校務行政應用之RFID公文

校務行政應用之 RFID 公文

謝孟諺

程清智

黃悅民

興國管理學院資訊科學學系 國立成功大學工程科學學系

tab.hsieh@mail.hku.edu.tw

b921101063@std.hku.edu.tw

huang@mail.ncku.edu.tw

摘要

隨著科技與經濟的快速發展，傳統的行政公文 已演變為資訊化公文的競爭局面，主要是為了提昇 公文資訊整合，並改善公文處理流程及降低人力資 源。由於資訊科技不斷地演進，而有了無線射頻辨 識(Radio Frequency identification；RFID)。一個 RFID 系統是藉由一種微晶片「標籤」，以無線傳輸技術 將標籤資訊傳輸到電腦網路中，且可與後端的資訊 系統整合。無線射頻識別技術可應用的範圍從目前 當紅的物流系統、門禁系統、醫療體系的病人追蹤 系統到圖書館館藏系統等都可看見運用的案例。 長久以來，政府機關處理公文書，皆以逐級簽 送方式核辦，惟常因曠日費時，遭民眾詬病。本研 究運用 RFID 無線射頻辨識系統技術，將標籤附著 於公文之上，透過讀取器與後端資訊系統進行整 合，將整個公文追蹤管理流程電腦化。且藉由 RFID 科技的應用，可隨時掌握公文的處理流程與時效 性，改善傳遞既費時又費力的缺陷，並進一步提升 行政效率。 關鍵詞：RFID、行政公文、公文追蹤與處理、無線 射頻辨識系統

Abstract

As a result of fast development of information science and technology, electronic and paper-based official documents are in the situation of competition. The main idea is to promote the combination of electronic information and official documents, improve the document processing, and reduce the human resources. With the advent of wireless technology, there exists the Radio Frequency identification (RFID) technology. A RFID tag system receives significant information from RFID tags, which use the radio portion of electromagnetic induction to transmit wireless signals, and transmits information to the relevant back-end information systems in computer networks. Over the past few years, the RFID technology is applied into different area, for examples, logistics systems, access control systems, patient tracking of healthy systems, library information processing systems, other systems etc.

For a long time, the government agency deals with official documents through step by step signing and sending up. This way is time-consuming and revolted by people. This research adopts RFID

technology, which attaches RFID tags to official documents. This research provides document flow tracking with computer-aid and RFID-aided design by RFID reader devices and back-end information systems. By way of RFID science and technology, the proposed scheme can recognize the procedure on processing official documents at any time, improve the disadvantage of processing paper-based official documents (e.g. time-consuming and strenuous procedures), and further enhance administrative efficiency.

Keywords: RFID (Radio Frequency Identification),

official document, document tracing and processing, Radio Frequency Identification System

1. 簡介

文字是人類溝通的最主要工具之一，而公文則 是政府機關對內、對外，處理公務、溝通、表達意 見最主要的工具及管道。無論在行政機關、校園， 或公司行號，每天都有無數文件產生，人們所關心 的問題，即是如何有效率地處理這些文件，而所謂 處理的效率即指公文在收發、歸檔、調還卷，以及 稽催、查詢等作業上的回應時間之長短。隨著資訊 科技不斷創新與成長，資訊科技已廣泛地應用於各 企業之中，並開發其公文管理系統，在行政公文處 理的效率上也增益不少，也將被視為提升行政效率 之有效利器之一。由此得知推動資訊化的公文流程 再造之成果將使得行政效率及成本效益顯著提升。 在這資訊技術層出不窮的時代中，為因應此發展與 趨勢來提升政府的競爭力，政府的公文亦勢必與時 俱進，因應時代所需，配合科技發展，以新的思維、 方法及工具來推動，如此才能符合時代之潮流及民 眾之期望。 政府單位所實施多年的公文管理系統是運用 於處理公務、溝通互動之重要工具與媒介，而公文 巻宗在層層轉呈會辦中，到底身落何處？常困撓著 承辦單位的組長。因各級長官因公務繁忙，常未能 即時批閱公文，以致有積壓或延誤情事發生。若要 追蹤公文現在何處，則須承辦組長順著處理流程逐 級往上查詢，甚是費時費力與花費更多的人力資 源。所以改善公文管理系統的流程成了刻不容緩的 問題，更要能進一步即時得知公文的處理流程與相 關資訊。 無 線 射 頻 辨 識 (Radio Frequency Identification；RFID)科技日益受到各產業的矚目，

逐漸成為熱門的技術。根據 RFID Journal 主編 Mark Roberti 估計目前每天至少有 2000 萬至 5000 萬美 國 人 攜 帶 電 子 標 籤 ， 作 為 汽 車 晶 片 防 盜 鎖 (Immobilizer)及進入車庫或大樓之用。最近德國 Metro 集團及英國 Mark&Spencer 開始試驗將電子 標籤嵌入個人消費性產品，因而掀起 RFID 在物流 和其他方面的應用。2006 年 FIFA 世界盃足球賽主 辦單位與飛利浦合作，並提供以 RFID 技術為基礎 的 MIFARE 票證方案來驗證門票。電子標籤廣泛應 用於各界，預期將大幅改變人類的生活方式與消費 習慣。由此可見 RFID 應用的層面相當廣泛，其相 關整合應用包含物流、航空行李監控、生產自動化 管控、倉儲管理、運輸監控、保全管制、圖書管理 以及醫療管理等。 本研究將RFID導入行政公文之管理領域，透過 無線射頻辨識技術應用在以識別功能衍生出的系 統，將整個公文追蹤管理流程電腦化，可隨時掌握 公文的處理流程，並進一步提升整體效率與進度之 掌控。內容包含四段，第一段為研究背景與動機。 第二段為文獻探討，包括RFID基本發展與原理、 RFID應用發展、和RFID安全介紹。第三段提出公 文傳遞之RFID驗證流程。最後一段為結論與未來展 望。

2. 文獻探討

2.1 RFID 基本發展與原理

RFID(Radio Frequency Identification)又稱為無 線射頻辨識技術[14]，是非接觸式自動識別技術的 一種，進行識別工作時不需人工參與運作，而且在 極度惡劣或極度嚴苛的環境也能使用 RFID，例如 無塵室、高塵量、油漬等。短距離 RFID 可運用在 工廠自動化、貨品銷售。長距離 RFID 可用在收費 系統，或車輛身分識別等。它將取代 1970 年初所 發 展 的 通 用 產 業 之 條 碼 (Barcodes) 資 訊 辨 識 系 統，數年後將成為消費市場主流。

RFID 由 標 籤 (Tag) 、 讀 取 器 (Reader) 和 天 線 (Antenna)三部分所組成[15]，基本的架構如圖 1所 示。標籤是做為資料的載具，每一個標籤具備唯一 的電子編碼(EPC)[17][18]，主要用途在於貼在物品 上，做為該物品的資料識別。目前具有電源供應的 標籤，被稱為主動式標籤，成本較高，但能主動發 送訊號，距離也比較遠。無電源供應的標籤稱為被 動式標籤，成本較低。讀取器是讀取標籤資訊的設 備，除了讀取，部分讀取器還具備「寫入」的功能。 至於天線，就是在標籤與讀取器之間，做為彼此傳 遞訊號的發送器。當 RFID 標籤通過讀卡機的磁場 範圍時，標籤中的晶片會啟動耦合作用(Coupling Effect)，透過這個耦合作用，就能讀取標籤上的物 品資料。 圖 1 RFID 基本架構圖 無線射頻系統中的操作頻率除了當成通訊信 協定外，還決定讀取機的讀取距離、資料的傳輸 率；越高的資料傳輸率，需要越高的操作頻率。依 據工作頻率、工作範圍、安全需求、記憶體容量來 分類；目前 RFID 使用的無線基頻，可分為四個頻 率，分別是低頻(LF，125～134KHz)、高頻(HF， 13.56MHz)、超高頻(UHF，400MHz～1GHz)，以及 微波(SHF，1GHz 以上)。微波部分多半採用 2.4GHz 頻段，不過，現在臺灣尚未開放超高頻部分。 現階段 RFID 有待克服的部分包括技術、成本 及國際標準的制定三個方面，這三者互相牽制，如 果希望 RFID 的發展有所突破，成本、技術與標準 必須同步取得進展。 2.2 RFID 應用發展 RFID 曾被 CNN 與 ZDNet 分別列為 2004 年十 大重要創新技術，以及 2005 年十大 IT 技術之一， 被視為影響未來全球產業發展的重要技術，因而集 鎂光燈之矚目於一身。由於 RFID 具備高儲存量、 可重複讀寫、遠距讀取、資料安全性佳與同時間可 讀取多個辨識標籤等特性，因而引起各方廣泛注 意。 目前已上路的 RFID 應用[2][21][22]，包括航空 業、物流業及醫療等，這些領域都有實際的案例可 供參考。在航空業方面，美國拉斯維加斯的麥卡倫 機場、日本成田機場、香港赤臘角等地的機場，都 已開始試行以 RFID 控管行李或旅客的行蹤，不僅 提升效率，同時還可達到安全的目的。 除了航空業之外，RFID 也結合了其他應用， 2005 年 9 月台北捷運公司將 RFID 與行動電話整 合，取代原來的悠遊卡；另外，日本廠商富士通在 2006 年初也推出內建 RFID 功能的 KIOSK，利用 RFID 的射頻與手機連接，傳輸各式資訊，並帶來 豐富的商機。甚至待 3G 成熟之後，RFID 將能與 3G 結合，創造出更多電子商務新契機。 物流領域向來被視為 RFID 的殺手級應用， 2004 年美國零售業龍頭 Wal-Mart 石破天驚的宣稱 從 2005 年起，該公司所有供貨商的商品都必須貼 有 RFID 標籤，並要求其前 100 大供應商將 RFID 標籤運用於棧板和貨箱上，並預計於 2006 年起擴 大至所有供應商。經過了 2 年時間，於良好的績效 下，Wal-Mart 決定擴大 2007 年的導入計畫，將要 求 350 家供貨商進入第三階段的 RFID 試驗計畫。 於醫療部分的應用，目前台灣已有部分醫院，

如秀傳醫院、和平醫院、三軍總醫院、高雄榮民總 醫院、長庚醫院等，皆使用 RFID 作為人員追蹤與 藥品管制，著重的是安全上的監控。北醫及秀傳兩 家醫院，除將 RFID 技術應用在醫護人員及傳染性 病人的「定位」上外，更進一步擴散至其他醫療用 途。於 2003 年因應國內 SARS 防疫實施嚴格管制 措施之緊急需要，工研院進行技術開發「醫療院所 接觸史 RFID 追蹤管制系統」，並於東元醫院啟用， 可迅速追查和隔離可能受到感染的人員，藉以降低 醫護人員感染的機率。隨後更開發出「RFID 醫療 物品管理系統」，對醫療物品可進行存取人員管 制、藥品數量與存放位置管理、醫療物品安全期限 監控等。此外，臺北醫學院也將 RFID 用於新生嬰 兒上，主要是因為新生嬰兒不能與醫護人員進行交 流，利用 RFID 就可以立即得知嬰兒的相關資訊。 同時，將嬰兒戴上 RFID 標籤也可以杜絕惡意的人 為調換，用以確保正確的母子配對。 RFID 也運用在其他方面，如 IBM 日前與工研 院 合 作 ， 協 助 裕 隆 汽 車 日 產 導 入 採 用 IBM 的 WebSphere RFID 平台架構，並搭配工研院系統整合 的技術，讓 RFID 也進入汽車保修中心。另外，微 軟技術中心(Microsoft Technology Center)與資策會 共同宣佈將 RFID 導入養殖漁業[19][20]，藉以了解 生鮮海產的生產履歷及運銷過程追蹤，並提升生鮮 食品安全和臺灣養殖漁業的競爭優勢。 隨著技術的突破與成本的跌落，RFID 的應用 將愈來愈廣，上述應用都只是其全貌的一角，在可 預見的將來，RFID 應用在我們生活週遭的深度與 廣度，都會達到無所不在的地步。

2.3 RFID 安全 (RFID Security)

RFID 這幾年在門禁管理、交通監控的應用、 生 物 辨 識 非接 觸 智 能 卡和 機 場 行 李檢 查 安 全 監 控，所具有的潛力市場相當廣大。且多數產業已經 開始導入 RFID 技術，但是卻幾乎沒有考慮到無線 電子標籤的安全性問題。 從 RFID 於安全性的考量上除了隱私權外，還 可從其資訊安全方面來探討。雖然目前 RFID 標籤 所儲存的資料採用各種複雜的認證演算法、密鑰等 來保護數據以避免未獲授權的使用，但是由於 RFID 標籤可重覆讀寫的特性仍然可能被駭客及精通高 科技技術的罪犯所利用[1]。 另外，據澳洲艾迪科文大學研究人員經實驗證 明[10][11]指出 RFID 有跳頻的安全危機。現今 RFID 的安全性上並非滴水不漏，一旦遭受攻擊可能無法 正常運作。並針對此安全性提出警告，第一代的 RFID 的安全漏洞在於，一旦資料超載就無法正常 作業。在新式的 UHF 式 RFID 標籤中，也發現到該 漏洞，可對關鍵性或攸關人命的 RFID 系統造成影 響；就連更精密、可以四段速操作的第二代 RFID 也一樣逃不過攻擊。且歐洲電腦研究組織的研究人 員於義大利比薩召開的一個電腦學術會議上[16]， 公佈了病毒將有可能感染 RFID 晶片的記憶體，針 對此弱點既可能引起一連串的問題發生，比如，恐 怖分子和走私者今後可以利用 RFID 漏洞侵入機場 的行李掃描系統。 此外，RFID 系統最易產生訊息洩漏之情況， 在於讀卡機與標籤之間訊息傳遞時所發生，且國內 許多學者也針對其安全性提出 RFID 訊息傳送保密 機制[12][13]，利用金鑰交換的方式，使讀取機與標 籤間可依時間或需求交換金鑰，以保護金鑰安全。 現今，RFID 晶片技術已經引發了人們對隱私 及監視問題的爭論，且研究人員提出相關的報告更 增添反對人士對這方面的擔憂。為了因應潛在的安 全問題以及降低對使用客戶的傷害，RFID 的安全 性及風險評估更因刻不容緩，並提出相關的因應之 道。

3. 公文傳遞之 RFID 驗證流程

3.1 公文處理流程 公文處理指的是公文自交辦起至發文歸檔為 止的全部流程；在一般行政機關公文處理流程，依 據行政院秘書處頒「文書處理手冊」條文[7]述，公 文管理的處理程序，主要分成收文處理、文書擬核 及發文處理三大部分，如圖 2現行文書處理流程 圖。上述三大部分主要內容簡述如下： (一)收文處理：此部分的工作是從公文簽收、 拆驗、分文、編號登記、傳遞到單位收發為止。以 上工作一般由機關專門負責收發文單位來處理完 成。 (二)文書擬核：這部分是公文處理的核心部 分，亦為本研究的範圍。其主要內容包含擬辦、會 商、陳核、擬稿、核稿、閱稿、判行、回稿或清稿 等歩驟。在公文擬核過程中，公文在各單位層級中 來來往往，其流程是否順暢將是影響工作效率的最 大關鍵，因此這也是公文作業最複雜繁瑣的部分。 (三)發文處理：工作包括打印、校對、蓋印、 編號、登記、封發、送達、歸檔等。由於公文對外 代表了機關的命令或決策，所以此部分亦由機關專 門負責收發文單位來處理完成。 現行文書處理流程以人工方式處理公文，為最 基本且傳統的的作業方式。相關承辦人員只需直接 在文件上簽註意見後，再依流程送出處理即可，但 人工作業卻有耗時、耗力、缺乏效率、佔空間、與 保存不易等缺點；在相關文獻[3][4][5][23]中，均討 論了人工處理文件方式之缺點，本研究將之深入剖 析並整理歸納，茲進一步說明如下： 一、缺乏效率：現今公文傳送過程中需由發文 與收文機關以人工之方式，將依照其公文之性質編 制其文件條碼序號、逐筆輸入電腦並按行政單位列 出「簽收對照表」，再分送相關承辦單位。對層級 多且公文收發數額較繁多的機關，則文件登記緩慢 且缺乏效率；又易產生填寫人員字跡潦草，不易判

讀，以致日後查詢不易。 二、浪費資源：在文件傳遞流程中需層層轉呈 會辦，而發文單位須配置人力逐層查看公文動態， 並只能逐一向文件流經的層級查詢，無法快速且確 實掌握文件狀態。如此人力配置不僅無效率又浪費 人力成本且耗時費力。 三、時效不佳：公文涵蓋的層級複雜，除了部 門主管核示外，仍需視其性質與相關單位會商，在 傳遞過程中，往往傳遞作業耗時，需要經過一段時 間才能送達，導致公文時效低落。 四、管考不易：公文在傳遞過程中，常會因文 書人員分文錯誤，或疏於登記，致公文無法有效管 制。且由於無法確實掌握公文最新動態，亦導致發 文單位無法進行追蹤及稽催，降低公文處理績效。 五、調閱困難：對於已歸檔之公文，需填妥公 文調閱單，送陳長官核准後，在交由檔案管理單位 調出原始檔案文件。如此不僅耗時、費力而且浪費 成本，且歸檔文件的查詢程序繁瑣，無法即時快速 提供資訊。 六、退文處理：對於公文陳判時被退回之公 文，通常直接退回到原承辦單位，其他受知會之單 位卻往往不知原公文已被退回，而認為承辦單位有 疏失之處。 圖 2 現行文書處理流程 (資料來源：行政院秘書 處，2001) 綜結上述缺點，在今日電腦網路通訊發達、凡 事講求效率、迅速、安全的科技時代，資料需更快 速的進行蒐集與整合、資訊亦需更為靈活的分析與 利用。且人工化的公文處理也進行多次變革，但人 工處理公文的方式不但缺乏效率，並對於公文本身 無法提供適當的保存與保護，加上公文在製作、核 擬、知會、收發、傳遞等作業流程上的複雜性，說 明了人工方式的公文處理作業流程已不符時代所 需，因此如何改善行政之效率是個重要的課題。 3.2 RFID 公文處理 在現今一切講求速度、效率的大環境下，藉由 電腦化管理已成為達到此目標之不二法門。而現行 文書處理流程仍存在一些缺失，本研究將 RFID 無 線射頻辨識系統技術運用其公文傳遞流程與追蹤 控管，如圖 3所示。於文書擬核的擬辦、陳核與批 示的行政部門部署 RFID 讀取器，當公文批閱至某 單位之時，讀取器以無線電波將 RFID 標籤中的資 訊送回讀取器，並加上此單位的相關資料，將所接 收到的資訊與後端資料庫系統進行整合，而前端使 用者只需透過瀏覽器即可執行系統，並運用 RFID 條碼系統，將整個公文追蹤管理流程電腦化，可隨 時掌握公文的處理流程，如圖 4所示。透過 RFID 公文處理進而達成提升行文時效，並加強內部公文 管理，以期達成公文品質的精緻與提升、快速有效 率的公文處理、公文流程能確實掌握及操作環境的 簡易便捷。 圖 3 現行文書處理流程之改造

圖 4 RFID 公文流程運作圖 3.3 應用在校務行政之 RFID 公文 本研究是以興國管理學院校內公文處理程序 為研究對象，參照政府機關與國內外企業常用的行 政公文流程來進行再造並加以分析。針對現有公文 流程之缺點，藉由無線射頻辨識技術以改善現有流 程，提高行政效率。 由學生活動中心的翔鷹服務隊承辦 2006 年的 嘉義縣新美國小暑期營隊活動，該活動由翔鷹服務 隊針對該次活動的相關內容與器材設備進行討論 協商、經費預算、活動備案、人力部署與配置。將 各項活動細節與相關文件的章程進行整理統籌，將 該次活動的公文巻宗呈交至學生活動中心進行初 步審查。當學生活動中心審查通過後，將公文轉交 至學生活動中心的總幹事或副總幹事批閱。並將公 文層層轉呈至各校內行政單位會辦，如圖 5所示。 公文傳遞交換作業其目的是完成公文的發文 流程與收文流程，然而公文處理作業一直讓人詬病 的是積壓、遺失、處理效率差、傳送的速度慢等。 當公文轉呈至某單位之時，又因該單位主任因公務 繁忙，常未能即時批閱公文，以致有積壓或延誤了 其時機與時效性。且公文是行政機關對內對外互動 溝通的重要工具，但長久以來公文的處理大都以人 工的方式處理，而公文的逐級層轉，在時效性及處 理品質上也一直成為行政效率的瓶頸。 倘若，需有效掌握公文的流向，則須承辦單位 的組長順著處理流程逐層往上查詢，追蹤公文既耗 費人力資源又費時費力。而本研究運用 RFID 的辨 別、追蹤、排序和確認各式各樣之辨識技術，將公 文加上電子標籤，並於各校內行政單位部署 RFID 讀取器。行政公文的識別過程無須人工干預，可工 作於各種惡劣環境，因此通信靈活。當讀取器接收 到標籤資料後，再透過網路傳輸的優勢，傳送至後 端資料庫或應用系統彙整儲存。加上目前網路技術 的普遍與發達，透過應用程式的查詢即可得知公文 的相關資料，且可以完全取代傳統公文的人工追查 方式，即時掌握該公文位於何行政單位之中。 藉由 Tracing Service 來核對預先設定公文的轉 呈動線與附有標籤之行政公文實際運送路線是否 相符，減少公文呈送至別行政單位的可能。學者謝 文全(1993)[8]指出學校行政是對學校教學活動以外 的事物作有系統的管理，其目的在有效率且符合經 濟效益地造成教育目標。另吳清山(1999)[9]的說法 是學校行政是學校依據教育原則運用有效和科學 的方法，對校務做最適當的處理，而達成教育目標 的一種歷程。 然而公文具有讓大眾相信其效力之公信力，因 此未經一定程序，不得任意竄改或變更。透過 RFID 稽核系統並針對行政公文進行隱私性把關，避免公 文流出，且透過 RFID 標籤即可整理、清點、存取 及應用所需作業，以達到管理運用之目標。 由於公文須掌握時效性，必須於一定時間內辦 結，因此行政機關內，公文有定期稽催的機制。透 過 RFID 後端資訊整合系統得知公文相關審核資 訊，以催促承辦人員，在一定期間內將公文辦理完 竣。現代公文需透過先進的資訊科技的幫助，已能 充分而及時地掌握時效。 圖 5 校內行政公文流程圖

4. 結論與未來展望

現今公文之處理亦需與時俱進，且資訊科技之 洪流任誰也無法抵擋，故不可固步自封，配合科技 發展以新概念、新思維來推動公文之現代化，不斷 提升行政效率與競爭力，始能符合時代之潮流及民 眾之期望。傳統人工追查公文的處理程序己無法跟 得上時代的變化，唯有利用電腦科技與網路等資訊 技術處理龐大之文件審核工作。有鑑於此，將物流 新興技術 RFID 應用於行政公文領域，利用資訊科 技方能全面提升行政公文處理的效率，且促進公文

的隱私提升。 由於無線射頻識別系統應用日漸廣泛，而所運 用之層面於各業界產品銷售管理，又因 RFID 為運 用無線電射頻傳輸識別碼，因此隱私保密安全，為 其中一項重要課題。未來將針對 RFID 的安全機制 問題，朝向結合後端各應用系統、資料庫系統，並 配合既有之通訊產業競爭優勢與研究發展，建構整 個 RFID 驗證環境。

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