戶役政資訊系統與公文管理

本節以「公文管理」、「戶政通報收發管理」、「檔案管理趨勢」、「公文銷 毀作業」等四項面向，來說明戶政機關在文書及檔案制度化作業管理的現狀分 析及實際作面向的問題。

一、 公文管理

依據「公文程式條例」(行政院研究發展考核委員會，2007)第二條規定之 類別為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」等六項，但書規定：

前項各款之公文，必要時得以電報、電報交換、電傳文件、傳真或其他電子文 件行之。明訂了公文的種類具有六大項，各機關常用之公文為「令」、「函」、「公 告」等三類。戶籍通報使用之「定聯單」在「公文程式條例」定位為何類公文？

其 法 律 位 階 為 何 ？ 法 定 拘 束 力 為 何 ？ 是 否 符 合 公 文 程 式 條 例 規 定 之 公 文 格 式？是否符合「文書流程管理手冊」(行政院研究發展考核委員會，2005)所訂 之對於公文製作程式、結構、表達方式、處理程序及流程管理，以及文書自收 文或交辦起至發文歸檔止之流程相關作業規定？否是適用「檔案法」第二條中 所列檔案管理作業方式（點收、立案、編目、保管、檢調、清理、安全維護、

其他檔案管理作業及相關設施事項），法律並未詳明規定，視各機關管理制度 來規範。

依據「文書流程管理手冊」內容明指：「公文是政府機關推動公務、溝通 意見的重要工具，公文本身能否發揮功能，與行政效能有極密切關係。」另對 於公文製作程式、結構、表達方式、處理程序及流程管理，以及文書自收文或 交辦起至發文歸檔止之流程提供相關作業規定。文書流程處理之重點在於建立 四項原則之確立，分述如下：

（一） 全程管制

文書流程管理，為一整體作業，亦為機關內每一成員的基本職責。流程 管理實施，應由各級人員自我管理做起，以業務單位主動導正為主，文書單位 稽催及專責管制單位之協調、管考為輔。公文從收文至發文(或存查)應全程列 入管制。

（二） 全面管制

文書流程管理屬全面性、一致性的作業，有關要求標準、處理原則等必 須統一規定，共同遵守，以求全面配合。機關內各單位均應列入管制範圍，即 無論總收、總發文件，或單位收文、單位發文、創簽、創稿文件(或存查)均應 列入管制。且其作業技術在不牴觸事務管理規則、文書處理手冊與文書流程處 理手冊原則之情形下，得配合組織型態、業務特性與事實需要，由各機關自行 訂定。

（三） 作業範圍

強化機關各層級人員自律時效、全面品管精神，共同落實提高公文處理時 效及品質之管理理念。建立完整的登錄系統，對每一公文的全部流程，予以正 確的登錄，作為稽催、統計與管理的依據。精確統計每一公文全部流程所使用 的時間，作為分析的依據。分析流程狀況，發掘問題，尋找瓶頸所在，作為檢 討依據。有效稽催，以防止積壓與偏差。不斷檢討改進登錄、統計、分析與稽 催結果所發現的缺失與問題，使法令、組織、執行三大環節密切結合，促使各 機關對文書流程適時運用工作分析與簡化，達到處理迅速確實、提高行政效率 與公文品質的要求。

（四） 管理原則

文書流程管理為一全程性、全面性作業，應視機關組織特性，明確劃分 文書流程管理作業權責，賦予每一單位、每一成員應負的職責，使能各盡其職，

責無旁貸。如因機關特性肇致實務作業有業務單位、文書單位及專責管制單位 權責劃分難符手冊規定之情形，各機關得依業務性質彈性調整。法令規章，必 須隨時檢討，定期修訂，使每一作業皆有準據。層層負責，逐級考核，使執行 不致偏差。並按行政系統逐級推動，督導所屬機關全面實施文書流程管理。必 須做到組織、法令、執行三大環節密切結合，才能達到處理效率化、管制全面 化的要求。

二、 戶政通報收發管理

依據「公文程式條例」第 12-1 條之規定：「機關公文以電報交換、電傳文 件、傳真或其他電子文件行之者，其制作、傳遞、保管、防偽及保密辦法，由 行政院統一訂定之。但各機關另有規定者，從其規定。」；檔案法第二條第二

項規定：「檔案：指各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及 其附件。」；內政部訂頒之「各機關應用戶役政資訊連結作業及管理要點」第 一點及第二點規定：「為提供各機關應用戶役政資訊，發揮資訊資源共享效益，

提高行政效能，確保資訊安全，特訂定本要點。本要點所稱連結作業，指內政 部開發之連結介面、電子閘門及資訊中介服務等應用軟體及作業程序。連結作 業資料提供方式為線上資料查詢、檔案傳輸及磁性媒體交換。」；依據行政院 訂頒之機關公文電子交換作業辦法(行政院，1999)第三條及第四條規定：「本 辦法所稱電子交換，係指將文件資料透過電腦系統及電信網路，予以傳遞收受 者。各機關對於適合電子交換之機關公文，於設備、人員能配合時，應以電子 交換行之。」；依據上述法令條文，明確的規定戶籍通報作業，應同時適用「公 文程式條例」、「文書流程管理手冊」及「檔案法」、「機關公文電子交換作業辦 法」等四項法律及內政部訂頒之行政規則「各機關應用戶役政資訊連結作業及 管理要點」之相關規定。

「臺東縣戶籍通報實施要點」之法律位階，係台東縣政府基於地方自治 之精神，依據權職所訂頒之「行政規則」，適用於台東縣行政區域內其所規範 之中央及地方機關或單位。另依據其第三條及第四條分別規定：「戶政事務所 辦理戶籍通報時，應使用「定聯單」及「立簿郵寄」，並註明發送時間。」及

「戶政事務所接到通報時，應逐件立簿登記，並註明收件時間，迅速分送有關 人員簽收處理。」本要點說明了台東縣各戶政事務所，依據戶籍登記產生之通 報，係採用「定聯單」及「立簿郵寄」的方式處理，亦即對當地之鄉公所、衛 生所、分駐（派）出所採用人工送達簽收處理，對其他通報機關如稅捐處、國 稅局及其他戶政事務所，採用立簿郵寄方式處理。

本縣之中央機關及縣屬機關部份已利用連結介面、電子閘門及資訊中介 服務等應用軟體及作業程序，提供其所需之線上資料查詢、檔案傳輸及磁性媒 體交換服務。民國 94 年 12 月 21 日起各戶政事務所全面換發新式國民身分證，

民眾之「國民身分證相片影像資料」改由戶政單位建置及保管，廢除對警察局 戶口課之國民身分證申請書通報作業。各戶政事務所對上述機關已停止對其書 面通報。各戶政事務所並依據「台東縣戶籍通報實施要點」之規定，繼續提供 書面戶籍資料，送達當地（該鄉鎮市）之通報機關。協助當地之地方自治機關

（鄉鎮市公所）、衛生機關（衛生所）及警察分駐（派出）所，同步轉錄更新

其保管之民眾戶籍資料，做好基層服務工作。

三、 檔案管理趨勢

我國「檔案法」於民國八十八年十二月十五日立法通過後，我國檔案中 央主管機關「檔案管理局」依據「檔案管理局組織條例」已於九十年一月二十 三日正式成立，象徵我國檔案管理已邁向一個全新的開始。以往我國在長期缺 乏檔案機關的督導與推廣下，公家機關檔案或私人機構均缺乏一套制度化的檔 案管理系統，造成檔案不受重視、應用程度低落，使得許多具決策價值的檔案 資訊受到忽視，甚至因保存不當而遺失或損毀的命運。隨著我國努力加入世界 貿易組織(The World TradeOrganization，簡稱 WTO)之際，國內許多企業急迎 接國際貿易的競爭，在紛紛申請 ISO 9000 服務品質認證時，才警覺到企業內 部各種營運與服務檔案在記錄、保存與應用的重要性。而國內相繼通過與施行

「行政程序法」與「檔案去」後，民眾依法可向行政機關申請應用檔案，亦使 得長期僅供機關內部調用的機關檔案，逐步邁向開放與合法應用的途徑，以促 使機關開始重視機關檔案的記錄、保存與應用(莊道明，2002)。

檔案管理局集中全國檔案資源的最終目的是能透過適當的資訊系統，對 外公開檔案資訊以供各界應用，這項目標也是我國建立電子化政府所要完成的 一項重要服務功能。然而，政府檔案資訊公開必須基於保障民眾權益、兼顧公 務員隱私及機關資料的密性為最高指導原則。因此，在檔案資訊公開的過程 中，確保資訊內容及通訊的安全與否，便成為檔案資訊公開成功關鍵因素(陳 士伯，2004)。

近年來因新經濟與知識管理觀念受到政府機關與企業日益重視，使得各 國政府與企業日益重視內部文書與檔案的利用與資訊的加值，奢望透過資訊化 與制度化方式，將機關內部顯性與隱性知識保存與再應用。卡納利(James C.

Connelly) ISO 15489 為全球文書管理建立起一套標準作業準則，提供各國機關 團體或企業對內部文書管理作業從事效率評估，亦促進現有文書管理充分發揮 管理效益，並協助機關建立管理的計畫或更新工作說明書。ISO 15489 國際標 準雖然僅適用於現行文書管理作業，但從完整檔案管理流程而言，一套標準化 的文書管理作業將有助於下游檔案管理工作的進行。當前我國檔案管理局正著 手推動一連串文書與檔案管理制度作業的檢討與建制工作，計有檔案管理名詞

彙編、機關檔案公文管理作業流程、「電子檔案管理作業要點」草案等。我國 目前雖不屬於國際標準組織的會員國，但為促使我國公私機構文書管理能達到 國際水準，也應考慮未來全球資訊交流之需要，也應該適度參考 ISO 15489 文 書管理國際標準，擬定我國檔案文書管理標準作業流程，提供國內機關與企業

彙編、機關檔案公文管理作業流程、「電子檔案管理作業要點」草案等。我國 目前雖不屬於國際標準組織的會員國，但為促使我國公私機構文書管理能達到 國際水準，也應考慮未來全球資訊交流之需要，也應該適度參考 ISO 15489 文 書管理國際標準，擬定我國檔案文書管理標準作業流程，提供國內機關與企業