檔案館使用族群與使用特性

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第二節 檔案館使用族群與使用特性

檔案價值貴在應用，Millar（1999）即認為檔案最終的價值並不在於其蘊涵 之資訊，而是在於我們利用它們後所獲得之知識與智慧，故在檔案應用服務的面 向上，檔案館為了增進服務品質，勢必要了解使用者的需求，而使用者的需求又 牽涉到不同使用族群行為模式，故了解行為模式的首要之務就是要先透析各類檔 案使用族群的特性，此即為本節文獻所欲回顧的主題。

延續上節所述，檔案館的館藏類型與使用族群彼此是相互影響的，而使用族 群又分為哪些類型，參考 Pugh 的歸類，根據使用目的，而將使用者類型分為 2 大類 9 小類，各類使用者及其應用特性說明如下（Pugh,2005）：

一、為了效益（profit）而使用檔案者

（一） 母機構人員（staff of the parent organization）

檔案館所屬母機構的人員是檔案館的主要使用者之一，因為 母機構人員對自身機構的行政編制、政策與歷史有一定的了解，

故能善用檔案中的資訊。當母機構有重大節慶活動時，檔案館會 適時發揮溯源及提供史實的角色，如收藏的紀錄片、廣告單、出 版品等；另外新進人員要最快上手負責業務的方式，就是去參考 之前該職務的相關檔案。

或是機構人員因推動業務需要，也會運用檔案資料，以解決 業務問題。機構人員使用本機關產生之檔案，多半用於行政稽憑 與規劃辦理業務的參考，機構人員應用檔案的特質通常是找尋已 知的特定檔案文件，其個人需求是明確而獨特的，使用者可能也 是檔案文件的產生者，多半已熟悉檔案的檢索方式，其找尋檔案 主題特定而要求檢調迅速。

（二） 其他機構人員（staff of other organizations）

與母機構人員相同，這些其他機構人員也會利用檔案，他們 多半是各行業的專業人士，如律師、議員、工程師、建築師、都 市計畫師、影片製作人、記者、作家等，他們並非歷史學者，但 是利用檔案的原因常常會牽涉到歷史的問題。

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（五） 學院或大學教師（College and University Teachers）

對研究社會科學的學者來說，檔案就是他們的實驗室，另一

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（一） 家譜學者（genealogists）

家譜研究者是檔案館主要的使用族群之一，國外對於家譜熱

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連鎖性（interlocking）與互通性（interchangeable），也就是使用檔案者是一群角 色是動態變動且環環相扣之公眾群體。

資料來源：Finch, Elsie Freeman(1994). Advocating archives : an introduction to public relations for archivists. Metuchen, N.J.: The Society of American Archivists and Scarecrow Press.；引自陳碧珠(2002a)。檔案館使用者之資訊行為分析：文獻探討。

檔案季刊，1：3，1-18。

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Washburn, Eckert & Proffitt（2013）透過網路問卷調查社群媒體與檔案使用 關係研究時，分析檔案使用者的角色，大致可分為（一）作家；（二）教師；（三）

製片人；（四）部落客；（五）演講者；（六）策展人。該研究原先預設以教師、

學生與系譜學者為主，而此調查結果僅與原先預設在教師角色有所重疊，或可代 表檔案典藏機構對使用者的預設上或許與實際使用者情況有落差，因此檔案館在 潛在顧客的評估上要更多數據與分析來支持。

孫毅（2003）認為如果對檔案使用者的特點不甚明瞭，則大量的需求沒有合 理的途徑被滿足，故要先對檔案使用者的尋求行為進行分析，其認為一般使用者 需求的普遍狀態是線性的，分為需要、需求、詢問、使用與反饋，此模式如圖 2.2。

圖 2.2 檔案使用者需求途徑

資料來源：孫毅（2003）。不同檔案利用群體的需求特點。檔案管理，2003(2)，

25-26。

上述為普遍性的使用者使用檔案特點，對於一些特殊群體，分析如下：

一、行政管理人員

決策內容包羅萬象是謂綜合性，決策發布有特殊目的且適用於大眾 是謂針對性與通俗性，決策意義重大須立即施行則是準確性與即時性。

二、科學研究人員

主題明確、範圍穩定、對過去累積成果的需求以及歷史跨度大的特 性。

需要 需求 詢問 使用 反饋

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三、工程技術人員

專業性強、需求隨著工程進度有階段性。

四、教育工作人員

為教學所需故選取重要且直接的檔案是謂代表性、為讓學生能普遍 了解並接近檔案是為通俗性。

五、學生

學生階段從小學到研究生階段需求不同，故使用者層次相差較大、

具求知慾與好奇心。

而張銳（2009）則對整體檔案使用者進行使用特性剖析，他認為檔案使用者 與檔案管理者是檔案利用活動的「雙主體」，其角色的存在是檔案工作得以維持 的關鍵，因此需要分析檔案使用者的基本特性，得出以下特徵：

一、檔案使用者需求動機之實用性

係指檔案利用者吸收與獲取檔案資訊的根本目的，是為了運用檔案 資訊中所蘊涵的特定資訊，達到解決自身在社會活動中遇到各種疑難問 題的需要，這是資訊尋求行為的內在意涵，也是檔案應用服務存在的本 質。

二、檔案使用者內部型態之複雜性

其認為檔案使用者有規模龐大、分布廣泛、成分複雜之特性。

三、檔案使用者基本構成的動態性

隨著時間的流動，以及社會活動的需求的變化與不可預測，檔案使 用者群體必然會有變化，此謂檔案使用者的動態性，不過作者也認為檔 案使用者的基本構成是有相對的穩定性與可預測性，如以檔案使用者族

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