總務營繕業務的內涵與相關研究

民國九十年教育部針對「國民教育法施行細則」進行修正，「國民教育法施行

表 2-6 國民小學總務處工作職掌表（續）

出納組

1. 辦理現金、有價證券及填發公庫票據及保管工作 2. 出納人員之晉用與保證

3. 簿籍與報表

4. 收入之項目、基本流程、注意事項

5. 支出方式有零用金支付、集中支付、簽發支票支付 資料來源：研究者整理自任晟蓀（2003）。學校行政實務。台北市：五南。

近年來由於經濟、科技發展迅速，政府及民間均重視教改，所以教育經費增加，

學校軟硬體陸續擴充，營繕工程乃為總務行政最大的負擔，而總務處無這方面的專 業人員編制，這是總務行政組織結構上的一大缺失（熊智銳，1997）。工作隨著時 代變遷及專業分工更細，所以工作越來越多且涉及的法則也時常修訂而有所不同的 處理方法，底下將近年來國內學者對總務工作要項分列如表2-7。

表 2-7 國內學者對總務工作要項分析表

學者/年代 總務工作項

任晟蓀（2003） 公文處理、檔案管理、會議記錄、財物管理、採購營繕、

宿舍管理、集會場所管理、工友管理、出納管理

廖明宗（2001） 文書管理、出納管理、營繕管理、採購管理、事務管理、

財產管理 蓋浙生（2002）

文書處理、檔案管理、出納管理、財產管理、物品管理、

辦公處所管理、宿舍管理、安全管理、集會管理檢核、

工友管理

賴彩鳳（2002） 文書處理、財物管理、出納管理、校園規劃、營繕工程、

公物維護

張添洲（2003） 文書收發、檔案管理、校園安全維護與管理、工友管理、

物品採購招標、現金出納、票據證券保管

資料來源：彭國政（2003）。桃竹苗四縣市國民小學總務處知識管理之調查研究。

國立新竹師範學院國民教育研究所碩士論文。全國博碩士倫文資訊網，

92NHCT5626022。

學校的總務行政工作， 經緯萬端， 甚為複雜， 其工作範圍除文書處理、經費 運用、財產管理、校舍修繕、工友管理及其他庶務工作外，尚包括支援各項教學工 作，如人力及物力之支援等。熊智銳（1997，頁124）曾說：「沒有總務工作，就沒

有學校」，基本上，總務處工作性質是以「服務師生」為主要目標（熊智銳，1997，

頁125）。既是以服務為主旨，就必須切合上至校長、下至學生之利益著想，其目的 在提供師生一個良好的學習環境，使學校的教學活動及行政工作能順利推行。民國 八十八年政府採購法正式實行後讓總務處行政工作具有高度的專業性及複雜性，加 以採購法屢屢修正及解釋爭議層出不窮，造成總務行政工作之困擾，間接的影響到 行政工作之推行使得學校總務行政工作更加繁重及複雜。另一方面，總務處行政人 員大多接觸經費收支、文件用印與管理公物等事宜，其相關之法規會約束行政人員 的權限，若學校行政人員不幸涉及法律問題，學校行政人員將以公務員身份為犯罪 構成要件，執行相關的刑事責任，如：貪污罪、瀆職罪、侵佔罪或偽造、變造文書 罪等（譚宇隆，1999，頁18）。由於其工作業務常涉及法令規章，而且學校總務處 各組之業務均具有獨立性及專業性，因此總務處行政人員除了要有專業智能及良好 的學識修養外，更要熟悉相關法令及一般行政管理能力以確保自身對法律的中立。

貳、學校總務處之任務及特性

各處室的工作內容屬總務處的業務最為龐大且複雜，其業務幾乎接觸學校所有 的處室及事務。就學校整體發展而言，總務處具有執行與規劃的任務；就學校業務 運作而言，總務處除了對內支援與服務各處室之教學外，對外必須與上級單位進行 業務上的協調；就學校工作性質而言，總務處工作兩極化，它可為服務單位，亦可 能成為涉法單位，學校總務處擁有多重之任務，以下將作更詳盡之說明。

一、學校整體發展而言：總務工作之規劃、安排應配合學校發展計畫，且會與其他 行政處室合作研擬學校年度工作計畫，其目的在規劃學校硬體發展方向以及提 高行政支援之效率（劉信雄，1988）。總務處身兼學校行政管理之責，根據學 校短、中與長期計畫負責進行採購教材、樓層整建與圖書購置等經費預算，或 者每學期實施之例行性工作內容，如：工友管理、校園安全管理、物品管理與 員工福利管理等（張國保，1992；熊智銳，1997；劉信雄，1988）。總務處除 了承擔業務的推動之外，還必須維持日常機動性之管理，如何盡力地透過協調 以支援各處室或與兼職行政之教師進行非正式之溝通，以期順利推展學校行 政，將是總務處工作的另一大課題。總務處涉及校務發展與師生權益等，使得 總務處工作格外沈重。

二、學校業務運作而言：熊智銳（1997）認為總務處是事務性或配屬性的工作，其

工作範圍無法明確界定。故在學校行政體制中，凡部署於其他處室之工作，都 是總務行政的工作。也就是說，總務處的行政角色主要是提供學校其他處室執 行業務之「支援性」功能。總務處行政業務簡要程序，從公文的「收文」、「擬 稿」、「審核」、「用印」等上文於上級單位，爾後「經費發放」、「購置設 備」等，藉由書面文件成為上（上級單位）、下（師生需求）連繫的媒介，看 似簡單的流程，其實學校行政人員必須全心投入其業務，才能必面公文被退回，

造成時間的浪費與業務的延宕。

三、總務工作性質而言：研究者分析彭國政（2003）、吳榮福（2002）之研究歸納 出總務工作有以下特性：

1、工作項目雜而瑣碎：學校的行政工作有一定的分工職掌，且總務工作乃以服 務教學為重最要目的，其所提供的服務層面，相當的廣闊、多元且細微，總 務工作事務繁瑣雜碎，小至廁所馬桶簡易維修，大至建築安全鋼筋結構，皆 須略懂一二。

2、專業知識廣且繁複：相關法規如營繕法規、建築法規、皆為建築專業領域之 專門知識，再者隨著科技發達、經濟發展帶來學校建築與設備的迅速更新，

總務工作越來越顯專業及重要，諸如新的建築設計及材料、電腦設備與事務 機器，都須要最新的科技資訊與商業情報。

3、涉法性高且風險大：研究發現，總務主任普遍認為政府採購法實施後學校的 採購人員壓力顯著高於校長、會計主任與事務組長（古如毓，2003），學校 總務行政必須依法行事，行政院事務管理規則是學校總務行政的基本法規、

教育部國教司（1997）編定的「各縣市政府及國中小學辦理營繕工程及設備 採購工作實務彙編」，以及行政院公共工程委員會所編的「政府採購法」等。

若要避免因產生弊端所造成的違法失職，上述法規是總務處必須熟悉並嚴格 遵守的。

綜上以觀，學校總務具有多重功能，每個功能的執行都隱藏著「服務師生、支 援教學」的目的，學校任何一項對內或對外之業務，總務處總是進行著事前準備與 處理善後之事宜。近年來政府推動各級學校辦理營繕工程務必遵行政府採購法之相 關規定，其目的在整合營繕工程繁瑣之法令條文，並強調以標準作業程序的方式方 便各級學校單位處理營繕工程業務。是以，總務處更應推行知識管理，運用知識及 科技技能，將行政工作做最有效的運用，以提昇學校的競爭優勢及效能。

參、學校總務工作之困擾

一、學者對於總務人員工作困擾之看法

李文玉（1994）指出學校總務工作困擾如下：總務處各組組長多是由幹事 升任，與原來的職位類別並不一定相關，因此極需專業化的訓練，以便達到專 才任用、適才適所之法則。

李仁德（1996）學校總務工作有三項困擾：

1、學校總務工作，要能同時兼顧改善教師教學工作環境及學生學習環境。

2、學校總務工作，除依據教育原理，還要運用科學方法，提供支援及服務。

3、學校總務工作，除了依法行政，還要運用現代化、企業化的管理。

熊智銳（1997）學校總務處人員易生之工作困擾：

1、人員結構鬆散，相互之間協調不易，工作態度與步調難齊一。

2、文書、出納、事務等工作技術性不高，又少變化，故人員較易倦怠。

3、須面對社區的需要，考慮與外界的互動。

4、須面對時空的變化，應付瞬即爆發的突發狀況。

5、必須走上法制之途，以免觸犯法令。

二、台東縣國民小學總務主任面臨的困擾

總務工作具有多面向、高度整合及細瑣繁雜的特性，是需要投入相當人力 物力、團隊合作與從事整體規劃方能稍見成果的一種工作。總務單位的運作實 況與遭遇瓶頸，其所受之各種限制仍多，經研究者分析李仁德（1996）、熊智 銳（1997）、陳恒山（2003）等人的研究歸納總務工作人員常遭遇的困擾，茲 列如下：

1、工作壓力產生的困擾：雜務太多，人力資源不足的問題：雖然總務工作本來 就繁雜，許多學校總務單位囿於政府法令限制、人情關說壓力，無法有效招 募到適合的人力，無法以有效績效管理方法來激勵人員之工作士氣與表現，

且經常犧牲假日，苦不堪言。

2、缺乏專業知能產生的困擾：李文玉（1994）分析總務工作專業化的重要條件 之一，就是要接受專業訓練，才能具有專業的知能與修養。總務處各組織之 工作要項、性質相當複雜，且須具適法性與專業的訓練，才得以勝任。蔡樹 勳（1991）認為，新的建築設計、建築材料、電腦設備、與事物機器，都須 要最新的科技資訊及商業情報，但是卻沒有很多的進修機會可供總務人員從

事進修。

3、法令規章的困擾：依法行政是所有行政運作的基礎，因此在諸多依法行政的 節制觀念下，常使得總務行政工作無法即時有效的推動其規劃策略。諸如「政 府採購法」對於採購程序與方法的規範，便常令採購效率無法充份發揮，更

3、法令規章的困擾：依法行政是所有行政運作的基礎，因此在諸多依法行政的 節制觀念下，常使得總務行政工作無法即時有效的推動其規劃策略。諸如「政 府採購法」對於採購程序與方法的規範，便常令採購效率無法充份發揮，更