第二章 文獻探討
第二節 館藏維護政策之規劃
國
立 政 治 大 學
‧
Na tiona
l Ch engchi University
第二節 館藏維護政策之規劃
壹、 館藏維護政策的定義與功能
Keene（2002）對館藏維護政策（Preservation Policy）的解釋為：「館藏維護 政策應把這個組織的領導宗旨、價值觀和使命轉化為聲明，這些聲明奠定組織在多 數情況下如何作為。」
大英圖書館維護諮詢中心（Preservation Advisory Centre）在其出版的《建立維 護政策》（Building a preservation policy）中，Foot（2013）則定義：「是館藏管理 架構中重要的一部分，不論館藏或組織的大小。提出問題並設定了組織對於維護的 方法、原因、目的、期限。並釐清了所有相關人員、志願者、使用者的責任，讓組 織能設定優先順位、檢視長久以來的執行成效。維護策略（strategies）、工作計畫
（work plans）、程序（procedures）、流程（processes）均應遵循維護政策（Foot, 2013）。」
除此之外，這樣的政策也反應了機構的歷史、所有權、功能，與財務和人力資 源等，為機構的未來發展提供更寬廣的脈絡（Feather, 2004, p.21）。
館藏維護政策的功能有以下 7 項（Forde & Rhys-Lewis, 2013, p.213）：
（一） 提醒館方人員與大眾他們的義務；
（二） 設置這樣的義務，明確表示保護檔案資料的生存需要聯合行動；
（三） 確保最高與最低層級的人員都知道維護議題的重要性；
（四） 向社會其他成員宣傳其重要性；
（五） 提供透明度；
（六） 在申請資金的背景下是有價值的文件，可做為負責任的管理的證據；
（七） 可用於評估館方政策的有效性。
強而有力的館藏維護政策將可以促進（Foot, 2013）：
‧ 國
立 政 治 大 學
‧
Na tiona
l Ch engchi University
（一） 確定機構的使命與維護活動之間的關係；
（二） 藉由認清要維護的館藏、他們的特點與希望的保存年限確定維護活動 的範圍；
（三） 是合作的關鍵點，可能跨機構作業或在機構之間作業；
（四） 確定與其他館藏管理面向的關係，如徵集、取用和安全性；
（五） 提供責任歸屬的敘述，責任歸屬可被監控；
（六） 對內外部館藏、贊助者、使用者展現機構的長期保存承諾；
（七） 做為內外部的溝通工具；
（八） 做為維護策略與維護計畫發展的基礎；
（九） 提供建立優先次序與預算投入的基礎 ；
（十） 為了現在與將來的使用者，展示負責任的管理工作；
（十一） 向使用者解釋為何採取某項動作而非其他行動的理由。
總而言之，館藏維護政策使得檔案典藏機構建立和描繪出特定機構環境下的 檔案保護活動（張靖，2012），若沒有以此做為基礎，將難以產生更為具體的維護 策略、各式長短期修護計畫。未釐清館藏維護的責任與重要性，維護相關活動也可 能被視為與其他項目競爭預算的活動，而非典藏機構存續的重要一環。
從以上館藏維護政策的功能與意義，可歸納出 3 個需要認清與理解的關鍵是
（Feather, 2004, p.21）：
（一） 機構的任務：決定了要尋找典藏的物品、何種形式、目的。
（二） 儲存、取用、使用的條件：不同身分權限是否不同。
（三） 材料的選擇與保存：關乎材料本身，選擇進館的原則，影響了對個別 物件的主動干預，例如儲存與使用條件、載體轉換的政策。
‧ 國
立 政 治 大 學
‧
Na tiona
l Ch engchi University
貳、 館藏維護政策的內容
Forde＆Rhys-Lewis（2013）認為，維護政策的敘述應是綱要性質，但因機構不 同，在此階段的詳細程度也不同。但因為目的是為了檔案館所做決定背後的哲學與 概念，而非任何行為的詳細解釋。所以，應與機構內更高層級的政策有適當的連結，
盡可能達成一致的標準，並涵蓋負責的主要領域。
具體來說，館藏維護政策內容應包含：
（一） 法定或高層聲明的責任，可賦予責任權威；
（二） 為了永久取用而執行最經濟有效的館藏資料維護解決方案的承諾；
（三） 近用條款，證明檔案館對於文件以及讀者需求的承諾；
（四） 提供適當儲存和環境條件的承諾；
（五） 確保充足的安全性以保證檔案材料已認證的保管權；
（六） 禁止近用狀況不佳資料的權力；
（七） 承諾對公眾提供複製設備，但對於檔案資料的不當使用，也有權利拒絕複 製要求；
（八） 承諾為保存事項提供經認證的修復師資源。
根據張靖（2012）意見，則包括 7 個部分：
（一） 描述機構文獻保護挑戰的需求聲明；
（二） 文獻保護概念和術語界定；
（三） 一般性文獻保護原則和實踐描述；
（四） 機構文獻保護優先討論；
（五） 文獻保護措施選擇策略；
（六） 文獻保護計畫框架，包含組織、人員、設施、基金和服務等；
（七） 與其他文獻典藏機構的聯盟和協作關係討論。
Bell & Lindsay（2000，轉引自 Fenn, K., & Muir, A., 2003）則明確指出館
‧ 國
立 政 治 大 學
‧
Na tiona
l Ch engchi University
藏維護政策應包含的範圍有：
（一） 政策；
（二） 建築；
（三） 儲存；
（四） 室內管理；
（五） 持拿；
（六） 環境監控與控制；
（七） 展覽與出借；
（八） 保存；
（九） 替代品製作；
（十） 急難應變。
上述三種內容界定中，張靖（2012）的內容範圍最完整，除了實務上的管理項 目，還有管理概念的說明；Forde＆Rhys-Lewis（2013）雖也有提及實務項目，但是 是以「該機構對某項任務的承諾、權力」角度出發說明，是較為精神性的敘述。Bell
& Lindsay（2000）的十項內容則均以實務操作為重，缺乏管理概念與精神性之描 述。
下表 2.1 以張靖（2012）之政策內容為主要架構，對照三者論述的涵蓋範圍：
‧ 國
立 政 治 大 學
‧
Na tiona
l Ch engchi University
表 2.1 三種政策內容範圍對照表
Bell & Lindsay Forde＆ Rhys-Lewis 張靖
（一）政策 （一）法定或高 層聲明的責 任，可賦予責 任權威；（二）為了永久 取用而執行最 經濟有效的館 藏資料維護解 決方案的承 諾。 （一）描述機構 文獻保護挑戰 的需求聲明 （二）文獻保 護概念和術 語界定
（二）建築；（三）儲存；（四）室內管理；（五）持拿；（六）環境監控控制；（七）展覽與出借；（八）保存；（九）替代品製作。 （三）一般性文獻保 護原則和實踐描述；（四）提供適當儲存 和環境條件的承諾；（五）確保充足的安 全性以保證檔案材 料已認證的保管權；（六）文獻保護計畫 框架，包含組織、人 員、設施、基金和服 務等。 （三）一般性文獻保 護原則和實踐描述 （四）機構文獻 保護優先討論 （五）文獻保護 措施選擇策略
（十）急難應變 （七）承諾對 公眾提供複 製設備，但對 於檔案資料 的不當使用， 也有權利拒 絕複製要求；
（八）承諾為 保存事項提 供經認證的 修復師資源。 （六）文獻保護 計畫框架，包 含組織、人員、 設施、基金和 服務等 （七）與其他文獻 典藏機構的聯盟 和協作關係討論
資料來源：本研究自行整理
‧ 國
立 政 治 大 學
‧
Na tiona
l Ch engchi University
從表 2.1 可知，張靖（2012）的第一項包含了另兩者的第一、二項跟第一項；
第三項對照到另兩者的多個項目，其第四、五、七項在 Forde＆Rhys-Lewis（2013）
與 Bell & Lindsay（2000）的政策內容中都未出現，可確知張靖的政策內容確實較 廣博。總結這些維護政策的內容，都是為了闡述維護需求，並為了符合需求而提供 維護政策的實際框架，例如保護檔案資料存續的承諾。
下一階段，典藏機構可將上述的「政策」內容轉化為「策略（strategies）」，
也就是支撐政策之下「如何執行」的部分。為了發展有效的策略，相當需要盡可能 擁有以下背景資訊：文件的實體狀況、現今儲存的品質、現在的以及預期的使用、
特定文件的歷史重要性、檔案館的整體發展計畫、未來數年可能的預算。
Feather（2004）認為，為了達到館藏維護政策的目標，需要發展維護策略以涵 蓋多樣的活動。這些策略不盡然相關，或只與機構的一部份相關。但數種策略的結 合，可以成為影響機構的保存維護的強力存在，這些策略針對的面向包括：
（一） 創造並維持適當的儲存條件；
（二） 控制材料使用的性質與程度；
（三） 辨識欲長期保存的材料的政策；
（四） 受損材料修復的一致程序；
（五） 認明適當的技術以確保材料在受損之前有更長的生命；
（六） 發展透過格式轉換，為原件製作替代品的計畫；
（七） 發展提供館藏安全性、災難預防、復原的政策與程序；
（八） 認清與其他機構的夥伴關係以及區域、部門、國家、國際層級的合 作計畫；
（九） 認清資源需求以及執行策略的可能的金錢、專業知識來源。
上述項目哪些適合特定檔案典藏機構，由機構的目的、任務、規模而定，例如 有的檔案典藏機構並不存在受損材料的修復程序，可能就不會列出相關敘述。
‧ 國
立 政 治 大 學
‧
Na tiona
l Ch engchi University
各機構維護政策可能包含很多相同的部分，但他們有不同的目標、且透過不同 方式執行，重要的是其中的共同點，而這也是本研究的研究目的。
使用與保護兩項需求間，有極緊密的聯繫，為撰寫政策內容進行上述資料的收 集，可確定維護採用的方法，進一步訂定館藏維護策略。
另外，雖然從以上內容來看，館藏維護政策似乎需要非常詳細的內容敘述，但 其實政策的長度、細節程度因機構而異，若是簡短、較高層級的文件，更有可能在 組織內達成共識、易讀與運作。更可強調與其他敘述更詳細的相關政策、策略之間 的關係。
為此，大英圖書館提供了較具體的項目，偏向政策章節之順序，包含以下項目：
（Foot, 2013）
（一） 組織的目的與功能，參考成立宗旨等文件，描述目的與功能與維護 政策存在的理由，為政策打下存在館內的脈絡基礎，與組織目標連 結。
（二） 定義：為關鍵詞彙下定義，使對內容的理解達成一致。
（三） 範圍：是否適用所有館藏與館藏形式，參照館藏徵集、發展、近用政 策等，確保與此政策一致，讓內容能互相參照。
（四） 維護哲學、標準與倫理：應有維護哲學的敘述，讓預防性維護與干 預性保存達成平衡。應由被接受的標準（如 ISO）、倫理、專業表 現支持，包括機構的風險管理敘述。
（五） 近用：機構如何提供取用，或與近用政策連結。
（六） 安全性：對館藏安全負責的敘述，包含館方人員與使用者。
（六） 安全性：對館藏安全負責的敘述，包含館方人員與使用者。