戶籍通報作業體系

戶籍登記作業、通報作業等面向說明戶籍通報的作業面向及流動情形；第二節 談到戶役政系統與公文管理處理，以機關公文管理及檔案管理的作業規範為比 較標準，探討戶籍通報的製作、流通、銷毀制度之差異性及缺失；第三節戶役 政資訊安全與隱私權保護，提出在電子化政府網路中，戶籍通報作業與應用 時，應注意資訊安全與隱私權保護面向之問題，以確保戶籍通報流動的安全；

第四節說明戶役政資料處理有關風險管理之事項，說明風險管理之定義、實施 步驟、管理架構等；第五節介紹及說明政府機關之風險管理模式、現況及建議。

第一節 戶籍通報作業體系

本節以「戶政機關」、「戶籍登記」、「戶籍通報作業」三個面向來介紹戶 政機關通報體系，及因戶籍登記產生之通報內容種類，通報傳遞方式、需求機 關、通報內容之差異性介紹。

一、 戶政機關

戶政乃是人口行政，為辦理戶口查記及其有關事項之行政。凡以戶口為 標的之行政，皆屬於其範圍(例如戶口調查、戶籍登記、國籍之得喪、人口資 料提供、人力運用與發展、有關人口政策之統籌規劃事項等均屬之)(許仙卿，

2004)。由此可知戶政乃庶政之母，戶籍登記資料確定人民身分屬性及享受權 利、履行義務之主體依據，其與人民權益及政府施政關係密切，「戶籍法」(內 政部，2008)第一條及第十條明定：中華民國人民戶籍之登記，依本法(戶籍法) 之規定及各機關所需之戶籍資料，應以戶籍登記為依據，確定了戶籍登記機關 地位。

行政機關乃國家行政體系中行使行政職權具有獨立地位的個別行政體，

戶政機關屬於專業的行政機關，是貫徹及執行戶政相關業務的行政機關。依據

「戶籍法」第五條規定：戶籍登記由直轄市、縣(市)政府設戶政事務所辦理，

以鄉(鎮、市、區)為管轄區域。但轄區遼闊且人口在三十萬人以上者，得增設

戶政事務所，以各該戶籍登記區域為管轄區域。且依據「台東縣鄉鎮縣轄市戶 政事務所組織規程」(台東縣政府，1999)第二條規定：台東縣政府(以下簡稱 縣政府)設各戶政事務所(以下簡稱各所)隸屬縣政府，兼受縣政府民政處之指 揮、監督，掌理轄區內戶政業務；同組織規程第三條規定：各所置主任，承縣 長之命，兼受縣政府民政局長之指導，綜理所務，並指揮、監督所屬員工；第 四條明定職權範圍為身分登記事項；遷徙登記事項；登記之申請、變更、更正、

撤銷及註銷事項；其他有關戶籍登記業務等；第五條規定：各所轄區由縣政府 規定。確定了戶政機關設立的法源依據及職權行使的種類與區域範圍。

圖 2-1：現行戶籍行政系統圖 資料來源：內政部(2004)

二、 戶籍登記

戶籍登記乃在確定人民之身分，作為人民享受權利、負擔義務之依據；

並提供戶籍登記及人口統計資料，作為政府施政規劃、政策釐訂、人才培育運 用、工商企業發展及學術研究之依據(方金珠，2004)。戶政事務所依據戶籍相 關法律及解釋命令辦理戶籍登記，而民法係人民身分關係之根本大法，戶籍登 記則據實登載身分關係，以做為政府施政之重要基礎資料。戶政業務的範圍包

行政院 內政部 戶政司

縣（市）政府 台北市政府

高雄市政府

民政局 戶政課

民政局 戶政課

戶政事務所 戶政事務所

圖例

指揮系統線 業務聯繫線 業務指導線

括戶籍登記、初次設籍登記、國籍取得喪失回復、國民身分證核發、戶口名簿 核發、戶籍謄本核發及戶籍資料閱覽、道路命名門牌編釘、自然人憑證核發、

異地申辦、人口調查及統計等粗略分為十大項目。

本項研究之範圍，係以人工作業之通報為主，紙本通報作業以戶籍登記 申請書為內容，其涉及人民戶籍登記資料，在現今社會非常重視隱私權保護及 資訊安全防護，紙本通報需求機關為基層之鄉鎮市層級機關與單位，其管理及 作業，較無大型機關之嚴密周詳，實有探討及通盤檢討現行戶籍通報作業相關 規定之必要，以符合社會發展趨勢。戶籍登記申請書副本通報範圍，可分為三 個種類：

1 身分登記：包括出生、認領、收養、終止收養、結婚、離婚、監護、

死亡、死亡宣告等。

2 遷徙登記：包括遷入、遷出、住址變更登記等。

3 初設戶籍登記：在國內未曾設有戶籍，經核准定居或設戶籍者。

三、 戶籍通報作業

戶籍通報作業依據各需求公務機關業務性質，對戶籍資料需求之內容有 不同的提供規範，且涉及戶籍登記資料種類及傳遞方式之不同，分別採用「網 路連結」及「人工書面」方式處理。人工化與電腦化通報作業之不同分述如下：

（一） 連結及傳遞方式 1. 網路連結作業

依據戶籍法第十九條但書規定：「前項(死亡、死亡宣告)通報程序、期限、

方式及其他應遵行事項之辦法，由內政部定之」；另依據內政部訂頒之「各機 關應用戶役政資訊連結作業及管理要點」(內政部，2008)第一點規定：「為提 供各機關應用戶役政資訊，發揮資訊資源共享效益，提高行政效能，確保資訊 安全，特訂定本要點」；第二點規定：「本要點所稱連結作業，指內政部開發 之連結介面、電子閘門及資訊中介服務等應用軟體及作業程序，連結作業資料 提供方式為線上資料查詢、檔案傳輸及磁性媒體交換。」明確的規定連結作業 方式，及資料採用的格式。

2. 人工通報作業

依據台東縣戶籍通報實施要點(台東縣政府，1999)第二點規定：戶政事務

所於受理戶籍登記後，依下列規定辦理通報，應將申請書副本分別當地受通報 機關(請參閱表 1-1)。目前通報作業以戶政事務所將戶籍登記申請書副本，按 日按旬按月裝訂後，專人分送各通報需求機關簽收或以函件送達。資料傳送的 格式以戶役政資訊系統產生列印之「戶籍登記申請書」，為紙本副本資料。

(二) 受通報機關不同 1. 網路連結作業

依據內政部訂頒之各機關應用戶役政資訊連結作業及管理要點第三點規 定：連結作業以各公務機關為連結對象。目前已網路傳送通報之機關如下：

表 2-1：電腦化網路連結作業-戶役政資訊連結作業機關表

項次 連結機關名稱 通報內容 通報方式

1 移民署入出境管理局 出境滿二年未入境人口通報

出境滿二年再入境人口通報 系統通報 2 法務部 入出矯正機關人口通報 系統通報

3 國民健康保險局 出生通報 系統通報

4 國民健康保險局 全民健保資料登錄通報 系統通報

5 衛生署 死亡通報 系統通報

6 內政部警政署 查尋人口通報

撤銷查尋人口通報 系統通報

7 教育部 教育程度註記通報 系統通報

8 鄉鎮市公所 兵役課對戶所通報 系統通報 資料來源：研究者整理

2. 人工通報作業

依據台東縣戶籍通報實施要點第二點規定受通報機關為：

（1） 當地警察分駐(派出)所、警察局戶口課、警察局。

（2） 當地鄉(鎮、市)公所財政(經)課。

（3） 當地衛生所。

（4） 當地稅捐處。

（5） 當地國稅局分處。

本縣稅捐處及國稅局台東分處業已戶役政資訊系統介面連結，以網路作

業方式取得戶籍資料，戶政事務所己停止送申請書副本，人工作業方式廢止。

(三) 通報資料種類不同 1. 網路連結作業

依據內政部訂頒之「各機關應用戶役政資訊連結作業及管理要點」第四 點及第五點規定：戶役政資料提供範圍及內容如下：

（1） 戶籍資料：指依據戶籍登記項目建置之個人及全戶資料。

（2） 戶籍登記申請書資料：指辦理各項戶籍登記之申請書。

（3） 人口統計資料：戶政機關依戶籍登記之現住人口或依戶籍登記申請 書記載事項，編製戶口統計資料，依統計期間可分月統計資料、季 統計資料及年統計資料。

（4） 兵籍資料：役齡男子兵籍管理資料，包括役男、國民兵、補充兵、

替代役及後備軍人兵籍資料及異動資料。

2. 人工通報作業

依據「台東縣戶籍通報實施要點」第二點規定分別為：

（1） 戶籍登記申請書。

（2） 死亡、死亡宣告申請書副本。

（3） 更正本名、更改姓名申請書副本。

（4） 補領國民身分證申請書副本。