第二章 文獻回顧
第一節 檔案館藏徵集與使用需求
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第二章 文獻回顧
第一節 檔案館藏徵集與使用需求
現代檔案館制度之發軔與確立起源於 18 世紀法國大革命時期，為公文書管 理制度的重大改革，一向被視為機密而不公開的官方檔案，自此開放給世人，也 因此讓檔案館除了保存功能外，檔案館多了檔案開放使用的權責後，開始籌畫檔 案開放使用的規劃、組織、用人、領導、控制，發展出檔案應用服務的理論與實 務。
檔案館功能主要分為保存與應用兩大類，檔案館館藏徵集與典藏保存面比較 相關，而使用者角色、使用需求等則與應用面相關。本節先探討保存面中的檔案 館藏發展徵集政策對於檔案使用需求的交互影響，至於應用面相關的檔案使用者 角色與需求則於第二、三節再行探討。
一、 檔案館藏發展與館藏徵集
館藏發展(Collection Development)是指有系統、有計畫地依據既定政策建立 館藏，並且評鑑館藏，分析館藏強弱，探討讀者使用館藏情況，以確定能夠利用 館內外資源來滿足使用者資訊需求的一種過程(Evans, 2005)。而在檔案館中的館 藏發展整體目標是：「有效的徵集檔案的過程，發展館藏，管理館藏的成長與維 護，並讓使用者蒙受其益」（薛理桂，2012），具體之內容則包括檔案徵集、鑑定 等，給予檔案館概念性與遵循之準則。
館藏發展政策之制定過程，需要考慮的因素包括：機構內資源的合作、收藏 範圍的資料可得性、相關資料的支援情形、對於其他相關檔案館館藏收藏的瞭解、
對現有館藏的分析(Ham, 1984)。因此在制定館藏發展政策前，要先行經過館藏分 析(Collection Analysis)的過程，館藏分析是評鑑檔案館中某些館藏在特定時間的 典藏情況，藉以在決定館藏徵集目標與順序前，能對現有館藏深入之瞭解。館藏 分析可採用量與質兩種面向的分法，量的分析是將館藏用數據來衡量，而質的分 析則是根據檔案館的館藏內容加以分析，並將分析結果以一個大型的概念架構表
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示（薛理桂，2012）。
館藏發展政策內容項目包括：機構目標、支援計畫、服務對象、館藏優先順 序與限制、合作館藏發展、資源分享政策、館藏淘汰政策、監控與評估館藏發展 的過程等。其中服務對象與館藏優先順序之定義便與使用需求息息相關，依據檔 案館對於主要服務對象的界定與此服務對象的使用需求，將影響該館徵集檔案的 主題取向，與館藏蒐集層級政策的確立，也就是說檔案徵集方向與使用需求是交 互影響的。
是故檔案館藏發展與檔案徵集方向關係密切，因為檔案徵集工作是執行館藏 發展的首要條件，而館藏發展是指導檔案徵集的最高原則。藉由徵集工作，檔案 館能夠具體落實館藏發展，進而擴大與豐富館藏內容（劉佳琳，2002）、滿足檔 案使用需求、塑造檔案館藏脈絡。
圖書館學早期研究顯示有 50%到 60%的館藏圖書未被利用，在被利用的圖 書中 50%到 40%的館藏就可滿足大約 90%讀者的需求（Katz, 1980）。而在現今資 訊化社會的環境與數位館藏徵集方針當道，對於實體館藏的使用不若當年依賴程 度的情況下，不只圖書館，有關於實體文化典藏機構之未被使用率或許更為擴大，
而檔案館使用者基數規模本身就較小，在此假設下檔案館更應將館藏發展政策與 徵集政策調整，使其更符合使用者之需求，提升並平均各類檔案的使用率，在此 動機下所徵集的檔案，自然而然的就形成了該館之館藏脈絡。
二、 檔案使用需求與館藏脈絡
在 資 訊 行 為 中 ， 使 用 者 與 檔 案 館 藏 彼 此 連 結 最 密 切 的 莫 若 資 訊 需 求
（information need），資訊需求是指個人在環境中，基於某種理由或是為解答某 一個問題，或是為了工作上的需要，或是純粹為了增廣見聞，而對資訊所產生的 一種需要。檔案使用者的資訊需求，主要是為查找能解決實際問題的憑證，藉由 尋找憑證以解決實際工作與生活中的問題，例如：進行學術研究、解決個人權益 問題等；或是應用檔案查找資訊提供參考依據，由於檔案具有真實性與權威性的 雙重優勢，在制定政策、工作計劃，或是進行歷史研究、科學研究與學術研討等
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工作，經常需要從檔案查找參考依據，進行綜合分析和研究，作為判斷和決策之 參考。（林巧敏，2013b）。
對檔案館藏的資訊需求動機可能出自於學術研究、實務需求等，套用在檔案 館使用上，整體而言不脫檔案之價值特性，包括行政、法律、財務、證據、資訊 之價值，與這些價值衍生為了解決實際問題以及研究使用之需求。張銳（2009）
將應用檔案的行為動機區分為：
（一）學術應用行為動機
檔案是史學研究的第一手資料，可提供研究結論的證據或作為創新 成果的啟示。
（二）實際應用行為動機
檔案是各級機構、社會組織行使職能與從事管理活動產生的真實紀 錄，可發揮重要的憑證與參考作用。
（三）普遍應用行為動機
個人可以透過應用檔案而得以獲取資訊和滿足。
檔案館在徵集館藏過程中，除了參考既定館藏發展政策，也會考量自身成立 之定位，針對主要服務對象之需求與動機，進行館藏類型徵集，這樣所建構出的 檔案館藏結構，就是該館的館藏脈絡。館藏脈絡必須切合使用者之需求，檔案才 能被善加利用，呼應前述「檔案價值貴在應用」，一旦檔案館藏不符合使用需求，
將無法彰顯價值，檔案應用的效率與品質也必然隨之低落。
檔案館的館藏脈絡多半與其成立歷史有關，可能是承接過往機構與機構相關 類型之檔案，此種先於檔案館成立的收藏，多半被當作「鎮館之寶」，之後該檔 案館的徵集或多或少也配合著原始館藏的性質，而朝著特定的方向，逐漸形成該 領域研究的重鎮，如中國大陸的第一歷史檔案館承接清代故宮之檔案。
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又如國史館承接清朝國史館，民國成立後將國史館組織法制，民國元年 12 月 29 日總統府公布《國史館官制》即揭櫫國史館掌纂民國史、歷代通史、並儲 藏關於史之一切材料。民國 6 年業務停頓（簡笙簧，1995）直至政府遷臺後，檔 案法制定前，國史館依據兩項法令管理政府機關之檔案，其一為民國 45 年修訂 之《國史館組織條例》第七條：「凡有關史料文件，各機關應抄送國史館。國史 館向各機關徵集或調閱有關資料時，各機關不得拒絕」，另一則為民國 62 年 3 月 5 日行政院秘書處發布之行政命令：「各機關應對現有檔案進行徹底清理，將大 陸運臺舊檔及已失時效案卷、文牘，均於 62 年 8 月底前移送國史館接管，並將 辦理情形報院備查，嗣後每年定期辦理一次」（朱重聖，1994）。故目前國史館館 藏徵集之方向，以大陸時期國民政府組織單位，以及延續而來臺灣之中央政府單 位檔案為主。
另外一種檔案館藏的脈絡，是為了符合機關成立伊始之目的，界定主要服務 對象，而開始進行館藏的徵集，如檔案管理局成立後，著手於民國 38 年以前政 府檔案與專案徵集之二二八事件檔案、中央研究院臺灣史研究所檔案館徵集與所 方研究取徑相符之民間契書、日記書信等個人與家庭檔案，當然這兩種類型之檔 案館的分野並非涇渭分明。
檔案館應依主要使用族群之需求，擘劃館藏的徵集方向以支援該族群，對於 檔案館使用族群，多認為是以研究人員為主，若想滿足研究人員的需求，則必須 從相關方向的館藏徵集著手，如臺灣大學圖書館設想臺灣史相關研究人員有針對 平埔族研究資料的需求，故將稀有的館藏與人類學系的藏品數位化，如淡新檔案、
岸裡大社文書等，建構「平埔探源」以支援平埔研究人員即為一例（林珊如、李 郁雅，1999）。
又如中央研究院近代史研究所，其創所之初（1965 年）首任所長郭廷以先生 為豐富近代史研究的材料，徵集了與中國近代歷史發展最密切的外交、經濟部門 的檔案，也緣於此，近史所才有檔案館的成立，其後又因應政府政策、社會期待 與研究方向（民國 79 年行政院成立二二八事件研究小組），開始徵集二二八事件 史料，其徵集來源包括政府單位提供、搜集海外有關二二八事件的資料、徵集散
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28 日，檢自：http://www.archives.gov.tw/Publish.aspx?cnid=1466。其中多為政府機關移轉檔案，由於檔案法中對於私文書相關規定僅第 14 條
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