為了詮釋組織中的知識生態,本研究首先以個案研究方法探索組織內的知識生態,並闡 述知識生態的DICE 模式中四個研究構面分別在組織中的存在意涵及其實務上的應用。
第一節、個案研究策略
在研究個案的選擇上,我們以立意取樣策略(Purposeful Sampling)來決定研究對象
(Maxwell, 2001)。根據 Patton(2002)的定義,所謂立意取樣即是刻意選擇某些時間、場 景及研究對象,以便於針對研究問題來提供答案,這是進行質化研究時,考量抽樣決策的最 重要因素。立意取樣的重點在於如何選擇具有豐富資訊內涵的研究個案(Information-rich Case),所謂豐富資訊內涵的個案指的是研究者能夠從個案中獲得研究問題的相關資訊,並足 以解釋研究問題。
在比較多個知識管理個案之後,考量日月光集團已經成功導入知識管理制度,並且具有 豐富的知識管理相關次級資料、書籍雜誌的報導,依據立意取樣的原則,我們選擇了日月光 集團做為研究對象,深入探討組織中知識生態的情形。我們首先從個案公司的網站、雜誌、
書籍、相關研究論文等,收集了有關於個案公司的次級資料,以便對個案公司的背景資料及 知識管理的現況有基本的瞭解。其次,我們深入訪談了日月光公司知識管理專案的主要負責 人R 經理,還有兩個知識社群的主要領導人 A 經理及 G 經理,期望能夠對個案公司的知識管 理推動的狀況有深入瞭解,並用以解釋知識生態理論中所述現象的存在及本模式的應用。
第二節、個案公司知識管理推展狀況
由於半導體產業是高度專業且技術不斷更新的產業,員工的專業知識便成為企業經營上 的關鍵資產。在日月光集團的個案裡,由於工程人員平日的工作負荷大且平均的工作年資又 較為資淺,因此普遍對於問題的解決能力不足。工程師們花很多時間去處理已經發生的問題,
然而在問題還沒有解決之前新問題又接踵而來。因此如果能夠將過去已經發生的問題解決方 法詳實保存下來,並分享給遇到相同問題的工程師,這樣便能有效的縮短問題的解決時間,
提升工程師們的工作能力與績效,因而開始有推動知識管理制度的構想。
日月光集團於民國九十年一月成立「知識管理中心」開始投入推動公司的知識管理制
度,在實施之前,日月光訪問了在半導體產業供應鏈上的幾家代表公司並結合知識管理理論, Learning
知識學 Learning
A P
理文件、教訓訓練文件、專案的結案報告等等。
第五階段:將組織的知識文件應用在平日的工作之中,應用的過程中如果發現有什麼需 要修改的地方,則會不斷的回去修改知識文件並調整知識地圖。必要的時 候,企業的策略及核心競爭力也會跟著調整。
第六階段:組織的知識管理光靠組織的學習文化來促動是無法長久維持下去的,唯有透 過管理制度,例如利用績效考核的方式,將整個知識管理的制度融入到組織 管理之中,才能夠不斷的活化組織的知識管理活動。
以上述的雙環路知識管理架構為基礎,日月光將知識管理的推展工作分成七個步驟,透 過詳細的評估以循序漸進的方式逐漸將知識管理的制度推動到整個組織之中(周龍鴻,
2003),這七個步驟分別是:
步驟一:確認需求的評估。分析知識傳承、分享、交流對於企業的競爭優勢的影響,以 確認公司是否需要推行知識管理。
步驟二:分析企業所需要的知識。分析公司在日常管理所需要的知識及工作所需要的技 能,並結合公司策略來設計所需的知識文件並加以標準化。
步驟三:凝聚高階主管知識管理共識。在此階段知識管理負責人員需要不斷地向高階主 管及重要幹部溝通,告知知識管理的重要性及必要性,務必得到高階主管百分 之百的的支持。
步驟四:重要知識文件標準化。將應用性最高、對客戶價值最高、對製程管理最實用的 文件予以標準化。日月光工程處主要挑選了三種文件進行標準化,分別為異常 管理報告、專案結案報告及在職訓練教材文件。
步驟五:知識管理制度的設計。知識管理的推動過程中需要管理機制的支持,例如知識 再利用的要求、在職訓練制度、對文件評價及文件產出的要求、激勵制度及考 核制度的設計等等。
步驟六:知識管理資訊系統的導入。當知識管理機制成功的在組織內推動之後,引進知 識管理資訊系統可以協助知識分享更具效率。資訊系統背後一定要有完善的知 識管理制度,否則再好再貴的資訊系統也無法成功。
步驟七:知識管理與策略方針的驗證。日月光每年第四季會召開高階主管研討會,以擬 定出下一年度公司的策略方針。在策略方針訂定後,知識管理中心將此方針與 現有的知識管理的文件方向加以驗証,若是偏離公司策略,則於每季高階主管 季會中提出,再由技術經理加以修正知識文件的政策及方向。
日月光的知識管理推動過程中,主要產出的知識文件包括異常報告及問題解決的方法、
專案結束的報告書及基礎教育訓練的教材文件,這些文件由員工們自行撰寫,並提出到知識 社群內討論並修改,經過確認之後再分享到整個集團內。這些知識文件的良窳則是員工的重 要績效考核標準之一,而知識文件的優劣評量指標主要是看文件是否具有嚴謹性(文件的撰 寫是否嚴謹)、合理性(文件是否能夠協助問題合理的解決)、影響性(文件影響的範圍,亦 即文件所提出的解決方案只能夠應用在單一部門或是可以影響到整個公司)。
日月光的知識管理推動是以知識社群為核心,目前已經成功的將知識管理制度、知識分 享文化成功的導入到各個部門之中,以各個部門為單位成立知識社群,並由部門主管做為社 群的領導人推動社群內的知識管理活動。由於知識管理已經隱入組織文化,深植在各個部門 的日常工作,因此也逐漸縮減知識管理中心的編制,目前只剩下三個編制人員,主要負責知 識管理資訊系統的維護(一人)及在職教育訓練的安排(二人)。在日月光的個案中,知識管 理中心可以視為是一種暫時性的任務編組,等任務完成即可功成身退,畢竟知識管理所要追 求的是將知識管理機制融入到員工平日的工作之中,讓知識分享成為組織內的文化,知識管 理的推動自然可以水到渠成。目前日月光約有一百多個知識社群在組織中活絡運作,並成功 的縮短新人訓練或轉調人員的學習曲線、降低重複犯錯的機率、有效的提升企業內部解決問 題的能力,並加快產品的產出及研發的速度,推動知識管理的績效已經在組織中逐漸浮現。
第三節、知識生態分析結果
本節說明我們如何以生態學的角度去觀察個案的知識管理問題,分別從DICE 模式中的 知識分佈、知識互動、知識競爭及知識演化進行探討,並探討知識管理資訊系統在知識管理 中所扮演的角色。個案分析結果彙整於下表。
表3-1、個案研究結果彙整
研究構面 個案詮釋結果
知識生態概念
以知識社群的運作來經營組織知識環境,社群可視 為知識生態中的知識族群,在組織中具有分佈、互 動、競爭、演化生態關係。
知識強度 公司現在分佈著工作任務不同、特性不同、強弱不 同的知識社群。
知識分佈
知識多樣性 社群成員的組成多樣性可以提供多樣化的問題思考 方式,有助於問題的解決。
內部互動
社群內部的互動是知識分享的重要達成手段,此外 由於工作任務很多都是跨部門的,因此社群間的互 動也相當重要。
知識互動
外部互動 因應業務上的需求,平時和外部的廠商間的互動就 相當頻繁。
合作式 為了解決客戶問題,組織內外社群間的合作都是相 當常見的。
知識競爭
衝突式 與外部競爭對手間存在著衝突式競爭。
知識突變 以權責制度配合績效獎懲,促使社群內部不斷的自 我要求向上提升。
知識演化
知識互換 很多的新機器、新技術的知識都必須從外部廠商那 邊獲得。
知識生態對知識管理績 效的影響
知識社群的經營成果會直接反應公司推動知識管理 的成敗,也會影響員工的工作能力,並進而影響到 組織績效。
KMS 的角色 功能完備、設計完善、符合需求的KMS,是推動知 識管理重要的輔助工具。