個案公司採購管理現況

本研究個案公司之採購組織型態為集中採購(centralization)模式，公司一切 採購事項均由採購部門統一處理，主要目的為集中公司資源，降低採購成本，

並可使採購事務更形專業，管理上也較容易。採購部門隸屬於資材處，目前採 購部門約有 20 多人，其組織如下圖 3.5。

採購組織圖

國內採購組 國外採購組 SMT採購組

採購部 物料部

資材處

圖 3.5 採購部門組織圖

該個案公司之採購部門分為國、內外及 SMT 廠三組，工作區分主要以採 購物品之性質及廠商別作區分，相關人員之工作各司其職。而本研究欲探討之 工程採購部分屬於國內採購組，目前負責之採購人員有兩位，工作流程及內容 將詳述於後。其他採購人員之職務內容以原物料，辦公用品之採買為主，輔以 公司系統之歷史單價資料庫，工作之性質較為單純。採購之專業技能以語言能 力及溝通談判技巧為主。一般物料採購之流程如圖 3.6。

進貨驗收(庫房)

否

是

付款結案(會計) 交期跟催 採購單位主管簽核 有問題

無誤

否 是

報價單確認

議價

下訂單 請購主管簽核

請購單轉採購員作業

廠商報價 發詢價單

使用單位提出請購需求

圖 3.6 一般物料採購流程 就一般採購流程說明如下

1. 請購單提出:一般請購單由使用單位視情況提出申請。請購內容可能是原 物料，或是設備零組件及一般辦公用品。

2. 請購主管簽核:請購單提出後由使用單位主管視需求情況簽核，若核准的 話則轉採購單位進行採購作業，否則駁回請購。

3. 請購單轉採購員作業:請購單於請購單位主管核准後，由系統轉採購單 位，並依請購單內容轉負責之採購人員，而採購人員於接到請購單後可

判斷是否為個人職責負責之採購標的，若不是則直接轉給負責之採購人 員。

4. 發詢價單:採購人員視欲採購之物品找尋合適供應商，並發出詢價單，請 廠商報價

5. 廠商報價:廠商於收到報價單後若可直接報價，則廠商將直接傳真報價 單，若規格需確認的則由採購代為聯繫請購單位，請廠商跟請購單位確 認。

6. 報價單確認:經廠商報價確認後，採購人員尚需再次確認規格，以避免請 購之物品有誤，因一般產品於下訂單至送貨到廠，時間可能由幾天至幾 個月，若產品到廠才發現不符需求，再次下定之成本將難以估算，故再 次確認之動作有其必要性，尤其針對交期較久之物品，更需特別注意。

而確認之結果若有疑問，則需請廠商再確認後重新報價，若無疑問則進 行下一階段採購作業

7. 議價:產品規格無誤後，則就廠商之報價單作比價、議價之動作，一般以 最後較低價格之廠商為首選，若有交期或其他因素則視情況作調整。

8. 採購主管簽核:經議價後，則將議價後之採購單轉為訂購單呈採購單位主 管簽核，若核准則直接發訂單，反之則視情況退回重新議價。

9. 下訂單:訂購單經核准後則直接傳真予廠商，並請廠商於收到訂單後回傳 確認，以防有誤。

10. 交期跟催:經下定後，產品之交期需視情況而定，有些交期較久之訂 單。採購人員便需定時追蹤，以防交期延誤。

11. 進貨驗收:一般物品均由庫房單位收貨，而特殊材料或零件則會同請購 單位驗收。

12. 付款結案:經驗收無誤，庫房單位將相關憑證及文件轉會計單位依付款 條件作付款結案之程序。

上述之流程為個案公司之一般物料採購流程，而個案公司為因應企業資訊

電子化之趨勢，目前已實施企業資源規劃系統(ERP)。物料採購系統已電子化，

所有採購流程及表單簽核均在 ERP 系統上完成作業。