第四章 研究結果與分析
第一節 戶籍資料使用分析
依據戶籍法施行細則第九條所稱之：「戶籍登記資料，指各項戶籍登記申 請書、檔存證明文件、簿冊、卡片及電腦儲存媒體等資料。」本項研究對戶籍 資料流通傳遞的範圍，限定於僅適合「書面紙本」及「網路連結資料」之「戶 籍登記申請書」副本，為研究之對象。對於其他各項檔存證明文件、簿冊、卡 片及電腦儲存媒體等資料，不是本研究的對象。戶籍資料之範圍及數量龐大，
各公務機關使用戶籍資料之種類，一般而言以「戶籍登記申請書」副本，即可 滿足業務之基本需求。
本節是對於需求機關在資料傳遞使用時，進行各項風險性問題之分析及 評量，找出戶籍資料流通時，那些環節容易遭受到「外在的威脅」及「內在的 脆弱」性影響，目前問題的處理及管理現況如何？提供後續風險處理及對策的 研擬使用。透過參與各戶籍資料提供機關及需求機關的訪談及觀察後，探討戶 籍資料流通的相關問題，戶政人員及各公務機關使用人員的觀念、意識的啟發 過程及對未來戶籍通報制度的規劃期望。從訪談及資料分析中，建構出「戶籍 資料流通風險管理策略」的定義及獨特性，形塑出戶籍資料流通管理的新觀 念。運用紮根理論對將訪談資料進行三個階段的譯碼，分別為「戶籍資料分析 的開放性譯碼」、「戶籍資料分析的主軸譯碼」及「戶籍資料分析的選擇性譯 碼」。分析如下：
一、 戶籍資料分析的開放性譯碼
開 放 性 概 念 譯 碼 是 建 立 理 論 的 第 一 步 驟 ， 先 將 訪 談 內 容 的 文 字 稿 概 念 化，對於某事件、現象給予名稱，形成概念範疇。而本研究還增加「摘記」的 部份，透過訪談中的觀察作記錄，增加訪談內容的真實性及可靠性，透過訪談
的內容中將具有重要性的關鍵字加以 作標記，來突顯出概念與範疇，以
通報機關
務所派員送至分局簽收領取，因派出所
2-1
行政同仁
當事人洩密
自行訂定
E-1：有做教育訓練及認證。
A-12：本所利用縣政府公文管理系統及筆硯系統處理製作 公文。
2.通報傳遞 A-1：當初通報作業開始時，與○○警察分局之觀念間有 些不明，有請分局代送台東縣警局之戶籍通報副 本，戶政事務所是資料提供機關，並無收取相當經 (規)費。
A-12：惟多為人工親送使用機關或單位。
3.通報接收 A-1：
1.通報送達時間：
(1) 派出所二日送一次。
(2) 警察局按旬送一次。
(3) 鎮公所、衛生所按旬送一次。
(4) 台東縣稅務局按月送一次。
2. 通報送報方式：
(1) 鎮公所、衛生所派人至戶政事務所簽收領取，
並設置專簿管理。
(2) 台東縣警察局及派出所之通報由戶政事務所派 員送至分局簽收領取。
(3) 台東縣稅務局有關門牌、姓名更改、統一編號 變更案件，以函件郵寄處理。
A-2：旬報在每月 1、11、21 日以郵寄。
A-3：比較遠的警察派出所用郵寄，其餘用人送。
A-4：以人工方式送達，有設簽收單，最早的時候是用定 聯單，後來改用簽收單跟送文簿；如以送文簿送的 話是送給總收發，如以簽收單方式的話是給承辦人 員，目前像社○課直接承辦人員簽收；派出所送到 他們的交換櫃，由總收文簽收；警察局由收文簽收；
衛生所部份他們的承辦人員親自來簽收。
B-2：我們的是用公文送的。早期是一段時間後戶政事務 所用送達簿讓我們簽收，用簿子給主辦人員簽收。
C-1：分上、中、下旬，用公文書送到本所。
C-3：每月上、中、下旬由本所派員至戶政拿取。
4.通報轉錄 B-5：以轉錄電腦，没有抄錄紙本。
B-4：一所一個版本適合各村使用，各村的資料我們自己 鍵入。
B-3：一年更新一次。
E-1：用人工轉錄，設專區專櫃保管。
5.通報保管 A-1：有公文管理系統，來協助文書製作及檔案管理作業。
B-1：有列入文書及檔案制度管理。
B-2：使用後就進入檔案管理。
B-6：附件無列入檔案管理。
A-12：已印出或人工完成存檔之紙本資料，均置檔案櫃加 以封鎖處理。
6.通報銷毀 B-5：以電腦輸入資料後，即將戶籍資料銷毀，没有列入 文書及檔案管理。
B-3：一年銷毀一次，電腦後轉錄後的紙本每年都燒掉一 次。
E-1：定期銷毀。
B-2：我們只有歸檔，都給檔案室管理，有的三年、有的 五年銷毀。
B-1：以我們來請每年銷毀一次，我指的是影印的部份。
B-3：村辦公處一年銷毀一次。
B-6：粉碎並做資源回收。
C-1：自有歸文檔案之戶籍資料，銷毀依檔案管理辦法處 置。
C-2：用碎紙機粉碎，比照醫療處方箴不可外流，不能作 資源回收使用。
C-03：自 93 年承接該業務以來，未銷毀過。
D-1：目前没有銷毀作業，等縣警察統一規定後，再依規 定辦理。
1.資料內容 A-1：通報內容分別為：
(1) 台東稅務局：門牌編釘報告表、姓名更改、統一編 號變更案件。
(2) 鎮公所：戶籍通報副本資料全部，即異動資料全 部。
(3) 派出所：戶籍通報副本資料全部，即異動資料全 部。
(4) 台東縣警察局：戶籍通報副本資料全部，即異動資 料全部。
(5) 衛生所：原提供出生、死亡資料，現在要求提供戶 籍通報副本資料全部，死亡登記部份附死亡證明 書，次做為疾病管制使用。
A-2：台東縣稅務局：門牌新編、改編、增編資料；改名、
身分證號碼異動資料。
A-8：移民署台東服務站：離婚、國人配偶死亡二項申請 書影本乙份按旬報送。
B-1 答：基本資料之姓名、住址、出生年月日、身分證字 號等都有，幾乎完整都有。
C-1：戶政異動之戶籍異動登記申請書、死亡證明書、出 生證明書、姓名變更、結婚、離婚。
2.資料分級 A-3：分等級索取資料，以維護資料安全。
A-12：處理方式應比照密件公文方式處理。
A-6：利用公文掛號管制，指定專人保密列管。
戶籍資料 構面(b)
3.提供者調 查
A-8：與各通報之收受機關確認後，限縮戶籍登記申請書 種類。
A-1：無另外增加通報種類及內容。如有機關要求提供時 會經聯繫後依據其需求提供。
A-12：使用機關內部未先行協調資料取得之次數，造成本 所些許困擾。
4.需求者調 查
B-1：應該是符合，太符合了。
B-2：該有的都有了，異動的資料都有，太符合了。
B-1：以村里的角度而言，已經做的太超過了。
B-7：以民政來講是不符合的，以業務來說只提供死亡及 遷出入是太少了，也比較簡單。
C-2：目前戶所提供之資料，足夠使用。
D-1：符合業務發展需求。
E-1：大致符合。
B-2：三項福利的都要去建立，若有異動時就要進入系統 建立，低收入戶、失依、少年扶助、殘障、兒童扶 助、敬老津貼等。
B-5：遷入、遷出、出生、死亡、結婚、離婚、族別登記 這些都是，戶政給我們的資料都有做異動登記。
E-1：戶口查察簿更新自然人的遷出遷入、出生、死亡這 些基本的動態及靜態資料，掌握治安人口。
1.制訂政策 A-1：目前没有。
A-7：希望內政部整合各機關戶籍資料需求，透過戶役政 系統授權各機關下載通報資料供參。
A-8：本縣雖有訂定通報實施要點惟歷時已久應再修訂，
並將作業流程統一規範，與戶籍資料之隱私權及安 全維護措施相整合，俾利各戶所遵循。
B-3：可是我們都是基層，一般來講都是處理，已經由上 層完成的 SOP 過程的標準作業流程，我們是最後一 關。
B-1：没有，我們的部份没有。
B-5：没有。
D-1：縣警局有訂定資訊安全之相關標準作業流程規定。
E-1：有，警政署頒佈下來的標準。
資訊安全 構面(c)
2.溝通協商 機制
A-1：没有訂定作業機制，若發現作業有不妥問題時，直 接反應。
A-5：依通報要點達成雙方之運作之機制。
B-7：原始資料如果由社○課提供的，里幹事會碎紙的動 作，但一般資料都在電腦裡，没有做防範的措施，
所以說這也是很大的問題在這裡。備份部份只是用 個人的隨身碟作備份。
B-3：還有社福系統不要再請低收入戶一直去領謄本，他 們不懂的保管，領出來了之後要叫誰去負責。
7.資料使用 A-2：建議各使用機關能連結戶役政系統。
A-3：介面連結，並分等級索取資料，以維護資料安全。
B-1：
1.以村幹事的角度在去電腦鍵入資料，不需要鍵入資 料，直接拷具戶役政的資料即可。比照戶役政的方式 以閘門方式進去，用密碼管理。
2.就是由相關的業務人員，直接透過電腦電子閘門進 去，以權限的開放的這樣子，不要建置到「用不到的
也建置，用得到的有建置但確是資料又不完整」，在
這樣的情況下，所以以我的民政的部份就是要改善的 部份。不過很惋惜的說，這不是我們的權責。
8.軟體管理 B-3：村辦公處建立了戶長資料卡，電腦資料用林○○提 供之軟體建立，己用電腦化建立，不再用紙本建立。
B-7：社○課給的資料是轉錄到里幹事的電腦裡。保管方 式是個別保管，没有統一的規定。
稽核作業 構面(d)
1.功能使用 A-1：戶籍通報使用機關能上網連結，在設定的功能下取 得所需要的資料，戶政事務所就不須要提供資料，
可以節省紙張使用。
B-6：提供電子檔最好，有統號可以直接用電腦比對資料。
B-5：能否與戶役政系統連線，比較需要的是線上查詢，
例如各課室要找人的時候，都會先來問我們(村幹 事)，若我們直接查詢就比較快，像從戶政直接過
來，大約會有 99%正確率，還是有 1%的不正確，
村民問我們時，我們會告訴村民還是以戶政事務所 的為主，我們的只能做參考資料。比如說月初遷走，
資料來的時候可能以隔一個月了，所以說時效性是 問題。
B-1：我的看法也是這樣，應該說戶役政系統的資料，鄉 公所都能運用，當然要有相當的措施去保護這些資 料，知道誰進去看資料。
2.帳號密碼 管理
B-3：去年縣政府統一規定使用○○鄉公所研發之軟體。
没有用帳號、密碼。
A-1：並以帳號管理，知道知道由那部電腦進入系統並使 用者為誰，由誰負責任，提供較安全的作業。
E-1：與戶役政系統連線，用帳號密碼在權限範圍內安全
E-1：與戶役政系統連線，用帳號密碼在權限範圍內安全