第四章 研究結果分析與討論
第一節 高級中學校史檔案管理之現況
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淡江高中 校史館館長 校史館館長
台中一中 無 校友會志工
資料來源：研究者自行整理
從軟體管理的面向看，本研究訪問的十一所高級中學中，有四所由文書組長 管理校史檔案。其主要原因為校內文書處理及公文歸檔原本就屬於文書組的業務 範圍，也因此被視為校內所有檔案的管理者。
由秘書兼管校史檔案的學校有三所，受訪者 E 表示：
因為秘書室在校長下面綜理跨處室的業務，那校史應該也是跨處室 的，當時是這樣的想法，才會放在秘書的指導之下。
另外有兩所由圖書館管理校史檔案，皆因圖書館被視為資料蒐集與典藏者。
受訪者 K 表示：
圖書館主任因為比較接近這個資料蒐集的區塊…所以就跳下來 做…
一所學校為校內歷史科教師自發性地蒐集與整理校史檔案，受訪者 B 表示：
在我們學校是幾位歷史科的老師比較熱心，去把這個事扛起來。目 前來講是秘書室在管理，但是裡面的東西是歷史科老師在弄，因為 我們不太可能管，因為我們要上課、輔導學生。所以基本上比較行 政庶務的處理是秘書室在處理。裡面的包括展覽我們來做。
此外有兩所成立百年以上的學校設有校史館，因此由校史館館長綜理與校史 相關的業務。台中一中的校史館僅是校內的館舍，不屬於編制內的單位，情形較 為特殊，因此校史館內典藏之照片、文物皆未有正式管理者。
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硬體管理方面，也分別由總務處文書組、秘書、圖書館及校史館館長管理校 史檔案典藏空間。唯台中一中由使用該館舍做為活動空間的校友會義工協助管 理。
校史工作範圍廣大、內容龐雜，並非一位身負其他行政或教學工作的教職員 所能負荷，且檔案蒐集與策展涉及專業知能，因此有軟硬體分別管理的情形。部 分學校會在蒐集資料、編寫校史時成立校史委員會，例如新竹中學校史委員會由 校長出任主任委員，圖書館主任擔任委員兼總幹事，校內各處室主任、組長及歷 史科教師代表皆列委員，分別負責提供史料等工作。圖書館主任負責協調整合、
召開會議，向各單位移轉史料。其餘學校大多在校慶時做臨時任務編組，成立校 史編纂委員會。
建國中學歷史科教師黃春木曾在其著作〈中學校史研究─史料蒐集與檔案建 立〉中擬出中學校史委員會的架構，見圖 4-1。
圖 4-1 中學校史委員會編制圖
資料來源：黃春木。「中學校史研究─史料蒐集與檔案建立」。檔案季刊6 卷 1 期(民 96 年 3 月)：
55。
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二、校史檔案的徵集
本研究所調查之對象創校皆已超過 50 年，校史檔案內容雖然豐富，但多因 年代久遠，使得校史資料更為龐雜、難以組織。雖然多數研究對象校史室已成立 許久，但展出內容一直停留在建置的年代，造成校史室成為閒置空間，乏人問津。
學校若制訂校史檔案徵集辦法，並持續進行檔案的蒐集，則能使校史室有機發 展。
受訪學校在檔案徵集來源大多是運用校友會，公開向校友徵求校園生活史料，
包括舊制服、畢業紀念冊、校刊、甚至是考古題等史料。受訪者 E 表示：
由秘書室向校友會…可能臺灣總會、日本校友會、美國也有。有點 像建置一個聯絡網，誰有過去的照片、誰有過去的值得珍藏的東西，
可以捐出來。
受訪者 I 表示：
我們最近的(校友)會訊我們有提，各校友把典藏的照片、珍藏的照 片奉獻給學校校史館來典藏，我們這一期有發一個這樣的通告。就 給那些校友看到以前有什麼過去的相片啊、可以捐給學校的、典藏 的那些，我們有這樣在…我們要充實校史館的東西，也是要慢慢收 集啦。是都有統整說我們目前校內典藏的畢業紀念冊有哪幾屆，那 些少的是哪幾屆，我們都有把它統計出來，然後對缺少的部分做招 募。募集畢業紀念冊和老照片。當然老照片老校友他們都有拍，他 們也會奉獻一些，所以裡面有一些照片都是他們的。
史料不足的部分則以對校友進行口述歷史記錄補充。受訪者 K 表示：
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六十週年校慶跟七十週年都有做口述歷史跟日本校友留文稿，由學 校組織一個團體進去做。最難蒐集的是老一代，尤其是日本校友回 來我們就請他們留下文稿和當時對學校的回憶。校史找不到文字資 料就只有口述。
大多數學校因受限於人員編制，口述歷史訪談進行速度較慢，受訪者 D 則 表示會運用學生及校友會的資源：
口述歷史是我負責做的，大概近期會去把這地方建置起來。我們是 原則想說是不是請校刊社。像有時候校友會他編刊物的時候，他也 會…有一些他以前教過的學生，他也會去看老師，做一些訪談這 樣。
也有學校持續蒐集校內的資料與歷史文物，像是校內的刊物、校務會議紀錄、
年度報告，或舊建築拆除後的磚瓦。大部分校史檔案是由校內其他單位移轉，或 自行製作口述歷史得來。但在公文檔案移轉方面受訪者 B 也指出問題所在：
我們看到的現象是我們認為說具有歷史意義的公文檔案。但是說他 可能是有若干年的保存期限要銷毀，機關和歷史檔案認定這中間的 錯亂。
我們回學校和文書組做溝通，他們也沒辦法配合，他們認為時間到 就要銷毀，因為稽核到的話就是缺失。所以有些有特定歷史意義的 檔案到最後是沒辦法保留，因為我們總務處文書組不是老師，是公 務人員，他們依法行政，時間到了就銷毀。這中間沒有轉折的餘地，
所以這問題還滿嚴重的。
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三、校史檔案整理內容
多數學校因為缺乏相關知能，因此並未分類，而是以編流水號的方式管理。
檔案描述的部分則因一般校史檔案管理者通常缺乏相關專業能力，少有學校進行。
多數學校對校史檔案數位化已有概念，敘述如下。
(一)校史檔案分類描述
各校因其所擁有校史檔案的特色，而有不同的整理方式。本研究中唯有新竹 高中具有較完整的分類方法，新竹中學的校史檔案分類列舉如下(註 1)：
(1) 校史文物，如：校旗、重要競賽的獎杯、校園模型等。
(2) 具有高度校史價值的公文檔案，如：校歌作詞譜曲，重要事件調查報告的完 整檔案；一般公務上的例行（housekeeping）公文檔案不在此列。
(3) 公務性質的出版品，例如：教職員名冊、學生名冊、課表、學校概況、預算 決算報告、重要會議記錄等。
(4) 記錄學校史事的一般出版品，如：《辛志平校長的故事》、校慶週年特輯等。
(5) 學術性出版品，例如：教師的著作、研究報告、博碩士論文等。
(6) 校內各單位及社團出版品，如：校刊、資優班專題研究報告、畢業紀念冊..
等。
(7) 師生課外活動文件或多媒體資料。例如：音樂會節目單、成果光碟、班聯會 主席競選活動傳單..等。
(8) 師生校友的個人文稿（personal papers）及手稿（manuscripts），內容範圍可 自上課教材、個人與師生間或專業團體的往來信件、個人自傳類的資料、學 生考試卷、週記雜記等，可提供不同時期各種身份人物的校園生活情形的研 究資料。
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(9) 相片、圖片：舉凡校園人像、校方行政活動、校園事件、體育活動、上課實 景、學生生活、校園景觀、教室實驗室建築物等。
(10) 影片、錄音帶、錄影帶等視聽資料。
(11) 剪輯資料。報章雜誌及學術專論中有關校友師生、活動、事件的論文或專 訪報導具永久收藏價值者。
(12) 校內建築資料，此類資料的收藏評定要素：
a. 與學校主要功能、各單位具有重要關係的建築物，例如：教室、圖書館、
學生活動中心等。
b. 建築物的壽命，例如：早期校園的鐘塔、教堂、大禮堂。
c. 名設計家或工程師的建築作品。
d. 富特定建築型態創意的佳作。
e. 配合校園活動或事件，具有歷史意義的建築物。
(13) 機讀資料：校史館在收藏這些機讀資料時須註記所適用的電腦設備及應用 軟體或程式。
其餘學校大多只進行基本的清查登錄，方便後續補充資料，受訪者 F 表示：
我們有請工讀生，利用中午的時間，來做數量上的整理…用一般的 excel 把裡面的資料全部建檔，先從不足的部分來徵集。
(二)校史檔案數位化
檔案數位化是減低原件使用機率、避免損壞的一種方法。多數學校也試圖將 校史檔案數位化的資料架到學校或校友會的平台上，提供瀏覽與查詢。
受訪者 B 表示：
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我們目前主要是在做一些比較具體的器物，或是文件檔案的數位化 的工作，所謂數位化，比方是說紙本的掃描，或是器物的拍照...
因為我們沒有人力，所以我們都是找學生志工，譬如說畢業紀念冊 掃描，一個中午成果也很有限。加上我們也不可能調幾十台掃描機，
已經進行好幾年了。這樣我們才能數位化。未來可能譬如說這是第 三十屆就是一個資料夾，一點進去就可以看到內容，我們當然未來 希望可以。像校刊，我們都慢慢在做數位典藏的工作
另外也有學校運用家長會志工進行數位化工作，受訪者 E 表示：
就是有鑑於說檔案維護的問題，所以我們學校才會把他數位化這樣 子的工作。譬如說在這個數位化的過程中我們是請學校的志工團，
就是由家長組成的志工團。他們有一個小組就是來我們校史室幫忙，
翻拍學籍資料跟畢業紀念冊。
受訪者 K 則試圖以數位化學籍資料的方式，建置校友資料庫：
我網頁有個校史室，裡面譬如說點張三，我們校園內部就可以查出
我網頁有個校史室，裡面譬如說點張三，我們校園內部就可以查出