知識庫、知識社群與知識工作流程的互動與溝通

本節將針對知識庫、知識社群與知識工作流程任兩者之間的關係，以及 各個系統與使用者間彼此的溝通方式做一統整性的說明。圖 27 為本研究所 提及之三大系統所扮演的角色與彼此之間的互動關係。

圖 27 知識庫、知識社群與知識工作流程的相互關係圖

圖 27 清楚的表達了各個系統在本研究中所扮演的角色、彼此之間的互 動關係﹙Interactive﹚以及與使用者的溝通方式﹙Notify﹚。由圖 28 所描繪出 來的一套知識聯絡網，使用者可針對任何一項新增加的知識、更新過的知識 或待審核文件獲得郵件的通知，而系統間的知識更因為網路的便捷而相互流 通。接下來，將說明各個 Interactive 與 Notify 的詳細內容。

3.4.1 系統間的關係﹙Interactive﹚

Interactive 1：在本章第 2 節有提到，知識工作流程是標準作業流程﹙SOP﹚

與行政型工作流程的混合體。所以在進行知識工作流程的時候，每個步 驟可能因標準作業流程的需求而要參考到知識庫的知識。因此，知識庫 的知識量一定要充足，才能滿足知識工作流程的需求。

Interactive 2：本研究發現，合作單位在導入知識工作流程的時候，常常 出現現有知識量不足或所需參照的知識有過期的情況。為了補救這個缺 失，知識社群便扮演了重要的角色。使用者應在發現問題後於知識社群

提升工作效率 活絡知識應用

企業知識寶庫 自我學習中心

發掘隱性知識 更新顯性知識 知識工作流程

知識庫 知識社群

Interactive 1 Interactive 2

Interactive 3

Notify 1

Notify 3 Notify 2

的討論區中提出，讓社群成員共同解決。社群管理者也應適時的將討論 的結果公佈在知識庫。

Interactive 3：知識社群發展流程階段三所填寫的個人學習表，見表 11，

與組內學習互動表，見表 12，可以檢驗個人在工作上所需的知識是否已 存在於知識庫中，或已存在的知識是否能滿足目前工作上的需求。針對 上述的知識若是不滿意，可以在知識社群的討論區中提出，讓社群成員 共同解決。同樣的，社群管理者也應適時的將討論的結果公佈在知識庫。

3.4.2 與使用者的溝通﹙Notify﹚

Notify 1：知識工作流程對使用者的通知

依照本章第二節所設定的知識工作流程步驟，利用電子郵件依序傳 送通知信給該步驟的檢閱者，以決定是否核淮該步驟。

Notify 2：知識社群對使用者的通知

知識社群對使用者而言，最擔心的問題就是無法獲得最新及最即時 的資訊。針對此問題，知識社群系統提供使用者一套完整的訂閱機制。

無論是社群宣告事項、共享文件或是討論區的內容…等，均可依照自己 的需求來訂定是否獲得系統的通知及通知的時間。如此一來，使用者便 可以輕易的監控在知識社群系統中自己所感興趣的議題。

Notify 3：知識庫對使用者的通知

知識庫對使用者的通知可分成兩大部分。第一部分是訂閱的通知，

第二部分是文件審核的通知。

和知識社群一樣，知識庫最令人擔心的問題也是如何同步得知最新 及最即時的資訊。針對此問題，知識庫也提供了一套完整的訂閱機制。

無論是知識類別、文件庫中的文件甚至是查詢的結果…等，均可依照自 己的需求來訂定是否獲得系統的通知及通知的時間。如此一來，使用者 便可以輕易的監控在知識庫中自己所感興趣的議題。

第二部分的文件審核通知是當文件要正式公佈到知識庫的時候，所

需進行的審核程序。這部分可依文件類別的不同而有不同的審核程序。

SharePoint Portal Server 的角色說明：

1. 讀取者：只可以尋找與閱讀文件。

SharePoint Team Services 的角色說明：

1. 系統管理員：檢視，增加和改變所有的伺服器內容；管理伺服器設

除了角色控管之外，本研究針對 SPS、STS 及 Active Directory 的特 性，提出了分級授權的概念。系統管理者只需授權給他下一階的群組管