能？
【問同仁】
四 1. 組織中應具備學習的環境，工作上應以群體（team）來運作。因為以團體的 方式才能有效的進行分工，發揮個人特長，進而彼此學習。
2. Team 的融入要由上到下，要培養、謀合、觀察，長期合作。下次業務才知道 要如何分工，不要因為一次失敗就放棄，因為 team 的感覺需要營造。
3. 社群營造在工作上是以主題、專長、業務導向；在娛樂上是以興趣來分類。
五 覺得與第 2 題相似，建議領導措施就是獎勵措施，如果獎勵吸引人，時間不足 還是會勉力去做
六 用獎勵措施比較快，如簡單的措施、豐富的內容，上傳還要組織的力量去 push。
七 把遊戲規則說清楚、分類整理文件：例如依時間順序查尋、依業務別查詢、依 人查詢。
綜合整理：
1. 受訪的主管表示：要從使用者角度思考，看同仁參與使用 KMS 可以得到什麼，鼓 勵同仁樂意使用 KMS。另外建議：獎勵措施訂定於「平常行政規定」中，以共享 文件的量及知識文件的的質做為獎勵標準；但要融合在業務執行，營造團隊的模 式，還有分享的氣氛。此外，亦可要求：將承辦業務資料上傳至 KMS 列為交接的 項目，在工作輪調時可以使用。
2. 對於領導措施，受訪的同仁表示：如果獎勵吸引人，時間不足還是會勉力去做；此 外，資料上傳還要組織的力量去 push，且必須把遊戲規則說清楚，例如：分類整理
文件規範。
3. 運用獎勵措施是大部分受訪者的共識，但是仍需考量同仁參與使用 KMS 的利基，
並將獎勵制度融合在業務執行中，且要求將承辦業務資料上傳至 KMS 列為交接的 項目，在工作輪調時可以使用。當同仁有實際體驗 KMS 對自己的幫助時，若無獎 勵措施應該也會使用，如此才會發揮 KMS 的功能；唯，應於宣導期，將使用 KMS 使工作成功的案例，及營造團隊的模式，還有分享的氣氛等導入。
訪談項目 四、組織文化 受訪者
編號 (一)如何形塑組織文化發揮 KMS 運用效果？
一 1. 同仁所送報告若未整理出重點，會退文請同仁重新思考，並先與組內其他同 仁討論，甚至再跨組討論，就是要同仁再從不同角度思考解決方案。
2. 人類會進步就是有前人的經驗，主張建立公用 email 就是方便業務交接與傳 承，保留業務上互動紀錄。
二 從獎勵措施去帶動，領導的風格也很重要，重視社群的經營，有機會互動（例 如：中午一起吃飯），進行學習。看到同仁會主動支援業務較忙的同仁。同仁 之間多互動
三 建立團隊合作的機制與氣氛。
四 team 組成後開始導入、分享，透過系統是一個導入方法，因為方便，自然就會 有人使用，發揮效果。
五 使用時提供獎勵措施，多用獎勵措施，例如：每個人使用超過 100 次，年終考 核 100 分那就一定會去用。
六 1. 建議所有的文件、表單使用機制，都放到 KMS，就像內部網站的線上差勤系 統一樣，不要變成額外的工作。例如：交換或索取檔案時先傳到 KMS 而不 是用 email，將 KMS 當成是工作平台。例如若將教育部網站當成是對外公布 的工作平台，則形成內部上傳資料，外部運用的使用模式。
2. 考慮將 KMS 與內部工作平台結合，目前溝通都在 email，有些可用 KMS，用 email 轉檔。
3. 目前的 KMS 還沒與工作結合，應與工作需求相結合，加強 KMS 的使用，透 過 KMS 上傳應繳交的資料，讓 KMS 發會揮知識管理的功能。
七 由上而下同步進行。照著遊戲規則，以身作則，有評估機制，配合獎勵措施及 政策要求，執行力要落實，例如目前推動鼓勵同仁自行進修公務人員數位學習 課程。
綜合整理：
1. 受訪者所提供的建議包括：應該參考前人的經驗，從不同角度思考解決方案；領導 的風格也很重要，從獎勵措施去帶動，重視社群的經營；由上而下同步進行；照著 遊戲規則，以身作則，有評估機制，配合獎勵措施及政策要求，落實執行。顯示受
訪者認同推動 KMS，但希望領導者能以身作則來落實執行。
訪談項目 五、組織學習 受訪者
編號
(一) 您認為如何在工作的同時也能提升個人的成長，同時組織也一起成長？如 何可以持續呢？
一 每個人工作過程中都應思考，好還要更好，彼此互相討論，討論過程中增長彼 此經驗，避免犯同樣的錯誤，個人得到成長，同時組織也能成長。
二 要有人主動 Call meeting，會議進行時要能引導講話，一開始氣氛冷淡，透過 1-2 位同仁的發表，可以進行較深度的業務主題探討，當然過程中要活潑，引 起大家共鳴。
三 學習社群是上班以外的作為，工作上應該有些機制，例如輪調機制。目前共同 合作的機會很少。換一個職務，會迫使同仁學習，讓同仁成長。另外在組織中 建立分享討論的機制；以前組長開組務會議不多，現在自己當組長也不常開，
覺得組務會議是分配工作及工作報告，很嚴肅。希望營造輕鬆自由討論與分享 的機會。
四 不知道！組織要成長，要先知道組織目標，然後訂個人目標--生涯規劃，與組 織目標是否一致。有的企業會去了解員工的生涯規劃，找出一條路，是跟組織 目標長遠一致的，再去培訓、調整。
五 不知道，多少都有成長，如何做目前不知道。
六 Training in job=learning by doing（做中學），在工作計畫執行過程中向參與計畫 的學者專家學習。配合組織對於數位學習課程進修的要求，原本想至「e 等公 務園」進修，但是優先次序很低，老是沒時間看，現在因為業務上的要求，在 組織的鼓勵和政策要求下，提高優先順序進修數位學習課程。收獲如下：
1. 學習了各類型（法律、健康、心靈）有興趣主題的數位學習課程。對身心調 劑、人際互動關係個人成長有幫助
2. 看了各類型的數位學習課程，對於推動數位學習業務有幫助。未來亦將規劃
2. 看了各類型的數位學習課程，對於推動數位學習業務有幫助。未來亦將規劃