第五章 新作業平台概述
第三節 新作業平台流程細節
經過個案公司之總經理室 2 位顧問與個案事業處內的營企部之 3 位企劃人員 及營業部的 4 位營業人員 Key user、5 位商務人員、4 位工程/服務 Key user，多次 的會議探討彙整後，並經過向各部門及中高階主管簡報後，最後再次修正，完成 此次新作業平台流程圖（詳圖 4~ 圖 19 所示）的基本設計。 過去系統與目前系統 最主要的差異如下：
1. 系統增設：SRM 系統、PCM 系統。
2. 系統改善：CRM 系統、ERP 系統。
3. 系統整合：SRM 系統+CRM 系統+PCM 系統+ERP 系統。
以下為作業流程中特殊圖例說明：
1.
1 .0 新 產 品 開 發 程 序
：紅色的字體，表示該程序為新定的程序。
2.
7.0 案件階段
維護程序
：深黃色的底色程序，表示該程序尚有子流程程序。
本作業流程中並未將金流、物流列入，並非並不重視金流、物流的重要性，
而是因為機器設備太貴重，所以幾乎超過 90%以上的產品都是接單後才請國外原 廠接單生產，完後經過標準測試流程及包裝後，經船運來台；在金流方面由於我 們採用 Back-to-Back LC（請客戶先開 LC 給所羅門，而後再以此信用狀向銀行申 請由所羅門開信用狀至原廠）、TT advanced、Factoring 方式以降低資金需求，但 即使如此去避免應收帳款過高，仍有因合約簽訂的條件不佳、設備及工程的驗收 拖延、機器設備的缺失、合約的風險管控不良、…造成客戶之延誤付款的藉口。
茲就新作業平台流程圖中，過去作業平與新設計之作業平台不同，依圖頁說
明之：
圖 4：個案事業處新作業平台流程圖 1
1. SRM 系統（新產品開發程序、新產品行銷程序）、CRM 系統（案件輸入分發 程序、案件確認程序），如圖 4 所示：
z SRM 系統：（新產品開發程序、新產品行銷程序），如表 11 中第 1 項－
SRM 系統增設。
• 新產品開發程序（新作業平台新增功能、前瞻指標規劃）： 對於新產 品的代理由人為計畫追蹤，進而由新作業平台管制追蹤，觀察實際進 度與預訂進度間的差異，即透過異常管理，盡快獲得代理的機會。
• 新產品行銷程序（新作業平台新增功能、前瞻指標規劃）：對於已代 理的新產品對由人為計畫追蹤，進而由新作業平台管制追蹤，觀察實 際進度與預訂進度間的差異，即透過異常管理，盡快完成銷售工具，
並進入 CRM 的產品中由業務人員銷售。
新產品的開發進展得宜，才能成為事業經營持續成長的動力，在同樣 的應用市場中，擴大營運的規模，產生出經營的縱效。
z CRM 系統：（案件輸入分發程序、案件確認程序）。
• 案件輸入分發程序：（如表 11 中第 2 項－案件分發程序修正），維 持由營管人員對於報章雜誌所發現的可能案件機會，鍵入新作業平 台，並自動轉至負責的業務人員開始追蹤。
• 案件確認程序：（如表 11 中第 3 項－案件確認程序修正），對於 CRM lead 案件，新作業平台增加對 lead 案件過久未確認的 alarm 功 能，並同時發 alert 給業務人員及相關權責主管。
圖 5：個案事業處新作業平台流程圖 2
2. CRM 系統（LEAD 程序、案件階段維護程序、報議價程序、訂單確認程 序）、PCM 系統（PCM01 訂單），如圖 5 所示：
z CRM 系統：（主管再確認程序、機會案件輸入程序、案件階段維護程 序、報議價程序、訂單確認程序）。
• 主管再確認程序：（如表 11 中第 4 項－Lead 主管再確認程序增 設），對 lead 案件是否成為機會案件，過去作業平台完全信任業務人 員的判斷，常發現會有問題及弊端，新作業平台增加對是否為機會案 件的主管確認，可採退回原業務再確認或是直接換業務人員處理，將 可能的機會轉由其他業務人員負責。
• 機會案件輸入程序：依目前作業平台中由業務人員自行開發案件，在 平台上以機會案件輸入。
• 案件階段維護程序：（如表 11 中第 6 項案件階段維護程序－Design Win 認定標準修正、第 5 項案件階段維護程序－失敗原因不明確修 正），依目前作業平台中由業務人員針對案件的進行做紀錄，包含：
開發中、設計中、設計完成的時程紀錄；此階段亦必須詳實記載客戶 資料、技師資料、產品資訊，並強烈要求設計完成的品質，以確保設 計案件的成功率提升。
案件階段過程，新作業平台將特別針對失敗原因設計規劃，以利案件 過程中或每月檢討中隨時分析失敗原因並因應之。
• 報議價程序：（如表 11 中第 7 項報議價程序－訂單 forecast 資料尚未 完整加強、第 5 項案件階段維護程序－失敗原因不明確修正、表 12 中第 8 項－報議價程序必須 key in 欄位確認及方案、表 12 中第 9 項－
報議價程序風險管控表執行不力（未電腦化）），依目前作業平台中 由業務人員針對案件的報議價階段做時程紀錄，此階段亦必須詳實記 載競爭者、成本分析、風險管控資訊。
案件階段過程，新作業平台將特別針對失敗原因設計規劃，以利案件 過程中或每月檢討中隨時分析失敗原因並因應之。
的訂單、或合約書、或簽名確認，另一方面對於訂單內容或是合約書 內容，仔細事先審核，避免接到不合理的訂單或合約。
z PCM 系統：PCM01 訂單。
• PCM01 訂單：（如表 12 中第 11 項－PCM01~PCM12 電腦 e 化），新 作業平台對於訂單直接由 CRM 拋轉至 PCM 系統。
資訊流 作業流 商流 情報流 管制重點
3. CRM 系統（合約書簽核流程）、PCM 系統（送審程序、合約資料程序），如 圖 6 所示：
z CRM 系統：（合約書簽核流程）。
• 合約書簽核流程：（如表 13 中第 12 項－合約書及風險管控表透過網 路線上簽核），除了合約書仍應送法務審核外，原作業平台採人工簽 核作業；新作業平台對於成本分析表及風險管控表均採電腦線上作 業。
• 新作業平台對合約中規定未來所必須提出的文件資料，有別於過去採 人工登錄方式，改採電腦上登錄，一方面可讓該案件所有參與人員完 全了解該提供的文件資料，在採購時或是未來交貨驗收時留意該文件 的彙整。
• 新作業平台，自訂單取得日起由 CRM 系統串起 PCM 系統。
z PCM 系統：（PCM02 合約書、PCM19~24 文件登錄）
• PCM02 合約書：（如表 12 中第 11 項－PCM01~PCM12 電腦 e 化），
新作業平台對於合約書作時程登錄。
• PCM19~24 文件登錄：依照客戶的要求，事先經過業務人員與客戶確 認並登錄新作業平台中，以利事先與原廠要求及事先準備相關資料。
資訊流 作業流 商流 情報流 管制重點
4. ERP 系統（ PR 作業程序）、PCM 系統（送審程序、KOM 會議程序），如圖 7 所示：
z ERP 系統：（PR 作業程序、庫存作業程序）。
• PR（Purchase Request）作業程序：（如表 13 中第 13 項－PR 作業流 程簡化），過去作業平台對 PR 作業是由商務人員重新 KEY 入，經常 會有疏失及錯誤；新作業平台 ERP 對 PR 作業程序的啟動，來自於 CRM 系統中的成本分析。
• 庫存作業程序：（如表 13 中第 14 項－庫存料號設定規則重整、表 13 中第 15 項－庫存數量確認），對於過去庫存設定的錯誤撥亂反正，
期求一次建立完整的資訊。
z PCM 系統：（PCM03 設備送審、PCM04 KOM 會議）。
• PCM03 設備送審：（如表 12 中第 11 項－PCM01~PCM12 電腦 e 化），新作業平台對於設備送審作時程登錄。
• PCM04 KOM 會議：（如表 12 中第 11 項－PCM01~PCM12 電腦 e 化），新作業平台對於 KOM 會議作時程登錄。
資訊流 作業流 商流 情報流 管制重點
5. ERP 系統（採購作業程序），如圖 8 所示：
z ERP 系統：（採購 PO 作業程序）。
• 採購 PO 作業程序：（如表 13 中第 16 項－採購 PO 作業重新制 定），過去作業平台與現在作業平台大致相同，但新作業平台可以對 所有案件的 PR/PO 狀況，清楚的顯示於報表中，更能防範時間到仍未 採購的情況發生。
資訊流 作業流 商流 情報流 管制重點
客戶 vs Solomon Solomon vs 原廠 碼/ Solomon信用 狀號碼/客戶對供
6. ERP 系統（開狀作業程序、押匯作業程序）、PCM 系統（設備出貨程序、設 備裝船程序），如圖 9 所示：
z ERP 系統：（開狀作業程序）。
• 開狀作業程序：（如表 13 中第 17 項－新增開狀作業模組），新作業 平台增設開狀作業程序，對於不論是客戶開狀或是個案公司開狀，完 全是清楚的掌握住，更與未來的應收帳款相連結，當財務收到匯回的 錢直接就可沖帳，不必再經過營業單位人員確認，減少人力資源的浪 費。
z PCM 系統：（PCM05 設備出貨、PCM06 設備裝船）。
• PCM05 設備出貨：（如表 12 中第 11 項－PCM01~PCM12 電腦 e 化），新作業平台增加設備出廠的 Milestone 登錄，在出貨前可做預 估，出貨後就依照實際日期登錄。
• PCM06 設備裝船：（如表 12 中第 11 項－PCM01~PCM12 電腦 e 化），新作業平台增加設備裝船的 Milestone 登錄，在裝船前可做預 估，裝船後就依照實際日期登錄。
資訊流 作業流 商流 情報流 管制重點
1.Drop Shipment 2.Commission佣
7. ERP 系統（領料作業程序、業績作業程序）、PCM 系統（設備到貨程序、貨 抵工地程序），如圖 10 所示：
z ERP 系統：（領料作業程序、業績作業程序）。
• 領料作業程序：依目前作業程序進行，但特別對於緊急件出貨及樣品 出貨的管制趨向更嚴謹，避免疏失造成作業品質瑕疵。
• 業績作業程序：（如表 14 中第 18 項－業績作業簡化），新作業平台 將特別著重於如何簡化作業流程，使商務人員可以更容易及避免錯誤 的將業績表現。
z PCM 系統：（PCM07 設備到貨、PCM08 貨抵工地）。
• PCM07 設備到貨：（如表 12 中第 11 項－PCM01~PCM12 電腦 e 化），新作業平台增加設備到貨的 Milestone 登錄，在到貨前可做預 估，當貨到後就依照實際日期登錄。
• PCM08 貨抵工地：（如表 12 中第 11 項－PCM01~PCM12 電腦 e 化），新作業平台增加設備到貨、貨抵工地的 Milestone 登錄，在貨 抵工地前可做預估，當貨抵工地後就依照實際日期登錄。
資訊流 作業流 商流 情報流 管制重點
8. ERP 系統（付款作業程序、索賠作業程序）、PCM 系統（PCM09 安裝工程程 序、PCM10 試車程序、PCM11 消檢程序、PCM15 月保養程序、PCM16 年保 養程序），如圖 11 所示：
z ERP 系統：（付款作業程序、索賠作業程序）。
• 付款作業程序：（如表 14 中第 19 項－付款作業簡化），過去主管僅 核准採購，但對於付款則是人工 paper 作業簽核，新作業平台對於付 款作業增設電腦系統中主管線上簽核功能。
• 索賠作業程序：此處索賠作業指的是因運輸或是原廠的出廠疏失，當 貨一抵達工地必須先做專業的判斷，如真有發生異常現象就必須馬上 向原廠反應索賠或是向保險公司提出索賠申請，否則萬一超過索賠期 限未發現並提出申請，將使得損失擴大。
z PCM 系統：（PCM09 安裝工程、PCM10 試車、PCM11 消檢、PCM15 月 保養、PCM16 年保養）。
• PCM09 安裝工程：（如表 12 中第 11 項－PCM01~PCM12 電腦 e 化），新作業平台增加安裝工程百分比、安裝預定及完成日期登錄。
• PCM10 試車：（如表 12 中第 11 項－PCM01~PCM12 電腦 e 化），新 作業平台增加試車預定及完成日期登錄。
• PCM11 消檢：（如表 12 中第 11 項－PCM01~PCM12 電腦 e 化），新 作業平台增加消檢預定及完成登錄。
• PCM15 月保養：（如表 12 中第 11 項－PCM01~PCM12 電腦 e 化），
新作業平台增加月保養及完成完成日期登錄。
• PCM16 年保養：（如表 12 中第 11 項－PCM01~PCM12 電腦 e 化），
新作業平台增加年保養預定及完成日期登錄。
資訊流 作業流 商流 情報流 管制重點
Bill only方式多 用於工程之業