文書組工作概要
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100 年文書組工作概要
公文{總收發}
一、公文收文公文收文公文收文：(每天例行性工作) 公文收文 1.電子公文收文--判文、編號、分文
2.一般公文收文(紙本公文)--判文、編號、分文【配合電子公文判文與編號】
3.密件都是一般公文，主旨處輸入：「密不錄由」四個字即可，不加說明。
二、公文發文公文發文公文發文 公文發文
1.各處室送來…..函(稿) 【必須有校長簽名決行】
2.沒有附件或一般電子檔，則可以電子發文；若是有夾帶紙本文件(上面有蓋章 之類)則為一般發文。若不清楚則問原處室。
三、公文管理公文管理公文管理： 公文管理
1.公文歸檔(檔案管理)：回來公文必須有決行者簽名(校長或代為決行)，才是 完成簽文工作。
(1).公文簽收表(每日)放入抽屜內專用資料夾→資料夾(一)1-6 月份；資料夾 (二)7-12 月份，依序擺放整齊，一年總整理一次。
【必須全部稽催完畢，上網結案與歸檔作業並且辦畢。“董事會與教官 室的自行保管”。】
(2).回來的公文依發文序號放入資料夾(先歸入辦公室的鐵櫃內)，待年度完，
總整理後，放入檔案室儲存(永久保存)。
【必須全部稽催完畢，上網結案與歸檔作業並且辦畢。“董事會與教官 室的自行保管”。】
2.公文稽催：一個月一次，假如有遺失文件，必須補簽。
四、公文交換--教育局六科公文交換 五、公文繕寫
機密檔案填寫要點：
承辦單位：1.每項資料都必須填寫。
2.案由(名)可依主旨概要敘述，但需避開具體的人、事等資料，
依規定嚴防洩密。
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3.「保存年限」必須大於解密日期。
4.承辦人員需在各承辦人員需在各承辦人員需在各「承辦人員需在各「「封口處「封口處封口處」封口處」」蓋一個以上的職名章」蓋一個以上的職名章蓋一個以上的職名章。 蓋一個以上的職名章 5.送交檔管單位保存。
後續作業 後續作業後續作業
後續作業__承辦單位必須注意解密日期並配合原發文單位處理後續解密事宜。
檔管單位：檔管人員必須逐項檢查，不完整時原件退回修正，不得代為處理，
以防洩密。
契約書用印
蓋章--有一定的格式(大小印、騎縫線蓋法、跨頁蓋法)
※四方型木頭章分「中學」和「小學」兩個，
一般以中學章為主。
※契約書__大章（學校章）：蓋在騎縫位置；小 章（校長的私章）。
※一頁頁蓋，而且是跨頁蓋章，封面也可以蓋。
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會議規範條文節錄
(會議程序會議程序會議程序會議程序)
開會應於事先編制會議程序，其項目如下：
一、由主席或臨時主席(發起人或籌備人)報告出席人數，宣布開會：
1.推選主席(由臨主席宣布開會者，應正式推選主席，但臨時主席得當選為主席) 2.主席報告議程，及各項程序預定之時間。(以另印發議事日程者，此項從略) 3.主席報告議程後，應徵詢出席人有無異議，如無異議，即為認可；如有異議，應
提付討論及表決。
二、報告事項
1.宣讀上次會議紀錄。(如係一次會議此項從略)
2.報告上次會議決議案執行情形。(無此項報告者從略) 3.委員會或委員報告。(無此項報告者從略)
4.其他報告。(如有其他各種報告，應將報告之事或報告人，一一列舉，無則從略) 5.以上各款報告完畢後，得對上次決議之情形，或其他會務進行情形，檢討其利弊
得失，及其改進之方法。
三、討論事項：
1.前會遺留之事項。(如前會有未完之事項，或指定之事項，須於本次會議討論者，
應將一一列舉，如無此種事項者，從略)
2.本次會議預定討論之事項。(應將各預定討論事項一一列舉) 3.臨時動議。
4.選舉。(如有必要，此項得移於討論事項之前) 5.散會
各該會議如已設置紀錄委員會者，本條第二項第一目從略。會議紀錄，如未失去機 密性質者，應在秘密會中宣讀之。
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第十一條 (議事紀錄 議事紀錄 議事紀錄 議事紀錄)
開會應備置議事紀錄，其主要項目如下：
一、會議名稱及會次。
二、會議時間。
三、會議地點。
四、出席人姓名及人數。
五、列席人姓名。
六、請假人姓名。
七、主席姓名。
八、紀錄姓名。
九、報告事項。
十、選舉事項，選舉方法，票數及結果。(無此項目者，從略) 十一、討論事項，表決方法及結果。
十二、其他重要事項。
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署。
各該會議得設置紀錄委員會，專司核對紀錄事宜，如有異議，應向大會提出報告。
