時間管理之探討

本節分別就時間管理的意涵及國內時間管理與學業成就之相關研究來探討：包含時 間管理的意涵，時間管理與學業成就之相關研究，茲說明如下

一、時間管理的意涵

以下擬針對時間管理的定義、發展以及原理原則分別說明如下：

(一)時間管理的定義

曾仕強、石詠琦(1994)將時間管理定義為配合個人的生涯規劃，做好終生時間管 理，可進可退、有緩有急，隨時調整自己的方向和速度並做好階段性的調整。朱文雄(2005) 認為時間管理是將一個人身邊有限的時間，做充分的運用，獲得最滿意的工作成果並達 成目標，他強調時間是一種資源，可以透過管理而獲得更多的時間。謝伯榮(2005)則將 時間管理定義為時間管理的態度、行為與時間運用的情形。綜合上述理論時間管理是一 種自我管理的行為，它包含對時間管理的態度與運用的技巧，目的是為了有效達成目標。

(二)時間管理的發展

根據謝佳雯(2003)的研究指出，時間管理至今已演變到第四代，每一代都是前一代 發展的基礎，作家柯維(Stephen Covey)和梅爾夫婦( Roger Merrill and Rebecca Merril) 合著的「與時間有約」 (First Thing First)將時間管理發展的第一代稱為「備忘錄型」，

第二代為「規畫與準備型」，第三代為「規劃、訂定計畫、操之在我型」,第四代為「確 定原則，最重要的事先做型」，每一時期的時間管理重點如下：

1.第一代為即時記錄階段(人類誕生~19 世紀)

此階段提醒人們切勿遺忘，並追蹤時間的安排。主要的特色是隨身攜帶簡要的備 忘錄及查核表來管理時間，其缺點在於沒有「優先」概念，故雖有成效但仍嫌短視。

2.第二代為科學管理階段(從 19 世紀~20 世紀)

此階段的人們認為時間的基本特徵是直線性與不可逆性，於是人們開始對時間進 行量化管理，講究效率、個人責任、訂定合適自標、事先規畫、安排未來行程。其特色 在於藉由行事曆及工作表有效管理時間，將當天所有工作分別等級及優先順序，此階段 雖重視到對未來的規劃，但對事則無輕重緩急之分。

3.第三代為現代管理階段(20 世紀~1980 年代)

此階段最視優先和效率的概念與關係。首先要瞭解「我要的是什麼? 」，並據此依 輕重緩急規劃長、中、 短期目標與活動，再逐日訂定計畫，將有限的時間、精力予以 分配，以追求最大效率。所以主要的特色是以能表達出統合價值觀和目標、進度表的規 劃書，來詳細規劃每日活動。然而過份講求效率則過份害於缺乏彈性，完全按照計畫行 事也或恐因小失大。

4.第四代為資訊管理階段(1980 年代迄今)

此階段不只要提升做事的方法，還要確定所做的事是重要的、值得的。其重點包括 以設定目標、排定優先順序的方式滿足物質、社會、心理、精神的需求；為結果負起責 任；進行更有效的會議和提案討論；所有計畫與價值觀緊緊相連；經由目標設定和規劃 而有更多成就；恰到好處的短、中、長期目標；減輕壓力；相互依賴群策群力等。其牽 涉面包括自我約束、自我承諾，以及更圓熟的人際關係。主要特色在於體會到事由心生，

管理時間要從自己的內心出發，做值得、重要的事，如此有助於達成人生的目標，讓生 命更豐富、更有意義，並能創造高品質的生活。

(三)時間管理的原理原則

時間對整個宇宙來說，是一種無限的資源，人人雖擁有時間，卻常感到時間不夠用，

因此「時間管理」技巧是每個人必修的重要課題。根據朱文雄(2005)所提出的時間管理 原理共有十一項：1、80/20 原理；2、目標設定原理；3、設定優先順序原理；4、運用

「能力曲線」原理－黃金時間；5、帕金森定律(Parkinson's Law)；6、墨菲定律(Murphy's Law)；7、賈琪華德定律(Jakie Ward Law)；8、運用「計畫原理」； 9、確定方向原理；

10、邱吉爾原理(Churchill Principle)；11、運用「時間管理圖」原理。以下就各原理原 則的重要內容彙整如下：

1. 80/20 原理

又稱為「重點管理」，意即掌握「重要的少數」就可做好「事情的多數」。這個原 理是義大利總體經濟學家巴雷托(Vilfredo Pareto, 1848-1923)於 19、20 世紀交替間在 研究該國財富所獲得的發現：義大利 80%的國家財富集中在 20%的人口之中。根據他 的發現，政府如要扣徵所得稅，只要掌握那 20%人口的財富，就可徵得 80%稅收。換 句話說，一天當中如有十件待辦事情，其中有二件事情是比較重要的，先做好這二件事，

即完成當天 80%的工作效果了。

2.目標設定原理

目標管理就是時間管理，因為目標管理可以助人成功、完成心願和自我實現。成功 與失敗之分野就在於一個人有否設定目標，因為目標能導出重點，具有向前推進的力量 (意即製造強烈動機)，若能集中精神和資源於目標就能節省時間。目標的設定除了要有 挑戰性之外，但也必須是自己做得到的目標，在過程中定期評估目標再設定下階段目 標，然後全力以赴追求成功。

3.設定「優先順序」原理

所謂優先順序就是：凡事有輕重緩急，本末先後。有條理、有系統的做事，較具效 率且節省時間。 Drucker 認為：「作對的事情比把事情做對更為重要」 (Do right things is better than do things right)，因為「做對的事情」才會「有效能」。

4.「能力曲線」原理－「黃金時段」原理

每人在每天某一個時段的體力、精力、精神、能力等，會達到最高峰的狀態，在此 時段做事最有效率。這個原理意指在一天當中，每人的工作能力與效率都其有固定的起 伏韻律狀態，也就是具有週期性的反覆循環，例如：上午 8-11 時，做事最有效率；下 午從中午 12 時到下午 4 時，能力跌至谷底；晚上從下午 6 時晚上 9 時，效率又回升；

深夜晚上 11 時凌晨 4 時，能力降至絕對最低點。唯有選擇工作的最佳時段，就能事半

功倍。

5.帕金森定律(Parkinson's Law)

帕金森是英國當代極富盛名的歷史學家、社會學家、經濟學家，他認為「一般人總 會把工作拖延到期限的最後一天才完成」。「工作時間愈充裕，工作進度就愈慢。」因此 許多人對工作有著「白天做不完，晚上還可以做；平常做不完，放假還可以做的想法。」

要成功就必須對「帕金森定律」反其道而行，即對每一項工作設定較為緊密的期限，並 把握在期限前完成，養成「現在做」、「馬上做」、「現在就開始」的心理動力，讓「果斷」

成為一種工作習慣。

6.墨菲定律(Murphy's Law)

墨菲指出完成任何一件事情所需時間都比它所預估(所應耗費)的時間為長(通常要 多出 25% 。如果是初次、陌生、完全不熟悉、以前從未經歷過，則需另加 50%。該定 律三個要點：(1)任何事情都不像它看起來那樣簡單；(2)每件事情做起來都比原來想像 的要多花費些時間；(3)如果事情會出錯，那就無法避免，會犯錯的事一定會犯錯。所以 克服、改進之道就是按照事情工作之難易、輕重、緩急、 先後、順序等預做確實所需 時間和排出進度。

7.賈琪華德定律(Jakie Ward's Law)

賈琪﹒華德(Jakie Ward)是一家電腦世代(Computer Generation)的執行長，他提倡 一套獨特的節省時間技巧，那就是先做不喜歡做的事，其他的事自然就能迎刃而解。因 為先做不喜歡做的事，可以消除恐懼、避免痛苦、減輕壓力，減少疲累、身心愉快又能 節省時間。如果你做的是業務工作的話，那麼就要避免在一天的開始有任何不愉快的經 驗(如：不要在一天的開始就先接觸到不愉快的電話或會議)，盡量先從溫馨、簡單、快 樂的經驗開始較有效率。

8.運用「計劃原理」

無論如何忙碌，都應當花些時間擬定計劃，因為透過計畫的擬定，才能為自己找出 時間。當你越覺得忙碌時，你就越需對時間的運用做計劃，當沒有計劃時，你可能會將

時間花在無謂的事情上。因此養成每日計劃的習慣，強迫自己寫出要做的工作並排出優 先順序，如此一來每天還可以節省一些時間，供你自由運用。

9.確定方向原則

有兩個大方向可以思考：一為「由下而上」；另一為「由上而下」。所謂「由下而上」

的方向，就是「精打細算」、「分秒必爭」，時常算計著分分秒秒有無妥善運用，節省時 間，講求效率，變成「時間效率高手」。所謂「由上而下」的方向，就是把握人生的大 方向再作階段性控制。先有整體的人生目標──再有階段性目標。先有整體性計劃──

再有分段性計畫。理論上，宜先用「由上而下」的方向掌握大方向、大目標，再用「由 下而上」的方向，運用各種技巧落實時間管理。但是，如果能夠先務實地在可以改善效 率的「小時間單位」中多加努力，多剩點時間思考一些人生的整體大目標和大問題，亦 不失為良策。

10.邱吉爾原則(Churchill Principle)

即做事不要拖拖拉拉，把握重點、乾淨俐落，無論書面報告或口頭報告，先報告重 點，至於細節及理由可以先割捨有時間再談。這道理就像「畫無餘筆」， 機器上不該有 多餘的零件一樣。如：給上帝的禱詞」 (只有 56 字〉、「蓋茲堡演講詞」 (只有 266 字)、「獨立宣言」（只有 300 字）。

11.運用「時間管理圖」原理

將前述時間管理之原理原則作系統性、層次性的運用。在工作的時候，首先建立工 作目標和安排優先順序，其次先做「重要的工作」去除不必要和不適合的工作， 運用

「盡可能將工作分派出去」的原則，用「授權、委派」的方法把工作分派出去，不必大 事小事通通一把抓，全部包攬在自己身上，最後訂定「每日計劃或每週計畫」按照計劃 行事。

綜合上述理論，求學階段的青少年除了每日上學之餘，還必須應付學校的繁重的課 業與考試，若能充分運用時間管理技巧，養成珍惜時間、凡事計畫、機動調整、事後檢 討的好習慣，就能輕鬆學習又能達到理想效果。

二、時間管理與學業成就之相關研究

表 2-3 國內針對求學階段學生所探討的時間管理相關研究一覽表(續)

表 2-3 國內針對求學階段學生所探討的時間管理相關研究一覽表(續)

表 2-3 國內針對求學階段學生所探討的時間管理相關研究一覽表(續)

作者/年代 研究題目 研究對象 研究結果

林敬芹

林敬芹