國家發展委員會檔案管理局 中華民國 110 年 12 月
109 年度機關檔案管理調查結果
目 次
壹、調查緣起 ... 1
貳、調查期間 ... 1
參、調查結果分析 ... 1
一、檔案管理組織、資源及計畫訂定情形 ... 1
二、檔案管理培訓及督考情形 ... 9
三、檔案管有情形 ... 12
四、檔案保存及維護情形 ... 19
五、檔案檢調應用情形 ... 23
六、公文及檔案管理資訊化作業情形 ... 30
肆、調查發現 ... 36
一、組織與規劃 ... 36
二、檔案管理情形 ... 37
三、檔案檢調應用 ... 37
四、檔案資訊化 ... 38
壹、調查緣起
依國家發展委員會檔案管理局組織法第 2 條第 2 款規定，國家發展委 員會檔案管理局(以下簡稱本局)掌理各機關檔案管理、應用之指導、評鑑 及目錄彙整公布事項。為掌握各機關檔案管理現況及趨勢，本局自 98 年 起，以線上調查方式瞭解各機關前一年之檔案管理相關情形。110 年 1 月 援例函請中央與地方各級機關提供 109 年度檔案管理相關資訊，共計 3,123 個機關完成填報，填報率達 100%。
上開調查從 98 年線上填報至今，已累積相當成果，本次除針對去年 之調查結果摘述重點並公布外，並持續運用分析結果，提出機關檔案管理 之改善建議。
貳、調查期間
本次調查結果，以機關填報之 109 年 1 月 1 日至 12 月 31 日檔案管理 相關統計數據或事實為基準。
參、調查結果分析
本調查結果共包含檔案管理組織、資源及計畫訂定情形；檔案管理培 訓及督考情形；檔案管有情形；檔案保存及維護情形；檔案檢調應用情形；
公文及檔案管理資訊化作業情形等六大層面，以下即就各個層面之調查結 果進行分析。
一、 檔案管理組織、資源及計畫訂定情形
本項目計調查各機關設置或指定檔案管理專責單位；人力運用情形；
人員異動及符合優先遴用情形；檔案管理經費實際支用情形；跨年度專案 計畫訂定或執行情形等 5 部分，茲就調查結果分述如後：
（一） 設置或指定檔案管理專責單位：依調查結果顯示，中央與地方各級 機關組織，設置「檔案(司、處、組、室、中心、科、課、股)」計
251 個機關(占 8.04%)；設置「文書檔案(科、課、股)」計 109 個(占 3.49%)，設置「文書(司、處、組、室、中心、科、課、股) 」計 234 個(占 7.49%)；設置或指定其他單位者(如秘書室、行政室等)計 1,442 個(占 46.17%)，餘無專責單位者，計有中央機關 168 個，地方機關 919 個，合計 1,087 個機關(占 34.81%)。(表 1，圖 1、2)
表 1 109 年度機關設置或指定檔案管理專責單位情形一覽表
(單位：個) 機關層級
專責單位設置 中央 地方 小計(%)
檔案(司、處、組、室、中心、科、課、股) 116 135 251(8.04%)
文書檔案(科、課、股) 75 34 109(3.49%)
文書(司、處、組、室、中心、科、課、股) 164 70 234(7.49%)
其他（如秘書室、行政室等） 556 886 1,442(46.17%)
無專責單位 168 919 1,087(34.81%)
合計 1,079 2,044 3,123(100.00%)
圖 1 109 年度機關設置或指定檔案管理專責單位分析
圖 2 109 年度機關設置或指定檔案管理專責單位機關層級分布
（二） 人力運用情形：中央與地方各級機關總計有 7,349 位檔案管理人力 (中央 3,262 人，地方 4,087 人)。以類別進行區分，正式編制人員計 4,021 人(占 54.71%)，約聘僱人員 710 人(占 9.66%)，技工、工友 927 人(占 12.61%)，臨時人員 1,043 人(占 14.19%)，其他(含替代役、
短期就業人力等)計有 648 人(占 8.82%)，其中正式編制人員最多，
約占近 6 成。以性別進行區分，男性為 2,187 人(占 29.76%)，其中 中央 1,056 人、地方 1,131 人；女性為 5,162 人(占 70.24%)，包含 中央 2,206 人、地方 2,956 人，女性所占比例較高約 7 成。(表 2，
圖 3、4)
表 2 109 年度機關檔案管理人力運用情形一覽表
(單位：人) 機關層級
人力運用(類別、性別) 中央 地方 小計(%)
類 別
正式編制人員(不含技工、工友 ) 1,782 2,239 4,021(54.71%)
約聘僱人員 432 278 710(9.66%)
技工、工友 289 638 927(12.61%)
臨時人員 314 729 1,043(14.19%)
其他(含替代役、短期就業人力等 ) 445 203 648(8.82%) 性
別
男 1,056 1,131 2,187(29.76%) 女 2,206 2,956 5,162(70.24%) 合計(類別:性別) 3,262 4,087 7,349(100.00%)
圖 3 109 年度機關檔案管理人力運用類別分析
圖 4 109 年度機關檔案管理人力運用性別分析
（三） 人員異動及符合優先遴用情形：前述中央與地方各級機關總計有 7,349 位檔案管理人力，其中任職 1 年以下者計 895 人(占 12.18%)，
符合優先遴用者 289 人(占 3.93%)。(表 3，圖 5)
表 3 109 年度機關檔案管理人員異動及符合優先遴用情形一覽表 (單位：人) 機關層級
人力 (異動、遴用) 中央 地方 小計(%)註 1
任職 1 年以下者 447 448 895(12.18%)
符合優先遴用者註 2 134 155 289(3.93%)
註 1：占檔案管理人力(總計 7,349 人)之比例。
註 2：指「機關檔案管理單位及人員配置基準」第 7 點之規定。
圖 5 109 年度機關檔案管理人員異動及優先遴用機關層級分析
（四） 檔案管理經費實際支用情形：全國 3,123 個機關，總支用金額新臺 幣(以下同)1,302,287 千元。其中，中央機關計 1,079 個，總支用金 額新臺幣 848,033 千元，地方機關計 2,044 個，總支用金額 454,254 千元。(表 4)
表 4 109 年度機關檔案管理經費實際支用情形一覽表
(單位：千元) 機關層級
項目 中央 地方 小計
業務費 601,007 367,569 968,576
設備及投資費 141,818 51,598 193,416
其他 105,208 35,087 140,295
合計 848,033 454,254 1,302,287
總人數:7,349 人
（五） 跨年度專案計畫訂定或執行情形：機關有訂定或執行跨年度專案計 畫者，中央機關有 586 個，地方機關有 789 個，合計 1,375 個機關 (占 44.03%)，其中計畫類別以「編目建檔」項目居冠(占 23.50%)，
「檔案立案與整理」次之(占 23.42%)，「檔案研究加値與出版」居 末(占 1.18%)。至無訂定或未執行者，中央機關有 493 個，地方機 關有 1,255 個，合計 1,748 個機關(占 55.97%)，半數以上機關仍未 有訂定或執行跨年度專案計畫者。(表 5，圖 6、7)
表 5 109 年度機關跨年度專案計畫訂定或執行情形一覽表
(單位：個) 機關層級
跨年度專案計畫 中央 地方 小計(%)
有訂定或執行 586 789 1,375(44.03%)
計畫 類別
a.編目建檔 399 515 914(23.50%)
b.檔案立案與整理 415 496 911(23.42%)
c.庫房改善 277 289 566(14.55%)
d.檔案鑑定與清理 410 449 859(22.08%)
e.檔案數位化 186 240 426(10.95%)
f.檔案研究加値與出版 27 19 46(1.18%)
g.辦理檔案展 36 28 64(1.65%)
h.其他 55 49 104(2.67%)
小計 1,805 2,085 3,890(100.00%)
無訂定或未執行 493 1,255 1,748(55.97%)
合計 1,079 2,044 3,123(100.00%)
圖 6 109 年度機關跨年度專案計畫訂定或執行分析
圖 7 109 年度機關訂定或執行跨年度專案計畫分析
二、 檔案管理培訓及督考情形
本項目計調查檔案管理培訓辦理情形；分級培訓辦理情形；主管機關 對所屬督考檔案管理情形等 3 部分，茲就調查結果分述如後：
（一） 檔案管理培訓辦理情形：機關自辦培訓計 1,110 場次(占 18.86%)，
參加人次計 24,840 人次；與他機關合作辦理培訓計 131 場次(占 2.23.%)，參加人次計 2,127 人次；委託他機關辦理培訓計 145 場次 (占 2.46%)，參加人次計 643 人次；參加外機關辦理培訓計 4,501 場次(占 76.46%)，參加人次計 7,054 人次。上開檔案管理培訓辦理 方式，以參加外機關辦理培訓者居冠，約近 8 成，惟就參訓人次觀 之，參加自行辦理培訓之參加人次居冠，亦約 7 成。(表 6，圖 8)
表 6 109 年度機關辦理檔案管理培訓辦理情形一覽表
機關層級
培訓情形 中央 地方 小計
自行辦理
場次 597 513 1,110(18.86%)
人次 16,496 8,344 24,840(71.66%)
與他機關合作辦理
場次 79 52 131(2.23%)
人次 1,146 981 2,127(6.14%)
委託他機關辦理
場次 106 39 145(2.46%)
人次 600 43 643(1.85%)
參加外機關辦理培訓 課程
場次 1,684 2,817 4,501(76.46%) 人次 2,863 4,191 7,054(20.35%)
合計
場次 2,466 3,421 5,887(100.00%) 人次 21,105 13,559 34,664(100.00%)
圖 8 109 年度機關辦理檔案管理培訓機關層級分析
（二） 分級培訓辦理情形：各機關檔案管理人員依「文書及檔案管理專業 分級培訓計畫」規定，完成「通識入門級」課程人數計 4,231 人(占 53.53%)，未完成人數計 3,118 人(占 45.89%)；完成「基礎實務級」
課程人數計 3,673 人(占 46.47%)，未完成人數計 3,676 人(占 54.11%)。由上可知，各機關檔案管理人員完成「通識入門級」課 程人數有超過半數以上，「基礎實務級」課程之人數未過半數。(表 7，圖 9)
表 7 109 年度機關辦理檔案管理分級培訓情形一覽表
(單位：人) 機關層級
分級培訓情形 中央 地方 小計
通識入門級
完成人數 2,025 2,206 4,231(53.53%)
未完成人數 1,237 1,881 3,118(45.89%)
基礎實務級
完成人數 1,758 1,915 3,673(46.47%)
未完成人數 1,504 2,172 3,676(54.11%)
合計
完成人數 3,783 4,121 7,904(100.00%)
未完成人數 2,741 4,053 6,794(100.00%)
圖 9 109 年度機關辦理檔案管理分級培訓分析
（三） 主管機關對所屬督考檔案管理情形：分析中央及地方各級機關，其 中 323 個有所屬機關，中央機關 189 個，地方機關 134 個，於 109 年度辦理督考計 1,319 機關次，包含中央機關 613 次(占 46.47%)，
地方機關 706 次(占 53.53%)。上開 323 個有所屬機關者，訂有督考 計畫計 189 個機關(占 58.51%)，包含中央機關 92 個，地方機關 97 個，餘 134 個機關則無訂定(占 41.49%)，包含中央機關 47 個，地 方機關 87 個。(表 8)
表 8 109 年度機關訂定檔案管理督考計畫情形一覽表
(單位：個/次)
機關層級
督考計畫(次數) 中央 地方 小計
有訂定 92 97 189(58.51%)
無訂定 47 87 134(41.49%)
督考機關次 613(46.47%) 706(53.53%) 1,319(100.00%)
註：僅統計有所屬之 323 個機關。
三、檔案管有情形
本項目計調查年度歸檔量；永久保存檔案典藏情形；永久保存檔案完 成編目情形；永久保存檔案完成數位化情形；定期保存檔案典藏情形等 5 部分，茲就調查結果分述如後：
（一） 年度歸檔量：109 年度機關歸檔件數總計 87,674,048 件，包括紙本 型式 50,337,950 件(占 57.41%)，電子型式線上簽核 37,276,292 件(占 42.52%)，其他型式(含攝影類、錄影音帶類與電子媒體類)59,806 件(占 0.07%)，紙本型式檔案仍為多數。其中，永久保存檔案計 3,427,630 件(占 3.91%)，定期保存檔案計 84,246,418 件(占 96.09%)，
將近 9 成 6 為定期保存檔案，此外，電子型式線上簽核比率也已占 超過 4 成。(表 9、10，圖 10、11)
表 9 109 年度機關歸檔量媒體型式一覽表
(單位：件) 機關層級
媒體形式 中央 地方 小計
紙本 29,839,652 20,498,298 50,337,950(57.41%) 電子型式(線上簽核) 13,833,600 23,442,692 37,276,292(42.52%)
其 他
攝影類 4,501 371 4,872(0.01%)
錄影(音)帶類 939 416 1,355(0.002%)
電子媒體類 35,821 17,758 53,579(0.06%)
小計 41,261
18,545 59,806(0.07%) 合計 43,714,513 43,959,535 87,674,048(100.00%)
表 10 109 年度機關歸檔量檔案保存年限一覽表
(單位：件) 機關層級
檔案保存年限 中央 地方 小計
永久保存 2,166,641 1,260,989 3,427,630(3.91%)
定期保存 41,547,872 42,698,546 84,246,418(96.09%) 合計 43,714,513 43,959,535 87,674,048(100.00%)
圖 10 109 年度機關歸檔量媒體型式統計
圖 11 109 年度機關歸檔量檔案保存年限分布
（二） 永久保存檔案典藏情形：累計至 109 年度，機關永久保存檔案中，
紙質類計 479,814.81 公尺(占 99.13%)；攝影類計 2,072.12 公尺(占 0.43%)；錄影(音)帶類計 89.49 公尺(占 0.02%)；電子媒體類計 2,053.53 公尺(占 0.42%)，幾乎所有的永久保存檔案皆為紙質類檔 案。如依檔案產生年份進行分析，其中紙質類檔案總計 479,814.81 公尺，以 91 至 100 年最多，計 142,912.84 公尺(占 29.78%)；攝影 類檔案總計 2,072.12 公尺，以 61 至 70 年居多，計 1,773.84 公尺(占 85.61%)；錄影(音)帶類檔案總計 89.49 公尺，以 91 至 100 年居多，
計 51.68 公尺(占 57.75%)；電子媒體類檔案總計 2,053.53 公尺，以 71 至 80 年居多，計 119.92 公尺(占 5.84%)。(表 11-1，表 11-2，圖 12)
表 11-1 累計至 109 年度機關永久保存檔案媒體型式典藏情形一覽表
(單位：公尺) 機關層級
媒體型式 中央 地方 小計
紙質類 298,693.30 181,121.51 479,814.81(99.13%)
攝影類 2,071.35 0.77 2,072.12(0.43%)
錄影(音)帶類 15.54 73.95 89.49(0.02%)
電子媒體類 629.16 1,424.37 2,053.53(0.42%)
合計 301,409.35 182,620.60 484,029.95(100.00%)
表 11-2 累計至 109 年度機關永久保存檔案檔案產生年份典藏情形一覽表
(單位：公尺)
檔案產生年份 檔案量(公尺)
(民國) 紙質類 攝影類 錄影(音)帶類 電子媒體類 合計
38 年以前 2,268.48 3.31 0.00 36.90 2,308.69(0.48%) 39 至 60 年 18,941.93 124.09 0.00 99.69 19,165.71(3.96%) 61 至 70 年 26,353.26 1,773.84 0.62 96.62 28,224.34(5.83%) 71 至 80 年 60,703.10 72.51 2.53 119.92 60,898.06(12.58%) 81 至 90 年 95,655.47 54.48 11.81 90.62 95,812.38(19.79%) 91 至 100 年 142,912.84 35.79 51.68 103.55 143,103.86(29.57%) 101 年 14,577.72 0.42 2.66 35.97 14,616.77(3.02%) 102 年 15,222.65 6.83 2.68 42.22 15,274.38(3.16%) 103 年 16,276.14 0.08 2.85 33.73 16,312.80(3.37%) 104 年 16,126.04 0.17 3.62 45.00 16,174.83(3.34%) 105 年 15,122.18 0.03 3.48 121.63 15,247.32(3.15%) 106 年 13,340.30 0.02 1.97 251.86 13,594.15(2.81%) 107 年 15,315.11 0.04 1.90 342.05 15,659.10(3.24%) 108 年 14,016.49 0.16 2.00 317.41 14,336.06(2.96%) 109 年 12,983.10 0.35 1.69 316.36 13,301.50(2.75%) 合計 479,814.81 2,072.12 89.49 2,053.53 484,029.95(100.00%)
圖 12 累計至 109 年度機關永久保存檔案媒體型式統計
（三） 永久保存檔案完成編目情形：累計至 109 年度，現行檔案紙質類完 成編目建檔之比例最高(占 98.33 %)，而錄影(音)帶類檔案完成比例 最低(占 82.02%)；至回溯檔案(指檔案法施行前產生者)紙質類完成 編目建檔之比例雖最高(占 94.11%)，然低於前開現行檔案，而錄影 (音)帶類檔案完成比例則最低(占 81.25%)。 (表 12)
表 12 累計至 109 年度機關永久保存檔案完成編目情形一覽表
(單位：個)(機關數)
檔案產生年份(民國) 是否完成編目
紙質類 攝影類 錄影(音)帶類 電子媒體類
是/否 是 否 是 否 是 否 是 否
38 年以前 223 24 2 0 0 0 2 0
39 至 60 年 1,000 69 8 0 0 0 6 0
61 至 70 年 1,383 88 7 0 2 0 5 1
71 至 80 年 1,732 107 10 0 4 0 6 2 81 至 90 年 2,202 121 6 0 7 3 16 2
小計 6,540 409 33 0 13 3 35 5
平均百分比註 1 94.11% 5.89% 100.00% 0.00% 81.25% 18.75% 87.50% 12.50%
91 至 100 年 2,730 74 12 1 21 6 96 7
101 年 2,747 39 2 1 7 3 66 7
102 年 2,749 31 3 1 8 3 71 7
103 年 2,759 30 3 0 7 1 71 5
104 年 2,758 28 2 0 10 1 64 10
105 年 2,791 21 1 0 5 0 74 5
106 年 2,841 19 2 0 4 0 74 5
107 年 2,863 24 3 0 4 1 73 7
108 年 2,855 31 4 0 5 0 67 3
109 年 2,652 174 3 2 2 1 37 6
小計 27,745 471 35 5 73 16 693 62 平均百分比註 2 98.33% 1.67% 87.50% 12.50% 82.02% 17.98% 91.79% 8.21%
註 1：回溯檔案完成編目之比例。
註 2：現行檔案完成編目之比例。
（四） 永久保存檔案完成數位化情形：累計至 109 年度，機關永久保存檔 案完成數位化之比例，依檔案產生年份進行分析，民國 81 年(含) 以後產生檔案，紙質類檔案完成數位化之比例(占 41.72%)，而攝影 類檔案完成比例最高(占 45.65%)；至民國 80 年(含)以前產生檔案，
紙質類檔案完成數位化之比例依舊最低(占 22.76%)，而攝影類檔案 同樣完成率較高(占 48.15%)。(表 13)
表 13 累計至 109 年度機關永久保存檔案完成數位化情形一覽表
(單位：個)(機關數)
檔案產生年份 已完成數位化(是/否)
(民國) 紙質類 攝影類 錄影(音)帶類
是/否 是 否 是 否 是 否
38 年以前 57 190 0 2 0 0
39 至 60 年 248 821 4 4 0 0
61 至 70 年 329 1,142 4 3 1 1
71 至 80 年 419 1,420 5 5 1 3
小計 1,053 3,573 13 14 2 4
平均百分比註 1 22.76% 77.24% 48.15% 51.85% 33.33% 66.67%
81 至 90 年 568 1,755 4 2 2 8
91 至 100 年 909 1,895 8 5 6 21
101 年 1,133 1,653 1 2 3 7
102 年 1,179 1,601 0 4 3 8
103 年 1,219 1,570 0 3 2 6
104 年 1,256 1,530 1 1 3 8
105 年 1,290 1,522 1 0 3 2
106 年 1,324 1,536 2 0 2 2
107 年 1,343 1,544 2 1 2 3
108 年 1,346 1,540 2 2 2 3
109 年 1,173 1,653 0 5 1 2
小計 12,740 17,799 21 25 29 70
平均百分比註 2 41.72% 58.28% 45.65% 54.35% 29.29% 70.71%
註 1：民國 80 年以前檔案完成數位化之比例。
註 2：民國 81 年(含)以後產生檔案數位化之比例。
（五） 定期保存檔案典藏情形：累計至 109 年度，機關定期保存之檔案，
紙 質類檔 案計 2,141,758.69 公尺 (占 99.82％ )；攝影 類檔案 計 2,022.02 公尺(占 0.09％)；錄影(音)帶類檔案計 168.50 公尺(占 0.01
％)；電子媒體類檔案計 1,755.30 公尺(占 0.08％)。由此可知，機關 所典藏之定期保存檔案幾乎為紙質類檔案。(表 14，圖 13)
表 14 累計至 109 年度機關定期保存檔案媒體形式典藏情形一覽表 (單位：公尺) 機關層級
媒體型式 中央 地方 小計
紙質類 1,378,492.35 763,266.34 2,141,758.69(99.82%)
攝影類 1,998.59 23.43 2,022.02(0.09%)
錄影(音)帶類 81.11 87.39 168.50(0.01%)
電子媒體類 914.29 841.01 1,755.30(0.08%)
合計 1,381,486.34 764,218.17 2,145,704.51(100.00%)
圖 13 累計至 109 年度機關定期保存檔案媒體型式統計
（六） 永久保存與定期保存檔案數量比較：經綜整表 11-1 及表 14，永久 保存與定期保存檔案之比較如表 15 及圖 14，顯見紙質類檔案典藏 量仍占絕對大宗，其中永久保存檔案則占 18.30%。
表 15 永久保存與定期保存檔案數量比較一覽表
(單位：公尺) 機關層級
媒體型式 永久保存 定期保存 小計
紙質類 479,814.81(18.30%) 2,141,758.69(81.70%) 2,621,573.50(100.00%) 攝影類 2,072.12(50.61%) 2,022.02(49.39%) 4,094.14(100.00%) 錄影(音)帶類 89.49(34.69%) 168.50(65.31%) 257.99(100.00%) 電子媒體類 2,053.53(53.91%) 1,755.30(46.09%) 3,808.83(100.00%)
圖 14 永久保存與定期保存檔案數量比較
四、檔案保存及維護情形
本項目計調查紙質類永久保存檔案毀損情形；非紙質類永久保存檔案 毀損情形；檔案庫房設置情形等 3 部分，茲就調查結果分述如後：
（一） 紙質類檔案：累計至 109 年度，紙質類永久保存檔案有毀損者共計 16,284.16 公尺，其中毀損程度屬第 3 級(指輕微殘缺或破損且檔案 紙張整體強度較好，屬輕微破損者)計有 8,416.75 公尺(占 51.69%)；
第 2 級(多處蟲蛀或破損且檔案紙張整體強度尚可，屬一般破損者) 計 5,879.51 公尺(占 36.22%)；第 1 級(嚴重蟲蛀、腐朽、黏著或脆
化且檔案紙張整體強度差，屬嚴重破損者)計 1,969.90 公尺(占 12.10%)。(表 16，圖 15)
表 16 累計至 109 年度機關紙質類永久保存檔案毀損情形一覽表
(單位：公尺) 機關層級
損毀等級 中央 地方 小計
第一級(嚴重破損) 223.36 1746.54 1,969.90(12.10%) 第二級(一般破損) 128.31 5,769.20 5,897.51(36.22%) 第三級(輕微破損) 4,930.95 3,485.80 8,416.75(51.69%) 合計 5,282.62 11,001.54 16,284.16(100.00%)
圖 15 累計至 109 年度機關紙質類永久保存檔案毀損分析
（二） 非紙質類檔案：累計至 109 年度，非紙質類永久保存檔案有毀損者 共計 3.48 公尺，其中攝影類檔案計有 0.84 公尺(占 24.14%)，錄影(音) 帶類檔案計有 2.63 公尺(占 75.57%)，電子媒體類檔案計有 0.01 公 尺(占 0.29%)。(表 17，圖 16)
表 17 累計至 109 年度機關非紙質類永久保存檔案毀損情形一覽表
(單位：公尺) 機關層級
媒體型式 中央 地方 小計
攝影類 0.84 0 0.84(24.14%)
錄影(音)帶類 0 2.63 2.63(75.57%)
電子媒體類 0 0.01 0.01(0.29%)
合計 0.84 2.64 3.48(100.00%)
圖 16 累計至 109 年度機關非紙質類永久保存檔案毀損分析
（三） 檔案庫房設置情形：中央各級機關檔案庫房總面積計 325,157.58 平 方公尺，地方各級機關檔案庫房總面積計 202,584.83 平方公尺，平 均每間庫房面積 105.89 平方公尺。此外，中央各級機關檔案庫房 總計 2,021 間，平均每間庫房面積 160.89 平方公尺，其中 146 間檔 案庫房位於地下室(占 7.22%)，474 間檔案庫房無溫溼度控制(占 23.45%)；地方各級機關檔案庫房總計 2,963 間，平均每間庫房面
積 40.65 平方公尺，其中 164 間檔案庫房位於地下室(占 5.53%)，
1,448 間檔案庫房無溫溼度控制(占 48.87%)。(表 18，圖 17) 表 18 109 年度機關檔案庫房設置情形一覽表
(單位：間) 機關層級
檔案庫房設置情形 中央 地方 小計
面積
(平方公尺) 325,157.58 202,584.83 527,742.41 庫房平均面積
(平方公尺) 160.89 40.65 105.89
位於地下室
是 146(7.22%) 164(5.53%) 310(6.22%) 否 1,875(92.78%) 2,799(94.47%) 4,674(93.78%)
溫溼度控制
有 1,547(76.55%) 1,515(51.13%) 3,062(61.44%) 無 474(23.45%) 1,448(48.87%) 1,922(38.56%) 合計 2,021(100.00%) 2,963(100.00%) 4,984(100.00%)
圖 17 109 年度機關檔案庫房設置機關層級分析
五、檔案檢調應用情形
本項目計調查檔案檢調應用；民眾申請檔案應用目的；檔案應用處所 設置情形；檔案應用處所未設置原因等 4 部分，茲就調查結果分述如後：
（一） 檔案檢調應用：109 年度機關檔案檢調應用類型，以機關內檢調 為主，計 3,308,175 件(占 87.59%)；機關受理民眾申請應用計 286,554 件次之(占 7.59%)，機關間檢調最低為 182,051 件(占 4.82%)。其中機關間檢調駁回件數 526 件，駁回率為 0.29%；民 眾申請應用駁回件數 2,870 件，駁回率為 1%。(表 19，圖 18、
19)
表 19 109 年度機關檔案檢調應用情形一覽表
(單位：件) 機關層級
應用檔案類型 中央 地方 小計(%)
民眾申請 121,813 164,741 286,554(7.59%)
(民眾申請駁回) 2,233 637 2,870(1.00%)
機關間檢調 160,900 21,151 182,051(4.82%)
(機關間檢調駁回) 474 52 526(0.29%)
機關內檢調 2,262,191 1,045,984 3,308,175(87.59%) (機關內檢調駁回) 8,830 2,732 11,562(6.35%) 合計 2,544,904 1,231,876 3,776,780(100.00%)
圖 18 109 年度機關檔案檢調應用分析
圖 19 109 年度機關檔案檢調應用機關層級比較
（二） 民眾申請檔案應用目的(可複選)：就 109 年度民眾申請檔案之應用 目的而言，以「權益保障」157,941 件居冠(占 51.95%)，「學術研究」
105,526 件次之(占 34.71%)，「業務參考」17,338 件第三(占 5.70%)，
之後依序為「事證稽憑」13,931 件(占 4.58%)，「其他」4,898 件(占 1.61%)，「歷史考證」居末 4,409 件(占 1.45%)。(表 20，圖 20、21)
表 20 109 年度民眾申請檔案應用目的一覽表
(單位：件) 機關層級
應用檔案目的 中央 地方 小計(%)
權益保障 6,569 151,372 157,941(51.95%)
事證稽憑 1,683 12,248 13,931(4.58%)
業務參考 7,139 10,199 17,338(5.70%)
學術研究 105,413 113 105,526(34.71%)
歷史考證 4,387 22 4,409(1.45%)
其他 2,835 2,063 4,898(1.61%)
合計 128,026 176,017 304,043(100.00%)
圖 20 109 年度民眾申請應用檔案目的分析
圖 21 109 年度民眾申請應用檔案目的機關層級比較
（三） 檔案應用處所設置情形：中央與地方各級 3,123 個機關中，有 2,511 個機關設有檔案應用處所(占 80.40%)，612 個機關尚未設置(占 19.60%)。其中設有檔案應用處所的機關，1,024 個機關有獨立應用 空間，平均面積計 48.05 平方公尺；結合設置或共用應用空間者計 1,487 個機關，平均面積計 19.96 平方公尺。(表 21，圖 22)
表 21 109 年度機關檔案應用處所設置情形一覽表
(單位：個) 機關層級
檔案應用處所設置情形 中央 地方 小計(%)
有設置 864 1,647 2,511(80.40%)
未設置 215 397 612(19.60%)
小計 1,079 2,044 3,123(100.00%)
有設置 情形
1.1 獨立空間 331 693 1,024
獨立空間面積(平方公尺) 24,039.69 25,161.43 49,201 平均面積(平方公尺)
72.63
36.31 48.05
1.2 與其他空間共用 533 954 1,487.00
共用空間面積(平方公尺) 12,385.52 17,292.44 29,677.96 平均面積(平方公尺)
23.24
18.13 19.96
圖 22 109 年度機關檔案應用處所設置分析
至於結合設置或共用應用空間的 1,487 個機關，以其他(如辦公室或檔 案室等)最高，有 787 個機關(占 52.93%)；其次為閱卷室，有 219 個機關(占 14.73%)，會議室第三，有 199 個機關(占 13.38%)。(表 22，圖 23)
表 22 109 年度機關檔案應用處所結合設置或共用應用空間情形一覽表
(單位：個) 機關層級
檔案應用處所結合 設置或共用應用空間情形
中央 地方 小計(%)
為民服務中心 35 29 64(4.30%)
單一聯合服務櫃臺 43 105 148(9.95%)
會議室 65 134 199(13.38%)
圖書館或資料中心 42 28 70(4.71%)
閱卷室 81 138 219(14.73%)
其他 267 520 787(52.93%)
合計 533 954 1,487(100.00%)
圖 23 109 年度機關檔案應用處所結合設置或共用應用空間統計
（四） 檔案應用處所未設置原因(可複選)：未設置檔案應用處所的 612 個 機關，未設置原因以無適當空間為最大宗，有 435 個機關(占 37.47%)；其次為使用率不高，有 272 個機關(占 23.43%)，經費不 足第三，有 268 個機關(占 23.08%)。(表 23，圖 24)
表 23 109 年度機關檔案應用處所未設置情形一覽表
(單位：個) 機關層級
檔案應用處所 未設置原因
中央 地方 小計(%)
無適當空間 83 352 435(37.47%)
經費不足 50 218 268(23.08%)
使用率不高 60 212 272(23.43%)
機關屬性特殊 34 24 58(5.00%)
其他 109 19 128(11.02%)
合計 336 825 1,161(100.00%)
圖 24 109 年度機關未設置檔案應用處所原因分析
六、公文及檔案管理資訊化作業情形
本項目計調查公文及檔案管理資訊系統使用情形；機關通過公文及檔 管系統驗證情形；機關推動公文線上簽核作業情形；電子檔案轉置、修復 或銷毀需求；推動公文線上簽核成效；推動公文電子交換成效等 6 部分，
茲就調查結果分述如後：
（一） 公文及檔案管理資訊系統使用情形：109 年度計有 3,123 個機關皆 已使用公文及檔案管理資訊系統(占 100%)(表 24，圖 25)。
表 24 109 年度公文及檔案管理資訊系統使用情形一覽表
(單位：個) 機關層級
使用情形 中央 地方 小計(%)
已使用 1,079 2,044 3,123(100.00%)
未使用 0 0 0(0.00%)
合計 1,079 2,044 3,123(100.00%)
圖 25 109 年度公文及檔案管理資訊系統使用分析
（二） 機關通過公文及檔管系統驗證情形：上開 3,123 個已使用公文及檔 案管理系統之機關，有 2,487 個已通過系統驗證(占 79.63%)，636 個尚未通過，其中 120 個機關(占 3.84%)規劃申請驗證，無規劃者 計 516 個機關(占 16.52%)。(表 25，圖 26)
表 25 109 年度機關通過公文及檔管系統驗證情形一覽表 (單位：個) 機關層級
系統規劃情形 中央 地方 小計(%)
通過公文及檔管系統驗證 873 1,614 2,487(79.63%)
未通過 驗證
有規劃 55 65 120(3.84%)
無規劃 151 365 516(16.52%)
小計 206 430 636(20.37%)
合計 1,079 2,044 3,123(100.00%)
圖 26 109 年度通過公文及檔案管理系統驗證統計
（三） 機關推動公文線上簽核作業情形：109 年度計 3,020 個機關已推動 公文線上簽核(占 96.70%)，仍有 103 個機關尚未推動 (占 3.30%)(表 26，圖 27)；至未推動原因，依據機關開放式填答，須由上級機關 統籌規劃占最高，民選機關首長不習慣使用次之，人力與經費不足 居第三。
表 26 109 年度機關推動公文線上簽核情形一覽表
(單位：個) 機關層級
線上簽核推動情形 中央 地方 小計(%)
有推動 1,019 2,001 3,020(96.70%)
未推動 60 43 103(3.30%)
合計 1,079 2,044 3,123(100.00%)
圖 27 109 年度機關推動公文線上簽核作業分析
此外，公文線上簽核推動範圍(可複選)，「依保存年限」為最大宗，有 2,522 個機關(占 34.26%)，其次為「依簽核層級」，計有 2,251 個機關(占 30.58%)，「依本文與附件之總頁數」居第三，計有 2,002 個機關(占 27.19%)。
(表 27)
表 27 109 年度機關公文線上簽核推動範圍一覽表
(單位：個) 機關層級
線上簽核推動範圍 中央 地方 小計
依保存年限 834 1,688 2,522(34.26%)
依簽核層級 720 1,531 2,251(30.58%)
依本文與附件之總頁數 668 1,334 2,002(27.19%)
其他 226 361 587(7.97%)
合計 2,448 4,914 7,362(100.00%)
（四） 電子檔案轉置、修復或銷毀需求：中央與地方各級 3,123 個機關中，
計有 243 個機關有轉置、修復或銷毀電子檔案之需求(占 7.78%)，
2,880 個機關則無此需求(占 92.22%)。(表 28，圖 28)
表 28 109 年度機關電子檔案轉置、修復或銷毀需求一覽表
(單位：個) 機關層級
轉置、修復或銷毀需求 中央 地方 小計(%)
有需求 75 168 243(7.78%)
無需求 1,004 1,876 2,880(92.22%)
合計 1,079 2,044 3,123(100.00%)
圖 28 109 年度機關電子檔案轉置、修復或銷毀需求
（五） 推動公文線上簽核成效：109 年度調查推動公文線上簽核成效中，
｢公文線上簽核｣有 39,391,221 件，｢電子收文｣ 32,859,102 件，｢自 創簽稿｣ 14,674,765 件，｢紙本轉線上簽核｣ 4,549,459 件，其公文 線上簽核比率為 75.63%。(表 29，圖 29)
表 29 109 年度機關推動公文線上簽核成效一覽表
(單位：件)
機關層 級
項目
中央 地方 小計
A 公文線上簽核數 16,107,985 23,283,236 39,391,221 B 電子收文 13,349,045 19,510,057 32,859,102
自創簽稿數 5,612,590 9,062,175 14,674,765
紙本轉線上簽核數 1,800,513 2,748,946 4,549,459
公文線上簽核比率 75.63%
計算公式: 公文線上簽核比率＝ 公文線上簽核數／ (電子收文＋自創簽稿數＋紙本轉線 上簽核數) ×100% 。
註：密件之件數不計入。
圖 29 109 年度機關推動公文線上簽核成效分析
（六） 推動公文電子交換成效：109 年度調查推動公文電子交換成效中，
｢電子發文公文件數｣ 有 13,455,055 件，而｢電子總件數｣ 則有 22,152,097 件，其公文電子交換比率為 60.74%。(表 30，圖 30) 表 30 109 年度機關推動公文電子交換成效一覽表
(單位：件)
機關層級
項目 中央 地方 小計
電子發文件數 5,697,443 7,757,612 13,455,055
發文總件數 8,723,044 13,429,053 22,152,097
公文電子交換比率 60.74%
計算公式公文電子交換比率＝ (電子發文件數 /發文總件數 )×100 %
註：發文總件數＝扣除立委質詢、監察案人民申請陳情、訴願及不適用電子交換件數 包括受文者為民眾附實體密上行簽、其他如公告、人事派令等。
圖 30 109 年度機關推動公文電子交換成效分析
肆、調查發現
109 年度機關檔案管理調查結果，延續上開重點分析，進而歸納組織 與規劃、檔案管理、檔案應用及檔案資訊化等四個層面之成果，提供機關 檔案管理之參考，進而改善或落實相關作業。
一、組織與規劃
依據調查結果，各機關之檔案管理組織，計有 2,036 個機關設置檔案 管理專責單位(占 65.19 %)，1,087 個機關未設置檔案管理專責單位(占 34.81%)，人員近 6 成為正式編制人員 4,021 人(占 54.71%)；至於人員異動 方面，任職 1 年以下者 895 人，逾總檔案管理人力 1 成，顯見檔案管理人 力異動仍維持頻繁之趨勢。其次，在跨年度專案計畫訂定或執行部分，仍 有 1,748 個機關尚未訂定或執行跨年度專案計畫(占 55.97%)，顯見過半數 機關未能運用訂定計畫落實執行，為提升檔案管理成效，有關計畫規劃與 評估已納入評鑑項目，未來透過本局評鑑及各主管機關實地考評作業，持 續輔導相關機關落實計畫研定與執行管考。
二、檔案管理情形
（一） 辦理督考情形：中央及地方各級機關有所屬機關者計 323 個，並對 所屬機關辦理督考總計 1,319 機關次。其中，訂有督考計畫計 189 個機關(占 58.51%)，餘 134 個機關則無訂定(占 41.49%)。未來透過 評鑑培訓及實地評鑑(獎)作業，強化督請有所屬機關之主管機關，
訂定相關督考規定，據以推動考評作業及提升考評品質。
（二） 檔案典藏情形：累計至 109 年度，各機關永久保存之檔案，幾乎為 紙質類檔案，計 479.81 公里(占 99.13%)。進一步探究永久保存檔 案之編目情形，發現現行檔案紙質類部分完成編目之比例最高，占 98.33%，回溯檔案紙質類部分完成編目之比例則為 94.11%，仍有 些許機關尚待完成回溯檔案或現行檔案之編目建檔及目錄彙送作 業。至永久保存檔案之數位化情形，民國 81 年(含)以後產生之紙 質類檔案，完成數位化之比例可達 41.72%；民國 80 年(含)以前產 生之紙質類檔案，完成數位化之比例僅占 22.76%，顯見各機關永 久保存之紙質類數位化比例仍有提升之空間。
（三） 庫房設置情形：機關檔案庫房總計 4,984 間，其中 310 間檔案庫房 位 於 地 下 室 ( 占 6.22%) ， 1,922 間 檔 案 庫 房 無 溫 溼 度 控 制 ( 占 38.56%)。有關機關庫房位於地下室者，應有完善防水措施，避免 洪泛，造成檔案毀損，至檔案庫房無溫溼度控制者，仍有改善之空 間。
三、檔案檢調應用
（一） 檔案檢調應用：機關檔案檢調應用類型，以機關內檢調為首，計 3,308,175 件(占 87.59%)；機關受理民眾申請檔案次之，計 286,554 件(占 7.59%)，餘為機關間檢調計 182,051 件(占 4.82%)。
（二） 檔案應用處所：3,123 個機關中，2,511 個機關設有檔案應用處所(占 80.40%)，612 個機關尚未設置(占 19.60%)。至未設置原因，以無 適當空間為最大宗，計 435 個機關(占 37.47%)；其次為使用率不高，
計 272 個機關(占 23.43%)。惟檔案法令規定各機關應設置閱覽、抄 錄及複製之場所，因此，未來仍應持續輔導未設置機關符應規定設 置合宜檔案應用處所，俾利民眾申請應用檔案。
四、檔案資訊化
（一） 公文及檔案管理資訊系統使用與驗證：在 3,123 個機關中，已全數 使用公文及檔案管理資訊系統，使用率高達 100%。另已使用公文 及檔案管理系統之 3,123 個機關中，有 2,487 個機關已通過系統驗 證(占 79.63%)，餘 636 個機關尚未通過，而未通過驗證之機關，則 有 120 個機關已規劃申請驗證，顯見輔導公文及檔案管理申請驗證 之機關，仍有提升之空間。
（二） 推動公文線上簽核及電子交換作業
1. 推動公文線上簽核作業：在 3,123 個機關中，已有 3,020 個機關 推動公文線上簽核，推動率高達 96.70 %，其中「公文線上簽核 數」計 39,391,221 件，「電子收文」計 32,859,102 件，公文線上 簽核比率為 75.63%，推動範圍則以「依保存年限」為最大宗，
其次為「依簽核層級」；而未推動公文線上簽核係因須由上級機 關統籌規劃、民選機關首長未習慣使用及人力與經費不足等。
2. 公文電子交換作業：在 3,123 個已使用公文及檔案管理資訊系統 之機關中， 電子發文件數計 13,455,055 件，發文總件數計 22,152,097 件，公文電子交換比率為 60.74%，顯見多數機關已 採行公文電子交換作業方式。
