國內外檔案典藏機構館藏維護政策比較

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最後提出本研究認為館藏維護政策應有的架構。

一、 國內外維護政策差異比較

（一） 政策目的與發展背景

任何政策都有其目的與發展脈絡，因此在英國、加拿大、澳洲的維護政策中，

都有目的與發展背景的章節。「政策目的」說明此份政策具有指導該館館藏維護行 為的意義，不論對外、對內以及包含的範圍。以英國為例，該段說明英國國家檔案 館內的收藏獨特且無可取代，所以若失去這些資產對機構而言有相當的風險，主管 人有責任確保入館藏品的持續可用與真實性。

臺灣地區國史館的《總統副總統文物管理條例》也可見此敘述，第 1 條說明

「為妥善典藏、維護及管理總統、副總統文物，保障文物之國有財產權，特制定本 條例」，簡潔扼要地說明了條例的目的、保障的目標；又如《國立臺灣大學圖書館 藏資料借用出版管理辦法》第 1 條寫到為了館藏資料之推廣利用、資源流傳及保 存原件之目的，特訂定本辦法。

整體來說，雖然目的與發展背景可說明政策的意義與標的，但臺灣地區較少寫 到或較為簡短。

（二） 職責或責任與任務

這個章節描述該館身負文獻遺產典藏任務的原因何來，也就是「權力的授予」， 可能是國家的法案或機構的組織法。如加拿大的政策主管部門是檔案法第 4 條（1）， 除援引法條外，更特別敘述不同單位、職位的檔案人員與這份政策的關聯，顯示館 藏維護事務不僅與直接負責的人員相關；英國雖未說明法源，但寫到「國家檔案館 的根本責任是，確保入館文件的持續可用和真實，有責任管理文獻遺產所面對的風 險。」另外，此節也可能說明維護行為在該機構主要負責的單位，以英國為例，說 明該政策是由館藏照護部門與數位維護部門共同公布與負責館內維護事務。

臺灣也有機構對其授權來源、制定依據加以說明，如國史館《總統副總統文物

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管理條例》的「本條例以國史館為主管機關」，或故宮博物院的《典藏文物管理作 業要點》：「本要點依據該院組織法第 1 條設立宗旨及第 2 條本院掌理事項之規定 訂定之。」但推測可能相關規定普遍層級較低，或偏向作業流程指引而不多見此敘 述。

（三） 用語定義

英國、加拿大、澳洲、日本均在文件的最末說明該政策的用字定義，雖然保存 維護有固定常用的詞彙，但各國仍有些在國內較常用、或國內外定義有所差異，所 以這一章節的存在對政策說明而言有其必要。臺灣地區法規也多有對內容用語定 義以釐清所指物件為何，如《國史館臺灣文獻館古文書閱覽複製辦法》：「本辦法所 稱『古文書』，係指本館所收藏字據、簿冊或證書等記載於紙或絹上之文字史料。」

（四） 機構所持有的原則

英國國家檔案館在這一節表示「檔案館是為了維護檔案的近用與真實性、價值 而存在，並採用風險基礎法評估館藏風險，實施保存照護及數位館藏維護。」加拿 大檔案館則分點敘述，說明維護是基本責任、所有維護的行為必須設法維護檔案文 件的特性和彼此的關係、由於一份文件包含資訊和媒體兩者，所以需要明白兩者間 的相互關係；澳洲國家檔案館也在第五段之「政策聲明」中提到減少干預、遵守倫 理守則等原則。這一節著重對館內維護行為大原則的提點或基本概念，如英國國家 檔案館敘述它是為了維護檔案的真偽、價值而存在，且說明評估館藏的方法。

臺灣地區如國圖的館藏發展政策針對特藏文獻館藏維護的敘述，也屬於原則 性的敘述，引述如下：「在文獻修復方面，依據分級典藏原則，針對不同級別之古 籍文獻如國寶、重要古物、一般古物、普通本古籍等注意其破損情形……按破損程 度之不同，應用修裱技術及科學方法……」但綜觀各機構規範內容，本項在臺灣地 區之相關規範並不常見。

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（五） 各別政策、活動敘述

這一章節的內容是政策中比重最高的，機構會在此詳述它的維護規劃與策略、

徵集及選擇與清理行動、館藏的維護管理、災難和應變方法等。這些內容並非詳細 的作業步驟，而是館方的看法與大方向執行方式，例如加拿大圖書與檔案館認為在 災難或緊急情況下，首要優先是人的安全，其次是採取行動挽救檔案。

澳洲國家檔案館在「執行機制」一節中呈現；加拿大圖書與檔案館則分別敘述 對大部分實體檔案、影音記錄、電子文件的首要優先處理方式，另外將提升大眾維 護意識也納入敘述；英國國家檔案館較特出的是列出館方維護行為所配合的國內 與國際標準；美國國會圖書館維護專門頁面上的館藏維護、緊急準備與恢復之內容 也包含在此節之內。日本國立公文書館維護手冊的內容多集中於此，作法也最為詳 細，雖然不適合做為綱要性的政策敘述，但對於各式材質應採用何種保存手法、遇 到何種保存問題如何應對、各式保存問題同時出現時的處理優先順位等，有相當周 詳的考慮，是值得參考的地方。

臺灣地區在這部分的敘述相比其他內容是最為詳細，但通常只針對特藏或珍 貴資料，有的機構對清潔、除蟲、脫酸、溫濕度、持拿、包裝、運送、展覽、調閱、

容具等事項均有說明；但也有的館舍付之闕如，原先推測也許是因為不包含在館務 之內或尚未遇到需處理的狀況而無相關考慮，實際訪談結果則得知許多是只供內 部參考並不對外公開。

（六） 合作、推廣與研究、培訓

除了日本、美國外的 3 所機構都提到合作的重要性，藉由與其他機構合作，將 保存維護的能量由一變為二，這些機構也都有成為國際檔案典藏維護中心的目標。

加拿大圖書與檔案館提到有獎學金、實習、成為訪問學者的機會，這類對館內 外人員、實習生提供訓練機會、培訓計畫的內容在本節也可能出現，但多數放在上 一段的「各別政策與活動敘述」中。

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此外，合作有時也包含共同研究，合作與研究的結果最終可以成為支持保存維 護相關決策的基石。

觀察臺灣方面的規定，雖未將這些內容放入館藏維護相關的管理辦法中，但並 不表示沒有辦理保存維護的培訓、推廣活動，而是舉辦活動的機構數量原先便不多，

所以更少有明文書寫的情況。目前僅檔案管理局、國史館、臺灣圖書館圖書醫院、

故宮博物院每年固定招收保存維護之實習生。

（七） 政策效益與修訂

為使政策發揮效益，政策必須要為館內所有人員認可、同意批准及對外公布以 昭公信。因此加拿大、英國均提到政策將知會所有館方人員，並透過網站提供給大 眾。此外，需要負責的部門定期或不定期修訂，才能維持政策的新穎與適用性。政 策負責部門也需不時監督機構上下是否遵循政策，使政策發揮效果。

臺灣的典藏單位之規定多數均會在最後一點列出「本○○經會議通過後施行，

修正時亦同」，但較少提及不定期或定期修訂。此點內容代表該機構對此議題的態 度與追求，若希望館藏維護事務與時俱進，自然會希望更多人意識到檔案保護的重 要、並公開政策。

二、 館藏維護政策架構

相比國外檔案典藏機構的館藏維護政策，臺灣的相關規定未獨立為一政策，散 見於館方細項規定內。經由第一節的分析，我們知道大多數機構都訂有管理、閱覽 規定，然而是針對特定館藏範圍如特藏資料、古文書，而非全體範圍的館藏（見表 4.3），詳簡程度也不一。

詳簡程度不一來自法規層級的不同，須知、規則、辦法、要點等所欲達成的目 標不同，與「政策」也有所差別，自然不似國外館藏維護政策的規章與結構化的內 容。可從表 4.2 檔案典藏機構館藏維護規章主題面向的整理，知道臺灣機構注重的 面向。

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綜合國內外館藏維護政策與相關研究的內容分析與後續訪談所得，本研究認 為一份完善的館藏維護政策應具有下列 16 點內容架構，其中第 8 點「人員規劃」

是在研究訪談結束後，依據訪談內容認為各機構尚沒有完善的人員規劃、制度規定 而追加列入，完整綱要列點如下：

一、責任聲明與權力來源：說明機構的保存維護責任及權力來源，如檔案法、組 織法。

二、機構的目標與功能：參考成立宗旨描述機構之目的與功能、維護政策存在的 理由，為維護政策打下基礎與組織目標連結。

三、適用範圍：政策適用對象，是否適用所有館藏與館藏形式。

四、用語定義：定義政策中用詞的意義，以免造成混淆。

五、角色與責任：負責制定這份政策的單位、機構內的不同部門與組別在館藏維 護活動中扮演的角色。

六、關鍵政策原則：館藏維護活動與此份政策秉持的基本原則、專業倫理。如評 估館藏是否需要維護、修復程度、執行保存修復活動的原則、為館藏品分級 給予優先順序。

七、各別活動敘述：

（一） 規劃與策略：主要負責單位、規劃與策略的方向。

（二） 近用：館藏取用的限制、是否開放。

（三） 安全性、儲存：與館藏品安全保障相關的敘述，如設施、容具。

（四） 環境：典藏環境的穩定、空調、溫濕度等。

（五） 蟲害及黴害管理：避免原件遭受蟲蛀與受蟲蛀之處理。

（五） 蟲害及黴害管理：避免原件遭受蟲蛀與受蟲蛀之處理。