焦點團體法訪談結果與討論

本節主要架構乃依循電子公文系統之使用現況，彙整訪談者的看法，透過事實的陳述 一、團體訪談對象

本研究團體訪談對象，主要以熟悉空軍電子公文系統的2位空軍參謀與2位空軍主管，以及 2位來自企管及軍事學術研究者，共計6位訪談對象，訪談時間為民國103年8月4日，地點為臺 北市國防大學政戰學院，訪談結果及其內容分析彙整於表4-11：

表 4-11 訪談內容分析

二、焦點團體法訪談結果資料分析

本研究針對電子公文之使用者、主管及專家學者進行訪談，主要目的係為搜集更多資料，

以補足問卷之不足，期盼透過不同領域者之看法來探討電子公文系統之使用現況。以下彙整焦 點團體法訪談結果。

(一) 電子公文系統使用現況方面

國軍公文電子化後帶來許多行政管理益處，如下依序說明：

1. 資訊分享即時

政府近年來以電腦文書取代人工書寫公文，電腦文書軟體多以英文為藍本，操作之因難度 較高，為徹底落實與國際文書之接軌、減低電腦文書處理之複雜度，因此推動公文直式橫書。

在知識經濟潮流中，透過資訊完整的機制加以分享或提供，提升資訊價值，達到資訊加值之目 的。

2. 電子簽章法與公文線上簽核

公文橫式直書可符合電腦操作方式，便於將公文資訊透過數位化的方式呈現。此外，在單 一機關內推行公文電子化過程中，直接在系統上批示公文，達成所謂公文線上簽核。電子簽章 法於2002年4月開始實施，明定電子文件可取代書面文件，電子簽章可取代簽名蓋章，以及具 有法律效力的電子簽章頇滿足的要件。提供了公文線上簽核取代紙本的法源及基本要求。《文 書處理手冊》也明定公文簽核得採線上簽核。2003年7月正式實施的「機關電子檔案管理作業 要點」，針對線上簽核的辦畢公文如何歸檔，及歸檔後如何管理都有完整的規範，使得公文線 上簽核成為可能。憑證機制日趨普及：機關是否具有憑證環境，是決定能否導入線上簽核作業 之重要關鍵。自2002年電子簽章法頒行實施之後，開始有廠商針對建置具公信力之「憑證中心」

（Certificate Authority, CA），提供相關輔導驗證機制，使機關開始有能力自建自維符合規範 要求之憑證環境；而2003年開始，內政部大力推動自然人憑證發放作業，更使得公務機關可透 過一個更方便、更經濟的方式建構憑證環境，而使得導入公文線上簽核變得更加容易。

3. 政策面充份支持

對於推動公文電子化政策及線上簽核一直是軍中政策最終目標之一，所有的政策方向與資 源導入，都以完成公務機關公文線上簽核為主要依歸。2008年貣，節能減碳成為我國相關政策

之核心精神後，符合相同概念之公文線上簽核作業，更成為優先推動之政策之一。目前從軍中 各單位均已實施公文電子交換作業，每日電子交換之公文達12萬件，不但培植公文製作、公文 管理及交換領域之資訊廠商，對提升企業之競爭力及國家電子化形象，均有顯著效益，說明如 下：

 公文及各類申請案件採行電子交換方式執行，機關間的公文傳送效率，從1-7天縮短 至2個小時內完成。

 公文交換採電子方式辦理，對軍中事務處理流程更為即時。

 各類屬通報周知、傳閱性公文登載於電子公布欄，公務同仁可同時上網瀏覽知悉，可 減少公文層轉，促進機關資訊流通共享。

 推動文書處理標準化，有效減少因操作帄台不一致所需辦理之教育訓練。

 經由新服務介面之整合，各機關內部流程將趨於劃一，有利提升整體系統面的服務品 賥，進行組織改造。

 推動跨機關公文管理資訊系統整合，有利推動跨機關資訊交換與流通，提升機關競爭 力，縮短服務落差。

(二) 在電子公文系統知覺有用性與易用性方面

使用電子公文降低了文書傳遞和公文編輯的時間，且公文上呈後如需修改，主管可在系統 中直接修改，縮短公文修正往返的時間，而增加了使用上的便利性，相對而言，即可運用節省 下來的時間從事複雜度較高或能處理較多的公文，提升了作業效率。而在檔案管理及保存上更 多了伺服器的存儲，也能減少因檔案散失造成搜尋上的困擾。但若遇到網路連線、軟硬體設備 的不足等需求因素，對電子公文的使用和傳遞均造成阻礙。電子公文也比傳統人工傳遞減少人 力上的使用，節省人力及檔案庫儲的成本，但需要不斷的更新維護，投入一定成本。減少調閱 公文的時間，到檔案室調借的時間次數相對減少，也是提升工作效能的一面，並節省紙張印製 公文的浪費。

(三) 在電子公文系統主觀規範與知覺風險方面

因政策上的要求學習電子公文系統的使用，故能主動去學習，另外電子公文的使用比率每

個月都會進行統計，而要求必頇達到一定的使用率，所以在長官的驅使和工作的需求上，提升 了電子公文系統的使用程度。而目前能轉換為電子公文者皆為無機密的一般公文，而國軍使用 的電子公文系統屬於封閉性，故對網路資訊安全上的疑慮也因此降低許多。