檔案應用研究

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第三節 檔案應用研究

檔案是人類活動所留下的歷史紀錄，其所乘載的資訊可以反映出個人、團體 乃至於社會和國家的發展脈絡，並因其自然且有機的產生而具有真實性、唯一性 等特質，具有相當可貴的資訊、歷史與憑證價值(薛理桂，2004，頁 3-5)。也因 此，自古以來無論東西方社會皆有保存檔案的習慣，尤其宮廷往往擁有專門的庫 房典藏皇家文書，以供妥善保存及內部使用。自 1789 年法國大革命後，法國民 政府首次開放皇家檔案，昭示檔案係屬於全民的資產，成為現代檔案管理事業的 發端，各類公共檔案館因應而生，亦促進檔案應用實務工作的發展(薛理桂，

2004，頁 15)。

隨著民主的進程與科技發展，公眾的資訊意識及需求亦逐漸增長，促使各國 關注政府資訊開放議題，亦影響檔案應用之研究和實務工作隨之迅速發展，同時 以使用者為中心的概念也逐漸普及於資訊社會中。至此，檔案典藏機構的使命不 再只專注於傳統的典藏任務，而是透過系統化的管理程序，在保證檔案安全的適 當情境下將檔案資訊提供於使用者取用，並滿足使用者和社會的需求，藉此充分 實現檔案所具有的價值(林巧敏，2004)。

目前學界對於「檔案應用」內涵的討論，因各國國情與檔案事業發展程度的 差異而有相當多元的詮釋。林巧敏(2012)根據美國檔案人員學會(SAA)、檔案管 理局《檔案管理名詞彙編》及中國大陸方面的解釋，將檔案應用簡要定義為「是 指使用者透過各項檔案檢索工具查詢獲取相關檔案，並基於法定範圍內，提供利 用檔案資訊的過程。」可概略呈現出檔案應用的整體樣貌。就實務角度而言，由 檔案典藏機構所提供之檔案資訊取用相關服務，諸如編制檔案檢索工具、提供檔 案閱覽申請業務、檔案展覽、檔案利用教育、參考服務、檔案行銷推廣與研究出

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版等項目，則統稱為「檔案應用服務」(林巧敏，2012，頁 1)。檔案管理之最終 目標，是在於將檔案資源提供公眾應用，檔案應用工作的發展雖是源自於公眾對 於檔案資源的需求，但檔案應用工作的質量亦是推動使用者利用檔案的必要條件 (林巧敏，2004)。

透過提供良好且符合需求之檔案應用服務，不僅可便於使用者充分利用檔案 資源，亦能提升使用者對於檔案典藏機構資源的使用意願與效能，有助於推廣檔 案意識及檔案教育，在公民意識發達的資訊社會中更是至為緊要。也因此，檔案 應用相關議題的探討不僅成為學界的研究趨勢，也是檔案典藏機構等實務工作單 位甚為關心的焦點。近年來，隨著政府資訊開放的議題逐漸為國人所關注，檔案 開放應用議題也越來越頻繁出現於跨域研究者及相關政策的討論中，更開始躍上 新聞版面；然而，檔案應用的議題卻也時常被歸類於政府資訊開放的廣泛主題下 概括而論，甚至牽涉政治議題，較少真正觸及實務面的討論。

在檔案學的研究方面，針對檔案應用主題的研究文獻則相當多元且豐富，相 關的研究主題包括：檔案開放應用政策、館藏檢索系統與資料庫設計、檔案展示 規劃、檔案行銷推廣、使用者實證調查等。檔案開放應用議題因涉及檔案典藏機 構與國內政策，因此被歸類於檔案開放應用政策的研究類型中，在使用者實證研 究方面也時常將檔案開放政策納入調查之中；然就整體文獻數量與篇幅來看，檔 案開放應用主題的討論仍是偏少，且分析也較簡要。

本研究將就檔案應用主題之相關研究的發展情形作一梳理，呈現出檔案應用 研究主題的類型和發展趨勢，並彙整出國內檔案應用相關研究的成果及有待持續 探討之處。

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一、 檔案應用相關研究之發展

檔案學研究初期較為重視檔案管理、編排描述與鑑定相關主題，檔案應用相 關主題之研究則相對較少，直至 1984 年 Elsie T. Freeman 與 William L. Joyce 兩 人發表文章提倡應注重檔案應用方面的研究，方開啟檔案應用研究之發展，而 Paul Conway 於 1986 年針對美國國家檔案館轄下之四所總統圖書館使用者進行 的實證調查，則成為檔案應用調查之里程碑，至此檔案學研究之主軸從僅專注於 典藏和編排描述議題，演變成結合應用調查和使用者需求分析之研究主題(陳碧 珠，2002；林巧敏，2012，頁 197、203)。

檔案應用的研究議題相當廣泛，又因資訊科技的發展和使用者需求的改變，

跨領域的研究亦逐漸成為趨勢，並加入實證調查的研究方法，發展成為可結合理 論研析與實務驗證的研究議題。林巧敏(2004)在針對國內外檔案應用相關研究之 文獻分析中，即提到檔案應用研究之主要目的係在於了解使用者之需求以促進檔 案的廣泛應用，即是檔案應用研究主題中使用者研究的核心價值，亦是檔案應用 研究所欲達成的目標。然而，檔案應用研究之導向雖多以使用者為中心，但近年 來也開始加入專業檔案人員的實務經驗，以能夠在探討檔案應用政策機制的相關 研究中求取實務經驗與使用者需求的平衡。

林巧敏(2004)在其針對檔案應用相關研究內涵的分析中，將檔案應用研究主 題分成檔案使用者研究及應用研究，而後其在 2012 年出版之《檔案應用服務》

一書中，又依照相關研究之研究主題而將檔案應用研究再分成「檔案使用者資訊 需求」、「檔案應用調查分析」及「檔案引用文獻分析」三種面向，最終目的皆是 在於透過調查使用者之需求和檔案資源被利用的深度，來幫助專責提供應用服務 之檔案人員調整服務的層次、內容和品質，並能符合時勢所趨(林巧敏，2012)。

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此外，根據林巧敏(2004)分析檔案應用研究所能帶來的諸多益處，尚有：幫助主 管評估參考服務、編排描述、設計推廣活動、根據需求設計檢索系統、規劃檔案 徵集政策、改善檔案典藏制度及維護人民知的權利等；透過提供真正符合需求且 具品質的檔案應用服務，方能夠提升檔案應用率，以充分發揮檔案的價值。

另一方面，Elsie T. Freeman 提到檔案館時常僅以研究員等主要使用者為服務 重點，卻往往忽略一般性使用者的需求，因此檔案館必須定期蒐集統計資料以及 探究使用者如何運用檔案資訊價值的方式，以能全面分析使用者需求與設計更快 且具有創意的服務提供予使用者(林巧敏，2012，頁 197-198)。林巧敏(2004)亦 曾提到檔案應用服務不該僅限於歷史學者、研究員、專家等傳統的使用者，而是 須考量到多元族群和各界對於檔案資源需求的差異性，因此檔案典藏機構需定期 調查使用者的背景需求及其對於檔案應用服務的相關意見。其轉引莊道明(2001) 講述檔案開放應用之顧客服務一文，提出檔案應用研究所需探討的 8 項問題(莊 道明，2001；林巧敏，2004)：

(一) 檔案的應用者在哪裡？

(二) 哪些才是真正的檔案應用者？

(三) 對檔案的需求為何？

(四) 應用檔案的目的為何？

(五) 在何種情況下會產生對檔案的需求？

(六) 那些檔案能吸引民眾申請應用？

(七) 對檔案館所期待的服務為何？

(八) 應用者是否會因某些事件的發生，對某些檔案產生特殊需求？

透過事前設計的調查指標或變數，可以從獲取數據或相關意見中組織與分析

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具參考價值之建議或現象的呈現，如本館之某類檔案是使用者較常利用、且與當 前的研究趨勢有所契合，或是本館之使用者有身心障礙者族群、需加強無障礙設 施的設計等。事實上，檔案應用與使用者研究的調查指標相當多元，陳碧珠(2002) 曾彙整檔案使用者研究中諸多學者所提出的調查指標，如 Paul Conway(1982) 認為檔案人員應從「品質(Quality)」、「整體性(Integrity)」、「價值(Value)」三方 面分別檢視檔案館之服務、兼具提供檔案資訊與檔案維護的平衡性以及檔案資訊 對於研究者和社會有何種益處等指標(Conway，1982，轉引自陳碧珠，2002)，

而 Bruce Dearstyne(1987)則分別提出六項研究建議及九項可供參考的調查指 標，以探討使用者的研究主題、檔案資訊和檔案館服務對於使用者乃至社會的重 要性、 檔案館 如何 增 進和擴 展檔案 應用 服務的內容與項 目等， 另外 Bruce Dearstyne 亦提醒檔案應用研究不應拘泥於表面上的量化數據，更應了解檔案資 源被運用的深度，同時兼顧主要使用者和潛在的使用者需求等(Dearstyne，1987，

轉引自陳碧珠，2002)。

林巧敏(2012)在檔案應用相關研究的文獻回顧中，分別依照「檔案資訊需求 與研究」、「檔案應用調查分析」及「檔案引用文獻分析」三種主題研究進行文獻 的彙整。「檔案資訊需求與研究」的主題是檔案應用研究中較早發展且為主要趨 勢的一類，自 1984 年 Elsie T. Freeman 與 William L. Joyce 提倡檔案館及典藏機 構應注重使用者調查並建立統計資料後，遂開始興起相關研究。William L. Joyce 認為使用者研究可以幫助檔案管建立實證資料以了解使用者行為和檔案利用情 形，並可作為館藏發展與評鑑的參考。過去檔案人員進行館藏徵集工作無非是依 靠實務經驗及親身對於使用者的觀察，但隨著時代演進與檔案數量增加，則須倚 靠使用者研究以更為明確地了解使用者特性、使用者資訊需求與檔案資源利用的 情形(Freeman、Joyce，1984，轉引自林巧敏，2012，頁 197-200)。

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因此，當前之檔案應用研究多為以使用者為中心進行研究設計之主題，依照 研究方法又可分成應用研究及引用分析研究。應用研究除了檔案典藏機構之定期

因此，當前之檔案應用研究多為以使用者為中心進行研究設計之主題，依照 研究方法又可分成應用研究及引用分析研究。應用研究除了檔案典藏機構之定期