第三章 人力資源管理與營業秘密
第四節 營業秘密保護下之員工到職和離職程序
企業經由前述人力資源規劃、招募及甄選步驟後，確定所需人才個體後，便 需要進行聘雇的動作，始能藉由員工所長，為企業帶來一定的價值與利潤。而在 面臨營業秘密之事中管理的課題時，員工在進入企業任職時，企業本身的到職程 序將會扮演相當重要的角色，員工該簽訂什麼樣的文件始能達到保護營業秘密的 目的以及如何透過員工的教育訓練來加強保密的意識等等都將會是本節需要討 論的重點。另外於員工離職時，企業又需要採取什麼樣的步驟來確保日後不會發 生洩漏營業秘密事件或降低發生洩密的可能性，於本節中亦會進行說明。
49 黃良志等合著，前揭註 42，頁 176
第一項 員工到職程序
無論員工是經由外部或內部遴選錄取，在任用上組織都得從事安置的活動。
透過這樣安置的步驟，員工才能快速進入企業中貢獻所長。而所謂的安置 50係指 指派員工從事新的或不同的工作，包括新進員工接受初次的工作指派或是內部員 工晉升或轉調至不同的工作。所以就營業秘密管理而言，除了新進員工需要進行 安置外，企業中之資深員工如果轉調至不同工作，由於其亦有可能從原先沒有接 觸營業秘密者變成會接觸營業秘密者，此時亦得經由此步驟始能達到保護的目的，
只是本文重心放在新到職程序而已，先敘明之。
而就營業秘密管理而言，除了安置外，企業尚須進行「職業社會化」之步驟。
所謂的職業社會化51係指一段時間的適用，使員工熟悉工作的知識與技能，了解 組織的過程、政策，進而了解和接受組織的價值、規範和信念。所以藉由職業社 會化，企業可以對於會接觸到營業秘密的員工進行觀察以及傳遞保密重要性等相 關理念程序，讓員工了解該營業秘密對於企業的重要性以及自己的義務。
到職程序中除了安置以及職業社會化外，尚有以下幾個實際的步驟52，本文 將與營業秘密管理做結合探討。
第一款 簽訂相關文件
這個程序相當重要，包括企業須讓員工簽訂「入職告知書」以及「勞動契約」。 所謂的入職告知書即係企業必須告知新員工，該職務可能會涉及營業秘密，所以 擔任該職位者所必須遵守的相關理念與義務，其中包括保密義務以及競業禁止義 務，並將這些規範明文約定於勞動契約上，始能確保該規範的法律效果。另外，
50 彭懷真，多元人力資源管理，頁 132
51 彭懷真，前揭註 50，頁 132
對於企業應督促擔任研發工作的員工或會接觸到營業秘密的員工據實記載其研 發過程的工作日誌，並對該工作日誌的使用嚴加管理，如此就能確實掌握該員工 可能涉及的營業秘密範圍，而後訴訟發生時，工作日誌亦得為企業的優勢證據
53。
第二款 部門介紹及熟悉環境
由直屬上司以及人力資源部門人員引領新進員工，並介紹職務說明以及接觸 營業秘密的可能性並再次重申不得洩密等相關規範。
第三款 教育訓練
職前的教育訓練相當重要，可以透過教育訓練方式教育員工保護營業秘密的 價值理念，並可以透過測驗考核等結業方式來測試新員工未來可能洩密的機率。
其中，教育訓練方式有一案例訓練法，所謂案例訓練法 54係一種注重導師與學員 之間的互動，並結合學員的實際工作需要，提供現實生活中的案例，由學員根據 自己的學識和經驗，透過討論來解決案例中的問題，培養學員實際工作和解決問 題的能力之訓練方法。企業想要保護營業秘密，其可以藉由案例訓練法，提供一 些國內外著名的營業秘密洩密事件，讓員工學習，並請員工進行討論而提出解決 方法又或是請員工進行評價此案例，藉此看出新員工未來忠誠義務展現的可能 性。
53 楊和炳，科技管理，頁 142
54 彭懷真，前揭註 50，頁 150
第四款 評估目標
最後透過以上各種到職程序中評估並考核員工未來遵守營業秘密相關規範 的可能性而設定一個標準，達到標準者可予以進用，未達標準者，過了試用其後 則不予進用，以作為員工入職時最後一道關卡。
透過員工各項到職程序後，企業可以傳達保護營業秘密的理念以及做法，並 可獲取新員工遵守相關規範的可能性以及忠誠度，可使企業在事中的營業秘密管 理上達到良好的效果。
第二項 員工離職程序
除了上述員工到職程序外，員工離職時，企業亦須有嚴謹的離職程序，始能 掌握可能的損害範圍。以下有幾個步驟55需要掌握，分述之。
第一款 員工離職意向掌握
所謂的離職意向係指個體在一定時期內變換工作的可能性。離職意向越高，
代表員工離職換工作的可能性就越高。所以平常人力資源部門或是單位主管就必 須掌握各個員工的離職意向程度，始能確保員工離職可能性之高低。對於營業秘 密管理而言，掌握員工的離職意向可以判斷出員工是否會離職的程度，若可能性 越高，則對於該員工就必須進行更為嚴謹的營業秘密管控，日後若該員工真的離 職，企業也比較好處理後續的問題。另外離職意向若能掌握該員工可能離職後從 事的產業則是最好，因為離職後從事的產業若係與自身企業相似，亦可提早處理 競業禁止等相關問題。
第二款 訴怨的處理
除了員工非自願性離職之外，自願性離職亦有可能產生不滿，不滿累積至一 定程度後就有可能會離職甚至報復原企業，例如洩漏企業的營業秘密或至競爭企 業中任職等。此時對於企業而言，難謂無壞處。所以若能就員工還在職時，好好 處理訴怨，就能避免最壞的情況發生。
故企業內部必須建立一套處理訴怨的機制，妥善處理員工的不滿情緒，並改 善企業成為友善員工的就業環境，亦為管理營業秘密之良策。
第三款 離職面談與告知義務遵守的必要性
離職面談係指員工自願性離職或非自願性離職時，企業主管與該員工進行的 談話。其目的是發現與工作有關的資訊。而就營業秘密管理而言，若員工即將離 職，主管必須透過離職面談了解其實際工作內容與所接觸的營業秘密範圍後，告 知該員工保密義務以及競業禁止義務等相關保護企業營業秘密義務的遵守和必 要性，並告知其違反的法律效果為何，藉以重申義務遵守的重要性。
各個企業都有其獨特的離職程序，惟就營業秘密管理而言，必須掌握以上各 個流程，始能確保企業的營業秘密未來可能損害的範圍以及舉證上的利處。