管理控制系統(MCS)

第二章 文獻探討

第一節 管理控制系統(MCS) 一、管理控制系統的定義

控制是管理功能中重要的一環，是用來確保活動能按計畫完成，並藉此矯正 重大偏差的監督活動過程 Robbins(2002)。企業既使擁有好的規劃能力、組織資 源執行能力，缺乏有效的控制工具，對於營運效率的提升還是有限。控制最重要 的功能就是確保組織目標所作的預防、監控、矯正的行動。目的在於防止企業決 策錯誤，執行過程偏差及時修正，執行績效正確回饋給管理者，再依照獎酬制度 激勵員工。如此才能確保企業營運走在正確的道路上。控制系統是否有效，取決 於對目標的達成有多少幫助。

Anthony(1965)定義管理控制系統是一個流程，可以讓管理者確認資源的取 得以及使用上的效率，並且能夠有效的完成組織既定目標。Kaplan(1983)認為管 理控制的目的，在於經理人決策規劃、控制及評估時，提供有用的資訊。

Merchant(1985）認為管理控制系統功能是為促使公司的員工基於股東最佳利 益，來制訂決策、承擔風險及採取行動。

Simons( 1987)認為管理控制系統是一種以規範訊息為基礎的日常工作流 程，為管理者所用，對組織行為模式進行維護和調整。管理控制系統廣泛的包含 規劃系統、預算制度、環境偵測、競爭者分析、績效報告和評估、資源分配、員 工獎酬等正式化程序。

綜合以上學者定義，本研究認為管理控制系統是用來執行組織既定策略目 標，整合組織資源，設立各個執行的節點加以即時監控、回饋和修正，以最有效 率和最小失誤率的處理流程，做為企業運作順暢的最佳保障。

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(Beliefs systems)

透過基本價值、目

(Boundary systems)

以正式的聲明限制

(Diagnostic control systems)

使用回饋系統來監 (Interactive control systems)

管理者定期且直接

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交互式管理控制系統是一種測量系統，控制重點在於高階管理者認為有策略 重要性的持續變動資訊上。相對於診斷式管理控制系統，交互式管理控制系統的 特徵在於高階管理者的積極涉入，有規律性的專注在控制活動上。並且，這個控 制模式需要所有組織成員持續的專注於交互式控制系統所產生的資訊上。透過交 互型控制系統，高階管理者可以傳遞訊息給所有組織成員，讓他們專注於策略不 確定性的相關控制議題。因此交互式控制系統可以激勵組織成員資訊的蒐集、促 進所有組織層級管理者有更多面談和辯論的機會。參與者透過這個討論回饋的機 會，察覺組織新的機會和威脅，過程中更激發起組織學習的能力、創意點子和策 略的產生。透過這個方式，交互式控制系統可指導且提供輸入(input)的途徑讓 組織創新並且產生漸進式策略。透過找尋新機會和組織學習的過程中，交互型控 制系統培養了創造創新的能力，讓組織能成功的轉化組織能力強化績效。

Simons(1995)指出交互式管理控制系統運作機制的有以下四點特徵：

(一)、交互式管理控制系統所產生的管理資訊必須是重要且時常發生的議題。

(二)、交互式管理控制系統所產生的管理資訊需要所有組織層級管理人持續且有 規律性的關注。

(三)、交互式管理控制系統所產生的管理資訊必須可解釋清楚並且在面對面的會 議中溝通討論。

(四)、交互式管理控制系統所產生的管理資訊是用來挑戰質疑其原先假設和活動 規劃。

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四、管理控制系統和組織能力的關係

圖 2- 1 使用交互式管理控制系統轉化高階主管願景成為新策略

資料來源：Simons (1995)P.102

Simons(1995)指出使用交互式管理控制系統促使組織能力累積。透過管理控 制系統交互式的使用，高階層管理者可以透過訊息的示意，讓下層組織成員知道 該做什麼管理資訊的搜查、重點決策的傳達、以及該注意哪些組織維護與活動監 督的工作。所有的組織成員將積極的互動與對話討論管理控制議題，甚至延伸到 自己職務以外的管理資訊。因此整個系統將交互的互動到最底層的組織成員，直 到經驗不足無法直接參予涉入這個管理控制系統的成員為止。

經由組織成員間的對話、辯論，與整個交互式控制流程中學習和反思，新的策略 思維可能就會漸進式的產生。

診斷式與交互式管理控制系統在組織中有各不同的使用目的。Simons(1995) 認為診斷式管理控制系統是用來衡量及監控產出，並且修正目前所衡量的績效偏 差。因此若用診斷式管理控制系統來協助組織推行意圖式策略，此系統無法激勵 組織管理者去思考新的機會點。然而交互式管理控制系統是專注在策略不確定性 上，因此這個系統會激勵組織管理者不斷的對話溝通及辯論，進而創造組織創新 的競爭驅動力。也就如此，漸進式策略就可能產生。若使用交互式管理控制系統，

將可以克服組織僵固的問題，且此系統對於策略性議題溝通、經理人直接關注於 不確定性上，有助於組織形塑產生新的策略。

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透過以上文獻探討，發展出研究命題

命題 1-1：銀行採用診斷型管理控制系統，對組織能力沒有正向提升的效用。

命題 1-2：銀行採用互動型管理控制系統，對組織能力有正面提升的效用。

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第二節 管理控制系統的權變觀點