第四章 研究分析與結果
第四節 檔案行銷的困難與未來發展
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3. 回應處理開放式問題並定期整理做成報告
檔案典藏機構針對問題的處理加以釐清，並將處理結果定期整理做成報告。
「像我們都會做滿意度調查，每半年寫的報告都會把大家提的開放式問題做 整理、回應，.... 有民眾反映說我們網站太難用，我們就要回應網站要改版，
就牽涉到資訊組；有些抱怨數位檔不清楚就也要處理；而且如果有人勾不滿 意，櫃台要馬上反映給承辦人，並要問清楚哪裡不滿意，是流程不滿意或說 明不滿意，再給予民眾適當的回應。」(D1:77-78)
第四節 檔案行銷的困難與未來發展
本節根據訪談結果，探討檔案行銷工作的中長期計畫、遭遇困難及未來發 展，經整理分析後歸納出下列幾項重點：
一、檔案行銷工作的中長期計畫
茲歸納各檔案典藏機構對於檔案行銷的中長期計畫，包括尋求跟其他機關的 合作的效益達到最高、訂定年度施政計畫或中長程發展計畫、配合館內政策和應 時活動或相關活動資源、化被動為主動的推廣方式，提升檔案及資料庫之使用 率、提升資料庫的深度與廣度，吸引更多使用者、透過藏品與展覽活動的呈現，
提升民眾檔案素養，以下說明之。
(一)尋求跟其他機關的合作的效益達到最高
透過尋求跟其他機關的合作，包括相同性質的檔案典藏機構或其他公家機關 與民間單位，不論是在經費或資源方面，以謀求最高的效益。
「透過兩館合作的效益達到最高；」(G1:182)
「第一個...我們現在尋求跟其他機關的合作，把目前的檔案盡快做掃描，掃 描之後才能建立...資料庫，讓所有想要查閱檔案的...能夠快速、便捷、正確 的得到這些資訊，這是我們的目標。」(F1:221)
「...要辦交通檔案展，就跟交通部合作，我們不可能獨立做，都是跟其他部 會合作，因為我們經費有限，別的大部會的經費資源較多，而且不一定只用 到我們的館藏，所以展覽科要去國史館、其他單位找資料，...」(D1:22)
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(二)訂定年度施政計畫或中長程發展計畫
部分訪談機構表示有制訂該館的年度施政計畫或中長程發展計畫，以供參 考。
「有訂定顧客白皮書...之前紙本是10幾頁而已，現在用電子版的，[就是整體 業務規劃。]年度施政計畫，年末就要訂下一年的計畫。」(D1:85)
「我們是以館內的中長程發展計畫...」(C2:150) (三)配合館內政策和應時活動或相關活動資源
行銷或推廣活動會配合館內的政策和應時的活動或相關活動資源，共同搭配 辦理。
「[後面的推廣就要配合館內的政策和應時的活動、或校內的活動資源，或 臨時性的會有其他單位來找你們合作這樣子。] 對！」(E1:198)
(四)化被動為主動的推廣方式，提升檔案及資料庫之使用率
多數推廣方式較為被動，傾向等待讀者主動上門使用資料，未來希望能提供 化被動為主動的推廣方式，以提升檔案及資料庫之使用率。
「目前最想做的是走出去到大學的歷史系做簡報，會直接使用到這些資料的 老師學生，我自己覺得歷史系學生未必很能夠瞭解使用我們的資料庫，這樣 才能增加使用率。」(B1:105)
「我覺得現階段還是被動，我們還是沒有主動積極地去跟讀者做比如新知動 態的更新，或信件往來，或粉絲團經營等，這些可能未來都要擬定，也包括 剛講的做簡報。」(B1:107)
(五)提升資料庫的深度與廣度，吸引更多使用者
提升資料庫的深度與廣度，可吸引更多使用者；深度是指資料庫加值為工具 型資料庫，廣度是指徵集與開放更多檔案供讀者利用。
「希望可以努力的充實我們的資料庫讓更多人做使用，然後在資料庫方面，
一方面是廣度、一方面是深度，我們希望資料庫能再提供一些更深入地資 料，幫助使用者。[所謂更深入的資料是指加值嗎？]對！類似加值，或是檔
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案間的互相參照....對我們而言，檔案是要被利用的，我們希望可以利用這樣 的方式，可以讓使用者利用，...」(A1:81-83)
(六)透過藏品與展覽活動的呈現，提升民眾檔案素養
在推廣過程中藏品與展覽併陳是互補加乘的效應，藉由看展覽的過程中激發 或深入對歷史的興趣，並進而提升民眾檔案素養。
「在推廣過程中...要有藏品、要有展覽，...藉由看展覽的過程中激發或深入 對歷史的興趣....」(G1:186)
「我們設計成這樣的展演單位強調展演的脈絡跟歷史故事，就是希望大家來 看，所以來這邊參觀的中年婦幼、有幼稚園、有到大學、研究所，...也有各 種學科的老師會來參觀...」(H1:54)
二、檔案行銷工作遭遇之困難
茲歸納各檔案典藏機構認為檔案行銷工作遭遇之困難，包括人力不足與負擔 太重、經費問題、時間不足、行銷推廣空間不足待改善、專業仍待加強、行銷推 廣係屬兼辦業務、須與商業化有所區隔、較少主動性的行銷推廣、對內容的瞭解 與解讀不易、受限於資料庫開放政策、小眾市場著重本業，以下說明之。
(一)人力不足與負擔太重
人力不足與負擔太重是受訪機構普遍面臨的問題，人力情形會影響服務讀者 的品質。
「我們可能就是要有更多人手來做導覽服務，...」(H2:140)
「...還有人力...可是人家會要求你做更多...」(G1:190)
「我們的困難在於整理[資料]..人力不足...」(E1:202)
「... [民眾來申請檔案]沒有數位化卻涉及個人隱私的原件，我們會先翻拍成 數位檔，把個人隱私部分先遮完後印出來，然後把原件那幾頁包起來，把遮 好的影印複印本放在原件上面，民眾使用時要注意會不會亂拆。...由4個承 辦人輪流處理。」(D1:77)
「我們5年前大概1年辦1次展覽，10年前大概是4年辦1次展覽，現在是....去 年大大小小展覽快10次左右....海外3次，還有館內大概7次。所以對我們來講 展覽的業務已經愈來愈重...非常重。」(C2:92-93)
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(二)經費問題
行銷推廣需要經費的支持，許多單位並無設置專責單位與專責預算，近年來 多透過計畫或專案，一旦計畫結束，推廣工作亦會面臨經費問題而受到影響。
「當初辦展覽面臨到就是經費...對辦展覽的人來講經費永遠不夠...」
(G1:190)
「...現在最主要是經費的問題，我們都有心做，但是沒有錢...」(F1:45)
「...預算是每年減少。...之前有數典經費，現在沒有了，像本來白皮書要出 紙本的，因為沒錢了所以放在網路上。...」(D1:47)
「在推廣這些資料...我們其實無專責單位，更無專責預算，我們預算科目上 沒有這個項目，....其實我們在做這個項目都是透過專案經費在做。...那過去 10年有數典計畫的補助，數典計畫到今年結束，那後續看有什麼計畫再爭取」
(C1:63) (三)時間不足
在展覽方面除事先排定的年度特展，可能會有臨時的特展加入，而導致時間 難以安排的狀況。
「時間不夠用....除年度特展排定外，可能會有臨時的特展插入，...」(G1:190) (四)行銷推廣空間不足待改善
囿於早期建築設計與內部空間無法改變的緣故，行銷推廣空間尚待加以改 善，以符合服務讀者的需求。
「因為這個館設計比較早，是75年啟用，但相關設計好像68、69年就確定，...
當時其實沒有行銷的觀念，....這個館的設計是以典藏為主，...」(C1:114-115) (五)專業仍待加強
專職的行銷推廣工作需要的專業能力，包括行銷的技巧、創意思維以及對法 令限制與市場經濟要有所瞭解。
「其實在行銷的時候專業能力是很重要，....如果專業能力需要加強，我想可 能創意方面需要加強... 當然必須要對於法令具有基本的熟悉程度，因為身 在公部門，...做很多事情要考慮到很多法令限制、預算，...所以必須要對法
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令、市場經濟要有所瞭解，如果是專職做行銷推廣。」(C1:103-107) (六)行銷推廣係屬兼辦業務
部分受訪機構表示該機構並未設置專責行銷單位，行銷推廣工作大都是在原 本的業務中被授與要參與，係屬兼辦業務。
「那我們沒有專責的人、專責的經費科目，都是兼辦業務，就是在原本的業 務中被授與要參與推廣，...」(C1:65)
(七)須與商業化有所區隔
公家機關的行銷推廣活動，須與商業化有所區隔。
「...外面有些特展，他們有精力、財力去做媒體上的宣傳，我們比較少幕前 的[宣傳]，我們比較想慢慢的走公家的管道走出去...」(H1:30)
「困難的話...就在於說我們的角色，在做推廣時很希望大力的推廣，可是我 們的角色有時會尷尬...[不能太商業]嗯。因為有些特展會辦一些很kuso的活 動，可是我們在這邊會想辦吸引人的活動，可是你的角色並不適合這樣...取 決性會有很難拿捏的問題...」(H1:139)
(八)較少主動性的行銷推廣
檔案典藏機構雖然以徵集、典藏及數位化為主要業務，也可以透過主動積極 的推廣方式，例如新知動態的更新、或信件往來、或粉絲團經營等，提供讀者服 務。
「我們主力是這三項：徵集、典藏及數位化，閱覽服務也是有...[推廣服務]
我們主動的較少，都是因為有一個原因才會辦一個展，...」(E1:193-196)
「現階段還是被動，我們還是沒有主動積極地去跟讀者做比如新知動態的更 新，或信件往來，或粉絲團經營等，這些可能未來都要擬定，...」(B1:107) (九)對內容的瞭解與解讀不易
在專門性資料的解讀上需要專家的協助，以利資料的推廣。
「因為有些資料有其專門性，對內容的瞭解與解讀可能不是我們的專業，那 對於資料的推廣...，因為我們不瞭解實際的內容，所以有時是某個老師曾講
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說他曾經在某文庫用到我們的東西，我們才會去做一個... [所以在資料的解 讀上還是需要專家的協助，對內容的解讀。]」(E1:211)
(十)受限於資料庫開放政策
部分資料有其限制性或受限於開放政策，僅提供到館閱覽，未來將朝向全面 開放線上閱覽，作為所有檔案館努力的目標。
「...因為資料是閉架式還是以資料庫檢索為主，因為有一些資料是有限制性
「...因為資料是閉架式還是以資料庫檢索為主，因為有一些資料是有限制性