以謝倫伯格檔案鑑定理論探討館藏生命週期之界定 - 政大學術集成

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(1)圖書與資訊學刊 1:3=70(Aug ’09)76-92 ISSN 1023-2125. 以謝倫伯格檔案鑑定理論探討館藏生命週期之界定 Primary Research of Defining Collection Life Cycle Range by Schellenberg’s Archival Appraisal Theory 吳宇凡 Yu-Fan Wu 國立政治大學圖書資訊與檔案學研究所研究生 Graduate Student, Graduate Institute of Library, Information and Archival Studies, National Chengchi University E-mail:[email protected]. 【摘要 Abstract】依據文件生命週期理論(Records life cycle theory)，文件典藏地點、數量與價值會隨不同時期而有所更迭，以將文件去蕪存菁、緩衝庫房壓力。然而如何界定文件處於文件生命週期中的哪一個時期？目前較普遍的做法是以時間作為劃分依據，而時間長短則多為經驗去判斷，沒有特定方法去界定。本文藉由謝倫伯格檔案鑑定理論對文件原始價值與從屬價值的定義與特性，以找出可作為整體庫房館藏生命週期劃分之時間依據，進而利於各檔案庫房制定政策參考，以達更有效之庫房利用。 According to the theory of Records Life Cycle, the repository, quantity, and value of collections will change with time. Evaluation of the status of collections will enable libraries or organizations in charge of preservation to retain valuable records and meanwhile reduce the load of repository. How to define the status of collections? The general way of evaluation at present is based on the year of publication, though there is no specific way of classification except by convention. This paper attempts to identify particular transition points during the life cycle of collections by examining the definitions and characteristics of primary and secondary values of collections proposed in Schellenberg’s archival appraisal theory. Results of this study may serve as useful reference for policy-making on effective use of collection repository.. 關鍵詞 Keyword 謝倫伯格. 文件生命週期理論. 原始價值. 從屬價值. Schellenberg；Records life cycle theory；Primary value；Secondary value. 76.

(2) 以謝倫伯格檔案鑑定理論探討館藏生命週期之界定. 轉至檔案館，以供一般社會大眾或其他機關使用。. 壹、前言. (薛理桂等，民 94). 1930 至 1950 年代，西方國家為舒緩當時沉重. 以加拿大學者的觀點而言，其將文件生命週期. 的庫房壓力，各國文件中心(Records center)相繼林. 分為現行文件 (Active records) 、半現行文件. 立，文件生命週期理論(Records life cycle theory)遂. (Semi-active records)及非現行文件(Inactive records). 而迅速發展成為國際性普遍的準則。(Tschan, 2002). 三個時期，文件典藏地點、數量、價值亦隨不同時. 文件生命週期將現行文件到非現行文件(歷史. 期而有所更迭。(薛理桂，民 91，頁 81-83)文件中. 檔案)視為一個完整的生命過程，文件在不同階段. 心在文件進入半現行文件時期，透過特定移轉程. 表現出不同的作用和價值，第一階段為文件形成者. 序，從各單位現行文件保管的場所接收文件；當文. 在現行活動的頻繁利用時期，通常稱為現行文件，. 件歷經時間考驗進入非現行文件時期而具有長期. 在文件生命起始的現行階段，文件內容資訊主要的. 保存的價值時，再轉而由文件中心移至永久性典藏. 需求單位是該文件的原產生機關；第二個階段的半. 場所典藏，文件中心從而擔任文件生命週期中庫房. 現行文件，是機關日常業務不再使用的階段，而文. 緩衝的角色，見圖 1。. 件的行政稽憑效用已逐漸消失，提供原機關使用的. 文件移轉所依據的是文件其處於文件週期的. 價值逐漸減少，此時文件屆臨保存年限就要銷毀，. 何種狀態，現行文書留存於產生單位，半現行文書. 或是具有永久保存價值者應準備移轉；文件生命週. 移轉至文件中心，而非現行文書，則是典藏至如國. 期的第三個階段就是非現行階段，也就是在國外一. 家檔案館般的永久庫房；然而要能夠清楚地界定文. 般不稱文件 (Records) 而改稱檔案 (Archives) 的階. 件目前處於現行、半現行、還是非現行文件時期，. 段，此時文件對原產生機關已無行政使用價值，但. 反倒是個難題。. 卻相對可提供更多的證據及資訊價值，需將文件移. 常保存於. 超過保存. 文件中心. 期限者. 銷毀 (文件轉為檔案). 文件產生. 保存. 現行文件. 半現行文件. 30 年以上. 鑑定. 圖1. 典藏. 非現行文件. 文件移轉流程圖. 資料來源：本文整理目前較普遍的做法是以時間劃分，然而時間長. 各階段若干年後，再經由鑑定程序以判斷文件留存. 短多為經驗去判斷，沒有特定方法去界定；文件在. 與否，Yusof 與 Cheli (2000, p.138)兩位即以圖示方. 77.

(3) 圖書與資訊學刊. 第 1 卷第 3 期(第 70 期). 式表示紙本文件在文件生命週期的流程，如圖 2；. 定年限一到，即會進行鑑定程序，以決定文件是否. X1、X2、X3 即代表保存在各個階段的年限，當設. 具有移轉價值。. 紙本文件. 現行文件. X1 年. 半現行文件. X2 年. 非現行文件. X3 年. 銷毀. 圖2. 檔案. 紙本式文件生命週期. 資料來源：引自檔案學理論(頁 83)，薛理桂，民 91，台北市：文華。在文件生命週期理論的基礎上，謝倫伯格. 現行文件時期越顯偏低，而從屬價值則是日益增高。. (Theodore Roosevelt Schellenberg, 1903-1970)提出檔案在產生的時候即具備原始(Primary values)與. 謝倫伯格所提出的兩種價值，恰與時間成相反. 從屬(Secondary values)兩種價值，前者包含了文件. 特性，這樣的特性因而造成兩者交點的形成，而此. 的行政價值(Administrative value)、法律價值(Legal. 交點正是從屬價值開始超越原始價值的起點，根據. value)及財務價值(Fiscal value)，後者則具備了文件. 加拿大檔案學者庫蒂爾與盧梭提出的文件生命週. 的證據價值 (Evidential values) 及資訊價值. 期理論，其對於半現行文件的定義正好與從屬價值. (Informational values)；原始與從屬兩種價值會隨著. 與原始價值的交點的特性不謀而合(薛理桂，民. 時間不同而有所增減，原始價值在文件產生初期時. 91)；以典藏的角度而言，當文件原始價值不再、. 最高，隨著時間更迭而隨之降低，從屬價值則剛好. 從屬價值抬頭，亦即不再是現行文書轉為半現行文. 相反，隨著時間增長，其價值則逐漸提升。換句話. 書時，則將是文件離開最初的產生單位移至下一個. 說，文件在現行文件時期，其原始價值最高，而從. 典藏單位的最佳時機。. 屬價值則是相對較低；隨著時間漸增，文件進入半. 因此，本文企圖找出這兩種隨時間不同而有所. 現行文件或是非現行文件時期，其原始價值則相較. 更迭的價值交點，如圖 3，除作為經驗判斷文件正. 78.

(4) 以謝倫伯格檔案鑑定理論探討館藏生命週期之界定. 處於文件生命週期中的哪種狀態之另外的參考，更. 移轉年限等，以達更有效、有彈性的庫房及檔案管. 可利於各文件產生單位及檔案庫房等文件生命週. 理與利用。. 期中的各相關單位制定政策，如檔案保存期限表、. 檔案的原始價值與從屬價值. 從屬價值. 原始價值. 現行文件 → 半現行文件 → 非現行文件（文件生命週期）. 圖3. 原始價值與從屬價值之關連圖. 資料來源：引自檔案學理論(頁 118)，薛理桂，民 91，台北市：文華。. 貳、研究假設、方法與注意事項本文以教育部 94、95、96 三年內、外部調閱紀錄作為分析依據，判斷文件的原始價值與從屬價值，並假設兩者必有一交點，且此交點恰位於文件的半現行文書階段。. (一)研究假設與方法. 圖 4. 依循謝倫伯格的概念，以時間為 X 軸、文件價. 此類型文件之原始價值與從屬價值之間有一. 值為 Y 軸畫一座標圖，則原始價值與從屬價值應會. 無人使用時期之過渡，諸如開會通知等複本、業務. 有杯型、交叉型、及錐形三種類型：. 產生後就不再調閱、社會大眾當下對其不感興趣的文件，或密件、涉及私人隱私等限制性高之文件。. (一)杯型. 79.

(5) 圖書與資訊學刊. 第 1 卷第 3 期(第 70 期). 對於庫房而言，此類型文件因人們不感興趣或特殊. 的處理勢必能更有具象的思考。. 限制，可置於較偏遠、便利性低之庫房。. 然不論哪一種類型，在其交點上，文件原始價值與從屬價值取得一個帄衡，這樣的帄衡點，可說. (二)交叉型. 是整個文件生命週期的中心；本研究假設文件的原始價值與從屬價值隨時間更迭的交點恰位於文件生命週期中的半現行文書階段，而驗證的方式則以比對國內外現行週期界線，從而藉其差距判斷交點之正確性。交點的求得對於判斷現行、半現行或非現行文件的範圍具有極高的參考價值。舉例來說，倘若多個庫房的檔案原始價值與從屬價值的交點都能夠. 圖 5. 求得，縱然每個庫房的交點都不相同，然仍能取得. 此類型文件原始價值與從屬價值分佈帄均，為. 一個範圍，這樣的範圍即可作為文件生命週期中的. 一般業務產生檔案情形；雖為一般業務之文件，然. 半現行文書階段，使得各庫房對於移轉時間能大致. 對日後卻可呈現當下狀況，其特性為內部業務人員. 判斷前後界限，在這項的範圍之前則為現行文書，. 與外界同時需要該文件的時間較長。. 之後則為非現行文書。本文以調檔日期與檔案產生日期的時距作為 X. (三)錐型. 軸，如此的作法可解決文件年齡界定的問題，亦可看出檔案產生到應用的時間長短對於文件價值的影響；以時距作為 X 軸，不論何時調檔，只要清楚知道調檔日期與檔案產生日期，即可知道該文件當下的年齡，進而分析文件在不同年齡的價值差異。解決了 X 軸的問題，接下來又該如何判斷文件的價值？本文以文件調檔原因作為判斷該文件價值的依據，因此在分析之前，需先將調檔原因做. 圖 6. 好分類，藉以判斷文件價值。舉例來說，若該文件. 此類型文件原始價值甫結束，從屬價值隨即提. 調檔原因為業務參考，按謝倫伯格對原始價值的定. 高，較為極端、不易出現，其特性類似第一型，然. 義，業務參考可被歸類為原始價值，因而該次調檔. 雖有限制，卻非長時間，諸如社會關注性高、爭議. 即可判定文件具有原始價值；若該文件調檔原因為. 性高等文件，由上而下對文件解密施壓。於庫房選. 歷史研究，歷史研究按謝倫伯格對從屬價值的定. 擇上，於椎頂點前留置文件產生原單位，頂點後則. 義，可歸類為從屬價值，因而該次調檔歸則判定該. 移轉至典藏庫房。. 文件具有從屬價值。. 此三種類型的成因與對庫房意義各自不同，庫. 然而以這樣的方式去判斷某份文件是否處於. 房若能將其整體館藏的原始價值與從屬價值圖形. 現行、半現行、或非現行文件時期並不是一個有效. 加以繪製、統計、歸類並相互對照，對於庫房館藏. 率的方法，因為必須花長時間累積單份文件的調檔. 80.

(6) 以謝倫伯格檔案鑑定理論探討館藏生命週期之界定. 紀錄，然後再去分析文件，不切實際。因此本文以. 12 月教育部總務司在新聞稿上所公布，教育部檔. 謝倫伯格的概念，將庫房整體館藏視為單一物件，. 案文獻保存庫房主分木柵、新店及教育部本部大樓. 以庫房館藏所有調閱紀錄去分析該庫房整體館藏. 四樓三處，其檔案存量約略 13 餘萬冊；(教育部，. 的原始價值與從屬價值，從而找出該庫房館藏文件. 民 92 年)97 年 7 月，重新規畫的中和庫房取代了. 生命週期的中點，以作為界定該庫房文件生命週期. 老舊的新店庫房，木柵與中和兩地所擁有檔案即為. 各階段之參考。. 所有館藏的 7 成以上，教育部檔案現存總量已達 18 餘萬冊，其遠可溯自大陸時期學籍檔案，近可. 二、注意事項. 查至民國 97 年之公文檔案，可謂典藏浩瀚。(教育部總務司檔案科，民 97). 利用謝倫伯格的概念進行庫房文件生命週期. 該庫房檔案在應用上，主要分為內部與外部應. 分析，在庫房挑選有幾個地方需注意：. 用兩個部分。內部應用為教育部內部業務參考之. (一)需同時擁有現行、半現行、非現行文件. 用；外部應用則為因應政府資訊公開法，開放予民. 為界定整體館藏的生命週期，因此目標庫房館. 眾調閱參考之用。教育部在檔案申請方面皆有紀錄. 藏最好同時具有現行、半現行、非現行三類文件，. 保存，外部應用在申請目的上更細分歷史考證、學. 以利界定。若目標庫房的館藏沒有同時具備這三類. 術研究、事證稽憑、業務參考、權益保障、其他六. 文件，建議將 30 年以上檔案從產生至今所有調檔. 個部分，如此更有利於分析檔案價值。. 紀錄進行分析，亦可得相同效果。. 二、研究限制. (二)需有詳盡的調檔紀錄. 教育部檔案應用分為內部與外部應用兩個部分，而該庫房在申請紀錄上亦分為內部與外部兩個. 本文以文件調檔原因作為判斷文件價值的依. 部分。. 據，因此該庫房在檔案申請需具有調檔原因的紀錄，以利判斷文件價值。其次，因研究使用時間作. 教育部對於內部檔案應用僅記錄調檔人資訊. 為 X 軸，故需有調檔日期與檔案產生日期，如此. 與調檔日期，對於申請目的並無要求填寫，因此在. 方能算出檔案產生到應用之間的時距，以界定文件. 內部調檔部分並無法得知明確的調檔原因；而在外. 產生了多久而具有什麼價值。. 部檔案應用方面，教育部的檔案系統並無法匯出逐筆調檔紀錄之申請目的，這是系統當初在設計上所. (三)需有一定量的調檔紀錄. 沒有的功能，加上隱私問題，更不能提供原始紀錄進行調閱統計，故僅能就系統現階段能提供之資料. 為減少誤差，該庫房需提供一定量的數據做分. 進行應用。. 析。國內某些單位一整年外部檔案調閱量不過兩三. 內部應用雖無申請目的之紀錄，然因內部應用. 人，這樣的庫房將不適合做為本文研究對象。. 多作為業務參考之用，按謝倫伯格對於原始價值的. 參、研究對象與限制. 判斷，本文因此將內部應用歸類為原始價值範疇；外部應用雖分為歷史考證、學術研究、事證稽憑、. 一、目標庫房介紹. 業務參考、權益保障、其他等六個部分，依據謝倫本文以教育部庫房作為分析目標。根據 92 年. 伯格對價值的判斷及教育部 94、95、96 三個年度. 81.

(7) 圖書與資訊學刊. 第 1 卷第 3 期(第 70 期). 檔案申請應用用途統計表，外部檔案申請雖兩種價. 此外，因檔案法對於檔案調閱仍有部分限制，. 值皆有，但被歸屬為原始價值的次數約僅占整體外. 如有關人事及薪資資料者即不可調閱，故外部應用. 部調檔次數的一成，礙於系統限制，無法確切知道. 的機會受限，自然影響調閱數據，亦造成本研究影. 各時距的調檔原因，因此將外部應用全數歸為從屬. 響因素之一。. 價值，以利研究進行。. 表1. 根據教育部 94 年度外部檔案申請應用用途統計表月份. 一. 二. 三. 四. 五. 六. 七. 八. 九. 十. 十二月 0. 小. 月 15. 十一月 0. 用途別件數 (1)歷史考證. 月 0. 月 0. 月 0. 月 0. 月 97. 月 13. 月 0. 月 10. 月 0. (2)學術研究. 0. 0. 0. 35. 97. 367. 83. 10. 28. 69. 144. 18. 851. (3)事證稽憑. 0. 0. 0. 0. 37. 0. 1. 0. 0. 0. 0. 1. 39. (4)業務參考. 0. 0. 20. 31. 0. 10. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 61. (5)權益保障. 0. 0. 0. 3. 4. 0. 0. 1. 0. 0. 1. 0. 9. (6)其他. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 1. 0. 1. (7)總計案件. 0. 0. 20. 69. 235. 390. 84. 21. 28. 84. 146. 19. 1096. 計 135. 單位：人數 / 案(件) 資料來源：教育部總務司檔案科(內部統計數據，民 97 年). 表2. 根據教育部 95 年度外部檔案申請應用用途統計表月份一用途別件數 (1)歷史考證. 月 0. 月 0. 月 0. 月 1. 月 0. 月 12. 月 0. 月 10. 月 0. 月 38. 十一月 0. (2)學術研究. 118. 339. 76. 453. 859. 519. 124. 565. 99. 75. 0. 10. 3237. (3)事證稽憑. 0. 2. 0. 0. 0. 0. 1. 350. 0. 0. 0. 2. 355. (4)業務參考. 0. 0. 0. 0. 34. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 34. (5)權益保障. 0. 2. 0. 29. 0. 1. 4. 357. 0. 0. 0. 3. 396. (6)其他. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 1. 0. 0. 0. 0. 0. 1. 118. 343. 76. 483. 893. 532. 130. 1282. 99 113. 0. 16. 4085. (7)總計案件. 二. 三. 四. 五. 六. 七. 八. 九. 十. 十二月 1. 小計 62. 單位：人數 / 案(件) 資料來源：教育部總務司檔案科(內部統計數據，民 97 年). 82.

(8) 以謝倫伯格檔案鑑定理論探討館藏生命週期之界定. 表3. 根據教育部 96 年度外部檔案申請應用用途統計表月份一. 二. 三. 四. 五. 六. 七. 八. 九. 十. 用途別件數 (1)歷史考證. 月 0. 月 0. 月 45. 月 0. 月 0. 月 14. 月 0. 月 0. 月 0. 月 0. 十一月 0. 十二月 0. 小. (2)學術研究. 3. 34. 56. 9. 0. 0. 8. 86. 0. 236. 211. 93. 736. (3)事證稽憑. 0. 0. 45. 0. 0. 0. 0. 0. 1. 3. 2. 4. 55. (4)業務參考. 0. 0. 45. 0. 0. 14. 1. 5. 1. 3. 2. 0. 71. (5)權益保障. 0. 0. 45. 0. 0. 0. 1. 20. 1. 7. 3. 5. 82. (6)其他. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 0. 2. 0. 0. 2. (7)總計案件. 3. 34. 236. 9. 0. 28. 10. 111. 3. 251. 218. 102. 1005. 計 59. 單位：人數 / 案(件) 資料來源：教育部總務司檔案科(內部統計數據，民 97 年). 其他，0 ％權益保障，8 ％歷史考證，4 ％業務參考，3 ％事證稽憑，7 ％. 學術研究，78 ％. 圖7. 教育部 94-96 年度外部檔案申請應用用途分配比例圖. 資料來源：本研究整理. 83.

(9) 圖書與資訊學刊. 第 1 卷第 3 期(第 70 期). 因此調檔日期與檔案產生日期的時距僅計算年. 肆、資料分析. 距，計算式則為：「調檔年－檔案產生年＝時距」。. 本文分析教育部檔案庫房 94 年至 96 年三年的調檔紀錄，內部總計 5,070 筆，外部總計 3,942 筆；. 按這樣的計算式去計算，並統計各時距調檔次. 因系統設計關係，檔案產生日期僅能由系統給予的. 數，則內部調檔與外部調檔可得以下兩個時距對應. 編號開頭兩碼得知檔案產生年，(例：9315174709)，. 次數的表格(表 4、表 5)：. 表4. 根據教育部 94-96 年度外部檔案申請應用時距與調檔次數對應表時距(年). 次數(次). 時距(年). 次數(次). 時距(年). 次數(次). 時距(年). 次數(次). 0. 29. 26. 61. 52. 1. 78. 0. 1. 37. 27. 65. 53. 21. 79. 0. 2. 22. 28. 68. 54. 7. 80. 0. 3. 62. 29. 62. 55. 28. 81. 0. 4. 138. 30. 61. 56. 46. 82. 0. 5. 144. 31. 84. 57. 13. 83. 0. 6. 22. 32. 101. 58. 18. 84. 0. 7. 144. 33. 83. 59. 8. 85. 0. 8. 14. 34. 80. 60. 1. 86. 0. 9. 6. 35. 110. 61. 0. 87. 0. 10. 9. 36. 98. 62. 0. 88. 0. 11. 18. 37. 86. 63. 1. 89. 1. 12. 13. 38. 122. 64. 0. 90. 7. 13. 17. 39. 144. 65. 0. 91. 18. 14. 14. 40. 155. 66. 0. 92. 11. 15. 13. 41. 154. 67. 0. 93. 0. 16. 14. 42. 141. 68. 0. 94. 0. 17. 12. 43. 136. 69. 0. 95. 0. 18. 19. 44. 102. 70. 0. 96. 0. 19. 37. 45. 95. 71. 0. 97. 0. 20. 30. 46. 83. 72. 0. 98. 0. 21. 33. 47. 115. 73. 0. 99. 0. 22. 54. 48. 212. 74. 0. 100. 0. 23. 68. 49. 231. 75. 0. 101. 0. 24. 52. 50. 40. 76. 0. 102. 0. 25. 49. 51. 2. 77. 0. 103. 0. 資料來源：本研究整理. 84.

(10) 以謝倫伯格檔案鑑定理論探討館藏生命週期之界定. 表5. 根據教育部 94-96 年度內部檔案申請應用時距與調檔次數對應表時距(年). 次數(次). 時距(年). 次數(次). 時距(年). 次數(次). 時距(年). 次數(次). 0. 2131. 26. 43. 52. 1. 78. 0. 1. 687. 27. 38. 53. 5. 79. 0. 2. 240. 28. 19. 54. 3. 80. 0. 3. 191. 29. 28. 55. 2. 81. 0. 4. 160. 30. 23. 56. 2. 82. 0. 5. 87. 31. 21. 57. 2. 83. 0. 6. 72. 32. 16. 58. 0. 84. 0. 7. 61. 33. 15. 59. 0. 85. 0. 8. 65. 34. 14. 60. 0. 86. 0. 9. 53. 35. 11. 61. 0. 87. 0. 10. 72. 36. 14. 62. 0. 88. 0. 11. 47. 37. 15. 63. 0. 89. 2. 12. 58. 38. 26. 64. 0. 90. 1. 13. 64. 39. 20. 65. 0. 91. 0. 14. 60. 40. 7. 66. 0. 92. 0. 15. 77. 41. 15. 67. 0. 93. 0. 16. 68. 42. 7. 68. 0. 94. 0. 17. 60. 43. 11. 69. 0. 95. 0. 18. 66. 44. 6. 70. 0. 96. 0. 19. 61. 45. 6. 71. 0. 97. 0. 20. 47. 46. 8. 72. 0. 98. 0. 21. 57. 47. 4. 73. 0. 99. 0. 22. 53. 48. 4. 74. 0. 100. 0. 23. 60. 49. 6. 75. 0. 101. 0. 24. 45. 50. 3. 76. 0. 102. 0. 25. 28. 51. 2. 77. 0. 103. 0. 資料來源：本研究整理由於 94 年至 96 年教育部內部調檔總數. 成百分比，使兩數據透過此步驟能夠比較。按這. 5,070 筆，與外部 3,942 筆兩者數量相距千筆，. 樣的方式，則內部調檔與外部調檔可得以下兩個. 若按次數繪製曲線圖，則難以比對；為確實求出. 時距對應比重的表格(表 6、表 7)：. 交點，故將各時距調檔次數除以總調檔數，換算. 85.

(11) 圖書與資訊學刊. 第 1 卷第 3 期(第 70 期). 表6. 根據教育部 94-96 年度外部檔案申請應用時距與調檔比重對應表時距(年). 比重(％). 時距(年). 比重(％). 時距(年). 比重(％). 時距(年). 比重(％). 0. 1. 26. 2. 52. 0. 78. 0. 1. 1. 27. 2. 53. 1. 79. 0. 2. 1. 28. 2. 54. 0. 80. 0. 3. 2. 29. 2. 55. 1. 81. 0. 4. 4. 30. 2. 56. 1. 82. 0. 5. 4. 31. 2. 57. 0. 83. 0. 6. 1. 32. 3. 58. 0. 84. 0. 7. 4. 33. 2. 59. 0. 85. 0. 8. 0. 34. 2. 60. 0. 86. 0. 9. 0. 35. 3. 61. 0. 87. 0. 10. 0. 36. 2. 62. 0. 88. 0. 11. 0. 37. 2. 63. 0. 89. 0. 12. 0. 38. 3. 64. 0. 90. 0. 13. 0. 39. 4. 65. 0. 91. 0. 14. 0. 40. 4. 66. 0. 92. 0. 15. 0. 41. 4. 67. 0. 93. 0. 16. 0. 42. 4. 68. 0. 94. 0. 17. 0. 43. 3. 69. 0. 95. 0. 18. 0. 44. 3. 70. 0. 96. 0. 19. 1. 45. 2. 71. 0. 97. 0. 20. 1. 46. 2. 72. 0. 98. 0. 21. 1. 47. 3. 73. 0. 99. 0. 22. 1. 48. 5. 74. 0. 100. 0. 23. 2. 49. 6. 75. 0. 101. 0. 24. 1. 50. 1. 76. 0. 102. 0. 25. 1. 51. 0. 77. 0. 103. 0. 資料來源：本研究整理. 86.

(12) 以謝倫伯格檔案鑑定理論探討館藏生命週期之界定. 表7. 根據教育部 94-96 年度內部檔案申請應用時距與調檔比重對應表時距(年). 比重(％). 時距(年). 比重(％). 時距(年). 比重(％). 時距(年). 比重(％). 0. 42. 26. 1. 52. 0. 78. 0. 1. 14. 27. 1. 53. 0. 79. 0. 2. 5. 28. 0. 54. 0. 80. 0. 3. 4. 29. 1. 55. 0. 81. 0. 4. 3. 30. 0. 56. 0. 82. 0. 5. 2. 31. 0. 57. 0. 83. 0. 6. 1. 32. 0. 58. 0. 84. 0. 7. 1. 33. 0. 59. 0. 85. 0. 8. 1. 34. 0. 60. 0. 86. 0. 9. 1. 35. 0. 61. 0. 87. 0. 10. 1. 36. 0. 62. 0. 88. 0. 11. 1. 37. 0. 63. 0. 89. 0. 12. 1. 38. 1. 64. 0. 90. 0. 13. 1. 39. 0. 65. 0. 91. 0. 14. 1. 40. 0. 66. 0. 92. 0. 15. 2. 41. 0. 67. 0. 93. 0. 16. 1. 42. 0. 68. 0. 94. 0. 17. 1. 43. 0. 69. 0. 95. 0. 18. 1. 44. 0. 70. 0. 96. 0. 19. 1. 45. 0. 71. 0. 97. 0. 20. 1. 46. 0. 72. 0. 98. 0. 21. 1. 47. 0. 73. 0. 99. 0. 22. 1. 48. 0. 74. 0. 100. 0. 23. 1. 49. 0. 75. 0. 101. 0. 24. 1. 50. 0. 76. 0. 102. 0. 25. 1. 51. 0. 77. 0. 103. 0. 資料來源：本研究整理以時距作為 X 軸，百分比重做為 Y 軸，依. 內部調檔的隨檔案年齡不同，其趨勢走向亦有顯. 據上列整理數據，將外部調檔及內部調檔各自繪. 著不同；若以原始價值與從屬價值的角度去看，. 製折線圖，並將兩圖合併比較，則可看出外部與. 雖與圖 3 不甚相同，但仍可看出大致分佈。. 87.

(13) 圖書與資訊學刊. 第 1 卷第 3 期(第 70 期). 7% （圖例：外部應用 ──）. 6%. 百分比（％）. 5% 4% 3% 2% 1% 0% 1. 7. 13 19 25 31 37 43 49 55 61 67 73 79 85 91 97 時距（年）. 圖8. 教育部 94-96 年度外部檔案申請應用用途分配折線圖. 資料來源：本研究整理. 45% 40%. （圖例：內部應用 ──）. 百分比（％）. 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 1. 7. 13 19 25 31 37 43 49 55 61 67 73 79 85 91 97 時距（年）. 圖9. 教育部 94-96 年度內部檔案申請應用用途分配折線圖. 資料來源：本研究整理. 88.

(14) 以謝倫伯格檔案鑑定理論探討館藏生命週期之界定. 45%. （圖例：內部應用 - - - -. 外部應用 ──）. 40%. 35%. 百分比（％）. 30%. 25%. 20%. 15%. 10%. 5%. 0% 1. 7. 13 19 25 31 37 43 49 55 61 67 73 79 85 91 97. 時距 (年) 時距（年）. 圖 10. 教育部 94-96 年度內部與外部檔案申請應用時距與調檔比重比例圖. 資料來源：本研究整理來的圖形在兩個部分有交點，見圖 10。一個是時. 伍、分析結果驗證. 距在 10 年內的時候，另一個則是在 20 至 25 年之間。. 由教育部內部調檔與外部調檔作為原始價值與從屬價值的區隔，統計不同年齡文件在內部與外. 教育部 94 至 96 年度內部檔案申請應用，大致. 部的調檔次數，從而判斷不同年齡文件的價值。透. 隨時距增加而次數遞減，符合謝倫伯格之理論；外. 過內部與外部調檔資料所繪製的圖型，兩者呈現出. 部檔案申請應用，超過時距 8 年者，則大致呈逐年. 89.

(15) 圖書與資訊學刊. 第 1 卷第 3 期(第 70 期). 遞升情況。由於外部檔案申請絕大多數為學術研. 的偏高(見表 4)，探究民國 94、95、96 三年之 4、. 究，顯示其從屬價值逐漸提升，亦符合謝倫伯格理. 5、7 年時距分別如下：. 論。然而時距為 4、5、7 年之調檔次數較為不尋常. 表8 94-96 年度時距 4、5、7 年年度對應表時距 (年). 4. 5. 7. 94. 90. 89. 87. 95. 91. 90. 88. 96. 92. 91. 89. 年份 (民國). 資料來源：本研究整理所跨及範圍從民國 87 年至民國 92 年，重複為. 教育部外部應用分為歷史考證、學術研究、事. 民國 89 至民國 91 三年，該時期正好為台灣政黨輪. 證稽憑、業務參考、權益保障、其他等六個部分，. 替之際，國內教育面臨幾項重大改革，諸如民國. 雖然外部應用的六個部分被歸類為原始價值的僅. 86 年成立中華民國教育改革協會、87 年成立教育. 有外部全部調檔次數的百分之十，然實際上以 94. 改革推動小組，且通過「教育改革行動方案」、88. 年至 96 年內部應用折線圖的趨勢來看，不難發現. 年公布《教育基本法》、90 年媒體報導廢除「教育. 原始價值會集中於文件產生之初，尤其是前 10. 改革推動小組」，實施九年一貫教學、91 年將「教. 年，若這誤植的百分之十全都集中在前 10 年，則. 育改革推動小組」改組成「教育改革推動委員會」…. 此交點極有可能是受到歸至錯誤價值類別的紀錄. 等，這些教育相關之重大事件與改革，遂亦有可能. 影響，令人存疑，故可信度較低。. 為造成數據與謝倫伯格理論產生偏差之原因。. 探究謝倫伯格對於原始與從屬價值的描述，原. 此外，兩個區塊的交點亦有其可信度之差異，. 始價值在文件產生之初最高，隨時間遞減，而從屬. 內部調檔如謝倫伯格對於原始價值的描述如出一. 價值則是相反。教育部外部應用六個部分以歸屬從. 轍，初期極高，逐年下降；而外部調檔在前 10 年. 屬價值的類別居多，原始價值類別僅佔一成，若按. 則有所出入，因而出現兩個區塊的交點。探究這兩. 上述 10 年內交點可信度低之推論，則越後面的數. 個區塊交點的可信度，分述如下：. 據因原始價值的紀錄都集中在文件產生之初(前 10 年)，因此可信度越高。. 一、研究限制與誤差. 二、與各國經驗比較. 礙於教育部外部檔案調閱紀錄系統並無法匯出逐筆調檔紀錄之申請目的，加上隱私問題，本研. 若將兩區塊的交點與各國檔案移轉年限進行. 究實在無法利用原始紀錄進行更精確的調閱統. 比較，各國大多以 25 至 30 年為主，我國的檔案法. 計，故將外部應用全都歸類為從屬價值。. 在本文中雖無明文歸定，但在「國家檔案移轉細則」. 90.

(16) 以謝倫伯格檔案鑑定理論探討館藏生命週期之界定. 中則有 25 年之規定，而「機關檔案保存年限表」. 整個生命週期的中心點，即為原始價值與從屬價值. 亦將保存期限區分為 1、3、5、10、15、20、25、. 的交點。. 30 年等八等級，以 30 年做為定期保存與永久保存. 教育部內、外部調檔資料所繪製而成的折線. 的極限點。美、日與大陸等國並未在檔案法中明文. 圖，其 20 至 25 年之間的交點與各國求得的文件生. 列出相關規定，而加拿大文件中心的保管期限則以. 命週期的中心相去不遠，也因此更可以斷定此交點. 不超過七年為限(徐品堅，民 91)。若按加拿大的做. 與檔案移轉之關係較 10 年內的交點更加有所關. 法，其稱半現行文書階段長短為七年，則各國移轉. 連。. 至永久保存的年限，也就是轉為非現行文書的年. 基於上述原因，也因此將 20 至 25 年間的交點. 限，回推七年，所得到的即為文件從現行進入半現. 作為教育部庫房館藏原始價值與從屬價值的交點. 行的年限，則該年限與永久保存年限的中間值即為. 會較 10 年內的交點更為合理。. 表8. 檔案移轉永久保存年限表國. 家. 條文規定. 減去加拿大半現行文書階段長度七年. 中. 間. 值. 台. 灣. 25 年. 18 年. 21.5 年. 美. 國. 無列出. 無. 無. 英. 國. 30 年. 23 年. 26.5 年. 日. 本. 無列出. 無. 無. 法. 國. 30 年. 23 年. 26.5 年. 新加坡. 25 年. 18 年. 21.5 年. 澳. 洲. 25 年. 18 年. 21.5 年. 中國大陸. 無列出. 無. 無. 資料來源：本文整理。桂，民 91)；文件在半現行文件時期，原始價值會. 陸、結論. 減少、微弱、或是消失的跡象，而從屬價值則恰好相反，這樣的特性恰使文件生命週期的中心點可藉. 文件產生至最後成為檔案而永久典藏，這樣的. 由文件調閱紀錄而求得。. 過程需歷經幾個階段的移轉與篩選，以利文件產生單位可以有更多的空間與人力去管理新產生的文. 文件生命週期中心點的求得，因其恰位於半現. 件，並確保永久保存庫房不致充塞無價值的檔案、. 行文書中點，藉一定時距，如加拿大文件中心的保. 浪費成本。. 管期限定為七年，前可推至現行文書階段，後可推. 根據加拿大檔案學者庫蒂爾與盧梭提出的文. 至非現行文書階段，使各階段典藏單位了解文件何. 件生命週期理論，其對於半現行文件的定義正好與. 時該移轉至下一個典藏單位、何時該進行鑑定與維. 從屬價值與原始價值的交點的特性相同(轉引薛理. 護，如此將更有效地利用典藏空間與人力。. 91.

(17) 圖書與資訊學刊. 第 1 卷第 3 期(第 70 期). 有趣的是，不同的檔案庫房分析出來的交點勢. 單位，等文件歷經時間考驗，到了檔案管理局制定. 必不會相同，也因此可推論出不同性質的文件，如. 的移轉時間後，則才移交至檔案管理局庫房存放。. 病歷表、會議紀錄、帳冊，皆使用相同移轉年限表. (檔案管理局，民 97 年)因此對我國檔案移轉而言，. 的方式是令人存疑的。然而，若庫房樣本數夠多，. 文件生命週期前半段的意義並不大，其重點在於後. 研究障礙減少，縱然文件類型不同，仍可找出一範. 半段從半現行進入非現行文書的界定，若能了解文. 圍，依此則可大致定義出所有文件的半現行文件階. 件何時該移至永久庫房，其對於文件產生單位而. 段的區域。. 言，即可控制庫房空間的自然增長率，以防止有文. 能將原始價值與從屬價值圖形化的好處在. 件而無庫房或有庫房而無文件的窘境。. 於，可使現階段的庫房管理及檔案移轉能有更具體. 綜上所述，本文所使用之庫房館藏生命週期界. 的判斷依據，如原始價值與從屬價值會有杯型、交. 定方法對於現階段的經驗判斷提供了一個檢定的. 叉型、及錐形三種類型，中央主管機關即可對照各. 方式，然仍待更精確之數據以驗證本方式之信度；. 庫房所屬類型從而修改政策，如哪些庫房可建置於. 我國檔案開放調閱時間不若國外長久與完善，其紀. 較偏遠的地方、哪些庫房則需要加強人力等等。. 錄仍不足以進行此方法更深入之研究，甚為可惜，. 台灣目前並沒有類似文件中心功能的機構，文. 只能待國內庫房更加成熟，或藉國外資料，方能更. 件自產生到成為永久保存的檔案，其間移轉大部分. 進一步探究。. 都只是自文件產生單位到永久性典藏場所而已，所. (收稿日期：2009 年 4 月 6 日). 以現行文件與半現行文件多同時保存於檔案產生. 參考文獻徐品堅 (民 91)。論歐美國家建立文件中心的起因及特點。聊城大學學報，哲學社會科學版，60。教育部 (民 92 年 12 月 25 日)。教育部檔案鑑定委員會第一次訪視木柵及新店檔案庫房。上網日期：民國 97 年 6 月 1 日，網址：http://140.111.1.192/general/importance/921225-2.htm 教育部總務司檔案科 (民 97)。97 年教育部檔案庫房內部統計數據。未出版之內部檔案。檔案管理局 (民 97)。機關檔案管理生命週期。上網日期：民國 97 年 7 月 5 日，網址： http://www.archives.gov.tw/Chinese_archival/Publish.aspx?cnid=992&p=705 薛理桂 (民 91)。檔案學理論。台北市：文華圖書管理。薛理桂、林巧敏、劉純芬、陳慧聘 (民 94)。我國政府機關文件中心建置之研究。中華民國圖書館學會會報， 75，125-144。 Tschan, R. (2002). A comparison of Jenkinson and Schellengberg on appraisal. American Archivist, 65(2)，176-195. Yusof, Z. M. & Cheli, R. W. (2000). The records life cycle: An inadequate concept for technology-generated records. Information Development, 16(3), 135-141.. 92.

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