在进行办公自动化日常工作中，首先必须掌握的就是办公中的文字处理。本章 首先介绍了文字处理软件的基本知识以及文档处理的工作流程；然后以一个“招聘 启示”文档为例，讲解了从文本录入、内容编辑、格式排版、页面设置一直到打印 操作、网上发布的办公文档处理过程，以制作一篇“通知”公文为例介绍利用公文 向导制作办公公文的方法，并介绍了公文处理的基本规范，以制作一篇“调研报告” 为例，介绍了复杂文档制作的相关知识；最后以流程图和数学公式为例，介绍了办 公文档中图形对象的制作方法。 通过本章的学习，读者应该能够： l 了解文档处理的工作流程和各自内容 l 掌握 Word 文档的录入、编辑和排版 l 熟悉 Word 文档页面设置与打印操作 l 了解常用办公公文的格式与处理规范 l 掌握 Word 大纲视图方式的应用方法 l 熟悉 Word 样式的套用、设置与使用 l 了解 Word 中自动目录与封面的制作 l 掌握 Word 中流程图制作与公式编辑
3.1 文字处理工作内容简介
3.1.1 文字处理与文字处理软件 文字处理是各种办公活动中最基础的工作，也是计算机进入办公室后最早涉及的工作领 域。文字处理需要借助文字处理软件来实现，目前常用的主要是 Microsoft Office 和国产的 WPS Office。需要说明的是，一个好的文字处理软件，决不仅仅是一个誊写工具，更重要的是 要能帮助用户完成写作的全过程：文章构思、编写大纲、输入编辑、结构控制、格式编排直至 打印输出。在网络化环境支持下，还可以实现多人协同合同，共同编辑相关文档，通过设置还 可以保留每个人的修改“痕迹” ，对多人的修改还可以进行合并处理。 如图 31 所示，描述了办公中计算机文字处理的基本工作过程。 实际上，一个好的文字处理软件应该也必须包括以下几个主要功能：图 31 办公中的计算机文字处理过程 （1）文件存储。使用户可以在操作中的任何时候将文件存储起来，使文件不致被破坏、 丢失，同时可以在需要的时候随时调出，这是后面编辑、排版、输出的基本前提。 （2）内容编辑。包括光标移动、定位与选择，移动、复制、修改、插入、删除、查找、 替换等操作，同时在操作错误时能够及时进行撤消。 （3）简单排版。包括字符、段落、页面的排版处理，同时包括一些特殊对象的修饰。 （4）输入校验。软件应该具有内置词典，可以对输入的文字进行查错、纠错或者错误提 示处理，必要时还可以进行语法错误检查；同时还要允许用户自己建立相应的词典。 （5）内容输出。包括打印输出版面、特殊输出效果的定义和设计，以及直接利用网络将 文字处理软件制作的文档作为电子邮件或者网页输出到其他地方。 （6）提供输入/输出接口。使得软件具有了开放性，可以方便地同其他软件或者系统进行 信息交互，如与电子表格、数据库、排版系统以及其他业务处理系统等。 （7）对象的嵌入与链接。好的文字处理软件可将其他系统制作的公式、表格、图画乃至 声音、动画、视频等作为对象与文本链接，实现动态更新和多个软件之间的协同使用。 3.1.2 文字处理软件的操作流程 办公实践中，文字处理软件的操作大多遵循图 32 所示的流程。其中各步骤含义如下： 图 32 文档处理的操作流程 （1）录入。包括文字录入、符号录入以及图片、声音等多媒体对象采集、导入。 （2）编辑。内容录入完成后，必须对文档内容进行编辑，主要包括选取、复制、移动、 添加、修改、删除、查找、替换、定位、校对等。 （3）排版。文档格式排版包括字体、段落格式设置，分页、分节、分栏排版，边框、底 纹设置，文字方向、首字下沉，图文混排设置、多媒体对象排版等。 （4）页面设置。文档在正式打印之前必须根据需要进行页面设置，包括纸张设置、页面 边界设置、装订线位置以及宽度设置、每页行数、每行字数设置、页面页脚设置等。 （5）打印预览。就是先在屏幕上模拟显示文档的打印效果。如果效果可以，就可以进行 打印操作；如果感觉不合适，可以返回编辑状态重新编辑。 （6）打印输出。利用文字处理软件制作的文档最终输出有两个方向：一个是打印到纸张 上，形成纸质文档进行传递或存档；另一个是制作网页或电子文档用来通过网络发布。如果是 前一目的，必须进行打印输出这一环节。它主要包括打印机选择、打印范围确定、打印份数设 置以及文档的缩放打印设置等。 起 草 打印 报领导 审阅 批示 打印 上报 录入 修改 文字录入 文本编辑 格式排版 页面设置 打印预览 打印输出
3.2 简单办公文档制作流程
本节以制作一个某高校的“招聘启事”文档为例，来讲解简单办公文档的制作流程。 【例 31】××大学由于发展需要，有关院系急需招聘负责人，现在学校组织部需制作一 份“招聘启事”对外公布，以便招募人才。 “招聘启事”的制作效果如图 33 所示。××大学招聘启事
××大学是一所××省与教育部共建的综合性大学，学校的发展得到国家、省、市各级领 导的关怀和大力支持。学校于 2001 年通过“211 工程”立项论证，2003 年增列为博士学位授 权单位，2005 年经国家人事部、全国博士后管委会批准设立××××博士后流动站。 学校目前共有 19 个学院，67 个本科专业，涉及文、理、工、法、经济、医学、艺术、管 理等学科门类。为加快学院发展，现面向全国，公开招聘以下三个岗位的合适人员。 u 医学院院长、商学院院长应聘条件 1．事业心、责任感强，有一定的行政管理经验和较强的组织协调能力，勇于开拓进取。 2．有较高的学术水平和英语水平，相关学科博士生导师或正高职称者。 3．身体健康。年龄在 45 周岁以下（条件特别突出者，可适当放宽）。 u 工学院电子工程系主任应聘条件 1．事业心、责任感强，勇于开拓进取，具有奉献精神。 2．有较高的学术水平和英语水平，博士学位或副高以上职称者。 3．身体健康。年龄在 40 周岁以下。 有意应聘者请将个人简历、职称、学历证明及获奖证书复印件、受聘后的工作设想、配偶 情况及本人要求等材料于 2012 年 5 月 30 日前通过信件、传真或电子邮件发至××省××大学 人事处。 邮编：666666，电话及传真：0××1-8888888 电子信箱：o_rsc@×××.edu.cn 详细情况请访问:http://www.×××.edu.cn/ ××大学人事处 2012 年 4 月 20 日 图 33 “招聘启事”的效果图 问题分析：这里的“招聘启事” ，可以按图 32 的操作流程进行制作。需要注意以下几点： l 标题文字要使用特殊字体并且字号较大，以使其效果明显。 l 各类人员前面要设置项目符号，以使其条目清晰。 l 文档格式要正确，页面设置要合适（将内容恰巧调整至一张 A4 纸页面大小）。 下面本节就以该实例的上述操作流程为主线，介绍一般简单文档的处理过程。 3.2.1 文档内容的录入 1．启动软件并设置输入方法 （1）启动 Word 2007 软件。 （2）建立一个新文件，并以“招聘启事”为文件名，将其保存到电脑中的适当位置。（3）按 Ctrl+Shift 组合键，在汉字输入方法之间切换，最终选择合适的输入方法。 2．输入启事的文本内容 在录入过程中，原则上应进行单纯录入，然后再进行编辑排版。单纯录入的原则如下： （1）不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中、段落首行缩进的设置。 （2）不要用回车键进行段落间距的排版，当一个段落结束时，才按回车键。 （3）不要用连续按回车键产生空行的方法，进行内容分页的设置。 如图 34 所示，就是启事内容在进行单纯录入之后的效果。 图 34 启事内容单纯录入后的效果 同时，输入文本时还需要注意 Word 状态栏上“插入”和“改写”两种输入状态的切换， 以及输入方法状态栏上全角与半角、中文符号与英文符号之间的适当切换。 3．特殊符号的录入 除文字外，有时还要输入特殊符号（例如：♂、※、◎、№、§等），方法以下有三种： （1）菜单法：通过“插入”→“符号” （“特殊符号” ）输入。 （2）软键盘法：利用右击输入方法状态栏最右边的“软键盘”按钮，从弹出的 13 种供 选键盘中选“特殊符号” 、 “标点符号”或其他符号键盘，利用按键输入。 （3）键盘法：对于特殊符号，必须采用上述方法来进行输入；而对于常用的标点符号， 除了采用上述方法外，还可以如表 31 所列出那样，充分利用键盘来进行快速录入。 表 31 中文标点符号的键盘输入法 中文标点符号名 标点符号 对应键 符号状态 顿号 、 \ 中文符号 居中实心点 · Shift+2 中文符号 破折号 —— Shift+ 中文符号 下划线 _____ 连续按 Shift+ 英文符号 省略号 …… Shift+6 中文符号 左书名号 《〈 < 中文符号 右书名号 〉》 > 中文符号
3.2.2 文档内容的编辑 1．光标定位 光标定位是将插入点放到文本中适当位置，它是进行文字编辑和排版操作的基础。操作 时，移动鼠标指针将插入点移动到光标要定位位置，然后单击鼠标即可。 2．选择文本 在所有的编辑操作之前，首先必须选择文本。下面列出最常用的几种文本选择方法。 （1）选择内容较少，并且不是整段的选取。把鼠标指针指向文本中的某一点，拖动鼠标 到另一点，放开鼠标左键，两点之间的区域就构成了所选的文本块。 （2）选择内容多，但不是全文时的选取。用鼠标指针单击文本中的某一点，先按住 Shift 键不放，再移动鼠标指针到文本中的另外一点（可以进行翻页），单击鼠标，两点之间的区域 就构成了所选的文本块。 （3）使用看不见的选择栏。在 Word 文本编辑区左边，隐藏着一个选择栏，将鼠标移到 这个区域，鼠标成箭头状。此时，单击鼠标可以选择整行，或者拖动鼠标，可以选择连续的任 意多行，双击鼠标可以选择整段，三击鼠标可以选择全篇。 （4）利用快捷键操作选取。可以适当使用以下几个常见的快捷操作方法。 l 双击单词：选择单词。 l Ctrl+单击文本：选择句子。 l 双击左侧选择栏：选择整段。 l 三击所选段落：选择整段。 l 三击左侧选择栏：选择全文档。 l Ctrl+单击选择栏：选择全文档。 l Ctrl+A：选择全部文档。 l Alt+移动鼠标：选择矩形文本块。 3．修改文本技巧 将光标定位到错误字之后按 Backspace 键，或在错误字之前按 Delete 键，这对修改少数错 误比较有效，但在修改大量文本内容时效率太低。此时，应首先选取出错内容的文本，然后直 接输入新文本，这样既可删除所选文本，又能在所选文本处插入新的内容。 4．复制、移动、删除文本 首先必须选择所要操作的文本，然后才能进行复制、移动、删除操作。操作方法如下： （1）利用快捷键。Ctrl+C 用来复制，Ctrl+V 用来粘贴，Ctrl+X 用来剪切，Delete 键用来 删除，复制与粘贴、剪切与粘贴组合分别实现复制、移动。 （2）命令按钮方法。选择需要编辑的文本后，利用“开始”→“剪贴板”中的有关命令 按钮，也可以实现文本内容的复制、移动、删除等操作。 （3）右键快捷菜单方法。选取需要进行编辑的文本后，右击鼠标，弹出对应的快捷菜单， 利用快捷菜单上面的相关菜单项，也可以实现复制、移动、删除。 （4）鼠标拖动方法。移动鼠标将所选内容拖动到新的位置，就移动了文本；如果按住 Ctrl 键不松手，然后移动鼠标将所选内容拖动到新位置，就复制了文本。 5． “选择性”粘贴的作用 “粘贴”是将复制或剪切的内容原封不动地放置到目标位置，但有时若只想要其中的文
字（而不需要保留其原有的格式），就可以使用“选择性粘贴” 。 在“开始”→“剪贴板”→“粘贴”下面的菜单中，除了“粘贴”之外，还有个“选择 性粘贴”菜单项，单击会弹出如图 35 所示的对话框。只要选择“无格式文本” ，就可以只要 文字而不带原来的格式。其他几个选项读者可自行操作，来查看其效果。 图 35 “选择性粘贴”对话框 6．撤消和恢复操作 文档编辑过程中，出现错误在所难免。Word 会自动记录最近一些操作，用户可选择撤消 其中的错误操作。另外，如果又要取消撤消这个操作，也可以用恢复操作来达到目的。 撤消操作可单击快速工具栏上的“撤消”按钮，或者按组合键 Ctrl+Z；恢复操作可单击 快速工具栏上的“恢复”按钮，或者按组合键 Ctrl+Y，或者单独按功能键 F4。 3.2.3 设置字体和段落格式 字体和段落的格式设置，通过“开始”选项卡下面“字体”和“段落”命令组中的命令 按钮就可实现，复杂的设置通过打开“字体”对话框、 “段落”对话框进行操作。 另外，当一篇文章中某一些字体和段落的格式相同时，为提高排版效率而又能达到风格 一致的效果，可像复制文本内容一样，来复制文本格式，以提高排版效率和质量。 复制格式可以通过“开始”→“剪贴板”→“格式刷”按钮来实现，操作步骤如下： 首先选择被复制的格式化过的文本；然后单击“格式刷”按钮，使光标变成刷子形状； 最后，用刷子形状的光标选择需复制格式的文本，之后它就会与原文本的格式相同。 说明：单击“格式刷”按钮，只能使用一次；双击“格式刷”按钮，可以使用多次，此 时，如果想结束格式的复制时，只要再单击一下“格式刷”按钮或按 Esc 键即可。 本实例中字体与段落格式设置的具体操作不再详述，可以按照以下要求进行。 （1）对于标题，为了使其突出、醒目，可以设置字体为“华文彩云” ，字号为二号并且 加粗、蓝色，段落水平居中，设置段后距为“1 行” 。 （2）把除最后两行之外的其他内容，设置为首行缩进 2 个字符，1.5 倍行间距效果。 （3）对于应聘人员职位的两行，设置字体为“黑体” ，颜色为红色，字号为小四号并且 加粗，设置段前距为“0.5 行” 。 （4）对于职位下面的条件，设置字体为“楷体” ，设置段前距为“0.5 行” 。 （5）对联系方式部分，字体不用做任何设置，只是段前距设置为“0.5 行”即可。 （6）最后的单位和署名，采用为小四号字，段落右对齐且段前距设置为“1 行” 。
3.2.4 添加项目符号与编号 适当地使用项目符号或编号，可以增加文件的可读性。其中“项目符号”主要用于罗列 项目，它们之间没有先后顺序；而“编号”则一般在各个项目有先后顺序时使用。 在“招聘启事”的招聘职位部分，为突出招聘的两类人员，需要使用项目符号来进行表 示；而每类人员又罗列几项应聘条件，需要设置为编号形式，这样使得文档结构清晰。 可以利用“开始”→“段落”命令组中的“项目符号”和“编号”命令按钮，来达到设 置项目符号和编号的目的。操作步骤如下： （1）选择需要设置项目符号的文字内容，即“医学院院长、商学院院长应聘条件” 。 （2）单击“开始”→“段落”→“项目符号”命令按钮右侧的箭头，从打开如图 36 所 示的项目符号列表中选择单击本实例效果图 33 中需要的◆格式项目符号即可。 图 36 项目符号的设置 （3）选择需要设置编号的文字内容，也就是“医学院院长、商学院院长应聘条件”段落 下面对应招聘条件部分的三行内容。 （4）单击“开始”→“段落”→“编号”命令按钮右侧的箭头，从打开如图 37 所示的 编号列表中选择单击本实例效果图 33 中所需要的“1. ”格式的编号形式。 图 37 段落编号的设置 （5）按照同样方法，设置“工学院电子工程系主任应聘条件”行及下面的条件内容。 设置字体和段落格式，并添加项目符号和编号后， “招聘启事”文档就如图 33 所示。
3.2.5 页面设置 “招聘启事”文档在打印之前，首先要进行页面设置，包括纸张方向、纸张大小、页边 距等，这些可以通过“页面布局”→“页面设置”命令组中的相关按钮或打开“页面设置”对 话框来进行设定。如图 38 至图 311 所示，该对话框有四个选项卡，分别实现不同功能。 1． “纸张”选项卡 “纸张”选项卡用来设置纸张大小和纸张来源，如图 38 所示，其中“纸张大小”列表列 出了默认打印机支持的纸张的型号、尺寸，它的下面表示了相应纸的宽度和高度；如果在列表 中选择“自定义大小” ，就可以通过设置宽度和高度来定义纸张的大小。 对于“招聘启事”来说，纸张可设置为 A4，来源选择默认纸盒即可。 2． “页边距”选项卡 “页边距”选项卡如图 39 所示，用于设置纸张方向和页边距。页边距是指可编辑区域与 纸张边界的距离，根据不同需要定义页边距，可以使打印出来的文档更加美观。 图 38 “页面设置”对话框/“纸张”选项卡 图 39 “页面设置”对话框/“页边距”选项卡 “纸张方向”的设置通过选择“方向”中的“横向”或“纵向”来实现，而“页边距” 根据需要，选择文本距纸边的上、下、左、右的距离即可，在预览框中可看到效果。 如图 39 所示， “招聘启事”各种边距均设置为 2.5 厘米即可，纸张方向为纵向。 3． “版式”选项卡 “版式”选项卡如图 310 所示，用于设置页眉、页脚的显示方式、距边界的大小，以及 页面垂直对齐方式，在其中可以进行如下操作：选择“奇偶不同”或者“首页不同” ，可以对 首页或奇偶页设置不同的页眉页脚； “垂直对齐方式”中选择“顶端” 、 “靠上”或“居中” ，可 以设置一页中文字内容在垂直方向的不同对齐方式。 对于本节的“招聘启事” ，按照如图 310 所示的默认设置即可，不用再进行操作。 4． “文档网格”选项卡 “文档网格”选项卡如图 311 所示，在其中可以设置每页的行数，每行的字符数。这两
个值与纸张的大小、页边框的宽度、字体的大小、排列方式都有关。 图 310 “页面设置”对话框/“版式”选项卡 图 311 “页面设置”对话框/“文档网格”选项卡 3.2.6 打印预览 在打印之前，可以使用打印预览先查看一下整体的打印效果。操作步骤如下： （1）单击“Office 按钮”→“打印”→“打印预览” ，出现预览窗口，如图 312 所示。 图 312 打印预览效果 （2）打印预览窗口中有一个浮动工具栏，如图 313 所示，工具栏上从左到右依次提供了 打印、页面设置、显示比例、预览等几组命令，其中包括了许多相关的命令按钮。
图 313 “打印预览”窗口中的工具栏 （3）当文档内容没有全部显示时，可单击滚动条上的下三角按钮继续预览其余内容。 （4）单击“关闭打印预览”按钮，即可返回到编辑窗口界面。 3.2.7 文档的打印输出 1．打印操作的基本步骤 在“招聘启事”完成并且效果满意后，就可以进行打印。操作步骤如下： （1）单击“Office 按钮”→“打印”→“打印”命令按钮，打开如图 314 所示的“打印” 对话框。 图 314 “打印”对话框 （2）在“页面范围”选项区选择“全部” ，在“份数”栏内输入打印份数数字。 （3）单击“确定”按钮，就可以开始打印。 2．打印操作的其他方式 （1）文档的快速打印。直接单击快速工具栏的“打印”按钮或在打印预览窗口中按“打 印预览”工具栏上的“打印”按钮，都可以按默认的设置将整个文章快速打印一份。当 Word 进行后台打印时，会在任务栏上显示打印的进度。 （2）一次连续打印多篇文档。单击“Office 按钮”→“打开”菜单项，然后在“打开” 对话框中选择需要打印的多个文档（需要 Ctrl 或 Shift 键的配合），右击弹出快捷菜单，从中 选择“打印”选项，即可一次性连续打印多篇文档。 （3） “打印”对话框中其他常用项目设置。 ① 选择打印机：在“打印机”选项区，单击“名称”下拉列表框中的下三角按钮，可以 显示系统已经安装的打印机列表，从中选择需要使用的打印机。 ② 选择打印内容：在“打印内容”下拉列表框中可以选择打印内容。 ③ 选择或设置打印范围：在“页面范围”选项区可以选择或设置打印范围，选择“当前 页” ，打印的是光标所在页内容；选择“全部” ，将打印整篇文章；要打印文档中被选择的内容，
可选择“选定内容” ；如要打印指定的页码，可通过输入打印页码来挑选打印，页码选择的规 则是：不连续页之间用英文状态的“,”号，连续页之间用英文状态的“”号，例如：输入 1,3,6,811，表示打印第 1、3、6、8、9、10、11 页的内容。 ④ 进一步设置要打印的部分：在“打印”下拉列表框中，可以进一步设置要打印的部分。 例如：选择“奇数页”将只打印指定范围内的奇数页。 ⑤ 手动双面打印：在利用送纸盒或手动送纸的打印机进行双面打印时，利用“手动双面 打印” 功能可以大大提高打印速度， 避免打印过程中的手工翻页操作。 如先打印 1、 3、 5、 7…… 页，然后把打印了单面的纸张放回纸盒再打印 2、4、6、8……页。 ⑥ 打印多份文档：在“打印设置”对话框的“副本”选项区“份数”栏中输入或选择份 数就可以打印多份；同时还可以通过设置或取消“逐份打印”对多份的打印方式进行设置：当 多页文件、多份打印时，如果想要输出的顺序是第一份的全部内容、第二份的全部内容……应 该设置逐份打印，即需要选择“逐份打印”复选框；如果想要输出的顺序是每份的第一页、每 份的第二页……则应该取消“逐份打印”的设置。 ⑦ 文件的缩放打印：Word 可根据不同的纸型来进行文档的缩放打印， 所以可不必调整页 边距或换行符。这可以通过在“打印”对话框选中“缩放”中相关的设置来实现：调整文档比 例使其可在更小或更大的纸型上打印；在一张纸上打印一篇两页或多页的文档。 3．文档打印操作时的相关问题 （1）设置打印机属性和打印设置。在打印时，有时候会碰上一些问题，如打印出来的文 字颜色太淡、不能横向打印或分辨率不高等。要解决这些问题，就需要设置打印机的属性。 在图 314 所示的“打印”对话框中，单击“属性”按钮，可以打开如图 315 所示的“打 印机属性”对话框，在其中可设置打印的纸张大小、打印方向、打印质量以及打印的浓度等。 修改完毕后，单击“确定”按钮，以后的打印都将按此设置进行。 此外，在图 314 所示的“打印”对话框单击“选项…”按钮，可以打开如图 316 所示的 “Word 选项”对话框，并自动切换到“显示”选项卡，显示出与打印有关的选项内容。 图 315 “打印机属性”对话框 图 316 “打印选项”项目 （2）暂停和终止打印。在打印过程中，如果要暂停打印，应首先打开“打印机”窗口， 然后双击当前默认的打印机图标。在打开的打印机窗口中，选中正在打印的文件，然后右击鼠 标，在弹出的快捷菜单中选择“暂停打印” ；如果在快捷菜单中选择“取消打印” ，则可取消打 印文档。
如果使用的是后台打印，只需双击任务栏上的打印机图标即可取消正在进行的打印作业。 此外，单击任务栏上的打印机图标，在出现的“打印机”对话框中选择“清除打印作业”选项， 也可立即取消打印作业。 不过即使打印状态信息在屏幕上消失了， 打印机还会在终止打印命令 发出后打印几页内容，这是因为许多打印机都有自己的缓冲区。 3.2.8 文档的网上发布 如果需要，办公文档也可以制作为网页格式文件，发布到网络上面。操作步骤如下： （1）单击“Office 按钮”→“另存为”命令，弹出如图 317 所示的“另存为”对话框。 图 317 将“招聘启事”另存为“网页”格式 （2）在图 317 对话框中，将“招聘启事”文件的“保存类型”设置为“Web 页”格式， 使之变为.html 文件（网页）。 （3）利用网络办公中“网上信息发布”的方法，可以将网页格式的“招聘启事”文档发 布到网上指定位置，供更多的上网人士查阅。
3.3 公文行文规范及其制作
在现代化办公中，撰写公文是一项基本的工作。本节讲解办公中公文的编辑和制作方法， 并以一个“通知”公文为例介绍办公公文的直接制作方法和根据向导的制作方法。 3.3.1 办公公文的行文规范 1．公文种类 国务院于 2000 年 8 月发布，2001 年元月开始执行的《国家行政公文处理办法》，将我国 各级机关正式发布的公文归纳为：命令、议案、决定、意见、公告与通告、通知、通报、报告、 请示、批复、函和会议纪要。此外，党政机关和企事业单位等机关还有一些其他的常用公文， 包括计划、总结、简报、调查报告、会议报告、记录、大事记、论文等。 2．公文格式 公文格式是指公文的组成项目及其区域划分、公文书写、排版要求、用纸规格等，它是 公文具有权威性的表现。从外观结构看，公文一般由文头、正文、文尾三部分组成。（1）文头部分。包括秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、公文标题等。 l 秘密等级分秘密、机密和绝密三种，标注在首页左上角。无密级则不填。 l 紧急程度分特急、急件、普通三种，标注在首页左上角密级下方，无时限则不填。 l 发文机关标识。由发文机关全称和公文文种组成，如“×××市人民政府文件” 。 l 发文字号。由发文机关代字、发文年度和发文顺序组成，如“国发[2008]165 号” 。 l 公文标题。由发文机关名称、公文主题、公文种类组成，标题中除法规、规章名称加 书名号外，一般不用标点符号。标题位置在发文字号下方居中书写。标题排列，可用 一行或多行居中书写。如为多行，应尽量照顾各行的词意相对完整。 l 主送机关。 这是发文机关要求公文予以答复和知照的对方机关。 顶格书写在标题下方。 如果需要抄报几个上级机关，可用并报和抄报形式。 （2）正文部分：是公文的主体部分。每段首行一律空两个字位，回行要顶格。公文中的 数字，除发文字号、统计表、序号、百分比和其他必须用阿拉伯数字之外，一般用汉字。 （3）文尾部分。包括公文署名、成文日期、主题词、抄送机关、印发机关和时间等。 l 公文署名：分为发文机关署名和领导人署名。署名位置在正文的右下方。 l 成文日期：位于发文机关名称以下的位置。 l 主题词：用作公文主题检索。位于抄送机关之上，顶格书写“主题词”字样。 l 抄送机关：该栏写在末页下端，上下用两条等宽的细线作界线。 l 印发机关和印发时间：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占 1 行位置。 印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 l 共印份数：放到印发机关和印发时间下面，形式为“ （共印 90 份） ” ，右对齐。 3．公文用纸 公文用纸的国标标准为 A4 型（长 297 毫米、宽 210 毫米），公文用纸天头（上边距）为 37mm±1mm，公文用纸订口（左边距）为 28 mm±1mm，版心尺寸为 156 mm×225mm（不 含页码）。布告、通告、公告的用纸还可视情况来具体确定纸张大小。 4．公文用字 l 字号按发文机关标识、标题、小标题、正文及注释的顺序，从大到小选用。 l 发文机关标识，推荐使用高 22 毫米、宽 15 毫米黑变字体或小初号宋体字。 l 联合行文，推荐用小初号字。 l 公文标题、小标题，分别推荐使用小二号、三号宋体字。 l 秘密等级、紧急程度和各标记字符或其他重点字句，推荐使用三号黑体字。 l 主题词，推荐用三号宋体字。 l 一般公文正文、主抄送机关、附件说明、发文字号、成文日期、印发说明等，推荐用 三号仿宋体字。正文中如有小标题，可用三号小标宋体字或黑体字。 3.3.2 利用 Word 编排公文 【例 32】为了促进政务信息化的发展，××省政府领导想在全省开展一次政府网站的评 比活动。省政府责成信息产业厅，制作一个通知，以正式公文形式下发到相关部门。 根据上面介绍的行文规范，该通知的内容以及打印的格式应该如图 318 所示。 下面介绍利用 Word 2007 来创建上面图 318 所示的“通知”公文。操作步骤如下： （1）启动 Word 2007，新建一个空白文档。
××省信息产业厅文件
×信发[2012]12 号 关于开展我省市厅级政府部门网站评比的通知 各设区市政府、省直有关部门∶ 根据“省信息化工作领导小组第四次会议”精神，决定对设区市 政府、省直部门政务网站进行展评，现将有关事宜通知如下： 一、组织领导：由省信息办组织实施，省信息产业厅具体承办。 二、评比对象：省政府组成部门和所有设区的市一级政府。 三、评比时间：定于 6 月上旬随机进入部门网站进行测试评比。 四、评比内容和奖励：参见附件 1，附件 2。 联系人：××× 电话：××××-×××××××× 附件 1：《政务信息网情况调查评比》 附件 2：《政务信息网情况调查表》 ××省信息产业厅 2012 年 4 月 22 日 主题词：政府网站 调查评比△ 政务信息 通知 抄送: 省政府办公厅 国家信息和工业化部 ××省信息产业厅办公室 2012 年 4 月 22 日印发 （共印 90 份） 图 318 通知的制作效果图 （2）进行页面设置。其中“页边距”设置为，上：3.7 厘米，下：3.5 厘米，左：2.8 厘 米，右：2.6 厘米； “文档网格”设置为： “每行”28 个字符， “每页”22 行。 （3）制作发文机关标识。输入文字“××省信息产业厅文件” ，并设置为小初号、宋体、 加粗效果、红色，段落居中，段前距设置为“12 磅” ，最终效果如图 319 所示。 图 319 发文机关标识的制作效果 （4）制作发文字号。输入文字“×信发[2012]12 号” ，并设置为宋体、四号字，段落居中。 （5）红色线条的制作。单击“插入”→“插图”→“形状”命令按钮，从弹出的下拉列 表中选择“直线”工具，在上面制作好的发文字号下面，通过鼠标拖动，并按下 Shift 键，画 出一条长度与页面文字输入区域宽度一样的水平直线； 然后右击该水平直线， 从弹出的快捷菜 单中选择“设置自选图形格式”菜单项，之后出现如图 320 所示的“设置自选图形格式”对 话框，在其中的“颜色和线条”选项卡中将颜色设置为“红色” ，粗细设置为“2.25 磅” ；最后 单击“确定”按钮，即可得到所需的红色线条效果。 （6）输入公文正文的标题文字“关于开展我省市厅级政府部门网站评比的通知” ，并设 置为小二号宋体字，段落居中，段前距和段后距都设置为“0.5 行” 。图 320 “设置自选图形格式”对话框 （7）输入正文，并设置为三号仿宋体，其中标题进行加粗处理，首行缩进两个字符。 （8）输入公文署名和成文日期，设置为三号仿宋体，段落水平方向设置为右对齐。 （9）主题词、抄送机关、印发机关和印发时间以及打印份数的制作。对于这些内容的制 作，可以在文档的最后插入一个表格来进行处理。具体操作步骤如下： ①单击“插入”→“表格”→“表格”命令按钮，插入一个 1 列 4 行的表格。 ②在表格的第 1 行到第 4 行，依次输入主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、打印 份数所对应的文字（印发机关和印发时间之间要插入一些空格），设置字体四号仿宋体，前面 三行的段落对齐方式为“左对齐” ，最后一行为“右对齐” ，效果如图 321 所示。 图 321 利用表格来处理主题词等文尾信息 ③ 选中表格，右击，从快捷菜单中选择“表格属性”菜单项，打开“表格属性”对话框， 在其中的“表格”选项卡中将“对齐方式”设置为“居中” 。 ④ 选中表格，单击“表格工具”→“设计”→“表样式”→“边框”命令按钮右边的箭 头，从弹出的边框类型列表中选择“内部框线” ，从而取消表格上、下、左、右面的边框线， 而只剩下中间的三条水平线，如图 322 所示，达到了公文的规范化格式要求。 图 322 取消表格外框线使之符合公文格式规范 （10）将文档进行保存处理。制作好的公文通知最后效果如图 318 所示，经过打印预览 后，如果对内容和排版的效果都满意，就可以向有关领导呈报，待领导下达签发指令后，就可
以打印分发该通知。 3.3.3 套用模板来创建公文 上面采用的是直接创建的方法来制作公文，其实在 Word 中可以套用模板来创建模板。所 谓模板，是指其中定义了标题格式、背景图案、表格项，甚至某些通用文字的一类文件。在 Word 中，提供了一些常用的模板。善于利用模板，可以使办公处理工作事半功倍。 【例 33】请利用 Word 2007 中的现成模板制作图 318 所示的“通知”公文。 问题分析： 在 Word 2003 以前的版本， 当完整地安装软件之后， 就提供了很多常用的模板， 其中包括“现代公文”模板。而从 Word 2007 开始，微软公司却将很多模板都放置到了其官方 网站上。 正版用户可以方便地从其网站上下载各种相关的模板， 用户也可以将自己创建的模板 文件发布到网站上，供更多的用户共享。下面就以编者从网上下载的一个公文模板为例，介绍 利用模板文件来创建公文的操作方法。具体操作步骤如下： （1）启动 Word 2007。 （2）单击“Office 按钮”→“新建”菜单项，弹出图 323 所示的“新建文档”对话框， 从左侧的“模板”区域可以看到已经安装的模板、我的模板、根据现有文件创建等信息，可以 选择之后在其基础上来创建相应的文档；另外，如果本地电脑上没有所需要的模板，还可以在 下面的“Microsoft Office Online”下的类型列表中选择，然后在本机连接因特网的情况下，到 微软公司 Office 软件的官方网站上去下载，再安装到本地机器。 图 323 Word“新建”对话框中的“公文向导” （3）单击图 323 中“模板”区域下面的“我的模板”菜单项，弹出如图 324 所示“新 建”对话框，其中已经有编者已经事先下载、安装好的“公文模板” 。 说明：对于用户的电脑来说，上面的“新建”对话框中的模板的数量和内容可能是不一 样的。根据需要，用户可以自己从网上下载不同的模板，以方便自己的办公处理。 （4）选取图 324 中的“公文模板”图标并单击“确定”命令按钮后，将很快生成一个基
于原公文模板的一个空白公文文档，如图 325 所示，其中各个部分的格式已经设置好。 图 324 “新建”对话框中的“公文模板” 0000001 机密★ 1 年 特 急
×××××文件
×××〔20××〕××号 关于×××××××的通知 ××××××××： ××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××× ××××××。 附件：1.×××××××××××× 2.×××××××××××× ××××××××××× 二○××年××月××日 主题词：××× ×××× ×××× 抄送：××××××××，××××××××，××××××× ××××。 ×××××××××××× 二○××年××月××日 印发 （共印××份） 图 325 利用“公文模板”创建的一个空白公文 （5）根据需要，用实际的文本内容替换空白文档中的一系列“×××”即可。 说明：用户也可以将【例 32】中自己创建的公文保存为模板，以便以后套用。操作方 法是：打开设置好格式的公文，单击“Office 按钮”→“另存为”菜单项，在弹出的“另存 为”对话框中选择保存类型为“Word 模板” ，并将其保存到制定位置即可，这样以后就可以 快速建立基于该模板的公文。这对于经常需要制作本单位公文的用户来说非常有效。3.4 复杂长文档的编排方法
在实际办公业务中，有时还需要处理一些复杂文档，比如长篇的调研报告、工作总结、 生产计划或者学术论文等。这类文档页码较多，结构复杂，有其专门的编排方法。 本节利用 Word 的复杂文档的编辑与排版功能，介绍了一篇调研报告的编排过程。 【例 34】按照学校的要求，某学校现代教育技术中心的几位教师对学校多媒体教学情况 进行了调研。通过调查研究，他们发现当前高校多媒体教学中存在一些亟待解决的问题。于是 他们决定成立专门课题组，认真深入研究，传写调研报告，以便发现问题，找到不足，提出解 决问题的对策，合理确定保证今后学校多媒体教学质量的保障体系。 现在课题组已将情况调查清楚，资料搜集完整，需要由负责人撰写课题的调研报告。由 于目前学校主管领导已经不再接收手稿报告，现在负责人必须自己编排打印该报告。 编排效果：整个报告的编排效果如图 326 所示，是用 Word 2007 完成的，共 15 页。因页 码内容太多，只显示了全部论文整体排版后的总体页面显示效果，第 1 页为封面，第 2 页为目 录，第 15 页下半部分为参考文献，其余中间部分为论文正文，第 6 页、第 7 页正文中插入了 表格， 表格的标题中还加入了一些说明和解释信息， 这些内容以脚注的形式显示在本页最下面， 第 7 页还有图表，除封面页、目录页外，其他页面均标有页码和页眉。 图 326 调研报告的整体排版效果 问题分析：完成该调研报告的基本过程如下：首先，根据调研情况和问题分析，草拟文章大纲，设置各级标题的不同编号样式；其次，在标题下添加具体文字材料和表格、图形、注 释信息、参考文献等，并根据需要再适当调整标题的顺序；再次，统一文档各级标题的格式， 设计封面，插入目录，编制页码，设置页眉；最后进行页面设置，打印输出。 另外，在制作本论文时，还需要注意以下几个原则： l 文档要符合调研报告的格式规范，页面设置要合适，字体段落格式要得体。 l 论文中各级标题文字要醒目，同一级标题的编号格式要一致。 l 页眉页脚的设置要体现专业文章排版的风格（奇数页与偶数页要设置的不一样）。 l 报告中的注释内容、参考文献，要注意必须利用脚注和尾注的方式来设置。 l 对于比较长的调研报告，为了方便查看内容提纲，很有必要制作封面和目录。 l 中间的图形、表格、图表大小要合适、位置要恰当，要有相应的名称标柱。 3.4.1 输入调研报告文档内容 （1）启动 Word 2007，新建一个空白文件，并进行一定的页面设置：A4 纸，上下左右边 距均设置为 2.5 厘米，纸张纵向，并设置页眉和页脚“首页不同” 、 “奇偶页不同” 。 （2）按照 3.2.1 节介绍过的单纯输入原则，输入调研报告的所有文字内容，先不用考虑 其格式设置，另外要注意各级标题的编号事先设计好，一并输入（不建议使用 Word 自身所带 的多级列表编号，即便是设置成 1，1.1，1.1.1 样式的多级编号，也建议自己输入）。 说明：可以在大纲视图下先输入论文各级标题，然后再在对应标题下输入各自的内容， 这要求操作者必须熟悉大纲视图方式的应用：单击任务栏上的“大纲视图”按钮，即可切换 到大纲视图方式，如图 327 所示，此时屏幕文本区上面将添加一个“大纲”功能选项卡，利 用上面提供的升级、降级、上移、下移以及显示层次等按钮，可以方便地对文档的顺序结构 和显示方式进行调整，这是在一般的页面视图下所无法实现的。 图 327 “自定义多级符号列表”对话框 （3）在报告中的适当位置插入表格、图形和图表等对象，并作好环绕方式的设置，起好
表格和图形、图表的编号和名称，其中：图形的序号、名称要以图题的方式（如“图 xx 操 作流程图” ）放到图形下面，而表格的序号、名称要以表题的方式（如“表 xx 公司销售表” ） 放到表格的上方。一般来讲，图形的环绕方式都设置为“嵌入型” ，而关于表格和图表的制作， 本书将在后续的章节进行详细的讲解。 另外， 对于这种以文字为主的调研报告中的表格和图表， 可以在其他地方利用 Excel 软件先制作好，然后复制到报告中。 （4）全部图文内容都输入完毕之后，将报告以其标题“我校多媒体教学现状调研及其质 量保障体系问题研究”作为文件名，保存到一个适当的位置。 3.4.2 使用样式统一文档格式 对于各级标题以及文档中的各种不同对象， 可以通过使用样式来进行格式的统一。 在 Word 2007 中提供了丰富的文档样式，可以直接套用这些样式，也可以对这些样式进行一些个性化 的修改，甚至自己设计一定文字对象的专门样式，以便以后套用。 样式设置的一大好处在于：当对样式进行修改后，所有基于该样式的对象都会同步变化， 所以，有人形象地把“样式”说成是“可以存储的格式刷” 。 使用样式可以很好地统一本实例调研报告中的文档格式。操作步骤如下： （1）把调研报告的题目套用“标题 1”样式。操作时，首先选取调研报告的题目，然后 单击“开始”→“样式”→“标题 1”命令按钮，很快报告的题目就设置为预先设置的“标题 1”样式效果，如图 328 所示。可以根据需要，再对其进行一定格式的局部调整。 图 328 调研报告的题目套用“标题 1”样式的效果 （2）把“第 1 章 前言”的章标题套用“标题 2”样式。按照与上面步骤（1）类似的方 法进行操作，并对套用后的格式再进行一定的调整，最终的效果如图 329 所示。 图 329 章标题套用“标题 2”样式的效果 （3）选定上面设置好格式的章标题，然后双击格式刷，去刷取调研报告中的其他章标题， 这样使得整个调研报告中的有章的标题，都设置为统一的格式，并且都是二级标题。 （4）按照与操作类似的方法，再对报告中的所有节标题，套用“标题 3”样式。 （5）根据需要，再把报告中的其他项目标题、表格标题、图形标题都套用样式。 经过以上操作之后，整个调研报告文档中的相关内容都有了统一的格式。
3.4.3 脚注与尾注的添加 “脚注”与“尾注”可以起到补充、解释、说明的作用。在 Word 中，添加脚注与尾注的 操作类似，不同之处在于二者的位置不一样：脚注的内容是在当前页下面显示，而尾注的内容 在文档的最后面显示。下面以添加脚注为例说明其操作方法。操作步骤如下： （1）先将光标定位在需要插入脚注的位置，也就是需要进行解释的文字处。 （2）单击“引用”→“脚注”→“插入脚注”命令按钮，之后在当前页的下面画出一条 左对齐的短直线，下面显示出一个数字“1” ，光标停留到它的后面；同时，原来光标所在位置 也添加上一个上标数字“1” ，如图 330 所示。 图 330 插入脚注的编辑界面 （3）在页面下面的脚注区“1”的后面，输入需要进行解释和说明的文字即可。 如图 331 所示，就是设置好的脚注效果。此时，如果将光标指向正文中需要解释的文字 所在符号“1”的时候，脚注的对应文字内容也会马上在当前位置显示出来。 图 331 设置好的脚注效果 说明：单击“引用”→“脚注”命令组中右下角的展开按钮对话框，将打开如图 332 所示的“脚注与尾注”对话框，在其中可以根据需要选择“脚注”或“尾注”单选按钮，从
而设置脚注或尾注，同时在其中还可以选择编号的格式（如图 333 所示，其中给出了各种的 不同形式供选择），并可以确定其编号，以及选择编号是否要连续排列等选项设置。 图 332 “脚注和尾注”对话框 图 333 可以设置的不同编号格式 3.4.4 目录的制作 Word 可方便地抽取标题文字，快速制作随文档内容更新的自动目录。操作步骤如下： （1）将光标置于调研报告正文的最前面，按下 Ctrl+Enter 组合键，插入一个分页符，从 而在原文档的前面添加了一个空白页。 （2）在新建空白页的最上面输入“目录”两个字，设置段落居中，字号设为三号。 （3）按下 Enter 键，将光标放置到“目录”文字所在行的下一行。 （4）单击“引用”→“目录”→“目录”命令按钮，从弹出的下拉菜单中选择“插入目 录”菜单项，打开“目录”对话框，并切换到“目录”选项卡，如图 334 所示。 （5）在如图 334 所示的对话框中检查“打印预览”中的显示是否符合要求。 （6）确定无误后，根据需要可以选择是否要显示页码、页码是否右对齐，并可以设置制 表符前导符号、目录格式以及目录层次，然后单击“确定”按钮。 之后，系统将会自动抽取设定层次的标题文字，生成一个自动目录，如图 335 所示。 图 334 “目录”对话框中的“目录”选项卡 图 335 自动目录的制作效果 说明：按照这种方法建立的自动目录，除了是一个检索工具，方便查看各级标题所在页 码之外，还有两大好处：第一，具有超级链接功能，能起到了导航作用。也就是当使用者将
鼠标指针移动到需要查看的标题上，待鼠标指针成为手状后单击，系统会自动跳转到指定内 容位置。第二，可以方便地进行目录的内容更新。当文章增删或修改内容，从而造成页码或 标题发生变化后，不必手动重新修改页码，只要在目录区中右击鼠标，从弹出如图 336 所示 的快捷菜单中选择“更新域”菜单项，随后在出现的如图 337 所示的“更新目录”对话框中 根据需要选择“只更新页码”或“更新整个目录” （选择此项，则当修改、删减标题时，不 仅页码更新，目录内容也会随着文章的变化而变化），最后单击“确定”按钮即可。另外， 选中目录区后，按 F9 键也会出现“更新目录”对话框。 图 336 目录区对应的快捷菜单 图 337 “更新目录”对话框 3.4.5 封面的制作 调研报告完成后，为了使整体效果更正规，应该在前面加一个封面。操作步骤如下： （1）将光标放置到前面的“目录”文字前面，也是整个文档（包括目录）的最前面。 （2）单击“插入”→“页”→“封面”按钮，弹出各种封面类型，如图 338 所示。 图 338 各种封面样式的列表显示 （3）从中选择一种封面类型（本例中选择“传统型” ），并单击其所对应的按钮。 （4）之后，将在文档的最前面插入一个单独的目录页，在该页合适的位置，已经设置好 了文章类型、文章标题、作者单位、作者姓名以及撰写时间等信息。 （5）根据实际需要，在相关位置输入本文档封面的相关信息，并进行适当排版即可。
如图 339 所示，就是选取“传统型”封面并输入相关文字信息后的最终封面效果。 图 339 封面的制作效果 3.4.6 页眉的设置 在本实例调研报告中，正文部分设置有页眉，页眉中包含了页码和报告题目、报告任务 类型等信息。如图 340 所示，报告正文中的首页、偶数页、奇数页的页眉设置，格式和内容 是不一样的——首页的页眉区没有任何内容； 偶数页的页眉内容为页码和调研报告的题目 （ “我 校多媒体教学现状调研及其质量保障体系研究” ），其中调研报告的题目居中而页码靠左对齐； 奇数页的页眉内容为调研报告的任务类型（ “××大学高教研究会 2008 年度重点调研课题” ） 和页码，其中调研报告的任务类型居中而页码靠右对齐），另外，该调研报告的封面页和目录 页面中不设置页眉，页码也是从正文才开始编号。 在完成上述页眉的设置过程中，需要注意以下几点内容： （1）插入页码的操作，可通过单击“插入”→“页眉和页脚”→“页码”命令按钮来实 现；而插入页眉，可通过单击“插入”→“页眉和页脚”→“页眉”命令按钮来实现。 （2）要想使首页、奇数页、偶数页的页眉不同，操作时只要先在“页面设置”的“版式” 对话框中将“页眉页脚”区域的“奇偶页不同”和“首页不同”选上，然后再设置页眉页脚， 系统就会提示单独地设置首页、奇数页、偶数页的不同页眉。 （3）要想使封面、目录中不显示页眉，而在正文中显示页眉，操作时需要在目录的最后 插入一个从“下一节”开始的分节符，使封面、目录与正文内容分别属于两个“节” ，这样在 两个不同的“节”中就可以进行不同的操作——可以在封面、目录中不设置页眉，而在正文中 可以设置页眉。但是，在设置正文的页眉时，一定要记住将如图 341 所示“页眉页脚”工具 栏上的“链接到前一条页眉”按钮按下，使之不起作用，否则在后面对正文区中设置的页眉， 也会作用于前面的封面和目录中，达不到本例页眉设置的目的需要。
（a）正文“首页”无页眉 （b）正文“偶数页”的页眉 （c）正文“奇数页”的页眉 图 340 出现在首页、奇数页和偶数页的不同页眉 图 341 “页眉页脚”工具栏上的“链接到前一条页眉”按钮
3.5 办公中的图形对象制作
在办公中有时还会用到图形对象。本节介绍简易流程图的制作以及数学公式的编辑。 3.5.1 办公中流程图的制作 在办公中使用一些简易的流程图，可以简洁明了地说明完成某件事情的过程。 【例 35】请绘制如图 342 所示的“电话银行操作流程图”的部分内容。 问题分析：本流程图的制作主要运用了流程图基本图形使用、带箭头直线的绘制以及文 本框设置等相关内容，这也是制作流程图所必须使用的基本工具。具体操作步骤如下： 1．绘制图框 （1）单击“插入”→“插图”→“形状”命令按钮，从弹出基本图形形状列表的“流程 图”区域中选择“过程”按钮（方块），待鼠标变成十字型，在文档的编辑区按住鼠标左键进行拖动，画出流程图中的第一个过程图框。 图 342 电话银行操作流程图（部分） （2）选中画好的第一个过程图框，按下 Ctrl 键拖动，再复制出四个一样的图框。 （3）按照步骤（1）的操作，再次选择“流程图”区域中的“决策”按钮（菱形），通过 鼠标拖动，画出所需的决策图框。 （4）根据实际需要，调整图框之间的相对位置，最后的效果如图 343 所示。 2．输入文字 （1）选中第一个图框，右击选择“添加文字” ，然后输入“95559 电话银行” 。 （2）用同样的方法，将其他图框分别添加上文字“按 1 键” 、 “自动服务” 、 “人工服务” 、 “输入卡号、密码，按 1 键” 、 “电话费服务” 。 （3）按下 Shift 键，然后连续单击多个框图，使所有框图都被选中。 （4）在“开始”→“字体”命令组中，将字体设为宋体、五号，效果如图 344 所示。 图 343 绘制图框 图 344 输入文字 3．框图的分布 （1）按下 Shift 键，然后依次选中“95559 电话银行”图框和“按 1 键”图框。 95559 电话银行 人工服务 自动服务 电话费服务 按 1 键 是 否 输入卡号、密码，按 1 键 95559 电话银行 人工服务 自动服务 电话费服务 输入卡号、密码，按 1 键 按 1 键
（2）单击“绘图工具”→“格式”→“排列”→“对齐”命令按钮，从弹出的菜单中选 择“左右居中”菜单项，如图 345 所示，这样操作之后两个图框就都会水平居中。 图 345 设置选中的对象“左右居中” （3）利用相同的方法让“自动服务” 、 “输入卡号、密码，按 1 键”和“电话费服务”三 个框图“水平居中” ，整体位置比上面的两个框图位置靠左放好。 （4）选中除“人工服务”外的所有框图，单击“绘图工具”→“格式”→“排列”→“对 齐”命令按钮，从弹出的菜单中选择“纵向分布” ，使选中图框的纵向间隔变均匀。 （5）选中“自动服务”和“人工服务”两个框图，单击“绘图工具”→“格式”→“排 列”→“对齐”命令按钮，从弹出的菜单中选择“顶端对齐” ，这样操作之后“人工服务”框 图的顶端位置就会调整为与“自动服务”框图的顶端对齐。 4．绘制线条 （1）单击“插入”→“插图”→“形状”命令按钮，从弹出基本形状列表的“线条”区 域中，选择“箭头”按钮，用鼠标拖动它，从“95559 电话银行”图框下框线的中心位置，到 “按 1 键”图框上框线的中心位置，绘制一个带有箭头的线条，连接两个框图。 （2）选中上面绘制的带有箭头的线条，按下 Ctrl 键，拖动复制出所需的箭头线. （3）选择“线条”区域中的“直线”按钮，拖动鼠标，在“按 1 键”决策图框的两端画 出直线，并与前面绘制的“带箭头的线条”进行垂直相交，画出带箭头的折线。 5．输入“是” 、 “否”分支文字 为决策框的两个分支分别输入文字“是” 、 “否” ，方法是：分别在相应位置建立两个文本 框，输入“是”和“否” ，然后将文本框的线条颜色、填充颜色均设为“无色” 。 6．填充效果 保持所有框图都在选中状态，单击绘图工具栏上的“填充”按钮，并选所需填充色。 7．对象组合 按下 Shift 键，连续单击所有框图，选 择全部对象；然后右击鼠标，从快捷菜单中 单击“组合”子菜单中的“组合”命令，这 样所有的对象都将组合成一个图形，最终如 本例效果图所示。然后可以很方便地对其进 行缩放和移动，还可以将其复制到其他文档 中间。 说明： 利用 Word 2007 中新增的 SmartArt 图形对象，也可以制作各种不同的示意图。 如图 346 所示，就是用来描述一个公司战略 图 346 利用 SmartArt 图形对象制作的发射形状图
与经营计划目标的示意图，该图形呈发射状，包含了几个方面的具体指标。限于篇幅，此处对 其详细操作流程不再进行阐述。 （提示：利用“插入”→“插图”→“SmartArt”→“射线图”来进行制作。 ） 3.5.2 办公文档中公式的编辑 在技术性办公文档中，经常会出现数学、化学公式或表达式。利用 Word 的 Microsoft 公 式 3.0，可实现各类公式的编排。下面以数学公式的编排为例，介绍公式的编辑。 1．启动公式编辑器 （1）启动需编辑的 Word 文档，将光标置于需要输入公式的地方。 （2）如图 347 所示，单击“插入”→“文本”→“对象”命令按钮。 图 347 “对象”命令按钮 （3）如图 348 所示，在弹出的“对象”对话框中的“新建”选项卡的“对象类型”列表 中选择“Microsoft 公式 3.0”选项，然后单击“确定”按钮即可启动公式编辑器。 图 348 “符号”工具栏 公式编辑器启动后，如图 349 所示，Word 窗口将变为公式编辑器窗口，菜单项也发生 变化，文档中出现一个公式编辑框，光标在其中闪动，这时可以在里面输入公式的内容。输入 公式内容时， 公式编辑框会随着输入公式的长短而发生变化， 整个公式的内容都被放置在公式 编辑框中。同时，窗口中将显示出“公式”工具栏，供编辑公式之用。 说明：Microsoft 公式 3.0 是 Office 软件中的一个可选插件，如果按照上面操作，在“对 象类型”列表中找不到“Microsoft 公式 3.0” ，说明该计算机安装 Office 时没有安装该插件， 需要添加安装。安装时，将安装盘插入光驱中，执行 setup 命令，在“添加/删除”选项中选 定“Office 工具”下的“Microsoft 公式 3.0” ，然后用鼠标单击“确定”即可。
图 349 公式编辑器窗口界面 2． “公式”工具栏 “公式”工具栏在公式的编辑中起着非常重要的作用，它可以细分为“符号”和“模板” 两个工具栏。下面详细介绍其使用方法。 （1） “符号”工具栏。 “符号”工具栏位于“公式”工具栏的上方，共包含 10 个功 能按钮， 每一个按钮都可以提供一组相同类型的数学符号。 各个功能按钮的名称如图 350 所示。 图 350 “符号”工具栏 （2） “模板”工具栏。 “模板”工具栏位于“公式”工具栏的下方，提供了百余种基本的 数学公式模板，如开方、求和、积分等，它们分别保存在 9 个功能按钮对应的模板子集中。当 单击某个子集按钮时， 各种模板就会以微缩图标的形式显示出来。 各功能按钮的名称如图 351 所示。 3．公式编辑实例 【例 36】下面通过如图 352 所示实例来说明公式的编辑过程。操作步骤如下： 图 351 “模板”工具栏 图 352 数学公式的效果 （1）将插入点置于要插入公式的位置。 （2）按照前面介绍的方法启动公式编辑器，出现公式工具栏。 大写 希腊 字母 小写 希腊 字母 杂项 符号 集合 符号 逻辑 符号 箭头 符号 运算 符号 修饰 符号 空格 和省 略符 号 关系 符号 矩阵 模板 连乘 和集 合模 板 标签 箭头 模板 底线 和顶 线模 板 积分 模板 求和 模板 上标 和下 标模 板 分式 和根 式模 板 围栏 模板 0 2 2 ( , ) 1 k sin d F f k f f f =
ò
-（3）在输入框中输入“F(Ф,k)=” ，其中Ф是这样输入的：单击“符号”工具栏中“小写 希腊字母”按钮，选择其中的Ф，如图 353 所示。选取输入好的“F(Ф,k)=” ，然后选择此时 窗口主菜单中的“样式”→“变量”命令按钮，即可将其设为斜体效果，即“F(Ф,k)=”效果。 以下变量的斜体效果均用该方法设置即可。 图 353 “F(Ф,k)=”的输入 （4）单击“模板”工具栏中的“积分模板”按钮，选择定积分按钮。然后单击积分上限 输入框，输入“Ф” ；单击积分下限输入框，输入“0” ，将光标定位在被积函数输入框，单击 图 351“模板”工具栏的“分式和根式模板”按钮，选择其中带分数线的分式按钮，如图 354 所示。之后，在被积函数输入框中出现一个分式结构。 图 354 “积分模板”和“分数模板”的使用 （5）在被积函数输入框的分子输入框中单击，进入编辑状态，然后输入“dФ” ，结果如 图 355 所示。 图 355 在分子输入框中输入“dФ” （6）将光标定位在分母输入框内，单击如图 351 所示“模板”工具栏的“分式和根式模 板”按钮，选择其中的根式按钮。然后，单击根式下的输入框输入“1k 2 sin 2 Ф” ，其中 k 的平 方是这样输入的：输完 k 后单击“模板”工具栏的“上标和下标模板”按钮，选择如图 356 所示的上标按钮。单击上标输入框输入 2，然后按下→键，使得光标位于 k 2 之后，用同样的方 法输入 sin 2 Ф 即可。 （7）输入完毕后，在空白区域单击鼠标即可退出公式编辑区。单击公式时，周围有 8 个 控制点，也就是公式本身也是一个图形对象，调整这些控制点，可以调整公式的大小。 Word 中的“Microsoft 公式 3.0”编辑器功能非常强大，不仅能编辑数学公式，还能编辑 化学、物理等学科的公式和特殊符号，可以说大部分的公式都能用它的模板编辑出来。
图 356 在被积函数的分母输入框中输入根式
本章小结
在办公事务中，文字处理是经常进行的操作。本章通过实例详细介绍了办公中文字处理 的基本知识和具体操作方法。 主要内容包括： 文字处理的工作流程以及办公公文的规范处理方 法；文档处理中的录入、编辑、排版、页面设置与打印操作；利用向导制作办公公文；复杂文 档制作中的大纲视图运用、多级标题符号的设置、样式的使用等。通过本章学习，读者应熟练 进行办公中文字处理工作，对日常工作中像公告文件、工作计划、年度总结、调查报告、科研 论文等文档能够进行娴熟的输入、编辑、排版和打印操作。复习思考
一、填空题 1．在 Word 文档中要选择一个矩形区域，应该在拖动鼠标的同时按住__________键。 2．在 Word 中可以利用文档左侧的选择区来选择文本，方法为：单击可以选择__________，双击可以选 择__________，三击可以选择__________。 3．选择全部文档内容有三种方法，分别是__________、__________和__________。 4．将文档中多处出现的“OA”全部改为“办公自动化”可以通过__________的方法。 5．在应用 Word 编辑含有英文的文档，如果出现单词拼写错误，则英文单词下面自动加上__________； 如果有语法错误，则英文句子被自动加上__________。 6．可以通过选择菜单项__________打印当前文档。 7．某个文档基本页面是纵向的，如果其中某一页需要横向页面，则应该__________。 8．在 Word 中，当前文档的总页数和当前页的页号显示在窗口的__________位置。 二、判断题 1．当使用垂直滚动条移动显示文本时，原光标插入点的位置不变。 （ ） 2．在 Word 2007 环境下，文档只能以“DOCX”为扩展名进行保存。 （ ） 3．在 Word 中，一段文本内容录完后，最好马上就进行排版。 （ ） 4．Word 中设置的分栏效果在任何视图模式下都能够看到。 （ ） 5．长文档中插入的脚注、尾注、题注、批注都可以直接打印出来。 （ ） 三、简答题 1．简述文字处理的工作流程以及各个步骤的主要工作内容。2．文档录入应该注意什么原则？特殊符号的录入有几种方法？分别如何操作？ 3．在长文档编排中，为了加快文字输入的速度，可以采取哪些技巧？ 4．某文档共 3 页，包括 12 个自然段。请说出在下列情形下选择文本的最快方法： ①第 3 段内容的最后 3 句；②从第 2 段到倒数第 2 段；③最后 3 段；④全文。 5．如何设置文档不同部分页眉和页脚内容不同？修改页眉和页脚的最快方法是什么？ 6．在 Word 中，如何进行页面的分栏设置？如何对文档进行强行分页？ 7．在 Word 中，如何进行项目符号和编号的设置？如何根据各级标题自动生成目录？ 8．在 Word 中，怎样打印一篇文档中的第 1 页到第 5 页，以及第 7、9、13 页的内容？ 9．在 Word 中如何打印文档中的某一部分（如一个段落或图片等）内容？ 10．在 Word 中，如何进行数学公式的编辑？如何制作简易的流程图？
实践训练
1．请自行将本章的实例文档全部操作一遍。 2．观察习题图 31 的排版效果，模仿制作该文档，最终设置成一张 A4 纸张大小。 WXP 管理咨询（天津）有限公司招聘简章 WXP 管理咨询有限公司于 2000 年在天津注册成立，12 年以来已经为各种组织提供战略管理 咨询、组织结构与流程咨询、企业文化咨询、人力资本提升咨询等咨询服务。随着公司的高速 发展，公司有大量的人才需求，经天津市劳动局批准，本公司组织了如下的人才招聘： 一、招聘职位 助理咨询顾问 5 人 二、工作地点 天津市·滨海新区 三、岗位职责 1．收集客户信息，开拓和维护客户关系。 2．为客户提供关于公司和培训课程的咨询。 3．通过团队的工作方式赢取客户的订单。 四、任职要求 1．大专以上学历，营销、管理及相关专业。 2．诚实守信，上进但不浮躁、自信而有毅力。 3．性格开朗，具有较强的书面和口头沟通能力。 4．对人力资源、培训和咨询行业有浓厚的兴趣。 5．熟练使用 Word、PowerPoint 等常用办公软件。 五、相关待遇 1．试用期三个月：基本工资（3000 元）+提成 2．转正后：基本工资（5000 元）+提成+年终奖 3．福利待遇：有双休日、国家法定节假日，上“五险”，每年一次体检。 六、应聘流程 简历筛选—→电话沟通—→第一次面试—→第二次面试—→录用通知。 七、注意事项 1．请把个人简历情况发送到：wxp-hr@yahoo.cn，没有约定，谢绝来电、来信、来访。 2．简历投递截止日期：2012 年 5 月 10 日。 3．个人材料、证件和 2 张两寸彩色照片，于第一次面试时上交。 WXP 管理咨询（天津）有限公司 2012 年 4 月 29 日 习题图 31 3．利用习题图 32 的文字，按照公文的规范化格式，制作与相应内容对应的公文。 4．根据本书第 1 章的内容，模仿本书的编写风格进行复杂的长文档练习，不需要输入过多正文内容，主 要体会大纲视图模式的运用、编号和项目符号的设置、标题样式的运用以及页眉页脚、脚注、尾注、批注、题注、封面、目录等的操作。 关于 2012 年××省信息协会组团赴××考察的通知 （ 2012 年×月××日） 外字（2012）××号 各地级市、省直管县信息协会： ××省信息协会将于 2012 年×月组织代表团赴××参加政府信息化建设和政府管理改 革的考察研讨活动。代表团人数为××人左右，在外时间为期×天。 本次考察目的是为了加快××省电子政务的发展，促进政府信息化的建设，改革政府行 政管理，学习先进经验，了解最新动态。在××访问期间，我们将安排访问人员拜会× ×政府，参观政府的信息管理机构，并安排××省著名学府、对口座谈和交流活动等。 请参团人员认真填写报名表，经单位领导签字盖章后，于×月××日前用传真发至×× 省信息协会。所有报名人员需经××省信息协会和××省计委的审批。 报名及联系办法：××市××路×××号××省信息协会培训部 邮编 800045 联系人：××× 电话：6666666 传真：6666666 e-mail: ×××@×××.org.cn ××省信息协会 2012 年×月××日 习题图 32 5．利用 Word 中的公式编辑器，练习编辑习题图 33 所示的数学或化学公式。
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¥ = - - 1 ) 1 ( ) 1 ( n n x n 1 sin lim 0 = ® x x x a a x dx b a a 2 2 2ò
- ú û ù ê ë é - （1）级数公式 （2）极限公式 （3）积分公式 ê ê ê ë é ú ú ú û ù 9 6 3 8 5 2 7 4 1 1 2 4 3 2 2 2 1 - + + - x y y x x - + D 2 Mno 3 2KCL 3O KCLO 2 ＝ 2 （4）矩阵 （5）分式 （6）化学反应表达式 习题图 33 6．利用 Word 中的图形处理技术，制作如习题图 34 所示的人员录用程序示意图。 习题图 34 个人填表 简历筛选 知识笔试 目标面试 情景模拟 专业面试 组织体检 背景调查 审批录用7．利用 Word 图形工具中的有关对象，制作如习题图 35 所示的汽车销售流程图。
