知識庫、知識社群與知識工作流程的互動與溝通實務

第 3 章第 3 節已說明了知識庫、知識社群與知識工作流程的互動與溝通 模式，本節將說明此三套系統溝通模式的實際做法。同樣的，也是以研究對 象為實際案例加以說明。

在第 3 章第 3 節所談到與使用者的溝通，本研究是以研究對象最熟悉的 訂閱電子郵件的方式進行，以告知使用者其關心的資訊的最新情況。以下，

將一一介紹其詳細做法。

1. 首先進入到工作流程主畫面，點選上傳文件

圖 44 工作流程主畫面 1 2. 進到上傳文件設定畫面

圖 45 上傳文件設定畫面 1

3. 設定所上傳文件的相關內容(如標題、作者),並點選瀏覽按鈕將檔案 上傳,最後點選儲存後關閉按鈕即可

圖 46 上傳文件設定畫面 2

4. 儲存後的工作流程主畫面，狀態為草稿

圖 47 工作流程主畫面 2

5. 於剛上傳的流程單上點選滑鼠兩次

圖 48 工作流程主畫面 3

6. 進到流程傳閱畫面，點選開啟文件

圖 49 流程傳閱畫面 1

7. 開啟剛上傳的工作流程申請單

圖 50 開啟工作流程申請單畫面

8. 於欄位上填寫申請單位、申請人及欲編寫的 MBOM 檔的超連結 (事先需先將 MBOMI 檔如方管.xls 上傳至知識庫)

圖 51 編寫 MBOM 流程申請畫面

9. 基本資料填寫完後於流程單上點選儲存檔案，即可關閉此流程單

圖 52 完成編寫 MBOM 流程申請畫面 1

10. 回到流程傳閱畫面，點選提交，會出現是否提交的對話框，點選確 定即可完成流程單的提交

圖 53 流程傳閱畫面 2

11. 回到工作流程主畫面，可看到狀態已從草稿變為傳閱中

圖 54 工作流程主畫面 4

12. 於工作流程主畫面點擊該流程單可預覽傳閱狀況，如下圖流程單已 從提交者傳送到步驟一的審核者

圖 55 流程傳閱畫面

13. 知識工作流程對使用者的通知實務

圖 56 為依照本章第 3 節所設計的知識工作流程步驟，利用電子郵件 依序傳送通知信給該步驟的檢閱者，以決定是否核淮該步驟。

圖 56 知識工作流程通知信

14. 步驟一的審核者進到該流程的傳閱畫面，點選開啟文件

圖 57 流程傳閱畫面4

15. 開啟提交者所提的 MBOM 編寫流程單

圖 58 開啟 MBOM 編寫流程單畫面

16. 點選提交者所欲執行編寫之 MBOM 檔案(如方管.xls)開啟方管.xls 檔案瞭解欲編寫的 MBOM 為何

圖 59 點選欲編寫的 MBOM 畫面

17. 點選閱讀文件欄中需閱讀的文件(文件已放置於文件庫中)，對流程 有意見可於流程單上流程改善意見欄中填寫意見

圖 60 填寫流程改善意見畫面

18. 最後點選流程單上的完成按鈕

圖 61 完成編寫 MBOM 流程申請畫面 2

19. 點選流程單上的儲存，即可關閉流程單

圖 62 儲存 MBOM 編寫流程申請單畫面

20. 回到工作流程主畫面，點選核准或拒絕

圖 63 流程傳閱畫面5

21. 若選擇核准，流程傳閱會傳送到下一步驟審核者，狀態仍為傳閱中

圖 64 工作流程主畫面 5

22. 點選流程進去傳閱畫面，可確定是否流程已傳送至下一步驟之審核 者

圖 65 流程傳閱畫面 6

23. 各步驟審核者如此操作後，每個步骤均核准的情況下，最後提交者 的工作流程主畫面中的該流程會出現已核准的狀態

圖 66 工作流程主畫面 5

24. 點選該流程進到傳閱畫面，可看到每一步驟均完成核准的動作，便 可結束傳閱

圖 67 流程傳閱畫面 7

25. 進到知識社群主畫面，可點選各討論區(如 MBOM 討論區)

圖 68 知識社群主畫面

26. MBOM 討論區主畫面，可點選新增討論區增加一個討論主題

圖 69 MBOM 討論區主畫面 1

27. 於主旨欄上填寫討論主題，於文字欄填寫相關描述，最後點選儲存 後關閉

圖 70 MBOM 討論區新增項目畫面

28. 回到 MBOM 討論區可看到剛所新增的討論主題已建立

圖 71 MBOM 討論區主畫面 2

29. 可點選討論主題，即可進到該討論主題的選單提問題者可進行編輯 或刪除此討論，其餘社群成員可針對主題做回覆意見

圖 72 MBOM 討論區主題編輯畫面

30. 回覆畫面，將意見輸入文字欄後點選儲存後關閉

圖 73 MBOM 討論區回覆畫面

31. 可看到回覆意見已儲存於該討論主題下

圖 74 MBOM 討論區回覆完成畫面

32. 知識社群對使用者的通知實務

圖 75 為由知識社群系統主動發出的通知信，內容是告知使用者在共 享文件區有新文件的產生。

圖 75 知識社群訂閱通知信

33. 知識庫對使用者的通知

知識庫對使用者的通知可分成兩大部分。第一部分是訂閱的通知，

第二部分是文件審核的通知。

第一部分：訂閱通知

圖 76 為知識庫主動發出的訂閱通知信，內容是告知使用者某份文件 的內容已改變，使用者可以到知識庫去閱讀此文件。

圖 76 知識庫訂閱通知信

使用者也可以在知識庫的首頁了解是否有最新的訂閱。

圖 77 知識庫首頁的訂閱通知 或到 Subscriptions 子頁籤查看是否有新的訂閱。

圖 78 知識庫的 Subscriptions 子頁籤

第二部分：文件審核通知

圖 79 為知識庫主動發出的文件審核通知信。

圖 79 知識庫文件審核通知信

另外，使用者也可以在知識庫的首頁了解是否有新的待審文件。

圖 80 知識庫首頁的文件審核通知