國家檔案館藏調閱使用之研究 - 政大學術集成

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(1)國立政治大學圖書資訊與檔案學研究所碩士班碩士學位論文. Master’s Thesis Graduate Institute of Library, Information and Archival Studies National Chengchi University. 立. 政治大. ‧ 國. 學. 國家檔案館藏調閱使用之研究. ‧. The Use Analysis of National Archives Collections. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. i n U. 指導老師：林巧敏. v. 博士. Adviser: Dr. Chiao-Min Lin. 研究生：王立勛 Author: Li-Hsun Wang. 中華民國一 0 四年七月 July, 2015.

(2) 立. 政治大. ‧. ‧ 國. 學. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. II. i n U. v.

(3) 謝. 辭. 陪伴我六年的，青春與汗水流淌的指南山城，也到了該與你告別的時候。. 一路走來，都是有脈絡可循，感謝九風夥伴，在我大四徬徨時期給予我精神支持與實質陪伴，是我在進入圖檔所之前那段青黃不接的歲月，最美好的印記，也感謝當初為我撰寫推薦函的劉維開老師與王正偉老師，你們對學生的認可，是我拿到入學門票的助力。. 在這兩年間，感謝指導過我的師長，薛理桂老師、王梅玲老師、蔡明月老師、. 政治大的傾囊相授，才使得學習這條路上充滿驚奇且深具意義，尤其巧敏老師的細心指立. 陳志銘老師、口試委員莊道明老師，以及我的指導教授林巧敏老師，因為有你們. 導，不厭其煩的叮嚀囑咐，使學生獲益良多，在此深深致謝。. ‧ 國. 學. 感謝傳萱與明雯助教，以及社資中心淑芬姊、雪珍姊，因為有你們的付出，. ‧. 才營造出如此適宜學習的環境。感謝所上同學，我們一起共度了許多歡樂時光，. sit. y. Nat. 每一個吃吃喝喝的當下，都將成為未來永恆而美好的回憶。特別感謝外星人電台. al. er. io. 的在眉與佩珊，與同為檔案組的若瑜、婥鈮，因為有你們的扶持與協助，才得以. n. 一同走過學術的苦澀與甘甜。. Ch. engchi. i n U. v. 謝謝學長姊，尤其是玉珮與芳伶，沒辦法跟你們當同學是我的小遺憾，也感謝學弟妹策畫許多活動，尤其是蓀咪幫忙我口試相關事宜，有你們的承上啟下，相信圖檔所的未來仍會熠熠發光。感謝瑋倫、冠豪，你們是我研究所苦澀生活的一抹彩虹。. 感謝諸位受訪者，礙於研究倫理與個人隱私，無法具名致謝，但不減對您們的謝意。感謝家人的支持，給予我許多自由揮灑的空間。感謝一路陪伴支持我的純嘉，沒有你的體貼，我想有許多事情我都無法順利的完成。. 最後，謝謝冥冥之中的善緣，讓我有幸遇見、受教於您們。所有無形的力量， III.

(4) 匯聚而成就現在的我，潛移默化間造就了我待人接物的態度，我感激每一位，不論你是否與我共行，或僅是伴我一程，都是得來不易的緣分。. 佛家故事有言：「我願化身石橋，受那五百年風吹，五百年日曬，五百年雨淋，只求她從橋上經過」，追求學問何嘗不是如此，那座「石橋」，是僅知皮毛但堅毅如我的愚人，那個「她」，是愚人在追求的學術真理，石橋等候的過程，是乏味、孤寂、冗長的，但石橋不以為怠，因為深知唯有苦工，才有苦盡甘來，開花結果的一天。. 從未奢想拙作對學術有何貢獻，但求累積後人入門的一些材料，也做為這兩. 政治大. 年研究所生涯，無愧於己的小小成果。. 立. 永遠深記，這一年研究過程中，每每一窺吉光片羽便欣喜不已，每每靈光迸. ‧ 國. 學. 現就深怕流逝的那些細微、瑣碎，回憶起卻滿是熱情，追求學術真理的點點片刻。. ‧ 2015/7/21 於台北. n. al. er. io. sit. y. Nat. 立勛謹誌. Ch. engchi. IV. i n U. v.

(5) 摘. 要. 為深入了解國家檔案使用情況，針對檔案館藏與調閱情況之研究是必要的，可幫助了解館藏強弱、使用情況、使用者背景、使用者需求等，有助於評估館務現況、規劃未來發展。. 本研究探討國家檔案之使用者與檔案使用情況，透過調閱紀錄分析與使用者深度訪談，在檔案使用者部分，了解檔案使用者的特性與族群分布，及其背後的動機、需求與尋求行為等差異，而在檔案館藏使用情況部分，能了解檔案館服務項目、館藏比重、館藏使用程度與待開發潛在使用者等。. 政治大研究結果顯示，國家檔案使用者背景相當多元，而國家檔案館藏量與調閱量立. 不必然呈現正比，且國家檔案既有館藏與徵集方向仍有調整空間，另外使用者使. ‧ 國. 學. 用國家檔案時易遭遇一些困難。. ‧. 本研究建議未來需針對細節深入統計使用者背景、加強徵集使用因數高之檔. sit. y. Nat. 案主題、均衡館藏主題分布、針對使用者各項需求調整國家檔案徵集類型與範圍、. io. n. al. er. 以及試圖降低使用者使用檔案時的不便等。. Ch. engchi. 關鍵字：國家檔案館藏、檔案調閱使用. V. i n U. v.

(6) Abstract In order to understand the use of the national archives, research on archival collections and situation of access is necessary. It can help us to understand the strengths and weaknesses of the collections, user background, user requirements, etc. It also help us to assess the status of collectional quality and plan for the future development.. This study used records analysis and user interviews to investigate the use conditions and users of national archives. The characteristics, groups, and motives behind demanding and seeking behavior of users were analyzed. Besides, the services,. 政治大. the proportion of collections, use level of collections, and the potential users of arcives. 立. were investigated.. ‧ 國. 學. The results of the study show as follows: (1) The user background of national. ‧. archives is quite diverse. (2) The amount of archival circulation and collection is not proportional. (3) National archives collection development need to adjust for meeting. y. Nat. er. io. archives.. sit. users’ need. (4) Users encounter some difficulties when they accessed the national. al. n. v i n C hprovide suggestionsUas below: (1) Users background The findings of the study may engchi should be compiled statistics further. (2) To intensively collect the national archives which have high use factor. (3) To balance the theme of national archives. (4) To adjust the type and scope of the national archives meet the needs of users. (5) To reduce the inconveniences of uses when they use the national archives.. Keywords: National Archives Collections, Use Conditions of National Archives. VI.

(7) 目第一章. 錄. 緒論............................................................................................................ 1. 第一節. 問題陳述............................................................................................ 1. 第二節. 研究目的............................................................................................ 3. 第三節. 研究問題............................................................................................ 4. 第四節. 名詞解釋............................................................................................ 4. 第二章. 文獻回顧.................................................................................................... 7. 第一節. 檔案館藏徵集與使用需求................................................................ 7. 第二節. 檔案館使用族群與使用特性.......................................................... 14. 治政大第三章研究方法與實施...................................................................................... 45 立第一節研究範圍與限制.............................................................................. 45 檔案使用調查相關研究分析.......................................................... 23. 學. ‧ 國. 第三節. 第二節. 研究方法與設計.............................................................................. 46. 第三節. 資料蒐集與分析.............................................................................. 49. ‧. 第四節. 研究對象.......................................................................................... 49 研究工具.......................................................................................... 51. 第六節. 研究實施步驟.................................................................................. 51. sit. er. io. 第四章. y. Nat. 第五節. al. 研究結果.................................................................................................. 57. 第三節. 綜合討論........................................................................................ 108. n. 第二節. v i n Ch 國家檔案調閱紀錄分析結果.......................................................... 57 engchi U 國家檔案使用者深度訪談.............................................................. 72. 第一節. 第五章. 結論與建議............................................................................................ 113. 第一節. 結論................................................................................................ 113. 第二節. 建議................................................................................................ 114. 第三節. 進一步研究之建議........................................................................ 116. 附錄：國家檔案使用者深度訪談大綱.................................................................... 117 參考書目.................................................................................................................... 119. VII.

(8) 圖. 次. 圖 2.1. 檔案使用者同心圓........................................................................................ 17. 圖 2.2. 檔案使用者需求途徑.................................................................................... 18. 圖 2.3. 資訊來源的重要程度.................................................................................... 30. 圖 2.4. 資訊來源的使用程度.................................................................................... 30. 圖 2.5. 使用程度與信任程度.................................................................................... 31. 圖 2.6. 檔案館、圖書館、博物館三者使用頻率比較圖........................................ 35. 圖 3.1. 研究架構圖.................................................................................................... 48. 圖 3.2. 研究實施步驟流程圖示................................................................................ 55. 圖 4.3. 民 101-103 年檔案應用申請人職業統計圖 ................................................ 60. 圖 4.4. 民 101-103 年檔案應用申請人居住地區統計圖 ........................................ 62. 圖 4.5. 民 101-103 年民眾申請應用檔案件數統計圖 ............................................ 63. 圖 4.6. 民 101-103 年檔案申請應用目的件數統計圖 ............................................ 64. 圖 4.7. 民 101-103 年檔案調閱主題統計圖 ............................................................ 66. ‧. ‧ 國. io. sit. y. Nat. n. al. er. 圖 4.1. 學. 圖 4.2. 治政大民 101-103 年檔案應用申請人性別統計圖 ................................................ 58 立民 101-103 年檔案應用申請人年齡統計圖 ................................................ 59. Ch. engchi. VIII. i n U. v.

(9) 表. 次. 表 2.1 國內檔案典藏機構館藏概況與脈絡 ............................ 11 表 2.2 民 104 年國家檔案類目典藏長度表 ............................ 13 表 2.3 檔案使用者身分區分表 ...................................... 20 表 2.4 研究檔案使用者之架構表 .................................... 26 表 2.5 民 101 年至 103 年檔案管理局年報所載檔案使用滿意度表 ........ 33 表 2.6 民 91 年至 97 年民眾申請應用 228 事件檔案目的統計表 ......... 38 表 2.7 民 91 年至 97 年機關來函檢調 228 事件檔案目的統計表 ......... 39. 表 4.2. 治政大..................... 57 民 101-103 年檔案應用申請人性別統計表立民 101-103 年檔案應用申請人年齡統計表 ..................... 59. 表 4.3. 民 101-103 年檔案應用申請人職業統計表 ..................... 60. 表 4.4. 民 101-103 年檔案應用申請人居住地區統計表 ................. 61. 表 4.5. 民 101-103 年歷年檔案申請准駁件數情況統計表 ............... 62. 表 4.6. 民 101 年至 103 年檔案使用目的統計 ........................ 64. 表 4.7. 民 101 年至 103 年應用檔案件數前五名全宗數量 ............... 65. 表 3.1 受訪者背景列表 ............................................ 50. 學. ‧. ‧ 國. io. sit. y. Nat. er. 表 4.1. al. 表 4.8 民 101 年至 103 年檔案調閱件數統計表 ........................ 66. n. v i n Ch 表 4.9 民 101 年各主題檔案館藏量與調閱量比率統計表 ............... 68 engchi U 表 4.10 民 102 年各主題檔案館藏量與調閱量比率統計表 .............. 69 表 4.11. 民 103 年各主題檔案館藏量與調閱量比率統計表 .............. 70. 表 4.12. 民 101-103 年各主題檔案館藏量與調閱量比率統計表 .......... 71. 表 4.13 訪談大綱 ................................................. 73 表 4.14 受訪者針對館藏目錄系統檢索之意見表 ...................... 110 表 4.15 受訪者針對檔案調閱服務各面向之意見表 .................... 110. IX.

(10) 立. 政治大. ‧. ‧ 國. 學. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. X. i n U. v.

(11) 第一章. 緒論. 第一節. 問題陳述. 檔案館肩負典藏檔案與提供應用兩大功能，以往對於檔案館的既定印象多為保存檔案的機構，其詳實的將徵集之檔案妥善保存，並避免損害，將當代文件完整徵集、典藏過往檔案，此為檔案館的核心價值。但是在邁入資訊化時代的當下，此觀點略顯消極與被動，若僅固守此一檔案館職能，而不思擴大檔案館功能與提升品質，恐將使檔案館藏使用狀況低落，導致檔案館提供應用的職能不彰。. 政治大功能，也是檔案價值得以實現的基本途徑（林巧敏，2004），為使檔案館藏應用立. 「檔案價值貴在應用」，妥善保管檔案和積極提供應用是檔案館的兩大基本. 服務由消極化為積極、被動轉作主動，當先從檔案使用者與館藏使用情況進行研. ‧ 國. 學. 究，瞭解檔案使用者與檔案被使用的情形，分析使用者需求與動機，以及使用者. ‧. 如何利用檔案滿足研究或實務需求，在這些動機的前提下，蒐集充分的背景資料與數據，加上參考文獻的回顧分析，才能有足夠的先備知識以進行論述，此為研. Nat. er. io. sit. y. 究本題目動機之伊始。. 正如圖書館五律所提及：「每本書均有其讀者」，設想檔案亦相若，是故每件、. al. n. v i n 每卷、每個系列乃至於每個全宗均有其使用者，但在這之中仍會有使用程度之差 Ch engchi U 異，不可能每種類型之檔案都能平均被使用，而瞭解檔案使用情況之分布對於檔. 案館發展有極大的助益。因此檔案館除進行使用者研究外，也必須對館藏使用情況做一回顧與分析，才能檢視檔案使用者使用檔案的動機、類型分布、熱門領域等經分析統計資料後揭露的資訊，以利檔案館未來制定或修正館藏發展政策時參考的依歸。. 而當我們意識到每個檔案均有其使用者的同時，檔案館應用服務又將使用者居於何種定位？借鑑圖書館學領域提出 3R 理論（To provide the right book to the right reader at the right time）與圖書館五律（Books are for use; Every book its reader; Every reader its book; Save the time of reader; The library is a growing organism），此 1.

(12) 兩個被奉為圭臬的原則，均揭露了資訊服務應以使用者為導向（user-oriented），在檔案學領域應用服務亦同。使用者導向之外在應用面向為行銷推廣，而內在研究面向則為資訊行為探討（卜小蝶，2007），本研究即歸屬於對檔案館藏使用者之資訊行為探討面向。. 本研究試圖透過使用者使用行為的探討，建構出使用者在使用檔案的面向，分析使用者的調閱紀錄、檔案應用登記表等，將資料統整以便揭露出檔案資訊尋求行為的現象，此種類似回歸檔案「市場機制」的研究，讓使用者實際使用頻率的數據說話，或可看作是檔案經專家學者鑑定後，再一次被鑑定，只是這次鑑定的組織回歸社會全體，嘗試讓檔案的選擇與鑑定可受大眾公評。. 立. 政治大. 綜觀近來我國圖書資訊界之研究趨勢，資料探勘、顧客關係管理（Customer. ‧ 國. 學. Relationship Management, CRM）、圖書館決策系統等概念與實務操作相關研究不斷產出，這些理論的運作均有賴於原始資料的蒐集。在檔案館內，原始資料即為. ‧. 檔案館藏及其使用紀錄，探勘這些原始資料，將分析而成的資料解碼、譯讀並發展顧客關係管理，最終藉由關係管理中歸納出的模式建置決策系統模組。由上可. y. Nat. io. sit. 知，現今許多新知識的運用均建立在原始資料的架構上，檔案館藏及其使用紀錄. n. al. er. 不僅只是單純的登錄簿作用，而是檔案應用服務之基礎，且可以是影響整體館務. i n U. v. 發展的重要資料，故追本溯源，本研究將對檔案館藏及使用紀錄進行初步分析，. Ch. engchi. 為上述之研究模組建構出一個先導之基礎。. 目前我國檔案使用者需求與尋求行為相關之研究尚有充實之空間，其中個別館藏使用者之個案分析研究中，尚無針對行政院國家發展委員會檔案管理局（以下簡稱檔案管理局）館藏進行探討。檔案管理局館藏之檔案稱為國家檔案，典藏類型中以交通及公共工程類、國防及退伍軍人事務、經濟貿易類、財政金融類為大宗。檔案管理局為檔案中央主管機關，掌理國家檔案徵集、移轉、整理、典藏與其他管理作業及相關設施之規劃、推動；私人或團體所有文件或資料之接受捐贈、受託保管或收購等規劃協調等事項，另根據 2014 年之數據，檔案管理局受理民眾申請應用（指閱覽、抄錄或複製）國家檔案計有 398 人次、57,032 件， 2.

(13) 同意提供 53,938 件，無法提供應用 21 件，另有 3,073 件待准駁（檔案管理局， 2015a），在使用人數眾多、樣本充足、館藏豐厚及身為檔案中央主管機關的情況下，針對檔案管理局進行個案研究有其代表性、必要性與迫切性，此為本研究選擇檔案管理局作為研究對象的動機。. 希望藉由此研究的分析，在檔案使用者部分，了解檔案使用者的特性與族群分布，及其背後的動機、需求與尋求行為等差異，而在檔案館藏使用情況部分，能了解檔案館服務項目、館藏比重、館藏使用程度與待開發潛在使用者等，在分析使用者與檔案館兩方的交互作用後，提供予檔案館作為檔案資訊檢索系統、館藏徵集政策、檔案應用服務、檔案典藏管理制度等作為之參考，進而提昇檔案館. 政治大. 服務品質，期使檔案館與檔案使用者交互蒙利，此為本研究希冀達成之貢獻。. 第二節研究目的. 學. ‧ 國. 立. 根據上述研究動機，具體研究目的如下：. ‧ sit. y. Nat. 一、瞭解檔案管理局使用族群背景及其使用目的。. n. al. er. io. 二、瞭解檔案管理局館藏各類檔案數量分布及其各類館藏調閱使用情形，. i n U. v. 並分析檔案管理局館藏量與使用率之間的關係。. Ch. engchi. 三、瞭解檔案管理局既有館藏分布及檔案徵集方向與檔案使用者需求有無落差。. 四、瞭解使用者使用國家檔案過程中之困難與問題。. 3.

(14) 第三節研究問題根據研究動機，本研究希望以下列問題的發想與探究藉以達到研究之目的：一、檔案管理局檔案調閱使用者之應用動機、目的、頻率、途徑與意見為何？. 二、檔案管理局館藏檔案既有主題與數量是否與使用者使用情況與需求相符應？. 政治大. 三、檔案使用者對檔案管理局之館藏資源、人員與調閱服務、空間與設備之. 立. 意見為何？. ‧ 國. 學. 四、使用者使用國家檔案過程中之困難與問題為何？. ‧. 第四節名詞解釋. y. Nat. n. al. er. io. 一、國家檔案. sit. 本研究使用之名詞，詮釋適用範圍如下：. Ch. engchi. i n U. v. 《檔案法》第 2 條定義國家檔案為：「指具有永久保存價值，而移歸檔案中央主管機關管理之檔案」，第 22 條則規定：「國家檔案至遲應於三十年內開放應用」，也就是相對於機關檔案，國家檔案有經過檔案單位之徵集、鑑定，確認其保存價值而移歸至檔案管理局典藏並供大眾使用之檔案。. 二、檔案使用紀錄檔案使用紀錄為使用者申請調閱檔案過程時，管理機關因應行政、研究等需求，所製作出的表格，供使用者填寫調閱資訊與使用者個人需 4.

(15) 求與背景資訊，並由管理機關留存，以便行政統計分析。. 如國史館自 1998 年 6 月起，每月皆彙製「閱覽檔案概況報表」，分析統計館內外人士應用檔案之目的、次數及類別。為瞭解檔案使用者之需求，曾分別於 1991 年至 1993 年以及 1998 年至 2000 年，針對館外人士來館閱覽檔案進行兩次連續性的調查分析。. 三、檔案使用者檔案使用者分布在社會各階層，因不同目的而使用檔案，因此有利. 政治大 Pugh(2005)將其分成母機構人員、其他機構人員、學者、學生、大學或立用檔案者均可視為檔案使用者，對於檔案使用者有各種分類方式，如. 學院教師、中小學教師、家譜學者、歷史研究者、業餘興趣者。. ‧ 國. 學. 四、檔案使用需求. ‧ sit. y. Nat. 需求的產生是源於對萌發的某種問題，有解答的企圖與動機，但是. io. er. 生活周遭並未有足夠的資源能提供解答，因此開始找尋各類資訊資源，若問題牽涉到與檔案館資訊有關之類型，便產生檔案使用需求。. n. al. Ch. engchi. 5. i n U. v.

(16) 立. 政治大. ‧. ‧ 國. 學. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. 6. i n U. v.

(17) 第二章. 文獻回顧. 第一節檔案館藏徵集與使用需求現代檔案館制度之發軔與確立起源於 18 世紀法國大革命時期，為公文書管理制度的重大改革，一向被視為機密而不公開的官方檔案，自此開放給世人，也因此讓檔案館除了保存功能外，檔案館多了檔案開放使用的權責後，開始籌畫檔案開放使用的規劃、組織、用人、領導、控制，發展出檔案應用服務的理論與實務。檔案館功能主要分為保存與應用兩大類，檔案館館藏徵集與典藏保存面比較. 政治大. 相關，而使用者角色、使用需求等則與應用面相關。本節先探討保存面中的檔案. 立. 館藏發展徵集政策對於檔案使用需求的交互影響，至於應用面相關的檔案使用者. ‧ 國. 學. 角色與需求則於第二、三節再行探討。. ‧. 一、檔案館藏發展與館藏徵集. sit. y. Nat. 館藏發展(Collection Development)是指有系統、有計畫地依據既定政策建立. io. er. 館藏，並且評鑑館藏，分析館藏強弱，探討讀者使用館藏情況，以確定能夠利用館內外資源來滿足使用者資訊需求的一種過程(Evans, 2005)。而在檔案館中的館. al. n. v i n 藏發展整體目標是：「有效的徵集檔案的過程，發展館藏，管理館藏的成長與維 Ch engchi U 護，並讓使用者蒙受其益」（薛理桂，2012），具體之內容則包括檔案徵集、鑑定等，給予檔案館概念性與遵循之準則。館藏發展政策之制定過程，需要考慮的因素包括：機構內資源的合作、收藏. 範圍的資料可得性、相關資料的支援情形、對於其他相關檔案館館藏收藏的瞭解、對現有館藏的分析(Ham, 1984)。因此在制定館藏發展政策前，要先行經過館藏分析(Collection Analysis)的過程，館藏分析是評鑑檔案館中某些館藏在特定時間的典藏情況，藉以在決定館藏徵集目標與順序前，能對現有館藏深入之瞭解。館藏分析可採用量與質兩種面向的分法，量的分析是將館藏用數據來衡量，而質的分析則是根據檔案館的館藏內容加以分析，並將分析結果以一個大型的概念架構表 7.

(18) 示（薛理桂，2012）。館藏發展政策內容項目包括：機構目標、支援計畫、服務對象、館藏優先順序與限制、合作館藏發展、資源分享政策、館藏淘汰政策、監控與評估館藏發展的過程等。其中服務對象與館藏優先順序之定義便與使用需求息息相關，依據檔案館對於主要服務對象的界定與此服務對象的使用需求，將影響該館徵集檔案的主題取向，與館藏蒐集層級政策的確立，也就是說檔案徵集方向與使用需求是交互影響的。是故檔案館藏發展與檔案徵集方向關係密切，因為檔案徵集工作是執行館藏. 政治大館能夠具體落實館藏發展，進而擴大與豐富館藏內容（劉佳琳，2002）、滿足檔立. 發展的首要條件，而館藏發展是指導檔案徵集的最高原則。藉由徵集工作，檔案. 案使用需求、塑造檔案館藏脈絡。. ‧ 國. 學. 圖書館學早期研究顯示有 50%到 60%的館藏圖書未被利用，在被利用的圖. ‧. 書中 50%到 40%的館藏就可滿足大約 90%讀者的需求（Katz, 1980）。而在現今資. sit. y. Nat. 訊化社會的環境與數位館藏徵集方針當道，對於實體館藏的使用不若當年依賴程. io. er. 度的情況下，不只圖書館，有關於實體文化典藏機構之未被使用率或許更為擴大，而檔案館使用者基數規模本身就較小，在此假設下檔案館更應將館藏發展政策與. n. al. Ch. i n U. v. 徵集政策調整，使其更符合使用者之需求，提升並平均各類檔案的使用率，在此. engchi. 動機下所徵集的檔案，自然而然的就形成了該館之館藏脈絡。二、檔案使用需求與館藏脈絡在資訊行為中，使用者與檔案館藏彼此連結最密切的莫若資訊需求（information need），資訊需求是指個人在環境中，基於某種理由或是為解答某一個問題，或是為了工作上的需要，或是純粹為了增廣見聞，而對資訊所產生的一種需要。檔案使用者的資訊需求，主要是為查找能解決實際問題的憑證，藉由尋找憑證以解決實際工作與生活中的問題，例如：進行學術研究、解決個人權益問題等；或是應用檔案查找資訊提供參考依據，由於檔案具有真實性與權威性的雙重優勢，在制定政策、工作計劃，或是進行歷史研究、科學研究與學術研討等 8.

(19) 工作，經常需要從檔案查找參考依據，進行綜合分析和研究，作為判斷和決策之參考。（林巧敏，2013b）。對檔案館藏的資訊需求動機可能出自於學術研究、實務需求等，套用在檔案館使用上，整體而言不脫檔案之價值特性，包括行政、法律、財務、證據、資訊之價值，與這些價值衍生為了解決實際問題以及研究使用之需求。張銳（2009）將應用檔案的行為動機區分為：（一）學術應用行為動機檔案是史學研究的第一手資料，可提供研究結論的證據或作為創新成果的啟示。. 立. 政治大. ‧ 國. 學. （二）實際應用行為動機. 檔案是各級機構、社會組織行使職能與從事管理活動產生的真實紀. ‧. 錄，可發揮重要的憑證與參考作用。. y. Nat. er. io. al. sit. （三）普遍應用行為動機. v. n. 個人可以透過應用檔案而得以獲取資訊和滿足。. Ch. engchi. i n U. 檔案館在徵集館藏過程中，除了參考既定館藏發展政策，也會考量自身成立之定位，針對主要服務對象之需求與動機，進行館藏類型徵集，這樣所建構出的檔案館藏結構，就是該館的館藏脈絡。館藏脈絡必須切合使用者之需求，檔案才能被善加利用，呼應前述「檔案價值貴在應用」，一旦檔案館藏不符合使用需求，將無法彰顯價值，檔案應用的效率與品質也必然隨之低落。檔案館的館藏脈絡多半與其成立歷史有關，可能是承接過往機構與機構相關類型之檔案，此種先於檔案館成立的收藏，多半被當作「鎮館之寶」，之後該檔案館的徵集或多或少也配合著原始館藏的性質，而朝著特定的方向，逐漸形成該領域研究的重鎮，如中國大陸的第一歷史檔案館承接清代故宮之檔案。 9.

(20) 又如國史館承接清朝國史館，民國成立後將國史館組織法制，民國元年 12 月 29 日總統府公布《國史館官制》即揭櫫國史館掌纂民國史、歷代通史、並儲藏關於史之一切材料。民國 6 年業務停頓（簡笙簧，1995）直至政府遷臺後，檔案法制定前，國史館依據兩項法令管理政府機關之檔案，其一為民國 45 年修訂之《國史館組織條例》第七條：「凡有關史料文件，各機關應抄送國史館。國史館向各機關徵集或調閱有關資料時，各機關不得拒絕」，另一則為民國 62 年 3 月 5 日行政院秘書處發布之行政命令：「各機關應對現有檔案進行徹底清理，將大陸運臺舊檔及已失時效案卷、文牘，均於 62 年 8 月底前移送國史館接管，並將辦理情形報院備查，嗣後每年定期辦理一次」（朱重聖，1994）。故目前國史館館. 政治大. 藏徵集之方向，以大陸時期國民政府組織單位，以及延續而來臺灣之中央政府單位檔案為主。. 立. ‧ 國. 學. 另外一種檔案館藏的脈絡，是為了符合機關成立伊始之目的，界定主要服務對象，而開始進行館藏的徵集，如檔案管理局成立後，著手於民國 38 年以前政. ‧. 府檔案與專案徵集之二二八事件檔案、中央研究院臺灣史研究所檔案館徵集與所. y. Nat. 方研究取徑相符之民間契書、日記書信等個人與家庭檔案，當然這兩種類型之檔. er. io. sit. 案館的分野並非涇渭分明。. al. v i n Ch 檔案館使用族群，多認為是以研究人員為主，若想滿足研究人員的需求，則必須 engchi U n. 檔案館應依主要使用族群之需求，擘劃館藏的徵集方向以支援該族群，對於. 從相關方向的館藏徵集著手，如臺灣大學圖書館設想臺灣史相關研究人員有針對平埔族研究資料的需求，故將稀有的館藏與人類學系的藏品數位化，如淡新檔案、岸裡大社文書等，建構「平埔探源」以支援平埔研究人員即為一例（林珊如、李郁雅，1999）。又如中央研究院近代史研究所，其創所之初（1965 年）首任所長郭廷以先生為豐富近代史研究的材料，徵集了與中國近代歷史發展最密切的外交、經濟部門的檔案，也緣於此，近史所才有檔案館的成立，其後又因應政府政策、社會期待與研究方向（民國 79 年行政院成立二二八事件研究小組），開始徵集二二八事件史料，其徵集來源包括政府單位提供、搜集海外有關二二八事件的資料、徵集散 10.

(21) 佚在民間的資料及口述歷史、搜集國內外的報章雜誌（莊樹華，1997），其館藏脈絡便是為了符合該所主要使用者，即對近代史之議題有研究需求的學者之使用需求而塑造出來。因此不同類型的檔案徵集方向所塑造出來的館藏脈絡，會吸引不同需求的使用者接近使用，使用目的與其館藏徵集的方向是相關的，使用者在使用檔案之前，會評估其所需類型的檔案存放於哪處檔案館，依照該檔案館的館藏特徵進行查找，如要查找近代經濟與外交檔案多會前往中央研究院近代史研究所，而要查找日治時期臺灣總督府與專賣局檔案則會造訪國史館臺灣文獻館。. 政治大的」與「承接過往機構與機構相關類型之檔案」兩類，各館之館藏脈絡整理如表立. 綜觀臺灣重要檔案典藏機構其主要館藏脈絡可分為「符合機關成立伊始之目. 2.1 所述：. ‧ 國. 學. 表 2.1 國內檔案典藏機構館藏概況與脈絡. ‧. 典藏單位. 館藏概述. 主要館藏脈絡符合機關成立伊始之目的. 中央研究院臺林務局日治與接收時期林業檔案、臺灣省議灣史研究所檔會（含參議會與臨時省議會）議政檔案、以案館及日治時期勸業銀行與臺灣拓植株式會社檔案。另外臺史所典藏國內數量數一數二的民間契書、圖像資料、以及帳冊、日記等個人與家族檔案之特色館藏。. 符合機關成立伊始之目的. 國立故宮博物歷朝善本古籍、清代檔案文獻，以及中國藝院術與文哲書刊類資料。所藏之清代檔冊與摺件，含前清內廷之文書、文書彙編及史館徵集修史的檔案，為研究清代歷史的重要資料。包括：宮中檔硃批奏摺、內閣大庫檔. 承接過往機構與機構相關類型之檔案. n. al. er. io. sit. y. Nat. 中央研究院近外交部清季總理各國事務衙門、外務部、民代史研究所檔國北洋政府外交部檔案。1966 年起，又自經案館濟部接收清末至民國的商部、農商部、實業部、經濟部等單位的檔案資料；1999 年 3 月，近史所院史資料室合併於檔案館，日後陸續接收個人及團體捐贈的資料，逐漸形成檔案館另一重要典藏。. Ch. engchi. 11. i n U. v.

(22) 案、軍機處檔案（含奏摺錄副及各種檔冊），以及史館檔案（含清國史館及民國清史館纂集之各種史冊）等四類。檔案管理局. 根據《檔案法》所成立之檔案中央主管機關，因應國家檔案典藏與應用需求，自民國 89 年起專案徵集二二八事件、美麗島事件及其他重大事件檔案；並陸續辦理社會關注之九二一震災災後重建委員會、公營事業機構轉民營化之機關檔案、中央與地方政府機關民國 38 年以前檔案徵集移轉作業。. 符合機關成立伊始之目的. 國史館. 歷任總統副總統文物、大陸運臺舊檔、在臺已失效檔案、專藏史料、個人史料、照（底）片史料、視聽史料、微捲（片）史料等。. 承接過往機構與機構相關類型之檔案. 學. ‧ 國. 國史館臺灣文獻館. 政治大臺灣總督府檔案、臺灣總督府專賣局公文類立纂、臺灣拓殖株式會社文書。光復後檔案包括：臺灣省行政長官公署檔案及省級機關（構）、學校檔案。. ‧. 國立臺灣大學淡新檔案、歌仔冊、臺灣古碑拓片、岸裡大社文書、鄭騫、王禎和、白先勇等名家手稿. Nat. 符合機關成立伊始之目的. io. sit. y. 資料來源：筆者自行整理繪製。. 承接過往機構與機構相關類型之檔案. n. al. er. 本研究所針對之檔案管理局所典藏的國家檔案，其館藏內容被分為 25 類，. Ch. i n U. v. 包括府院政策、立法及監察、司法及法務、考銓及人事、內政、外交及僑務、兩. engchi. 岸關係、國防及退伍軍人事務、財政金融、教育及體育、經濟貿易、交通及公共工程、族群、文化及傳媒、衛生醫療、環境資源、海洋事務、勞動及人力資源、人文及科技發展、農業、選務、地方事務、政治、民間團體、個人。截至 104 年 3 月 31 日止，國家檔案典藏長度計 16251.25 公尺（紙質類 15785.23 公尺、非紙質類 466.02 公尺）（檔案管理局，2015b），另檔案管理局就國家檔案徵集典藏概況做出表 2.2：. 12.

(23) 表 2.2 民 104 年國家檔案類目典藏長度表分類號. 類目名稱. 典藏長度(公尺). 010. 府院政策. 27.69. 020. 立法及監察. 214.15. 030. 司法及法務. 555.29. 040. 考銓及人事. 1.01. 050. 內政. 242.53. 060. 外交及僑務. 814.69. 080. 國防及退伍軍人事務. 3100.89. 090. 財政金融. 2674.4. 100. 教育及體育. 557.58. 110. 經濟貿易. 2711.99. 150. 衛生醫療. 173.74. 地方事務. 345.3. 政治. 392.15. 民間團體個人. io. 800. 總計. n. al. 0.15. y. 700. 農業. Nat. 600. 0.94. ‧. 500. 270.26. sit. 200. 人文及科技發展. 4089.29. er. 190. ‧ 國. 120. 學. 140. 治政大交通及公共工程立文化及傳媒. Ch. engchi U. v ni. 79.16 0.04. 16251.25. 資料來源：檔案管理局（2015b）。典藏數量及內容大要。上網日期：2015 年 5 月 28 日，檢自：http://www.archives.gov.tw/Publish.aspx?cnid=1466。其中多為政府機關移轉檔案，由於檔案法中對於私文書相關規定僅第 14 條「私人或團體所有之文件或資料，具有永久保存價值者，檔案中央主管機關得接受捐贈、受託保管或收購之。捐贈前項文件或資料者，得予獎勵，獎勵辦法由檔案中央主管機關定之」，與第 15 條：「私人或團體所有之文字或非文字資料，各機關認為有保存之必要者，得請提供，以微縮或其他複製方式編為檔案」。因此對於有歷史價值之私文書，如中國國民黨黨史會檔案，檔案管理局並無權限可以依法主動徵集，此為法制面上未予授權導致實務面上的限制。. 13.

(24) 第二節檔案館使用族群與使用特性檔案價值貴在應用，Millar（1999）即認為檔案最終的價值並不在於其蘊涵之資訊，而是在於我們利用它們後所獲得之知識與智慧，故在檔案應用服務的面向上，檔案館為了增進服務品質，勢必要了解使用者的需求，而使用者的需求又牽涉到不同使用族群行為模式，故了解行為模式的首要之務就是要先透析各類檔案使用族群的特性，此即為本節文獻所欲回顧的主題。延續上節所述，檔案館的館藏類型與使用族群彼此是相互影響的，而使用族群又分為哪些類型，參考 Pugh 的歸類，根據使用目的，而將使用者類型分為 2. 政治大. 大類 9 小類，各類使用者及其應用特性說明如下（Pugh,2005）：. 立. 一、為了效益（profit）而使用檔案者. ‧ 國. 學. （一）. 母機構人員（staff of the parent organization）. ‧. 檔案館所屬母機構的人員是檔案館的主要使用者之一，因為母機構人員對自身機構的行政編制、政策與歷史有一定的了解，故能善用檔案中的資訊。當母機構有重大節慶活動時，檔案館會適時發揮溯源及提供史實的角色，如收藏的紀錄片、廣告單、出版品等；另外新進人員要最快上手負責業務的方式，就是去參考之前該職務的相關檔案。. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. i n U. v. 或是機構人員因推動業務需要，也會運用檔案資料，以解決業務問題。機構人員使用本機關產生之檔案，多半用於行政稽憑與規劃辦理業務的參考，機構人員應用檔案的特質通常是找尋已知的特定檔案文件，其個人需求是明確而獨特的，使用者可能也是檔案文件的產生者，多半已熟悉檔案的檢索方式，其找尋檔案主題特定而要求檢調迅速。（二）. 其他機構人員（staff of other organizations）與母機構人員相同，這些其他機構人員也會利用檔案，他們多半是各行業的專業人士，如律師、議員、工程師、建築師、都市計畫師、影片製作人、記者、作家等，他們並非歷史學者，但是利用檔案的原因常常會牽涉到歷史的問題。 14.

(25) 這些專業人士會應用檔案文件以解答工作上的問題，是直接的檔案使用者，但他們的業務常常會連接到民眾，讓民眾變成間接的檔案使用者，如導演利用檔案製作成紀錄片後播映給一般大眾觀賞。他們使用檔案的特點是通常需要參考人員的幫助，因為他們並不常使用檔案，且多半有時間的壓力，如記者有交稿發布的期限。整體來說這些專業人士對檔案使用是重要的，因為他們將檔案資訊透過自身職責與各種媒介傳播給社會大眾，足以影響社會大眾的觀感甚至政府政策的推動。（三）. 學者（scholars）. 政治大. 許多假設學者是最常應用檔案館的族群，但是研究指出在許多類別的館藏中並不全然是學者居多數。學者族群中以歷史研究學者最多，其他領域研究者也有應用檔案館藏的必要，如：地理學、政治學、氣象學、社會學、文學、醫學與傳染病學等領域之. 立. ‧ 國. 學. sit. y. Nat. n. al. er. 學生（students）. io. （四）. ‧. 學者，各學科的學者常以檔案為研究材料，詮釋其中的涵義。雖然學者對於應用檔案資料的方式較為熟悉，但也未非每一位學者一開始即瞭解檔案館的服務方式。因此，檔案人員需先瞭解學者查詢資料的特質、研究的方法、研究的題目，以便適時提供協助。. i n U. v. 透過適當的指導，學生可以由檔案文件刺激思考，將過去與現代連結，從而引發更多的研究問題和假設。但博士生撰寫學位論文的需求和高中生找尋檔案的需求程度不同。撰寫論文的研究生，通常研究論文題目已確定，要查詢的檔案範圍也較明確，檔案人員可針對其研究需求，提供個別的指導與協助。必要時，館. Ch. engchi. 方也有研究諮詢的學者名單，可供進一步諮詢服務。中學階段學生較缺乏應用檔案的經驗，需要檔案人員扮演利用教育的指導角色，並與學校課程結合，以期在學校教育階段培養學生應用檔案的能力。惟中小學階段之學生，應注意檔案館是否針對使用年齡做限制，如使用檔案管理局、故宮、國史館與臺史所檔案館之檔案須年滿 15 歲以上（林玉珮，2013）。（五）. 學院或大學教師（College and University Teachers）對研究社會科學的學者來說，檔案就是他們的實驗室，另一 15.

(26) 方面，教師也使用檔案來發展批判性思考的技能以及達到課程教學的需求。檔案人員也可以與教師合作去定義適合的文件與資源，以增進課程教學與研究的用途。（六）. 中小學教師（K-12 Teachers）教師使用檔案目的通常是為尋取教學參考材料，檔案館和教師可以建立合作伙伴關係，檔案館可以與教師協力指導學生應用檔案的能力，教師也可以應用檔案完成教學的需要為了達到更理想的教學效果，檔案人員可以和教師合作，一方面透過設計題目刺激學生利用檔案資料完成作業，另一方面檔案館可協助教師編製教學相關書目，並提供教學過程的討論室。此外也可以合作製作線上學習課程，擴展檔案被使用的途徑。. 政治大. 二、為了興趣（fun）而使用檔案者. 立. 家譜學者（genealogists）. 學. ‧ 國. （一）. ‧. 家譜研究者是檔案館主要的使用族群之一，國外對於家譜熱中的程度頗高。家譜研究者的資訊需求單純而且可預測，常常諮詢的問題是例行性且重複的，因此檔案人員可以編製小冊子或簡介之類的說明，引導這類使用者直接應用檔案，避免重複性的參考問題不斷出現，甚至可與家譜學會合作，發展合適的教育計畫，以教導此類使用者如何利用檔案從事家譜研究。. n. al. er. io. sit. y. Nat. （二）. 歷史研究者（historians）. Ch. engchi. i n U. v. 前述學者類型的使用者又以歷史學者較為普遍，但有部分歷史研究者是屬於業餘的使用者，與職業性質之歷史學者有別，與家譜學者相似，他們的興趣可以反應現代社會對那些歷史議題有興趣。業餘的歷史研究者以地方文史工作與對歷史研究有興趣的人士為主，參考部門可以透過舉辦演講、課程、研討會、檔案展覽或編輯出版品，提供這些業餘歷史研究者互相交流的機會，並可藉此瞭解這群使用者的需求與意見。（三）. 業餘興趣者（hobbyists）業餘興趣者專注在他們有興趣的歷史事件或議題，他們常使用檔案來佐證他們的研究，也因為他們常常熱衷且在意於這項興趣，與其他使用者相比，會對參考人員造成較大的壓力，當然也 16.

(27) 會產生幫助。另外他們蒐集到的檔案資料通常也是私人使用，很少運用在公開發表運用上。 Finch（1994）提出檔案使用者同心圓說，其認為使用檔案群體有兩個特性：連鎖性（interlocking）與互通性（interchangeable），也就是使用檔案者是一群角色是動態變動且環環相扣之公眾群體。此同心圓共分八圈，核心使用者是實際使用檔案做研究的人；第二圈是展覽參觀者、參與工作坊或演講的人、尋求檔案人員專業技能協助的人；第三圈是使用檔案館出版品或製作物件的人，如教師利用檔案製作學習教材；第四圈是潛在使用者；第五圈是文件之捐贈者及檔案來源機構之人員；第六圈是資源分配者；第七圈是在其他機構的同行；最後一圈則是知道檔案館存在但沒有使用過的社區. 治政大與公共關係好壞而改變其所在位置。立. 民眾，如圖 2.1 所示。每個檔案使用者在同心圓中的位置是隨著檔案館推廣服務. sit. y. 實際使用檔案資料者展覽參觀者、參與工作坊或演講的人、尋求檔案人員專業技能協助的人使用檔案館出版品或製作物件的人查詢檔案的潛在使用者文件之捐贈者及檔案來源機構之人員資源分配者在其他機構的同行社區民眾（知道檔案館的存在，但從不使用的人）. n. er. io. al. ‧. ‧ 國. 學. Nat. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.. Ch. engchi. i n U. v. 圖 2.1 檔案使用者同心圓. 資料來源：Finch, Elsie Freeman(1994). Advocating archives : an introduction to public relations for archivists. Metuchen, N.J.: The Society of American Archivists and Scarecrow Press.；引自陳碧珠(2002a)。檔案館使用者之資訊行為分析：文獻探討。檔案季刊，1：3，1-18。另外 Finch 並認為檔案館使用者可分為三種族群，分別為系譜學者、一般研究者與透過電腦的使用者。系譜學者很容易被檔案人員識別，也是最支持檔案館的一群使用者，一般研究者意指因各種目的而前來的一般民眾，這類的使用者不易被辨識出來，相對更需要對其做好公共關係，透過電腦的使用者數量日增，會改變研究者進行研究的方法、內涵與本質。 17.

(28) Washburn, Eckert & Proffitt（2013）透過網路問卷調查社群媒體與檔案使用關係研究時，分析檔案使用者的角色，大致可分為（一）作家；（二）教師；（三）製片人；（四）部落客；（五）演講者；（六）策展人。該研究原先預設以教師、學生與系譜學者為主，而此調查結果僅與原先預設在教師角色有所重疊，或可代表檔案典藏機構對使用者的預設上或許與實際使用者情況有落差，因此檔案館在潛在顧客的評估上要更多數據與分析來支持。孫毅（2003）認為如果對檔案使用者的特點不甚明瞭，則大量的需求沒有合理的途徑被滿足，故要先對檔案使用者的尋求行為進行分析，其認為一般使用者需求的普遍狀態是線性的，分為需要、需求、詢問、使用與反饋，此模式如圖 2.2。. 需求. 詢問. 學. 使用. y. ‧. Nat. 圖 2.2 檔案使用者需求途徑. 反饋. sit. 需要. ‧ 國. 立. 政治大. er. io. 資料來源：孫毅（2003）。不同檔案利用群體的需求特點。檔案管理，2003(2)， 25-26。. al. n. v i n Ch 上述為普遍性的使用者使用檔案特點，對於一些特殊群體，分析如下： engchi U 一、行政管理人員決策內容包羅萬象是謂綜合性，決策發布有特殊目的且適用於大眾是謂針對性與通俗性，決策意義重大須立即施行則是準確性與即時性。二、科學研究人員主題明確、範圍穩定、對過去累積成果的需求以及歷史跨度大的特性。. 18.

(29) 三、工程技術人員專業性強、需求隨著工程進度有階段性。四、教育工作人員為教學所需故選取重要且直接的檔案是謂代表性、為讓學生能普遍了解並接近檔案是為通俗性。五、學生. 政治大. 學生階段從小學到研究生階段需求不同，故使用者層次相差較大、具求知慾與好奇心。. 立. ‧ 國. 學. 而張銳（2009）則對整體檔案使用者進行使用特性剖析，他認為檔案使用者與檔案管理者是檔案利用活動的「雙主體」，其角色的存在是檔案工作得以維持. ‧. 的關鍵，因此需要分析檔案使用者的基本特性，得出以下特徵：. Nat. io. sit. y. 一、檔案使用者需求動機之實用性. n. al. er. 係指檔案利用者吸收與獲取檔案資訊的根本目的，是為了運用檔案. Ch. i n U. v. 資訊中所蘊涵的特定資訊，達到解決自身在社會活動中遇到各種疑難問. engchi. 題的需要，這是資訊尋求行為的內在意涵，也是檔案應用服務存在的本質。二、檔案使用者內部型態之複雜性其認為檔案使用者有規模龐大、分布廣泛、成分複雜之特性。三、檔案使用者基本構成的動態性隨著時間的流動，以及社會活動的需求的變化與不可預測，檔案使用者群體必然會有變化，此謂檔案使用者的動態性，不過作者也認為檔案使用者的基本構成是有相對的穩定性與可預測性，如以檔案使用者族 19.

(30) 群分析得知歷史學者為使用身分之大宗，那未來檔案使用活動中可以想見，歷史學者的參與與構成仍然是基本盤。金風清（1999）也針對檔案使用者整體特性，分析出三點特徵：一、檔案使用者要求查閱的檔案數量大，來館利用檔案的人員多。二、檔案使用者要求查閱的檔案範圍廣、時間長、時間急。三、檔案使用者要求高，不僅要求檔案部門全面、系統地提供檔案資訊，社會還要求提供半成品，提供經過加工的檔案素材。檔案使用者身分多元，筆者統整上述文獻，將檔案使用者分為「為了學習研. 政治大. 究所需」與「為了職業所需」兩大類，在學習研究所需部分，包括學生與教師，. 立. 這兩種身分的時間跨度很大，以學生來說，從小學至大學、研究所，以教師來說，. ‧ 國. 學. 有中小學與大學教師的區分。而為了職業所需則有如學者、專業人士等，其中專業人士包羅萬象，如律師、議員、影片製作人、記者、作家、部落客、演講者、. ‧. 學習者. 使用檔案特性. al. 身分細分. 1. 求知慾 2. 好奇心. Ch. sit. 使用檔案特性. n. 學習研究所需. io. 身分. engchi. 中小學學 1. 生 2.. er. Nat. 使用目的. 表 2.3 檔案使用者身分區分表. y. 策展人、工程師、建築師、都市計畫師等，統整詳如下表 2.3。. i n U. v. 多半為了完成課堂作業而使用檔案。多半需要參考人員從旁指導。. 大學、研由檔案文件刺激思考，將過去與究生現代連結，從而引發更多的研究問題和假設。業餘興趣 1. 專注在他們有興趣的歷史事者件或議題 2. 與其他使用者相比，會對參考人員造成較大的壓力，當. 20.

(31) 然也會產生幫助。教師. 1. 代表性：為教學中小學教所需故選取重要師且直接的檔案。 2. 通俗性：為讓學生能普遍了解並接近檔案。. 教師使用檔案目的通常是為尋取教學參考材料，檔案館和教師可以建立合作伙伴關係，檔案館可以與教師協力指導學生應用檔案的能力，教師也可以應用檔案完成教學的需要為了達到更理想的教學效果，檔案人員可以和教師合作，一方面透過設計題目刺激學生利用檔案資料完成作業. 大學教師. 1. 使用檔案來發展批判性思考治政的技能以及達到課程教學的大需求。. 立. y. sit. ‧ 國. io. n. al. 學術研究 1. 運用檔案為研究材料，以此者（地理詮釋自身領域的研究問題。學、政治 2. 對於應用檔案資料的方式較為熟悉。學、氣象學、社會學、文學、醫學與傳染病學等領域）. er. 2.. 常以檔案為研究材料，詮釋其中的涵義需調閱大量檔案進行文獻分析之綜述研究. ‧. 1.. 學. 學者. Nat. 職業所需. 2. 檔案人員可與教師合作去定義適合的文件與資源，以增進課程教學與研究的用途。. Ch. engchi. i n U. v. 歷史學者. 1. 學者類型的使用者中又以歷史學者較為普遍。 2. 有部分歷史研究者是屬於業餘的使用者，與職業性質之歷史學者有別，與家譜學者相似。 3. 以地方文史工作與對歷史研究有興趣的人士為主。. 家譜學者. 家譜研究者的資訊需求單純而且可預測，常常諮詢的問題是例行且重複的. 21.

(32) 專業人士. 工程人員 1. 專業性強。（工程 2. 需求隨著工程進度有階段師、建築性。師、都市計畫師等）. 政治大. ‧. ‧ 國. 立. 行政、事 1. 綜合性：決策內容包羅萬象務人員是謂。（律師、 2. 針對性與通俗性：決策發布議員、影有特殊目的且適用於大眾。片製作 3. 準確性與即時性：決策意義人、記者、重大須立即施行則是。作家、部落客、演講者、策展人等）. 學. 1. 並非歷史學者，但是利用檔案的原因常常會牽涉到歷史問題。 2. 應用檔案文件以解答工作上的問題，是直接的檔案使用者，但他們的業務常常會連接到民眾，讓民眾變成間接的檔案使用者。 3. 通常需要參考人員的幫助，因為並不常使用檔案。 4. 多半有時間的壓力。 5. 通常找尋已知的特定檔案。. y. Nat. n. er. io. al. sit. 資料來源：作者自行整理。. Ch. engchi. 22. i n U. v.

(33) 第三節檔案使用調查相關研究分析如本章第一節所提及，檔案館的主要功能分為典藏與應用，但是在過往的觀念中，常常視檔案應用如參考服務，其重要性在檔案徵集與典藏之後，為了改變此一觀念，除就使用者面向探討外，更應深入調查使用者使用館藏之情況。提供使用者應用檔案之服務是檔案館存在的目的之一，而在檔案參考服務中，除了資源面的應用外，分析使用者需求與類型之檔案，並增進服務層面之使用者研究，則是檔案館重要工作職能，其優點為精進管理制度、降低使用者的不便，並提高使用者滿意度，進而形塑檔案館專業形象，並兼具教育社會大眾，使之認. 政治大. 識到檔案是不可或缺的社會機構(Cook，1990)，也因此檔案館使用者調查分析與. 立. 其滿意度是交互影響、環環相扣。. ‧ 國. 學. 但如同 Grimard（2004）所述：「儘管有著對使用資訊與館藏評估的傳統與專. ‧. 業，但無論是從理論面或實務面來看，檔案人員並未認真的執行這些評估作業」，以及如 Duff, Dryden, Limkilde, Cherry & Bogomazova（2008）提到：「檔案人員透. y. Nat. sit. 過登記表、參考唔談、非正式對談、使用後對談等收集使用數據，但很少分析這. n. al. er. io. 些數據，以評估其服務與系統是否達到檔案館目標並符合使用者需求」。. Ch. i n U. v. 而與圖書館擁有豐沛且大量的使用者研究成果相比，檔案館長期缺乏如圖書. engchi. 館般有系統的對使用者進行調查（Cox, 1992)，可知檔案館長久以來較為忽略檔案使用調查之面向，故本節將對檔案使用調查之架構、方法與實例做綜合回顧。一、使用調查之架構與方法 Yakel（2002）提到，要了解使用者需求，不只要知道「他們需要什麼？」，更要了解「他們是誰？」、「他們期待什麼」以及「他們怎麼看待檔案館方？」等等問題，而為求了解這些疑惑，檔案館必須建立起使用者調查架構，以期解答以上之問題。 Lack(2006)以使用者取向設計（user-centered design, UCD）為概念，即提供 23.

(34) 之產品與服務，均致力於回應使用者的需求與行為，以此提出使用者研究的四個步驟：（一）觀察研究對象或與其對話，了解他們的需求、行為與目標。（二）創造一個滿足這些目標的原創服務。（三）採用合適的研究方法直接涉及使用者之行為，如易用性調查。（四）根據使用調查分析結果改善服務現況。 Conway（1986）提出檔案使用調查之架構，他認為架構是用來整合許多周遭瑣碎事務的方法，也是一種簡化、可管理、有意義的思考方式，達到最佳架構的. 政治大的議題。對檔案學者來說，有三種元素是使用者研究中最重要的，分別為使用者、立. 方式通常取決於實際操作與相關有用的規則，檔案學家可以使用架構來了解複雜. 資訊需求、使用行為。. ‧ 國. 學. 使用者基本上來說，就是尋找檔案中資訊的人，但廣義來說，沒有直接使用. ‧. 檔案者也可以算是使用者，如課堂上的檔案紀錄片觀眾，或是閱讀報紙上編輯的. sit. y. Nat. 檔案資訊的讀者均屬之。檔案學者應定期詢問研究者，了解他們查檔之情況。這. io. er. 個調查的目的是去識別最常也最直接使用檔案的群體，受到檔案資訊的受益如何，以及了解檔案內容資訊轉化的過程。. n. al. Ch. engchi. i n U. v. 資訊需求是一個簡單的問題，即檔案中的資訊可以提供全部或部分的問題之解答與否。使用行為包含兩種類型，一種是直接利用檔案資料，如前往參考室掃描檔案，此為實際利用。另一種較為困難解釋，但同樣重要，即是相關研究者利用檔案中的資訊，做成的研究或報告等二次文獻之傳播，讓其他使用者間接獲取檔案中原有的資訊，此為檔案資訊的影響。符合上述之前提，Conway（1986）提出的這個架構，用來幫助評估檔案參考服務、描述作業、宣傳活動，旨在增加使用率，並區分處理之優先類別，其核心為品質（Quality）、整體性（Integrity）與價值（Value），參考表 2.4 之架構圖，意義分述如下：. 24.

(35) （一）品質（Quality）品質就是服務品質的好壞（How good are the services?）。在第一階段為了解研究人員如何定義他們的任務、主題、格式和範圍，在更複雜的層面，品質包括了解研究能力和對服務的期望（步驟 2）、研究策略和解決問題的方法（步驟 3）、研究過程的性質和滿意的程度（步驟 4）。最終，是辨識使用者使用檔案的需求以及潛在的預期需求，並採取一切可能的措施，增強獲取有用資訊（步驟 5）。（二）整體性（Integrity）. 政治大. 整體性就是對檔案資訊保存的良莠（How good is the protection of. 立. archival information?）。首先是確定研究人員、限制使用範圍以防止竊取. ‧ 國. 學. 與濫用，再來擴展到包括瞭解研究人員如何意識到資料的存在（步驟 2），評估物理上使用對對檔案保存影響（步驟 3），評估檔案替代品的實. ‧. 際使用的價值，包括縮微片和電腦資料庫等（步驟 4）。檔案的最終目. sit. y. Nat. 標，是確保其中的資訊無論載體情形為何，均能順利獲取其中的資訊以. io. al. n. （三）價值（Value）. er. 便利用（步驟 5）。. Ch. engchi. i n U. v. 價值則是服務項目中有那些是具有價值的(What good do the services do?)。價值最基本程度只涉及個別研究人員理解檔案到何種程度，在更複雜的層次則是了解使用檔案資訊的預期需求（步驟 2），檔案資訊與其他來源資訊的關係（步驟 3），使用資料庫的影響（步驟 4）。最終是要理解並增加當代社會對於檔案這一提供歷史資訊的角色需求。. 25.

(36) 表 2.4 研究檔案使用者之架構表步驟 1：登記步驟 2：使用步驟 3：接續步驟 4：調查步驟 5：實驗 (所有使用者/經者教育 (使用者抽樣/在 (隨機抽樣) (特殊對象) 常性). (所有使用者/在. 選擇的時間內. 選擇的時間內. 實施). 實施). 品. 工作性質. 研究者準備. •對於主題、型式、範圍之定義. 質. •經驗. 查詢策略和預期與滿意 •研究類型機制. 檢索與未使用. •定義問題. •查驗順序. •查驗途徑. •令人挫折的索. •階段. •正/反面查驗. •服務的層次. 引. •基礎/應用. •誰推薦. •使用的理解. 政治大對館藏和服使用的密度替代實際使立. 預期服務. •查驗花費時間 •談話花費時間. 和頻率. 用. •書面資源. •館藏使用. •微縮的價值與. •與資訊產生聯. •口頭資源. •花費在檔案的. 使用. 繫. 時間. •資料庫的價值. •技術與資訊. 與使用. •團體會員. •針對功能與成. 我們是否可和你聯絡？我們是否可告訴他人？. 果的目的. io. n. al. 有意義的使使用的影響用與有意義 •增加使用 •引用類型的資訊. y. 預期使用. Nat. 價. 網路的會員. •檔案重要性. 值. Ch. ‧. 遵守規定. sit. •電話. 資料型式的獨立性. 務的認知. •其他資源 e n•有價值資源 gchi U. er. •住址. ‧ 國. •姓名. 學. 整體性. 辨識. v ni •決策. 歷史資訊在社會的角色 •完全潛在需求 •社區網路分析. •資訊的間隙. 資料來源：Conway, Paul (1986). Facts and frameworks: an approach to studying the users of archives. American Archivist, 49(4), 393-408；薛理桂（2001）。推廣檔案應用服務的途徑。檔案管理，創刊號，15-22。透過連結使用者行為與跨時間的評估，檔案學家可以更明確的了解使用者資訊尋求的過程並找到有用的資訊。例如，檢索調查將提升，但不會取代既有的檔案機構每日登錄註冊紀錄。最後，Conway 認為這些調查資料應當整合到資料庫中，解析這些統計資訊其中的意涵，並且以使用者導向的角度去進行決策，因為一旦沒有直接與持續性 26.

(37) 的使用者調查與評估，檔案學家將只能依照既有的認知去進行顧客服務，這將讓檔案工作停滯不前，並且無法滿足不斷增長的顧客需求。而從使用者研究所獲取的知識必須要有機制的合作分享，去發現不同模式並且鼓勵研究，將研究成果化為下一個檔案研究標準典範。陳士伯（2005）提出檔案使用調查之原則，敘述如下：（一）重要性原則又稱為必要性原則，強調所調查之對象與所調查之項目有其必要性或具有重要意義。. 立. （二）可量化原則. 政治大. ‧ 國. 學. 調查統計主要是針對可量化之因素進行統計與分析，因此調查項目必須是可藉由數字的方式呈現、或是以量化的方式進行描述。. ‧. （三）科學化原則. sit. y. Nat. er. io. 科學化原則係指運用相同的調查方法及分析原則所獲致的結果應具. al. v i n Ch 料整理的方法應合理科學、統計的分析應完整深入。 engchi U n. 有一致性，因此統計的原始數據應真實可靠、計量單位應精確具體、資. （四）真實性原則真實性原則是指調查統計中，各種數據的取得、整理及分析，必須具有真實性與客觀性。（五）制度化原則亦稱系統化原則，所強調的是調查統計進行時，調查項目的決定、計量單位的選擇、整理分析的方法等，應有一套完整的規劃以資遵循，甚至建立調查統計之制度化做法。 27.

(38) 進行檔案館使用調查可以從「調查研究」（survey study），利用問卷、實地觀察或訪談，瞭解使用者的看法和意見，知悉使用者認為有用或特別需要的檔案資料，與「引用文獻分析」（citation analysis），透過參考書目或實際引用文獻的計量研究，瞭解真正被使用者應用而且發揮效益的檔案特性此兩種類研究方式進行探討（林巧敏，2013a）。其中調查研究之種類可分為：（一）依統計內容區分包含針對各個單項業務進行分析之「專項統計」，例如：對檔案館人. 政治大. 員數量、年齡、專業技術等項目所進行之檔案館人員統計；或是對檔案. 立. 館所有各項設備及其數量所進行之檔案館設備統計。此外，彙整歸納各. ‧ 國. 學. 種專項統計，藉以瞭解檔案館整體狀況的「綜合統計」，由於此類統計主要調查對象僅限於該檔案館，性質上係屬微觀性統計。. ‧. （二）依統計層次區分. sit. y. Nat. io. er. 如依檔案館的隸屬層級區分，就所有檔案館之現況進行調查統計，例如：全國檔案館基本狀況統計、專業檔案館基本狀況統計、檔案館工. al. n. v i n 作狀況統計等。此類依層次區分所進行之檔案館統計，主要目的在於彙 Ch engchi U 總全國性之檔案館現況，藉以瞭解檔案事業之發展，而非僅就單一檔案館之問題進行分析，性質上乃屬於宏觀性統計（陳士伯，2005）。除了上述的一般性調查方式，在英國發展出以使用者評鑑為基礎的系統，稱為檔案與在地研究公共服務品質組織（Public Service Quality Group for Archives and Local Studies, PSQG），運用志工參與成為一個非正式的社群網絡，目的以提高管理水準與和檔案館公共服務，為此從 2001 年至今固定每 18 個月展開全國檔案使用者滿意度調查，此縱向研究追蹤歷年來檔案使用者滿意度的變化（Duff, Dryden, Limkilde, Cherry, and Bogomazova, 2008）。. 28.

(39) 另外如紐西蘭檔案館創造了兩階段的顧客滿意度評估方法，第一階段是使用者滿意度問卷調查，第二階段則是運用訓練有素的「秘密客」進行服務測試，讓他們扮成使用者，對館方進行一連串預設問題的情況，藉以評估館方提供的服務與使用者的預期之間落差多大。使用者滿意度調查方面，使用標準化的大眾測量工具（ Common Measurements Tool, CMT），該調查在 2010 年 4 到 5 月間進行，最後獲得 1232 份回答，調查結果平均來說，檔案館需要有更高的標準以滿足使用者之需求。在秘密客調查部分，可以揭露一些問卷沒有關注到的面向，在與檔案人員互. 政治大致性，調查結果發現檔案人員具有知識化、專業化並且樂於幫助使用者的特性立動過程中，就是在進行觀察與非正式的訪談，評估檔案人員是否對待使用者有一. （Battley, Wright, 2012）。. ‧ 國. 學. 二、檔案使用調查研究回顧. ‧. Usherwood, Wilson& Bryson（2005）在針對公眾接收資訊來源的角色與價值. y. Nat. sit. 的調查中，發現檔案館在民眾心中重要程度與使用程度均敬陪末座，詳如圖 2.3、. n. al. er. io. 2.4 所示。而檔案館的資訊在一般民眾眼中的可信度其實並不低，但是使用率卻. i n U. v. 沒有與之成正比，見圖 2.5 可知，檔案館的可信程度僅次於博物館、圖書館與廣. Ch. engchi. 播，而與專家可信程度相當，這突顯出檔案館提供的資訊雖然備受信任，但是這些資訊的使用率卻為各機構之末，顯示開放近用的措施還有加強的空間，以及檔案館須能夠因應公眾社群中不同生活方式的需求來提升服務，以強化其身為公共知識典藏所（Repositories of public knowledge, RPKs）的角色。. 29.

(40) 80. 71. 70. 63. 60. 53. 52 46. 50 40. 34. 32. 32. 31. 30. 28. 25. 20 10 0. 政治大圖 2.3 資訊來源的重要程度立. ‧ 國. 學. 資料來源： Usherwood, Bob , Wilson, Kerry & Bryson, Jared(2005). Relevant repositories of public knowledge?: Libraries, museums and archives in `the information age'. Journal of Librarianship & Information Science, 37(2), 92.. 40 30. y. 69. al. 51. n. 50. io. 60. 73. sit. 70. 85. Nat. 80. 85. er. 90. 94. ‧. 100. Ch. 38. 38. engchi. i n U 31. 20. v. 28. 24. 22 11. 10 0. 圖 2.4 資訊來源的使用程度資料來源： Usherwood, Bob , Wilson, Kerry & Bryson, Jared(2005). Relevant repositories of public knowledge?: Libraries, museums and archives in `the information age'. Journal of Librarianship & Information Science, 37(2), 92. 30.

(41) 100. 94 85. 90 80 70. 73. 69. 60. 59. 53. 50. 42. 20. 55. 53. 42. 38. 40 30. 73. 38. 38 28. 24. 22. 16. 51. 11. 10 0 小報. 電視. 檔案館. 博物館. 圖書館. 傳單. 廣播. 專家. 網路. 宗教場所. 政治大. 使用程度. 信任程度. 立圖 2.5 使用程度與信任程度. ‧ 國. 學. 資料來源： Usherwood, Bob , Wilson, Kerry & Bryson, Jared(2005). Relevant. ‧. repositories of public knowledge?: Libraries, museums and archives in `the information age'. Journal of Librarianship & Information Science, 37(2), 94.. sit. y. Nat. 回顧本研究，正欲先行透過對使用者使用模式的調查分析，了解目前公眾社. io. er. 群的需求，以便達到上述研究中所冀之未來展望，即促使相關公共知識典藏所的使用率能與可信度成正比，並提升檔案館的服務品質，也就是促使檔案應用服務. n. al. 的量與質均能提升。. Ch. engchi. i n U. v. Senturk（2012）以檔案使用者滿意度為主軸進行調查，此調查分析結果有兩個面向，一個是使用者認為檔案館應該增加的服務為何？另一則是探討使用者自身對滿意度評斷的一些標準。第一個面向所得出的結果，按照百分比程度依序為：線上目錄定期更新 (14.85%)、提供無線網路(14.52%)、使用者導向的 e-mail 通知系統(13.2%)、線上目錄提供電子檔取用(12.21%)、可以在檔案館檢索區外以外進行檢索並取用檔案 (9.24%)、建立手機簡訊或 e-mail 之回饋系統(8.58%)、免費服務(8.58%)、導引服務(8.25%)、停車空間(5.61%)、其他(4.95%)。. 31.

(42) 第二個面向的調查，其結果為非結構性的質性意見，作者統整出以下五點結論：（一）檔案館藏品質檔案館的館藏資料完整性是使用者最看重的面向，與使用者需求息息相關，也是決定滿意度高低最關鍵的因素。（二）取用難易度使用者滿意度高低也取決於館藏資料取用的難易度。（三）時間因素. 政治大. 立. 間。（四）收費. ‧. ‧ 國. 學. 包含使用檔案的權限時間長短，以及檔案館使否有彈性的開放時. y. Nat. n. al. er. io. sit. 有無收費也是影響使用者滿意度的因素之一。（五）檔案館的環境品質. Ch. engchi. i n U. v. 包括一切使用者在檔案館會運用到的實體器物與檔案館所營造的氛圍，如乾淨度、桌椅舒適與否、電腦與影印機等易用度等。檔案管理局自民國 91 年至今均刊行年報，記載年度檔案應用滿意度調查之結果，滿意度調查面向分為申請程序、服務人員與應用環境，101 年至 103 年調查結果數據呈現綜合成表 2.5：. 32.

(43) 表 2.5 民 101 年至 103 年檔案管理局年報所載檔案使用滿意度表滿意度面向與細項. 101年. 102年. 103年. 申請程序. 88.61%. 90.62%. 91.91%. 95.86 %. 95.98%. 97.07%. 94.59 % 政治大. 94.75 %. 96.80 %. 國家檔案資訊網目錄檢索系統介面容易操作國家檔案應用申請書表及注意事項等說明標示簡明易懂此次查詢應用之國家檔案內容符合需求. 服務人員. 服務人員的態度親切有禮且充滿熱誠服務人員受理申請快速又有效率. 應用環境. 本局檔案應用服務整體場所舒適合宜. 立. 本局檔案應用服務場所硬體設備完善. ‧ 國. 學. 總體平均滿意度. ‧. 92.39% 93.78% 95.26% 資料來源：檔案管理局（2015c）。國家發展委員會檔案管理局 103 年年報。臺北：檔案管理局。檔案管理局（2014a）。國家發展委員會檔案管理局 102 年年報。臺北：檔案管理局。檔案管理局（2013）。國家發展委員會檔案管理局 101 年年報。臺北：檔案管理局。. io. sit. y. Nat. n. al. er. 由檔案管理局所提供數據可得知，近三年檔案應用滿意度呈現逐年增長的趨. i n U. v. 勢，從民國 101 年的 92.39%總體滿意度，到 103 年的 95.26%總體滿意度。. Ch. engchi. 而政策因素也會影響檔案館的使用情況，以中國大陸為例，第一歷史檔案館分析 1979 至 1993 年 13 年間的檔案使用情況，發現調檔與使用人次在 1986 年達到 7596 人次高峰後，逐年下降至 1993 年為 2247 人次，其分析原因為中國大陸內部大規模編史修志活動告一段落所致（徐藝圃、葉志如，1998）。近來運用檔案於教學課程中的案例日益多元，與以往教學教材多使用二三手資料不同，因此 Daniels & Yakel（2013）調查兩所大學學生歷經一學期使用檔案經驗之收穫，結果區分為兩類，第一類是對檔案的普遍認知，包括學會如何使用檔案、對檔案的一般認識、了解可使用的檔案種類；第二類是具體的檔案使用技巧，包括如何檢索檔案、如何尋求協助、檔案瀏覽的技巧、研究檔案的方法、詮 33.