第四章 國內外館藏維護政策分析
第二節 國外檔案典藏機構館藏維護政策分析
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第二節 國外檔案典藏機構館藏維護政策分析
本研究分析 5 所國外檔案典藏機構，依序是：美國的國家檔案暨文件總署、英 國國家檔案館、加拿大圖書與檔案館、澳洲國家檔案館、日本國立公文書館。選擇 這 5 所機構的原因是他們在館藏維護方面發展較其他國家更久、更為完整，或因 其地理位置與臺灣接近，故認為此 5 所機構的館藏維護政策對臺灣而言具有參考 價值。
一、 美國國家檔案暨文件總署（National Archives and Records Administration，
簡稱 NARA）維護政策
美國國家檔案暨文件總署（以下簡稱 NARA）並未在網站上公布其館藏維護 政策，去信詢問是否有館藏維護政策後，NARA 的人員表示可直接參考網站上的 資訊頁面。故直接從官方網站的首頁，進入專述維護措施、原則、合作與相關研究 詳情的專門頁面，以此進行 NARA 維護政策之內容分析。
此專門資訊頁共分為 4 個欄位，分別是一、你想維護什麼（What do you want to preserve）；二、NARA 的維護策略（NARA Preservation Strategies）；三、維護計 畫（Preservation Programs）；四、事件與特別專案（Events and Special Projects）（見 圖 4.1）。
因為 NARA 是一個管轄其下 44 個散布全美國之檔案機構、聯邦文件中心、總 統圖書館的中央層級主管機關，典藏的永久性館藏每年快速成長，至今已有超過 400 萬立方英尺的紙質、照片檔案，所以提供給相關機關、民眾的資訊也非常豐富。
雖然網站上並無館藏維護政策的提供，但從頁面上 4 大欄位的資訊已可得知許多 NARA 在於館藏維護的措施。
由於 NARA 轄下機關眾多，館藏維護的架構龐大，頁面最右側的維護計畫手
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冊（Preservation Programs Brochure）載有 NARA 對維護的義務、任務聲明，以及 將整體的維護措施分為 4 個方面，可從此處初步了解其架構，再從頁面上的 4 大 欄位深入閱讀詳細作法（見圖 4.1 右）。
在手冊的頁面上，聲明 NARA 有典藏維護檔案以供未來使用的責任，著力於 8 個部分：（一）控制並追蹤威脅到檔案的風險；（二）執行並將維護措施的優先順 位提前；（三）詳細指明並控制儲存、處理、展示空間的環境條件；（四）詳細指明 並評估穩定的存放空間以保護檔案；（五）在處理檔案與預防損壞方面提供流程以 及訓練；（六）發展政策以減低檔案面臨的風險，從實務、飲料到蟲害及汙染；（七）
確保 NARA 的設備有足夠準備能應付檔案緊急情況；（八）應用在維護方面有經濟 效益、最先進的科技與流程。
所以，NARA 將他們的維護計畫分為四個方面：保存（Conservation）、電子文 件維護（Electronic Records Preservation）、國家維護計畫（National Preservation Programs）、位於聖路易州的國家檔案的維護（St. Louis Preservation）
保存方面，所有形式的國家檔案都在維護範圍之內，將會評估其保存條件、穩 定狀況，將這份文件進行數位化、展覽或研究者使用。保存人員控制設備所提供的 環境條件；保存科學家進行維護研究與評估保存維護產品的使用；修復師團隊則隨 時待命回應所有 NARA 內部設備遭遇的緊急情形。
電子文件維護方面，電子文件維護人員進行電子資料結構與格式的技術分析，
並提供電子文件即時的維護。運作並維持檔案維護系統，包括網路附加儲存、軟硬 體應用與資料庫。每年為磁帶與光學媒體進行館藏修護工作，轉置電子文件到更穩 定的媒體。
國家維護計畫方面，對於維護計畫的責任使 NARA 與其他檔案機構夥伴連結，
建立維護優先順序、發展具經濟效益的策略、執行計畫與政策保護檔案。新的館藏 管理系統讓他們可以追蹤檔案的位置與修護需求、行為。
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國家檔案館在聖路易市之維護人員照顧的是國家人事檔案中心（National Personnel Records Center）的軍事與民間檔案。將檔案數位化或微縮處理使他們能 進一步利用，同時保護原件。
以上 4 項，是 NARA 保存維護方面的整體架構，除此之外，網站首頁上的四 個欄位，提供給外界更多詳細的訊息。分別為以下 4 項：一、你想維護什麼；二、
NARA 的維護策略；三、維護計畫；四、事件與特別專案。
第一項，NARA 針對不同媒材的維護進行說明，區分為家庭文書、政府文件、
攝影、羊皮紙、書籍等等，家庭文書部分網頁以 Q&A 一問一答的方式呈現，解答 關於家族文書保存的各式疑惑，其他類型媒材在網頁上也說明如何保存、有哪些類 別，並附上相關文件讓使用者參考。
第二項 NARA 的維護策略方面比起維護計畫手冊說明更加詳細，分為館藏修 護、保存照護、環境控制、儲存與處理、數位化與重製、檔案緊急災變資訊、標準 與研究、數位維護共 8 項。針對 NARA 遇到不同情形的做法說明，並提供給其他 國會、州、聯邦機構等合作夥伴參考採用。
第三項維護計畫方面，如同維護計畫手冊說明 NARA 整體大概的維護架構，
並提供向外連結至網站的其他頁面，如連結到第二項維護策略的分頁或第一項的 內容。
最後一項內容介紹 NARA 內部的專案或特別案例，如伊拉克猶太人檔案（Iraqi Jewish Archive）的維護與修復，或對其他特別項目的修復施作影片。
雖然並沒有館藏維護政策的資訊公布於網站，但整體而言 NARA 網站的維護 頁面介紹了該館的保存維護架構、作法，各面向兼備。
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圖 4.1 NARA 的維護專門頁面首頁
圖片來源：The U.S. National Archives and Records Administration（2014）。Preservation。檢 自：http://www.archives.gov/preservation/
二、 英國國家檔案館（The National Archives）維護政策
英國國家檔案館的維護政策依架構可分四個部分觀察：概述、政策原則（Policy principles）、政策陳述（Policy statements）以及溝通、管控與政策檢視（Communication, monitoring and review of the policy）。「概述」說明政策的目的與發展背景、保存維 護專責部門；「政策原則」敘述檔案館願景、近用與真實性、評估方式、保存目標，
是執行業務的基本方向；「政策陳述」更加深入各項與保存維護活動有關的細節，
內部溝通、儲存與搬運、近用守則等，最後「溝通、管控與政策檢視」強調政策的 公開透明。以下摘要介紹：
（一） 概述
1. 政策目的（Purpose）
政策目的說明指導國家檔案館館藏照護（care）和維護的原則。涉及數位文件
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和副本等所有材料、格式。提供國家檔案館做為程序制定、決策的框架，而不只將 館藏維護政策做為手冊或使用說明書。
2. 發展背景（Context）
說明國家檔案館的根本責任是確保入館文件的持續可用性和真實性，才可取 信於當前與未來。因為館藏的獨特性、無可取代，若有損失對組織而言是極大的風 險。
館藏照護部門（Collection Care Department）負責傳統、實體文件的維護，數 位文件的維護是由數位維護部門（Digital Preservation Department）管理，這份政策 由兩單位共同公佈。
除了現有館藏的維護，國家檔案館還負有提供資訊處理建議給中央政府部門 的責任。
3. 政策的使用（Use）
首長（chief executive）經由管理委員會的建議認可維護政策，且所有職員與管 理人員支持執行這份適合他們角色及責任的政策。維護政策應與其他政策陳述中 引用的國家檔案館政策一同閱讀。
（二） 政策原則
1. 國家檔案館的願景（The National Archives’ vision）
認為維護是整體願景中不可或缺的部分，將維護融入從登錄到近用的所有活 動。
2. 近用與真實性（Access and authenticity）
館藏的維護是為了確保所有當下與未來對文件的近用。
3. 檔案價值（The value of records）
認可檔案因重要性、好用性、品質等綜合條件而有價值，國家檔案館的政策是 盡可能去維護所有檔案。價值摘要如下：
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(1) 資訊價值（information value）：所有展示的資訊，不論是寫、畫或視聽形 式。
(2) 材料價值（material value）：檔案本質的資訊，可從材料本身檢索獲取，例 如年歲、來源、歷史。
(3) 文化價值（culture value）：包含政治、信仰、歷史、倫理、美學等等價值。
4. 維護評估──風險基礎法（Risk-based approach）
為了維護館藏，採用以風險為基礎的方法。對實體檔案執行維護風險評估，所 有館藏定期重新檢視。
5. 保存（Conservation）
目標是對檔案之真實性、資訊、材料、文化價值造成最小影響，混合預防性措 施與保存照顧（conservation treatment）兩種方法。
6. 外部角色（External roles）
希望在檔案維護方面成為國家與國際的領導性角色。包含專業的發展、國際標 準與實務的發展、執行、傳播，檔案維護價值在英國及全球的推廣。
7. 數位維護（Digital preservation）
由於無法保證對特定技術的長期取用，聲明對於近用手段的維護在於基礎的 智識內容與相關的證據價值。
國家檔案館的維護政策包含兩個層級，一是被動維護，提供安全儲存與每份檔 案表現的完整性（integrity）；二是主動維護，需要將檔案轉置到新的表現技術上。
（三） 政策陳述
1. 規劃與策略（Planning and strategy）
館藏照護部門與數位維護部門會對國家檔案館各層級的維護問題提出建議，
也監管館方活動，確保維護政策的遵循；也負責釐清發展與執行的關鍵領域、認清 需求的資源，但所有計劃與活動是各相關部門共同完成。
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2. 標準（Standards）
國家檔案館跟進目前被國家及國際認可的方法。因此館藏照護部門與數位維 護部門參考國內及國際的 9 項標準。
3. 內部溝通（Internal communications）
鼓勵人員透過內部溝通團體提高對維護議題的警覺。且將此議題做為入職訓 練計畫的一部份。此外，為所有與實體文件工作相關的人員、或面對大眾的人員提 供文件處理訓練。
4. 儲存、搬運與安全性（Storage, transport and security）
所有實體館藏進行長期維護時均有潛在的風險，尤其是不適當的儲存，故追求 適當與安全的存放、儲存地點、容具，蟲害管理、環境控制、搬運或使用。
所有實體館藏進行長期維護時均有潛在的風險，尤其是不適當的儲存，故追求 適當與安全的存放、儲存地點、容具，蟲害管理、環境控制、搬運或使用。