数据库技术--Access及其应用系统开发 - 万水书苑-出版资源网

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(1)第 4 章 Access 数据表视图. 本章学习要点       . 学习并掌握 Access 数据表视图的结构和功能掌握在数据表视图中进行数据编辑的操作方法掌握在数据表视图中进行数据查找、替换的操作方法掌握设置数据表视图格式的操作方法了解隐藏数据列、冻结数据列的操作方法掌握数据排序、数据筛选的操作方法掌握数据导入、导出的操作方法. 在数据库中设计完成相关数据表对象的结构以后，就可以在这些表中进行填写数据、修改数据、删除数据、计算数据等一系列的操作，这些操作统称为针对表中数据的编辑操作。除此外，还可以针对表中数据进行查找、替换操作，排序与筛选操作以及导入与导出操作等。所有这些针对数据表中数据进行的操作，都需要在 Access 数据表视图中进行。本章主要介绍 Access 数据表视图的结构与功能，以及各项针对数据表数据操作的方法。. 4.1. Access 数据表视图结构与功能. 对表中数据所进行的所有操作都在数据表视图中进行。进入数据表视图的方法是：在数据库设计视图的“表”对象选项卡上选中准备对其进行操作的表对象，然后单击“打开”按钮。数据表视图形式如图 4-1 所示，图 4-1 所示为 LIBMIS 数据库中的“图书数据表”的数据表视图。在 Access 表对象的数据表视图中，显示的不再是这个表对象的结构属性，而是这个表对象中存储的数据。数据表视图的每一列称为一个字段，每一行称为一条记录。例如， “图书数据表”拥有 8 个字段，目前拥有 16 条记录，如图 4-1 所示。应用 Access 数据表视图进行数据操作，需要使用相关的菜单项和工具栏。与数据库设计视图状态下的菜单栏和工具栏相比，在数据表视图状态下的菜单栏和工具栏都有一些变化。事实上，在 Access 的不同视图状态下，菜单栏和工具栏的显示都存在着一些差别，这是由于在不同视图中所需进行的操作不完全相同的缘故。应该很好地了解各个视图状态下的菜单功能和工具栏中各个按钮的功能，这对于完成 Access 应用操作是很有用的。 1．菜单栏上增加的功能 “格式”菜单如图 4-2 所示。“记录”菜单如图 4-3 所示。.

(2) 数据库技术——Access 及其应用系统开发. 78. 图 4-1. 图 4-2. “图书数据表”数据表视图. 数据表视图“格式”菜单. 图 4-3. 数据表视图“记录”菜单. 2．工具栏上增加的功能工具栏上增加的功能按钮，如图 4-4 所示。. 图 4-4. 数据表视图工具栏上的新增功能. 在以后的各小节里，将逐一介绍如何使用这些新增的功能。. 4.2. 在数据表视图中进行数据编辑. 4.2.1 增加数据记录在关系数据库中，一个数据表被称为一个二维表，一个二维表的一行称为一个记录，增加数据记录也就是在表的末端增加新的一行，可以有 4 种操作方法。 1．直接添加直接用鼠标将光标点到表的最后一行上，该行行首的标志为。键入所需添加的数据，即完成了增加一个新记录的操作。.

(3) 第4章. Access 数据表视图. 79. 2．应用“记录指示器”按钮单击“记录指示器” 上的“增加新记录”按钮，光标自动跳到表的最后一行上，即可键入所需添加的数据。 3．应用工具栏按钮单击“工具栏”上的“增加新记录”工具按钮，光标也会自动跳到表的最后一行上，即可键入所需添加的数据。 4．应用菜单栏功能单击“菜单栏”上的“记录”→“数据项”，光标就会自动跳到表的最后一行上，即可键入所需添加的数据。 4.2.2 删除数据记录当数据表中的一些数据记录不再有用时，可以从数据表中删除它们，这称为删除记录。方法如下：首先，必须选中需要删除的那些记录（这些记录必须是连续的，否则只能分为几次删除）。可以点中欲删除的首记录最左端的记录标志拖曳至欲删除的尾记录最左端的记录标志处放开鼠标左键；也可以单击欲删除的首记录最左端的记录标志，然后再按住键盘上的 Shift 键并单击尾记录最左端的记录标志。被选中的欲删除记录将呈一片反白色。接着，可以有两种不同的方法删除被选中的记录：单击工具栏上的删除记录工具按钮；或单击鼠标右键，在随着出现的快捷菜单中单击“删除记录”。不论采用哪一种删除记录的方法，Access 都会弹出一个删除确认对话框，如图 4-5 所示。在删除确认对话框中单击“是”按钮，即完成了记录的删除操作。请注意，在数据库中数据是最宝贵的资源，删图 4-5 删除确认对话框除记录的操作应该谨慎。 4.2.3 修改数据记录数据表视图本身就是一个全屏幕编辑器，只需将光标移动到所需修改的数据处并选中该数据，键入新的数据，就可以修改光标所在处的原有数据。 4.2.4 查找、查找并替换字段数据 1．查找字段数据数据库中保存的记录通常都是很多的。若需查找某一个特定数据，靠操纵数据表在屏幕中上下滚动来查找数据将非常困难。可以借助 Access 提供的查找功能来实现快速查找。在数据表视图中，单击菜单栏上的“编辑”→“查找”，或单击工具栏上的查找工具按钮，即可弹出“查找和替换”对话框，如图 4-6 所示。在“查找和替换”对话框的“查找”选项卡上，有 3 个选项将直接影响查找的结果。 “查找范围”列表框可列出当前表的所有字段名，选择一个以确定将在哪一个字段中查找数据；“查找内容”列表框用于输入所需查找的数据；“匹配”列表框可列出各种匹配方式。在图 4-6 中.

(4) 80. 数据库技术——Access 及其应用系统开发. 所填入的三个选项内容表示，希望在“图书数据表”中的“出版社”字段下找到名为“中国水利水电出版社”的图书数据记录。确定 3 个查找选项后，单击“查找下一个”按钮，Access 将会把光标定位于满足查找条件的第一条记录处。. 图 4-6. “查找和替换”对话框（“查找”选项卡）. 2．查找并替换字段数据时常会有这样的需要，表中的某一字段下的很多数据都需要改为同一个数据。这时就可以使用“查找并替换字段数据”功能。单击菜单栏上的“编辑”→“替换”，或在图 4-6 所示对话框中单击“替换”选项卡，即可弹出“查找和替换”对话框，如图 4-7 所示。. 图 4-7. “查找和替换”对话框（“替换”选项卡）. 与图 4-6 相比，图 4-7 所示对话框中多了一个“替换为”列表框。在该列表框中应填入将要替换成的值。图 4-7 所示数据表示，希望在“图书数据表”中的“出版社”字段下找到其字段值为“中国水利水电出版社”的记录，并将其改为“水利水电出版社”。确定查找和替换选项后，单击“替换”按钮，Access 将会把光标定位位置处的字符串更改为“替换为”指定的字符串。轮流地单击“查找下一个”按钮与“替换”按钮，即可实现交互式查找和替换操作。也可以单击“全部替换”按钮，以实现将所有满足“查找内容”指定值的字符串全部更改为“替换为”指定的字符串。 4.2.5 复制与粘贴字段数据如同在 Excel 中一样，Access 可以在当前表中复制或移动字段数据。为了复制字段数据，首先选中需要复制的连续记录中的连续字段中的数据，使之形成一块反白色的矩形区域，再单击菜单栏上的“编辑”→“复制”（或单击工具栏上的复制工具按钮）；然后选中需要得到复制品的相同大小的区域；最后单击“编辑”→“粘贴” （或单击工具栏上的粘贴工具按钮），即完成了字段数据的复制操作。对于移动字段数据，其差别仅在于第二步操作：应单击“编辑” →“剪切”（或单击工具栏上的剪切工具按钮）。.

(5) 第4章. Access 数据表视图. 81. 4.2.6 编辑 LIBMIS 数据库中各表数据 LIBMIS 中的五个表对象都是相互关联的。因此，首先应该填写“出版社”表中的数据，可以填写一些出版社的名称作为该表中的记录。然后，填写“读者类别”表中的数据，可以填写一些读者类别，例如“教工” 、“本科生”、“专科生”等，并分别为这几类读者设定最多借阅册数和借阅期限，以这些数据作为“读者类别”表中的记录。接着，应该填写“图书数据表”中的数据，可以填写一些图书的“图书编号”、“书名”、 “作者”和“出版社”等数据作为其中的记录。请参考图 4-1 所示的数据填写。最后，填写“读者数据表”中的数据，可以填写一些读者的“读者编号”、“姓名”、“单位” 和“类别”数据作为其中的记录。请参考图 4-8 所示的数据填写。. 图 4-8. “读者数据表”数据表视图. 至于“借阅数据表”中的数据填写，由于其与上述各表数据的关联非常紧密，需要重点考虑数据的关联性。可以参考图 4-9 所示的数据填写。. 图 4-9. “借阅数据表”数据表视图.

(6) 数据库技术——Access 及其应用系统开发. 82. 4.3. 设置数据表视图的格式. 上节所示数据表视图的格式均为 Access 的默认数据表视图格式。实际上，可以根据操作者的个人喜好或数据库应用系统的实际需求，自行修改设定数据表视图的格式，包括数据表的行高和列宽、字体、样式等的修改与设定。 4.3.1 设置行高和列宽 1．数据表视图中的行高设置可以有两种不同的方式设定数据表行高。将鼠标移至表中两个记录的交界处，鼠标就会变成“ ”形式，按住鼠标左键不放上下拖曳，即可改变表的行高。将鼠标点停留在表中任一行处，单击菜单栏上的“格式”→“行高”即弹出“行高”对话框，如图 4-10 所示。输入一个行高值得到期望的行高，或选定“标准高度”复选框得到 Access 认定的默认行高（11.25 像素），然后单击“确定”按钮。注意，这种方式设定的行高值对整个数据表视图有效。. 图 4-10. “行高”对话框. 2．数据表视图中的列宽设置可以有两种不同的方式设定数据表列宽。将鼠标移至表中两个字段名的交界处，鼠标就会变成“ ”形式，按住鼠标左键不放左右拖曳，即可改变表的列宽。将鼠标移至表中需要更改列宽的那一列中任一处，单击菜单栏上的“格式”→“列宽”即弹出“列宽”对话框，如图 4-11 所示。输入一个列宽值得到期望的列宽，或选定“标准宽度”复选框以得到 Access 认定的默认列宽（15.4111 像素），或单击“最佳匹配”按钮得到与该字段相匹配的列宽（即保证该列中数据和字段名均能合适地显示），再单击“确定”按钮。注意，如此设定的列宽值仅对数据表视图中的指定列有效。. 图 4-11 “列宽”对话框. 4.3.2 设置数据字体数据表视图中的所有字体（包括字段值和字段名），其默认值均为黑色宋体常规小五号字，这是由 Access 功能选项参数确定。若需要更改数据字体设置，当然可以通过设定 Access 功能.

(7) 第4章. Access 数据表视图. 83. 选项参数来实现。关于 Access 功能选项参数设置的操作方法，可参阅第 2 章图 2-9 所示 Access 2003 的“选项”对话框，并在选定“数据表”选项卡的基础上进行设置操作。除此之外，也可以在数据表视图中单击格式工具栏上的“字体”列表框选择其他字体，也可以单击菜单栏上的“格式”→“字体”，在随之弹出的“字体”对话框（如图 4-12 所示）中选择希望的字体、字形、字号、特殊效果和颜色，然后单击“确定”按钮。注意，如此设定的字体、字型、字号及其颜色对当前数据表视图有效。. 图 4-12. 数据表视图的“字体”对话框. 4.3.3 设置数据表格式数据表视图的默认表格设置样式如图 4-13 所示，是银白底、黑字、细表格线形式。可以根据实际需要来修改设定自己所喜好或实际需要的表格样式。在需要修改格式的数据表视图中，单击菜单栏上的“格式”→“数据表”，在随之弹出的“设置数据表格式”对话框（如图 4-13 所示）中，有多个选项可供选择。. 图 4-13. “设置数据表格式”对话框. 根据需要做好选择，即可得到所需的表格样式。图 4-13 所示选择为“凹陷”单元格效果， “银白”背景颜色，“白色”网格线颜色。各项参数设置完毕后，单击“确定”按钮，即完成.

(8) 数据库技术——Access 及其应用系统开发. 84. 了数据表视图的设置操作。图 4-14 所示即为上述选择值的实际表格样式效果。. 图 4-14. 设置数据表格式后的“读者数据表”数据表视图. 4.3.4 数据表中数据的打印及打印预览在数据表视图中调整好合适的显示格式以后，即可在打印机上打印出来。打印获得的效果与数据表视图中的显示效果基本相同，因此可以得到美观的输出表格。单击工具栏上的“打印” 按钮，或单击菜单栏上的“文件”→“打印”，即可完成数据表的打印操作。在正式打印之前，一般都希望在屏幕上预览一下打印格式是否美观合适，打印数据是否正确。这个操作称为打印预览。单击工具栏上的“打印预览”按钮，或单击菜单栏上的“文件”→“打印预览”，即可完成数据表的打印预览操作。图 4-15 所示即为前述特定显示格式的打印预览效果。. 图 4-15. 打印预览效果. 4.3.5 隐藏列的含义及其操作隐藏列的含义是令数据表中的某一列数据不可见，尽管可以通过将该列宽度设置为 0 来实现，但毕竟不是很方便。单击菜单栏上的“格式”→“隐藏列”，就可以很方便地将光标当前所在列隐藏起来。注意，某列数据不可见并不是该列数据被删除了，它依然存在，只是被隐藏.

(9) 第4章. Access 数据表视图. 85. 起来看不见而已。如果需要把已经隐藏的列重新可见，可以单击菜单栏上的“格式”→“取消隐藏列” ，然后指定需要取消隐藏的列，即可完成操作。 4.3.6 冻结列的含义及其操作若遇到一个很宽的数据表，屏幕上无法显示其全部字段，就会给输入或查看数据带来一些困难。如图 4-16 所示的工资表，在输入数据时，往往会希望在输入表中右端数据时，其最左端的“工号”和“姓名”两列能够固定显示在屏幕的左端，它们不随其他字段的左右移动而移动，这样的需求就可以通过设置冻结列操作来完成。. 图 4-16. 冻结“职工号”和“姓名”两列后的数据表视图. 冻结列的操作方法是，在数据表视图中，从第一个需冻结列的字段名上点中并拖曳鼠标至最后一个需冻结列的字段名上（这些字段必须是连续排列的），单击菜单栏上的“格式”→“冻结列”，就完成了冻结列的操作。图 4-16 所示为冻结“职工号”和“姓名”两列后的情况，此时，冻结列和非冻结列之间的垂直分界线呈深色。设定的冻结列将保存至取消冻结列操作之后。单击菜单栏上的“格式”→“取消对所有列的冻结”，即可完成取消冻结列的操作。. 4.4. 在数据表视图上进行数据检索. 在数据表视图上进行数据检索包括数据排序和数据筛选两项操作。 4.4.1 数据排序在数据表视图中查看数据时，通常都会希望数据记录是按照某种顺序排列，以便于浏览。在不特别设定排序的情况下，数据表视图中的数据总是依照数据表中的关键字段按照升序来显示的。若需数据记录按照另外一种顺序排列，可以有以下几种方式：（1）利用工具栏实现按某一个字段有序显示令光标停在该字段中的任一行处，再单击工具栏上的排序按钮或，即可得到按该字段数据的升序或降序排列显示。图 4-17 所示即为“图书数据表”中的数据按照“出版日期” 降序排列显示的情况。（2）利用菜单命令实现按某一个字段的数据有序显示令光标停在该字段中的任一行处，再单击菜单栏上的“记录”→“排序”→“降序” （或.

(10) 数据库技术——Access 及其应用系统开发. 86. “记录”→“排序”→“升序”），可得到按该字段数据的降序（或升序）排列显示。例如，令光标停在“图书数据表”的“出版日期”字段处，单击菜单栏上的“记录”→“排序”→“降序”，也可得到图 4-17 所示的排序显示效果。. 图 4-17. “图书数据表”中数据按“出版日期”降序排列. （3）利用快捷菜单命令实现按某一个字段的数据有序显示在该字段上单击右键，在随之弹出的快捷菜单中单击“降序”（或“升序）），也可得到按该字段数据的升序或降序排列显示。例如，在“图书数据表”的“出版日期”字段上单击右键，在随之弹出的快捷菜单中单击“降序”，同样可以得到图 4-17 所示的排序显示效果。 4.4.2 数据筛选数据筛选的意义是，在众多的数据记录中只显示那些满足某种条件的数据记录。例如，在 “图书数据表”中，需要查阅馆藏图书中某一个出版社图书的目录一览，就需要在全部数据记录中筛选出“出版社”字段值为该出版社名称的记录。只显示这些数据记录，就满足了上述的查询需求。Access 提供以下 4 种关于数据筛选的操作方法。 1．筛选含有某一个特定数据的记录 Access 为筛选含有某一个特定数据的记录提供 3 种不同的操作方式。（1）利用工具栏按钮实现含有某一个特定数据记录的筛选。令光标停留在该特定数据所在的单元格中，单击工具栏上的“按选定内容筛选”按钮，即可只显示在该字段中具有这个特定数据的记录。例如，若需显示“图书数据表”中“中国水利水电出版社”的馆藏图书目录一览，就可令光标停留在“中国水利水电出版社”所在的单元格中，单击工具栏上的“按选定内容筛选”按钮，图 4-18 所示即为“中国水利水电出版社”的馆藏图书目录。（2）利用菜单命令实现含有某一个特定数据记录的筛选。令光标停留在该特定数据所在的单元格中，单击菜单栏上的“记录”→“筛选”→“按选定内容筛选”，即可得到所需的记录筛选表。如图 4-19 所示，令光标停留在“图书数据表”中的“出版社”字段中的“中国水利水电出版社”记录处，单击菜单栏上的“记录”→“筛选”→“按选定内容筛选” ，也可得到如图 4-18 所示的记录筛选表。.

(11) 第4章. 图 4-18. Access 数据表视图. 87. “中国水利水电出版社”的馆藏图书目录. 图 4-19. 应用菜单进行筛选的操作. （3）利用快捷菜单命令实现含有某一个特定数据记录的筛选。令光标停留在该特定数据所在的单元格中，单击鼠标右键，在随之弹出的快捷菜单中单击“按选定内容筛选” ，即可得到所需的记录筛选表。例如，在“图书数据表”中的“出版社”字段中的“中国水利水电出版社”记录处右击，在随即弹出的快捷菜单中单击“按选定内容筛选”，同样可得到如图 4-18 所示的记录筛选表。 2．筛选排除某一个特定数据的记录将光标停留在该特定数据所在的单元格中，单击菜单栏上的“记录”→“筛选”→“内容排除筛选”（或单击鼠标右键，在随之弹出的快捷菜单中单击“内容排除筛选）），即可得到所需的记录筛选表。例如，将光标停留在“图书数据表”中的“出版社”字段中的“中国水利水电出版社”记录处，单击菜单栏上的“记录”→“筛选”→“内容排除筛选”（或单击鼠标右键，在随之弹出的快捷菜单中单击“内容排除筛选”），所得到的记录筛选表中将包含除“中国水利水电出版社”以外的其他出版社的馆藏图书。 3．筛选含有某一些特定数据的记录有时需要筛选出的特定数据不是一个而是几个，只要这几个数据之间是有规律可循的，就可以筛选出来。例如，需要在“图书数据表”表中查阅 2004 年 1 月 1 日至 2005 年 6 月 1 日之间出版的馆藏图书目录，则可以在“出版日期”列的任何一处单击鼠标右键，在随之弹出的快捷菜单中单击“筛选目标”文本框，在其间填写表达式“Between 2004-1-1 And 2005-6-1”（此处所填写的表达式是 SQL 语句中的一个子句，其含义为：筛选 2004 年 1 月 1 日至 2005 年 6.

(12) 数据库技术——Access 及其应用系统开发. 88. 月 1 日之间出版的馆藏图书目录），然后按回车键，如图 4-20 所示，即可实现上述所需的筛选记录表。. 图 4-20. 筛选含有某一些特定数据的记录. 4．取消筛选，恢复数据表原样如果数据表视图中显示的数据是筛选过的数据，则数据表视图工具栏上的“取消筛选/ 排序”按钮呈下陷状态。此时如果需要取消筛选、恢复显示数据表中所有数据，可用以下三种方法中的一种：①单击数据表视图工具栏上的“取消筛选/排序”按钮，使其成为弹起状态；②单击菜单栏上的“记录”→“筛选”→“取消筛选/排序”；③单击鼠标右键，在随之弹出的快捷菜单中单击“取消筛选/排序”。如此即可取消筛选，并恢复数据表全部数据的显示。. 4.5. 导出 Access 数据表中的数据. 在数据库中保存的数据是非常宝贵的资源，不仅可以供数据库系统本身使用，还应该允许其他的应用项目共享。Access 数据库数据的共享，一般可以通过三种途径来实现。第一种是由外部应用项目通过 ODBC 等通用开放式数据库链接工具实现对 Access 数据库的外部链接，来完成对 Access 数据库数据的共享。第二种是由 Access 数据库提供的数据导出功能，按照外部应用项目所需要的格式及其数据形式导出数据，从而实现数据的共享。第三种是应用 Access 数据库新增的页对象所提供的数据交互功能，来实现 Access 数据库数据的共享。本节介绍第二种方式的使用方法，主要介绍常用的四种导出格式。 4.5.1 导出为文本文件文本文件通常是各类型应用软件之间交换数据的必备文件格式，即各类应用软件一般都提供文本文件的导入导出功能。这是因为文本文件是所有文本编辑软件都支持的文件格式，也是所有应用软件都支持的文件格式。在需要导出的表对象的数据表视图中，单击菜单栏上的“文件”→“导出”命令，在随即弹出的“将表‘XXX’导出为”对话框中（如图 4-21 所示），选定导出文件的保存位置、给定导出文件名、指定导出文件的保存类型为文本文件。然后单击“全部导出”按钮，即可将当前.

(13) 第4章. Access 数据表视图. 89. 的数据表导出为一个存放于指定位置处的文本文件。图 4-21 所示即为“导出表”对话框，图中所选参数是将“图书数据表”导出至“我的文档”文件夹中、名称为“图书数据表”的一个文本文件。. 图 4-21. “将表‘XXX’导出为”对话框. 4.5.2 导出为 Excel 2003 工作表 Excel 是 Office 软件包中的一个电子表格软件，针对数据表的很多应用操作在 Excel 中都显得非常明快、简捷。因此，将 Access 数据表导出为 Excel 工作表是很有意义的。其操作方法与上一小节相似，只需在相应“导出表”对话框中的“保存类型”列表框中选择“Excel 97-2003” 即可。由于将 Access 数据表导出为 Excel 工作表是比较常见的需求，Access 2000 以上版本专门新增了支持该项需求的复制-粘贴功能。只需在数据表视图中选中需要导出的数据表中的数据块，再单击菜单栏上的“编辑”→“复制”（或单击工具栏上的“复制”工具按钮），然后打开一个 Excel 2003 工作表，在 Excel 2003 工作表中单击“编辑”→“粘贴” （或单击工具栏上的“粘贴”工具按钮），即完成了将 Access 2003 数据表数据导出为 Excel 2003 工作表的操作。 4.5.3 导出为 FoxPro 数据表 FoxPro 数据表继承了 xBase 数据库文件格式，其文件扩展名为 DBF，是一种应用较广泛的关系型数据库管理系统。将 Access 数据表导出为 FoxPro 数据表，就可以为使用 FoxPro 数据库管理系统开发的信息系统提供共享数据。因此，将 Access 数据表导出为 FoxPro 数据表时常会成为需要。其操作方法与导出为文本文件的方法相似，只需在相应“导出表”对话框中的 “保存类型”列表框中选择“Microsoft FoxPro 3.0”即可。如果认真观察，就会发现 Access 所支持的导出文件格式是很丰富的，远不止上述三种类型。读者可以根据实际需要选择自己合适的导出文件格式。 4.5.4 导出为 HTML 文档 Internet/Intranet 正在或者已经成为当今计算机应用的基础，数据库中的数据通过.

(14) 数据库技术——Access 及其应用系统开发. 90. Internet/Intranet 发布共享已经成为很多数据库应用系统的需求，Access 2000 以上版本开始具备 Internet/Intranet 数据发布支持。Access 2003 对于 Internet/Intranet 的支持是通过 HTML 文档实现的。将 Access 2003 数据表导出为 HTML 文档的操作是：在数据表视图中，单击菜单栏上的“文件”→“导出”命令，在随即弹出的“将表‘XXX’导出为”对话框中（如图 4-21 所示），选定导出文件的保存位置、给定导出文件名、指定导出文件的保存类型为“HTML 文档”，然后单击“全部导出”按钮，即可将当前的数据表导出为一个 HTML 文档。图 4-22 所示为“图书数据表”导出的 HTML 文档用 IE 浏览器打开后的视图。. 图 4-22. 用 IE 浏览器打开导出的 HTML 文档. 注意，在图 4-21 中所示的对话框右下角处有两个复选框：第一个是“带格式保存”复选框，对于 HTML 文档，选中它表示可以使用 HTML 文档模板来确定导出的 HTML 文档形式，从而得到更加美观的 HTML 文档；第二个是“自动启动”复选框，选中它表示一旦导出操作完成，即启动 IE 浏览器显示该 HTML 文档。应用 Access 2003 生成 HTML 文档可以有两种不同的方式：创建页对象和导出 HTML 文档。两者的差别在于，前者可以创建一个交互式的 HTML 文档，该 HTML 文档链接于 Access 2003 数据库中，是 Access 2003 数据库中的一个对象；而后者仅为一个发布 Access 2003 数据库中数据的 HTML 文档，当导出操作完成后，这个 HTML 文档就不再与 Access 2003 数据库相连，即 Access 2003 数据库中数据在导出完成以后发生的改变是不会导致已经导出的 HTML 文档数据发生改变的。可见，页对象较之本节介绍的导出 HTML 文档更加优秀。. 4.6. 从外部获取 Access 数据库所需的数据. 从外部获取 Access 数据库所需的数据有两个不同的概念。 1．从外部导入数据从外部导入数据是指从外部获取数据后形成自己数据库中的数据表对象，并与外部数据源.

(15) 第4章. Access 数据表视图. 91. 断绝链接。这意味着当导入操作完成以后，即使外部数据源的数据发生了变化，也不会再影响已经导入的数据。 2．从外部链入数据从外部链入数据是指在自己的数据库中形成一个链接表对象，每次在 Access 数据库中操作数据时，都是即时从外部数据源取得数据。这意味着链入的数据并未与外部数据源断绝链接，而将随时随着外部数据源数据的变动而变动。何时该用何种获取外部数据的方式，需根据具体应用而定。 4.6.1 导入数据导入数据的操作应在数据库视图中进行，并且在 Access 导入向导的支持下逐步完成。在数据库视图中，单击菜单栏上的“文件”→“获取外部数据”→“导入”命令，在随即弹出的“导入”对话框中，选定导入数据文件的位置，选定导入数据文件类型、选定需导入的文件名，然后单击“导入”按钮，即可进入 Access 导入数据表向导的第一步操作。 Access 导入数据表向导的每一步操作将随着导入数据文件的格式不同而有所不同。以下以导入 Excel 格式的文件“图书数据表”的操作为例，说明其操作步骤及其每一步操作的含义。读者可以通过这个导入实例来类推其他格式文件导入的操作方法，其中的要点是理解被导入文件格式的特点，及其与 Access 表对象格式的对应关系。在“导入”对话框中选定 Excel 文件“图书数据表” ，然后单击“导入”按钮，即进入“导入数据表向导”的第一个对话框，如图 4-23 所示。. 图 4-23. “导入数据表向导”对话框 1. 由于一个 Excel 工作簿通常是由多个工作表构成的，而一个工作表又可以由若干个命名区域组成，因此“导入数据表向导”首先询问导入数据所在的工作表或命名区域。在图 4-23 所示对话框中选择的是名为“图书数据表”的 Excel 工作表。单击“下一步”按钮，即进入“导入数据表向导”的第二个对话框，如图 4-24 所示。在导入数据表操作的第二步，需要确定导入后的 Access 数据表的字段名。通常 Excel 工作表的第一行都是表格的栏目名称，本对话框就是询问是否将 Excel 工作表的栏目名称作为导.

(16) 92. 数据库技术——Access 及其应用系统开发. 入后的 Access 数据表的字段名。在多数情况下都应该选择“是”，本例中也是如此，即选中“第一行包含列标题”复选框。. 图 4-24. “导入数据表向导”对话框 2. 此处有一点值得注意，如果 Excel 工作表的栏目名称占有不止一行，则不可以导入整个工作表，而只能导入工作表中的命名区域，且该命名区域中只有顶部一行称为字段名。确定导入表的字段名后，单击“下一步”按钮，即进入“导入数据表向导”的第三个对话框，如图 4-25 所示。. 图 4-25. “导入数据表向导”对话框 3. 在这个对话框中必须选择是准备使用已经选定的数据产生一个新的 Access 表对象，还是准备将导入的数据追加到一个现有的 Access 数据表中。如果选择导入至现有的数据表对象中，则还需指定数据库中现有数据表的名字。本例选择将数据导入至一个新表中，即选中“新表中”单选按钮，单击“下一步”按钮，即进入“导入数据表向导”的第四个对话框，如图 4-26 所示。.

(17) 第4章. 图 4-26. Access 数据表视图. 93. “导入数据表向导”对话框 4. 在图 4-26 所示对话框中必须逐一设定：（1）确定哪些字段不需要导入。在对话框的中部逐个单击它们，每选择一个不需导入的字段，就选中“不导入字段（跳过）”复选框，此项操作需逐个地进行。（2）为导入后的 Access 数据表指定相关字段的索引。在对话框的中部单击需为之建立索引的字段，在该字段被选中的状态下，单击列表框“索引”，在其中选择所需的索引类型，此项操作也需逐个地进行。本例选择导入所有字段，且仅有“图书编号”字段具备索引，且其索引类型为“有（无重复）”。逐一完成上述两项设定以后，单击“下一步”按钮，即进入“导入数据表向导”的第五个对话框，如图 4-27 所示。. 图 4-27. “导入数据表向导”对话框 5. 在图 4-27 所示的对话框中，必须为导入形成的数据表对象指定一个字段作为主关键字段。根据关系数据库的基本概念，任一个 Access 数据表都应该具有一个主关键字段。主关键字段的.

(18) 数据库技术——Access 及其应用系统开发. 94. 含义是，存储于该字段中的数据决不允许有重复的值。因此，一定应该检查被导入的数据，保证其即将被指定为主关键字段的那一列数据中无相同数据，否则就会导致数据导入的失败。如果不能保证每一个被导入列的数据具有唯一性，此处需选择“让 Access 添加主键”单选按钮。在本实例中，标题栏为“图书编号”的列中数据具有唯一性，本例选择“自己选择主关键字”，并指定“图书编号”字段为主关键字段。单击“下一步”按钮，即进入“导入向导”的第六个对话框，也是“导入数据表向导”的第六个对话框，如图 4-28 所示。. 图 4-28. “导入数据表向导”对话框 6. 在“导入数据表向导”的第六个对话框中，需指定由导入数据生成的数据表对象名，此处可以命名为“图书数据表（从 Excel 导入）”。命名操作完成后单击对话框中的“完成”按钮，即完成了由一个 Excel 电子表导入形成一个新的 Access 数据表对象的操作过程。归纳本例的操作过程，应该看到导入数据的操作是在“导入数据表向导”的引导下逐步完成的。从不同的数据源导入数据，Access 将启动与之相对应的导入向导。本例只描述了从 Excel 工作簿中导入数据的操作过程。通过对这个操作过程的说明，应该理解在整个操作过程中所需要选定或输入的各个参数的含义，进而去理解从不同的数据源导入数据时所需要的不同参数的意义。 4.6.2 链入数据从外部数据源链入数据的操作与上述的导入数据操作非常相似，同样是在向导的引导下完成。链入向导的形式与操作也都与导入向导非常相似，但是一定要理解链入数据表对象与导入形成的数据表对象是完全不同的。导入形成的数据表对象就如同在 Access 数据库设计视图中新建的数据表对象一样，是一个与外部数据源没有任何联系的 Access 表对象。也就是说，导入表在其导入过程中是从外部数据源获取数据的过程，而一旦导入操作完成，这个表就不再与外部数据源存在任何联系了。链入表则不同，它只是在 Access 数据库内创建了一个数据表链接对象，从而允许在打开链接时从数据源获取数据，即数据本身并不在 Access 数据库内，而是保存在外部数据源处。.

(19) 第4章. Access 数据表视图. 95. 因而，在 Access 数据库内通过链接对象对数据所做的任何修改，实质上都是在修改外部数据源中的数据。同样，在外部数据源中对数据所做的任何改动也都会通过该链接对象直接反映到 Access 数据库中来。导入表与链接表的差别在 Access 数据库视图中也可以看得很清楚，它们的图标完全不一样。图 3-29 所示的“图书数据表（从 EXCEL 链接）”表对象是一个与 Excel 工作表相链接的数据表对象，而“图书数据表（从 EXCEL 导入） ”表对象是一个将 Excel 工作表数据导入后得到的数据表对象。链接到不同的外部数据源的链接表对象，其数据表图标也会是不相同的，如图 4-29 所示。. 图 4-29 LIBMIS 数据库表对象一览. 习. 题. 1．请在如图 4-8 所示的“读者数据表”中将所有“类别”为“教工”的数据更改为“教师”，并写出操作步骤。 2．请在如图 4-9 所示的“借阅数据表”中将所有尚未归还的图书数据记录筛选出来，并写出操作步骤。 3．Access 数据表视图的格式可以修改吗？在什么情况下需要进行数据表视图格式的修改？如何实现所期望的格式修改效果？ 4．在什么情况下需要进行 Access 数据表的导出操作？如何进行 Access 数据表的导出操作？ 5．请叙述“从外部导入数据”和“从外部链入数据”的差别，并说明在什么情况下需要进行这些操作。 6．请将“图书数据表”导出为 FoxPro 数据表，并写出操作步骤。 7．请将第 6 题导出的 FoxPro 数据表链接成为 LIBMIS 数据库中的一个链接表对象，并写出操作步骤。.

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