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第五章 結論與建議

第二節 建議

此節針對本研究發現與結論,提出對採購工作實務上的建議,以提供警察機關 採購人員及後續研究者參考。

壹、考量採購人員的編制與工作負荷,應做適度調配

警察機關採購人員普遍存在人力不足問題,不僅如此尚還兼辦多項業務,造成人 員編制與工作負荷不成比例,再加上採購人員流動率高,工作容易交接不清,針對此 相關主管人員應考量採購人員的編制是否不足,是否有需要增員,如果增員可以提高 工作品質,可以解決工作負荷過重的問題,應朝此方向努力;或者是否有其他同仁可 以支援採購工作,避免工作負荷過重,一再造成採購人員的流失,另外,也可藉此機 會培養採購人員的接班;或者主管可以在合理的範圍內協助降低業務工作量。

貳、設立獎勵機制,鼓勵採購人員加強專業能力

大多數警察機關採購人員在擔任採購工作前,皆無相關工作經驗、亦無相關專業 知識,因此,針對此相關主管人員應加強採購人員的專業能力,透過取得相關證照是 其中一種方式,而為鼓勵採購人員加強專業能力,可設立獎勵機制或專業加給,並協 助取得證照;亦或者規定採購人員者需取得相關證照才可擔任,並有計畫培訓人員取 得證照,以免造成無人可擔任採購任務。然而,除取得證照外,對於採購工作實務上,

仍有許多臨場經驗需要累積,採購人員可以持前任承辦人所留檔案資料,如辦理中遇 性質相同採購案件,加以應用類推,對於未承辦過的項目,則可以多請益前人。

參、上級主管機關建立採購法令知識庫

目前採購法令仍有許多解釋不清之處,加上承辦人員接觸的採購項目相當繁多,

法令並不能定義到每一個細節,因此,經常需要上級主管機關提供支援,然而,在採 購人員請教上級主管機關時,主管機關也沒有提供詳細的解釋,針對這個部分,建議 主管機關可以建立知識庫,將解釋不清或曾經呈報過的特殊案件,加以解釋,當相關 承辦人員在面對相同問題時,可以取得一致的解決方式,並且不違反法令。建立知識

庫可以增強上級主管機關對採購承辦人員的支援。此外,建議各層採購人員也可建立 知識檔案庫,針對自己承辦過的案子,加以說明,以利交接工作或者培訓接手人選,

以免銜接時重蹈覆轍。

肆、採購人員由專業人員擔任,資格上採特考特用

現行警察機關採購人員大都由警職人員擔任,初任人員均未具採購專業經驗,往 往在辦理採購事務時,均非常戒慎恐懼,唯恐不慎而遭司法調查,研究發現警職人員 在種種因素下,表示對擔任採購人員意願不高,如此,常造成人員異動頻繁,對採購 事務的辦理影響甚大,加上目前政府正全力強化社會治安的同時,各縣、市警察局均 感警力嚴重不足,如將警察機關採購人員比照「政風、主計、人事」人員,採特考特 用方式,讓學有專精之採購類科人員辦理採購,如此,不僅可以解決專業不足及人員 異動頻繁問題,亦可充實警力,全面投入維護社會治安。

伍、加強採購人員人際溝通技巧與時間管理觀念

由於採購人員的工作相當繁瑣,經常面對許多採購案,應培訓採購人員對於時間 管理的觀念,針對有時效性的案件優先處理,再依序完成其他項目,另外,採購人員 經常面臨需求單位的質疑,因需求單位所提出的規格並不符合規定,採購進來的規格,

可能不如需求單位所預期,造成落差而對採購人員有所抱怨,對此,採購人員須能夠 與需求單位溝通,避免造成爭端,另外,採購人員也經常需要與廠商溝通,溝通能力 不好,容易產生誤解,再則,上級長官指示有違法、違反程序或窒礙難行時,不管有 無刻意,採購人員有責指正或說明清楚,避免事後追究時推委塞責,因此,除專業能 力外,如能加強採購人員的溝通能力與時間管理,將對其工作上有助益,也較不會因 此產生工作壓力,較能夠適任採購工作。

陸、對未來研究之建議

一、研究方法之建議

訪談對象在個人因素當中,需要談論到有關於家庭、子女的問題,但受訪者中,

有一部分的人是未婚,並不適合回答這一類的問題,後續研究應針對研究目的,慎選

受訪對象,另外,質性研究的受訪者人數受限於人力,而十位訪談者對於全臺各警察 機關的採購人員數,終究是少數,因此,針對採購人員的工作壓力之研究,建議後續 研究者亦可採量化的方式進行研究。

二、避免社會期待之影響

訪談問項當中,有些問題會涉及到大眾對於個人的看法,例如:您對於司法調查 所感受到的壓力,大多數的受訪者,會有防衛心態,受訪者需受一定訓練,在訪談這 一類問題時,應特別謹慎避免造成社會期待之影響,而無法取得真正的結果,後續研 究者應特別注意此類訪談問題的處理方式。

三、採購工作經歷應列入考量

研究顯示,採購相關的工作經歷對於擔任採購工作所產生的壓力有影響,擔任 採購工作的經歷越豐富,更能勝任採購工作,因此,較不會產生工作壓力,因此,在 進行相關研究時,應將工作經歷列入考量,避免研究結果受影響。

四、不同服務地區的差異應列入考量

研究結果顯示服務地區會影響採購工作的壓力,台東縣的採購項目相對單純,不 如其他縣市,採購業務繁重,因此,未來相關研究者可考量以各縣市不同服務地區之 採購人員,以分層抽象的方式進行訪談或量化研究,所得結果將更具客觀性。

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