第四章 個案介紹 個案介紹 個案介紹 個案介紹
第四節 個案 個案 個案公司財會委外的步驟 個案 公司財會委外的步驟 公司財會委外的步驟 公司財會委外的步驟
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行財會委外作業，在2005年12月與IBM簽訂歐洲區財會作業委外合約。
憑藉著歐洲區的財會作業委外經驗，2006年10月U集團將中東、非洲及亞洲的 財會作業委外給服務商CG（以下簡稱CG公司），CG公司在2007年於中國設立「財會服 務共享中心」並展開亞洲各子公司之財會作業委外，初步的財會委外作業包含了中 國、香港、台灣、日本與韓國，這幾個國家在母公司的要求下陸續於2007年5月~10 月完成委外作業。
U集團之高階人力主管曾說過：「全球化的委外為集團主要策略之一，我們相 信這將有助於企業聚焦於核心能力上；當我們把後台作業轉換成他人之前台作業時亦 等同善用服務商之能力與專業。委外讓集團的作業功能更為簡化與敏捷來支援集團的 成長」。另一資深主管亦表示：「U集團的全球戰略一致，為不斷地簡化結構並改善 部門運作」。財會作業委外是為了達到下列目標：
1. 统一的操作平台﹙Common platform﹚
2. 服 務 商 的 规 模 經 營 效 應 ﹙ Economies of Scale in dedicated service provider﹚
3. 系统和内部控制改善﹙System and control improvement﹚
4. 符合沙賓法案之規範﹙Sarbox compliance﹚
第四節 第四節 第四節
第四節 個案 個案 個案公司財會委外的步驟 個案 公司財會委外的步驟 公司財會委外的步驟 公司財會委外的步驟
根據訪談後瞭解個案公司為遵循集團之全球策略，透過財會委外來不斷簡化結 構並改善部門運作；從2005年起即展開財會作業委外之相關評估，一直到2007年9月 起，個案公司之財會作業委外給一家全球領先的財務會計專業服務商-CG公司。CG公 司是U集團的全球策略合作夥伴，致力於為U集團提供專業及高績效的財務服務。母公 司負責擬定策略並主控服務商之選擇，故個案公司財會委外的主要步驟為：
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((
((二二二二)))) 成本評估：
主管A首先根據會計人員之工作內容逐項編製工時明細，隨後將其細分為可委外 與不可委外兩大類，並與CG公司討論達成共識後進行委外流程之規劃及雙邊公 司所需人力，同時預估人力需求（見表4-2）與人力成本（見表4-3）。由表4-3 可知，個案公司財會作業委外後之人力相關成本於第一年增加約新台幣480萬 元，原先以為是台灣規模量較小故無法達到經濟需求量所致，但進一步訪談後 發現中國子公司在人力成本上亦有增加之情況，故本研究認為U集團乃放眼未來
「財會服務共享中心」整合後之長期綜效，而非追求短期人力成本之降低。
表 4-2：第一階段財會委外人數評估
委外前個案公司人數 委外予服務商人數 委外後個案公司人數
應付帳款 5.00 4.50 0.50
應收帳款 7.00 4.30 2.70
月結作業 1.00 0.80 0.20
固定資產 0.10 0.10 -
稅務申報 0.10 - 0.10
財務出納 0.40 0.10 0.30
稅務作業 0.40 0.10 0.30
Total 14.00 9.90 4.10 資料來源:本研究整理自個案公司報表
表 4-3：第一階段財會委外人力成本評估
新台幣$佰萬
委外後內部人力成本 5.40
年度分攤之一次性移轉成本(Once Off Transition Cost) 2.00
年度支付予服務商費用 12.60
合計 20.00
委外前人力成本 15.20
成本差異(不利) - 4.80
資料來源:本研究整理自個案公司報表
註: 一次性移轉成本，分 6 年攤提，每年分攤新台幣 2 佰萬
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三、 選擇服務商
U集團審慎評核委外服務商實際的工作能力、執行能力與工作品質，瞭解不同委 外服務商擅長的領域，並於契約中明訂雙方權利義務，確保財會委外事項能依 計劃與時程進行。最後個案公司將CG公司當作是合作夥伴，而非單純的供應商，
用協同合作的態度達成雙方的效益，創造雙贏的局面。
四、 建立共識 (
( (
(一一一一)))) 目標時程共識：
U集團目標於2007年將大中華區，涵蓋香港、中國與臺灣之財務會計均匯集至中 國廣州處理，以邁向專業委外之路。故個案公司高層於2007年4月開始組織專案 小組並進行內部溝通以佈達財會委外為一既定之方向，同時公佈時程明細表（見 表4-4）。主要時程如下：
4月底：第一次進度分享
5~6月：財務專業服務 (事前準備、知識移轉、實地訓練) 6月：第二次進度分享、財務組織架構及個別通知
8月：財會委外作業之平行測試 9月：財會委外作業之正式上路 10月：財會委外作業之監控
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Transition Phase Transition Step Deadline PLANNING
High level scope of work/ FTE's May'07 Detailed Transition Plan + Organization Structure June'07 Training Plan for transition team June'07 PROCESS
UNDERSTANDING
On Shore Training June'07 Process Study Jul'07
DESIGN &
DEVELOPMENT
Process Change and Design ‘To-Be’ Process Jul'07 Final process documentation and sign-off Jul'07 Scanning Solution with TW Workflow + Training Jul'07 Process training for team Jul'07 IT, Connectivity, Training & Workflow development Jul'07 IMPLEMENTATION
User Acceptance Testing of Applications - by both teamsJul'07 Parallel Run Aug'07 Accuracy at transactional levels are measured Aug'07 GO LIVE Finalize preliminary SLA [3 months] Sep'07
Formal signoff to Go Live from GZ Sep'07 REVIEW Post Go Live review - 1st month end Oct'07
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2. 年終獎金按比例發放 3. 未休完年假折現
4. 轉職輔導顧問提供訓練與協助：有意願轉職繼續找工作者，公司會聯繫轉 職輔導顧問提供訓練與協助並提供撰寫履歷表與練習面試技巧的訓練課 程來協助同仁。
5. 第二技能學費補助辦法 6. 一個月預告工資
7. 最後一個月每週兩天的謀職假
8. 特別獎金：對於應公司要求繼續工作到公司所規劃的最後退職日並達成公 司要求之績效標準者，公司另提供特別獎金，其發放標準為：
(1) 工作品質：能有效率地完成要求的品質的工作，包括有效率、生產力。
(2) 工作效率：能於指定時間內完成被交付的工作。
(3) 工作態度：員工/同仁必須投入工作，並持積極態度處理被交付的工 作。
(4) 合作態度：願意即時提供協助，以完成工作任務；如有需要，願意協 助其他部門或團隊；如有需要，願意配合加班。
(5) 成功完成交接：應將工作交接予有關同事，並將重要聯絡人資料、機 密資料、檔案、鑰匙、鎖及密碼交出；應詳細交代任何仍在進行的工 作；應準備交接工作清單；願意提供建議，以協助業務運作及交接程 序暢順。
CG公司在中國的服務中心位於廣州，這意味著會計作業將從台灣的辦公室轉移 至CG公司的廣州辦公室遠端處理。因此，有些工作流程會有重大改變，為協助同仁適 應這些變化及學習新的流程，個案公司特將財務部原有團隊保留至2007年9月30日，
以做好後續支援。
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本研究認為此一措施成功的讓會計人員毫不保留的以書面化方式移交各項會 計作業予CG公司的代表並分享經驗，共同攜手越過艱辛的過渡時期，同時亦會主動提 供委外過程中相關問題的解決之道。建議有意委外的企業應尊重人力資產的貢獻以達 成功委外的效果。
五、 執行
此步驟涵蓋了雙邊作業規劃、平行測試及實際運作，本研究針對個案公司之運 用新技術的流程規劃與訓練規劃之範例，加以說明如下：
( ( (
(一一一一)))) 運用新技術的流程規劃
個 案 公 司 之 服 務 商 在 委 外 過 程 中 提 供 了 一 種 新 的 技 術 叫 做 「 工 作 流 」
（Workflow），這是一種線上（online）工具，一種按部就班的程序設計，可 以允許多人使用此電子文件，一般使用人工方式做的工作，如出差費用的申請 或總帳傳票的簽核，可透過此工具作線上授權；它為ERP系統和文件檔案管理工 具之間的一個連接。工作流的優點為：
1. 更清楚地定義團隊間的處理程序 2. 更容易追蹤目前文件之處理狀況 3. 更容易整合檔案管理系統
4. 及時提供完整的追蹤報表 5. 正確地管理每個人的使用權限
6. 能夠提供線上的績效報告及衡量方法來做追蹤及改善
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3. 上線前流程訓練：於2007年7月~8月針對個案公司內不同部門之同仁共 257位舉辦了11場訓練課程，以減少在轉換期間對日常工作的影響，預 防財會委外帶來的衝擊，共同來面對下列主要變動：
(1) 財務及人事政策的執行將更加嚴格。
(2) 全面改以銀行匯款支付個人費用報銷，取消零用金之發放。
(3) 個人費用報銷，廠商發票，主檔維護等均改為線上授權。
六、 管理機制
在資訊安全性方面，只有授權的人員才能獲得相關的資訊，CG公司有不同的工 作小組替不同的企業提供服務，這些為不同企業服務的小組之間是獨立而且分 開進行工作的；所以各企業的訊息並不會相互流竄。且此專門小組內之成員又 各司其職的為個案公司處理資料，個人經手之數據有其限制。CG公司之主管雖 有較高之授權能探窺資訊，但所有資料均存放於系統內，故所有讀取均會留下 記錄。CG公司內部有專門之IT團隊來保證資訊安全，透過此一系統化防護強化 資訊安全。
為確保會計資訊的及CG公司的品質，於委外合約中訂定了具體周詳的要求及可 衡量的目標，以便監控工作表現，查明績效落差，並在問題發生時予以解決。
個案公司採取機動與定期檢討雙機制，除了隨時針對突發狀況進行對話，亦設 定每月進行追蹤，每季舉辦資深管理會議，提供支持，共同監督其改進效果與 效率。其目標設定涵蓋了總帳、應付帳款、應收帳款等，本研究特取得個案公 司從2009年10月至2010年3月應付帳款與總帳之各類指標與達成率如表4-6及表 4-7。
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表 4-6：應付帳款之各類指標與達成率
Process Target Oct'09 Nov'09 Dec'09 Jan'10 Feb'10 Mar'10
Master
Master creations - Timeliness 100% 95.5% 96.6% 100% 100% 100% 100%
Master creations - Accuracy 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Invoice Entry & Queries
Invoice scanning - Timeliness NA NA NA NA NA NA NA Submission for Approval - Timeliness 98% 99.2% 96.9% 97.6% 96.3% 97.6% 100%
Invoice processing - Timeliness 100% 94.8% 100%
Urgent payments processing -
Timeliness 98% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Urgent payments to total invoices 5% 0.37% 1.67% 1.73% 0.94% 0.79% 1.37%
Payment Run
Payment run - Timeliness 95% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Expense Claims
Expense claims processing -
Timeliness 95% 100% 100% 97% 100% 100% 100%
Expense claims processing - Accuracy 98% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Reconciliations
AP SL vs GL - Timeliness 98% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Reconciling items explained and
actioned 98% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
資料來源:本研究整理自個案公司報表
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Process Target Oct'09 Nov'09 Dec'09 Jan'10 Feb'10 Mar'10 Journals
Entry/Upload of journals - Timeliness (during the month)
98% 96.6% 100% 99.7% 100% 100% 100%
Entry/Upload of journals - Timeliness (during mth-end)
95% 75.9% 100% 100% 76.5% 100% 100%
Entry/Upload of journals - Accuracy 98% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Balance Sheet Reconciliations &
Reporting
Balance Sheet schedules - Timeliness 98% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Balance Sheet schedules - Accuracy 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Month End Activities - Timeliness 99% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Month End Reports - Timeliness 99% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Fixed Assets
FA movement recording - Timeliness 99% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Depreciation Run - Timeliness 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
FA Reporting - Timeliness 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
FA Reporting - Accuracy 98% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Bank Reconciliations
Bank Reconciliations - Timeliness 98% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Bank Reconciliations - Outstanding items > 60days (unexplained)
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資料來源:本研究整理自個案公司報表
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