第 2 章 办公中的文字处理
在办公自动化日常工作中,首先必须掌握的就是文字处理。本章首先通过四个 实例,分别介绍了文字处理的整体操作过程,公文处理的基本规范和制作办公公文 的方法,复杂文档的制作方法和操作技巧;然后介绍了流程图和数学公式图形对象 的制作。通过本章学习,读者应该能够:
l 掌握 Word 文档的录入、编辑和排版 l 熟悉 Word 文档页面设置与打印操作 l 了解常用办公公文的格式与处理规范 l 掌握 Word 大纲视图方式的应用方法 l 熟悉 Word 样式的套用、设置与使用 l 了解 Word 中自动目录与封面的制作 l 掌握 Word 中流程图制作与公式编辑
2.1 招聘启事:简单文档制作实例
本节以制作一个某高校的“招聘启事”文档为例,来讲解简单办公文档的制作流程。
【例 21】××大学由于发展需要,有关院系急需招聘负责人,现在学校组织部需制作一 份“招聘启事”对外公布,以便招募人才。 “招聘启事”的制作效果如图 21 所示。
问题分析:这里的“招聘启事” ,可以按图 22 的操作流程进行制作。需要注意:
l 标题文字要使用特殊字体并且字号较大,以使其效果明显。
l 各类人员前面要设置项目符号,以使其条目清晰。
l 文档格式要正确,页面设置要合适(将内容调整至恰巧一张 A4 纸页面大小)。
图 22 文档处理操作流程
下面本节就以该实例的上述操作流程为主线,介绍一般简单文档的处理过程。
2.1.1 文档内容的录入 1.启动软件并设置输入方法
(1)启动 Word 2007 软件。
(2)建立一个新文件,并以“招聘启事”为文件名,将其保存到电脑中的适当位置。
(3)按<Ctrl+Shift>组合键,在汉字输入方法之间切换,最终选择合适的输入方法。
2.输入启事的文本内容
在录入过程中,原则上应进行单纯录入,然后再进行编辑排版。单纯录入的原则是:
(1)不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中、段落首行缩进的设置。
(2)不要用回车键进行段落间距的排版,当一个段落结束时,才按回车键。
(3)不要用连续按回车键产生空行的方法,进行内容分页的设置。
如图 23 所示就是启事内容在进行单纯录入之后的效果。
图 23 启事内容单纯录入后的效果
同时,输入文本时还需要注意 Word 状态栏上“插入”和“改写”两种输入状态的切换,
以及输入方法状态栏上全角与半角、中文符号与英文符号之间的适当切换。
3.特殊符号的录入
除文字外,有时还要输入特殊符号(例如:♂、※、◎、№、§等),方法有三种:
文字录入 文本编辑 格式排版 页面设置 打印预览 打印输出
(1)菜单法:通过“插入”→“符号” (“特殊符号” )来输入。
(2)软键盘法:利用右键单击输入方法状态栏最右边的“软键盘”按钮,从弹出的 13 种供选键盘中选“特殊符号” 、 “标点符号”或其他符号键盘,利用按键输入。
(3)键盘法:对于特殊符号,必须采用上述方法来进行输入;而对于常用的标点符号,
除了采用上述方法外,还可以充分利用如表 21 所示的键盘来进行快速录入。
表 21 中文标点符号的键盘输入法
中文标点符号名 标点符号 对应键 符号状态
顿号 、 \ 中文符号
居中实心点 · Shift+2 中文符号
破折号 —— Shift+ 中文符号
下划线 _____ 连续按 Shift+ 英文符号
省略号 …… Shift+6 中文符号
左书名号 《〈 < 中文符号
右书名号 〉》 > 中文符号
2.1.2 文档内容的编辑 1.光标定位
光标定位是将插入点放到文本中适当位置,它是进行文字编辑和排版操作的基础。操作 时,移动鼠标指针将插入点移动到光标要定位的位置,然后单击鼠标即可。
2.选择文本
在所有的编辑操作之前,首先必须选择文本。下面列出最常用的几种文本选择方法。
(1)选择内容较少,并且不是整段的选取。把鼠标指针单击文本中的某一点,拖动鼠标 到另一点,放开鼠标左键,两点之间的区域就构成了所选的文本块。
(2) 选择内容多, 但不是全文时的选取。 用鼠标指针单击文本中的某一点, 先按住<Shift>
键不放,再移动鼠标指针到文本中的另外一点(可以进行翻页),单击鼠标左键,两点之间的 区域就构成了所选的文本块。
(3)使用看不见的选择栏。在 Word 文本编辑区左边,隐藏着一个选择栏,将鼠标移到 这个区域,鼠标变成箭头状。此时,单击鼠标可以选择整行,或者拖动鼠标可以选择连续的任 意多行,双击鼠标可以选择整段,三击鼠标可以选择全部文档。
(4)利用快捷键操作选取。可以适当使用以下几个常见的快捷操作方法。
①双击单词:选择单词 ②<Ctrl>+单击文本:选择句子
③双击左侧选择栏:选择整段 ④三击所选段落:选择整段
⑤三击左侧选择栏:选择全部文档 ⑥<Ctrl>+单击选择栏:选择全部文档
⑦<Ctrl+A>:选择全部文档 ⑧<Alt>+移动鼠标:选择矩形文本块 3.修改文本技巧
将光标定位到错误字之后按<Backspace>键,或在错误字之前按<Delete>键,这对修改少 数错误比较有效,但在修改大量文本内容时,效率太低。此时,应首先选取出错的文本,然后
直接输入新文本,这样既可删除所选文本,又能在所选文本处插入新的内容。
4.复制、移动、删除文本
首先必须选择所要操作的文本,然后才能进行复制、移动、删除操作。操作方法有:
(1)快捷键方法。<Ctrl+C>组合键用来复制,<Ctrl+V>组合键用来粘贴,<Ctrl+X>组合 键用来剪切,<Delete>键用来删除,复制与粘贴、剪切与粘贴组合分别实现复制、移动。
(2)命令按钮方法。选择需要编辑的文本后,利用“开始”→“剪贴板”中的有关命令 按钮,也可以实现文本内容的复制、移动、删除等操作。
(3)右键快捷菜单方法。选择需要进行编辑的文本后,单击右键,弹出快捷菜单,利用 相应的菜单项,也可以实现复制、移动、删除。
(4)鼠标拖动方法。移动鼠标将所选内容拖动到新位置,就移动了文本;如果按住<Ctrl>
键不松手,然后移动鼠标将所选内容拖动到新位置,就复制了文本。
5.“选择性”粘贴的作用
“粘贴”是将复制或剪切的内容原封不动地放置到目标位置,但若只想要其中的文字(而 不需要保留其原有的格式),就可以使用“选
择性粘贴” 。
在“开始”→“剪贴板”→“粘贴”菜 单中,除了“粘贴”之外,还有“选择性粘 贴”菜单项,单击会弹出如图 24 所示的对 话框。只要选择“无格式文本” ,就可以只 要文字而不带任何格式。读者可自行操作其 他几个选项,来查看其效果。
6.撤消和恢复操作
文档编辑过程中,出现错误在所难免。
Word 会自动记录最近一些操作,用户可选择撤消其中的错误操作。另外,如果又要取消撤消 这个操作,可以用恢复操作来达到目的。
撤消操作可单击快速工具栏上的“撤消”按钮,或者按<Ctrl+Z>组合键;恢复操作可单击 快速工具栏上的“恢复”按钮,或者按<Ctrl+Y>组合键,或者按<F4>功能键。
2.1.3 设置字体和段落格式
字体和段落的格式设置,通过“开始”选项卡下面“字体”和“段落”命令组中的命令 按钮就可实现,复杂的设置通过打开“字体”对话框、 “段落”对话框进行操作。
另外,当一篇文章中某些字体和段落的格式相同时,为提高排版效率而又能达到风格一 致的效果,可像复制文本内容一样,来复制文本格式。
复制格式可以通过“开始”→“剪贴板”→“格式刷”按钮来实现,操作步骤如下:
首先选择被复制的格式化文本;然后单击“格式刷”按钮,使光标变成刷子形状;最后,
用刷子形状的光标选择需复制格式的文本,之后它就会与原文本的格式相同。
说明:单击“格式刷”按钮,只能使用一次;双击“格式刷”按钮,可以使用多次;此 时,如果想结束格式的复制,只要再单击一下“格式刷”按钮或按<Esc>键即可。
图 24 “选择性粘贴”对话框
本实例中字体与段落格式设置的具体操作不再详述,可以按照以下要求进行。
(1)对于标题,为了使其突出、醒目,可以设置字体为“华文彩云” ,字号为二号并且 加粗,颜色为蓝色,段落水平居中,设置段后距为“1 行” 。
(2)除最后两行之外的其他内容,设置为首行缩进 2 个字符、1.5 倍行间距效果。
(3)对于应聘人员职位的两行,设置字体为“黑体” ,字号为小四号并且加粗,颜色为 红色,设置段前距为“0.5 行” 。
(4)对于职位下面的条件,设置字体为“楷体” ,设置段前距为“0.5 行” 。
(5)对联系方式部分,字体不用做任何设置,只将段前距设置为“0.5 行”即可。
(6)最后的单位和署名,采用为小四号字,段落右对齐且段前距设置为“1 行” 。 按照以上的字体和段落格式设置完成后, “招聘启事”的效果应该如图 25 所示。
图 25 字体和段落格式设置后的“招聘启事”效果
2.1.4 添加项目符号与编号
适当地使用项目符号或编号,可以增加文件的可读性。其中“项目符号”主要用于罗列 项目,它们之间没有先后顺序;而“编号”则一般在各个项目有先后顺序时使用。
在“招聘启事”的招聘职位部分,为突出招聘的两类人员,需要使用项目符号来表示;
而每类人员又罗列几项应聘条件,需要设置为编号形式,这样使得文档结构清晰。
可以利用“开始”→“段落”命令组中的“项目符号”和“编号”命令按钮,来设置项 目符号和编号。操作步骤如下:
(1)选择需要设置项目符号的文字内容,即“医学院院长、商学院院长应聘条件” 。
(2)单击“开始”→“段落”→“项目符号”命令按钮右侧的箭头,从打开如图 26 所 示的项目符号列表中,选择并单击本实例效果图 21 中需要的“◆”格式项目符号即可。
(3)选择需要设置编号的文字内容,也就是“医学院院长、商学院院长应聘条件”段落 下面对应招聘条件部分的三行内容。
图 26 项目符号的设置
(4)单击“开始”→“段落”→“编号”命令按钮右侧的箭头,从打开如图 27 所示的 编号列表中,选择并单击本实例效果图 21 中所需要的“1. ”编号格式。
图 27 段落编号的设置
(5)按照同样方法,设置“工学院电子工程系主任应聘条件”行及下面的条件内容。
使用项目符号和编号后的“招聘启事”文档,效果如图 28 所示。
图 28 设置项目符号与编号后的“招聘启事”效果
2.1.5 页面设置
“招聘启事”文档在打印之前,首先必须进行页面设置,包括纸张方向、纸张大小、页 边距等,这些可以通过“页面布局”→“页面设置”命令组中的相关按钮来进行设定。如图 29 和图 210 所示,该对话框有四个选项卡,分别实现不同功能。
1.“纸张”选项卡
“纸张”选项卡用来设置纸张大小和纸张来源,如图 29 所示,其中“纸张大小”列表列 出了默认打印机支持的纸张的型号、尺寸,它的下面表示了相应纸的宽度和高度;如果在列表 中选择“自定义大小” ,就可以通过设置宽度和高度来定义纸张的大小。
对于“招聘启事”来说,纸张大小可设置为 A4,纸张来源选择“默认纸盒”即可。
2.“页边距”选项卡
“页边距”选项卡如图 210 所示,用于设置页边距和纸张方向。页边距是指可编辑区域 与纸张边界的距离,根据不同需要定义页边距,可以使打印出来的文档更加美观。
图 29 “页面设置”对话框/“纸张”选项卡 图 210 “页面设置”对话框/“页边距”选项卡
“纸张方向”的设置通过选择“横向”或“纵向”来实现,而“页边距”根据需要,选 择文本距纸边的上、下、左、右的距离即可,在预览框中可看到效果。
如图 210 所示, “招聘启事”各边距均设置为 2.5 厘米即可,纸张方向为纵向。
3.“版式”选项卡
“版式”选项卡如图 211 所示,用于设置页眉、页脚的显示方式、距边界的大小,以及 页面垂直对齐方式,在其中可以进行如下操作:选择“奇偶页不同”或者“首页不同” ,可以 对首页或奇偶页设置不同的页眉、页脚; “垂直对齐方式”中选择“顶端对齐” 、 “靠上”或“居 中” ,可以设置一页中文字内容在垂直方向的不同对齐方式。
对于本节的“招聘启事” ,按照如图 211 所示的默认设置即可,不用再进行操作。
4.“文档网格”选项卡
“文档网格”选项卡,如图 212 所示,在其中可以设置每页的行数,每行的字符数。这
两个值与纸张的大小、页边框的宽度、字体的大小、排列方式都有关。
图 211 “页面设置”对话框/“版式”选项卡 图 212 “页面设置”对话框/“文档网格”选项卡
2.1.6 打印预览
在打印之前,可以使用打印预览先查看一下整体的打印效果。操作步骤如下:
(1)单击“Office 按钮”→“打印”→“打印预览” ,出现预览窗口,如图 213 所示。
图 213 打印预览效果
(2)打印预览窗口中有一个浮动工具栏,如图 214 所示,工具栏从左到右依次提供了打
印、页面设置、显示比例、预览等几组命令,其中包括许多相关的命令按钮。
图 214 “打印预览”窗口中的工具栏
(3)当文档内容没有全部显示时,可单击滚动条上的下三角按钮继续预览其余内容。
(4)单击“关闭打印预览”按钮,即可返回到编辑窗口界面。
2.1.7 文档的打印输出 1.打印操作的基本步骤
在“招聘启事”完成并且效果满意后,就可以进行打印。操作步骤如下:
(1)单击“Office 按钮”→“打印”→“打印”命令按钮,打开如图 215 所示的“打印”
对话框。
图 215 “打印”对话框
(2)在“页面范围”选项区选择“全部” ,在“份数”栏内输入打印份数。
(3)单击“确定”按钮,就可以开始打印。
2.打印操作的其他方式
(1)文档的快速打印。直接单击快速工具栏的“打印”按钮或在打印预览窗口中,单击
“打印预览”工具栏上的“打印”按钮,都可以按默认的设置将整篇文档快速打印一份。当 Word 进行后台打印时,会在任务栏上显示打印的进度。
(2)一次性连续打印多篇文档。单击“Office 按钮”→“打开”菜单项,然后在“打开”
对话框中选择需要打印的多篇文档(需要<Ctrl>或<Shift>键的配合),单击右键,弹出快捷菜 单,从中选择“打印”选项,即可一次性连续打印多篇文档。
(3) “打印”对话框中其他常用项目设置。
① 选择打印机:在“打印机”选项区,单击“名称”下拉列表框的下三角按钮,可以显 示系统已经安装的打印机列表,从中选择需要使用的打印机。
② 选择打印内容:在“打印内容”下拉列表框中可以选择打印内容。
③ 选择或设置打印范围:在“页面范围”选项区可以选择或设置打印范围,选择“当前
页” ,打印的是光标所在页内容;选择“全部” ,将打印整篇文档;要打印文档中被选择的内容,
可选择“选定内容” ;要打印指定的页码,可通过输入页码来挑选打印,页码选择的规则是:
不连续页之间用英文状态的“, ”号,连续页之间用英文状态的“”号,例如:输入 1,3,6,
811,表示打印第 1、3、6、8、9、10、11 页的内容。
④ 进一步设置要打印的部分:在“打印”下拉列表框中,可以进一步设置要打印的部分。
例如:选择“奇数页”将只打印指定范围内的奇数页。
⑤ 手动双面打印:在利用送纸盒或手动送纸的打印机进行双面打印时,利用“手动双面 打印” 功能可以大大提高打印速度, 避免打印过程中的手动翻页操作。 如先打印 1、 3、 5、 7……
页,然后把打印了单面的纸张放回纸盒再打印 2、4、6、8……页。
⑥ 打印多份文档:在“打印”对话框的“副本”选项区“份数”栏中输入或选择份数就 可以打印多份;同时还可以通过设置或取消“逐份打印”对多份的打印方式进行设置:当多页 文件、多份打印时,如果想要输出的顺序是第一份的全部内容、第二份的全部内容……,应该 设置逐份打印,即需要选中“逐份打印”复选框;如果想要输出的顺序是每份的第一页、每份 的第二页……,则应该取消“逐份打印”的设置。
⑦ 文件的缩放打印: Word 可根据不同的纸型进行文档的缩放打印,所以可不必调整页 边距或换行符。这可以通过在“打印”对话框选中“缩放”选项区中相关的设置来实现:调整 文档比例使其可在更小或更大的纸型上打印;在一张纸上打印一篇两页或多页的文档。
3.文档打印操作时的相关问题
(1)设置打印机属性和打印设置。在打印时,有时候会遇到一些问题,如打印出来的文 字颜色太浅、不能横向打印或分辨率不高等。要解决这些问题,就需要设置打印机的属性。
在如图 215 所示的“打印”对话框中单击“属性”按钮,可以打开如图 216 所示的“打 印机属性”对话框,在其中可设置打印的纸张大小、打印方向、打印质量以及打印的浓度等。
修改完毕后,单击“确定”按钮,以后的打印都将按此设置进行。
此外,在如图 215 所示的“打印”对话框中单击“选项…”按钮,可以打开如图 217 所 示的“Word 选项”对话框,并自动切换到“显示”选项卡,显示出与打印有关的选项内容。
图 216 “打印机属性”对话框 图 217 “打印选项”项目
(2)暂停和终止打印。在打印过程中,如果要暂停打印,应首先打开“打印机”对话框,
然后双击当前默认的打印机图标。在打开的“打印机”对话框中,选中正在打印的文件,然后 单击右键,在弹出的快捷菜单中选择“暂停打印” ;如果在快捷菜单中选择“取消打印” ,则可
取消打印文档。
如果使用的是后台打印,只需双击任务栏上的打印机图标即可取消正在进行的打印作业。
此外,单击任务栏上的打印机图标,在出现的“打印机”对话框中选择“清除打印作业”选项,
也可立即取消打印作业。 不过即使打印状态信息在屏幕上消失了, 打印机还会在终止打印命令 发出后打印几页内容,这是因为许多打印机都有自己的缓冲区。
2.1.8 文档的网上发布
如果需要,办公文档也可以制作为网页格式文件,发布到网络上。操作步骤如下:
(1)单击“Office 按钮”→“另存为”命令,弹出如图 218 所示“另存为”对话框。
(2)在如图 218 所示对话框中,将“招聘启事”文件的“保存类型”设置为“网页”格 式,使之变为.html(网页)文件。
图 218 将“招聘启事”另存为“网页”格式
(3)利用网络办公中“网上信息发布”的方法,可以将网页格式的“招聘启事”文档发 布到网上指定位置,供更多的上网人士查阅。
2.2 评比通知:办公公文制作实例
在现代化办公中,撰写公文是一项基本的工作。本节介绍办公公文的编辑和制作方法。
2.2.1 办公公文的行文规范 1.公文种类
国务院于 2000 年 8 月发布、2001 年元月开始执行的《国家行政公文处理办法》,将我国 各级机关正式发布的公文归纳为:命令、议案、决定、意见、公告与通告、通知、通报、报告、
请示、批复、函和会议纪要。此外,党政机关和企事业单位等还有一些其他的常用公文,包括 计划、总结、简报、调查报告、会议报告、记录、大事记、论文等。
2.公文格式
公文格式是指公文的组成项目及其区域划分、公文书写、排版要求、用纸规格等,这是
公文具有权威性的表现。从外观结构看,公文一般由文头、正文、文尾三部分组成。
(1)文头部分。包括秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、公文标题等。
l 秘密等级分秘密、机密和绝密三种,标注在首页左上角。无密级则不填。
l 紧急程度分特急、急件、普通三种,标注在首页左上角密级下方,无时限则不填。
l 发文机关标识。由发文机关全称和公文文种组成,如“××市人民政府文件” 。 l 发文字号。由发文机关代字、发文年度和发文顺序组成,如“国发[2008]165 号” 。 l 公文标题。由发文机关名称、公文主题和公文种类组成,标题中除法规、规章名称
加书名号外,一般不用标点符号。标题在发文字号下方居中书写。标题排列,可用 一行或多行居中书写。如为多行,应尽量考虑各行的词意相对完整。
l 主送机关。这是发文机关要求公文予以答复和知照的对方机关。在标题下方顶格书 写。如果需要抄报几个上级机关,可用并报和抄报形式。
(2)正文部分:是公文的主体部分。每段首行一律空两个字符,回行要顶格。公文中的 数字,除发文字号、统计表、序号、百分比和其他必须用阿拉伯数字之外,一般用汉字。
(3)文尾部分。包括公文署名、成文日期、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等。
l 公文署名:分为发文机关署名和领导人署名。署名位置在正文的右下方。
l 成文日期:位于发文机关名称下方。
l 主题词:用作公文主题检索。位于抄送机关之上,顶格书写“主题词: ”字样。
l 抄送机关:该栏写在末页下端,上下用两条等宽的细线作界线。
l 印发机关和印发时间:位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下) ,占 1 行位置。
印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。
l 共印份数:放到印发机关和印发时间下面,形式为“ (共印 90 份) ” ,右对齐。
3.公文用纸
公文用纸的国标标准为 A4 型(长 297 毫米、宽 210 毫米),公文用纸天头(上边距)为:
37mm±1mm,公文用纸订口(左边距)为:28 mm±1mm,版心尺寸为:156 mm×225mm(不 含页码)。布告、通告、公告的用纸还可视情况来具体确定纸张大小。
4.公文用字
l 字号按发文机关标识、标题、小标题、正文及注释的顺序,从大到小选用。
l 发文机关标识,推荐使用高 22 毫米、宽 15 毫米黑变字体或小初号宋体字。
l 联合行文,推荐用小初号字。
l 公文标题、小标题,分别推荐使用小二号、三号宋体字。
l 秘密等级、紧急程度和各标记字符或其他重点字句,推荐使用三号黑体字。
l 主题词,推荐用三号宋体字。
l 一般公文正文、主抄送机关、附件说明、发文字号、成文日期、印发说明等,推荐 用三号仿宋体字。正文中如有小标题,可用三号小标宋体字或黑体字。
2.2.2 利用 Word 编排公文
【例 22】为了促进政务信息化的发展,××省政府领导想在全省开展一次政府网站的评 比活动。省政府责成信息产业厅制作一个通知,以正式公文形式下发到相关部门。
根据上面介绍的行文规范,该通知的内容以及打印的格式应该如图 219 所示。
××省信息产业厅文件
×信发[2012]12 号
关于开展我省市厅级政府部门网站评比的通知
各设区市政府、省直有关部门∶
根据“省信息化工作领导小组第四次会议”精神,决定对设区市 政府、省直部门政务网站进行展评,现将有关事宜通知如下:
一、组织领导:由省信息办组织实施,省信息产业厅具体承办。
二、评比对象:省政府组成部门和所有设区的市一级政府。
三、评比时间:定于 6 月上旬随机进入部门网站进行测试评比。
四、评比内容和奖励:参见附件 1,附件 2。
联系人:××× 电话:××××-××××××××
附件 1:《政务信息网情况调查评比》
附件 2:《政务信息网情况调查表》
××省信息产业厅 2012 年 4 月 22 日
主题词:政府网站 调查评比△ 政务信息 通知 抄送: 省政府办公厅 国家信息和工业化部
××省信息产业厅办公室 2012 年 4 月 22 日印发
(共印 90 份)
图 219 通知的制作效果图
下面介绍利用 Word 2007 来创建如图 219 所示的“通知”公文。操作步骤如下:
(1)启动 Word 2007,新建一个空白文档。
(2)进行页面设置。其中“页边距”设置为: 上:3.7 厘米,下:3.5 厘米,左:2.8 厘 米,右:2.6 厘米; “文档网格”设置为: “每行”28 个字符; “每页”22 行。
(3)制作发文机关标识。输入文字“××省信息产业厅文件” ,并设置为小初号、宋体、
加粗、红色,段落居中,段前距设置为“12 磅” ,最终效果如图 220 所示。
图 220 发文机关标识的制作效果
(4)制作发文字号。输入文字“×信发[2012]12 号” ,并设置为宋体、四号字,段落居中。
(5)红色线条的制作。单击“插入”→“插图”→“形状”命令按钮,从弹出的下拉列 表中选择“直线”工具,在已经制作好的发文字号下面,通过鼠标拖动,并按下<Shift>键,
画出一条长度与页面文字输入区域宽度一样的水平直线; 然后右键单击该水平直线, 从弹出的 快捷菜单中选择“设置自选图形格式”菜单项,之后出现如图 221 所示的“设置自选图形格 式”对话框,在其中的“颜色与线条”选项卡中,将颜色设置为“红色” ,粗细设置为“2.25
磅” ;最后单击“确定”按钮,即可得到所需的红色线条效果。
图 221 “设置自选图形格式”对话框
(6)输入公文正文的标题文字“关于开展我省市厅级政府部门网站评比的通知” ,并设 置为小二号、宋体字,段落居中,段前和段后距都设置为“0.5 行” 。
(7)输入正文,并设置为三号、仿宋体,其中标题进行加粗处理,首行缩进两个字符。
(8)输入公文署名和成文日期,设置为三号、仿宋体,段落水平方向设置为右对齐。
(9)主题词、抄送机关、印发机关和印发时间以及打印份数的制作。对于这些内容的制 作,可以在文档的最后插入一个表格来进行处理。具体操作步骤如下:
①单击“插入”→“表格”→“表格”命令按钮,插入一个 1 列 4 行的表格。
②在表格的第 1~4 行,依次输入主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、打印份数所 对应的文字(印发机关和印发时间之间要插入一些空格),设置字体四号、仿宋体,前三行的 段落对齐方式为“左对齐” ,最后一行为“右对齐” ,效果如图 222 所示。
图 222 利用表格来处理主题词等文尾信息
③ 选中表格,单击右键,从快捷菜单中选择“表格属性”菜单项,打开“表格属性”对 话框,在其中的“表格”选项卡中,对齐方式设置为“居中” 。
④ 选中表格,单击“表格工具”→“设计”→“表样式”→“边框”命令按钮右边的箭 头,从弹出的边框类型列表中选择“内部框线” ,从而取消表格上、下、左、右面的边框线,
而只剩下中间的三条水平线,如图 223 所示,达到了公文的规范化格式要求。
(10)将文档进行保存处理。制作好的公文通知,最后效果如图 219 所示,经过打印预 览后,如果对内容和排版的效果都满意,就可以向有关领导呈报,待领导下达签发指令后,就 可以打印分发该通知。
图 223 取消表格四边的边框线后公文的规范化格式效果
2.2.3 套用现成模板来创建公文
上面采用的是直接创建的方法来制作公文,其实在 Word 中可以套用模板来创建公文。所 谓模板,是指其中定义了标题格式、背景图案、表格项,甚至某些通用文字的一类文件。在 Word 中,提供了一些常用的模板。善于利用模板,可以使办公处理工作事半功倍。
【例 23】请利用 Word 2007 中的现成模板,来制作如图 219 所示的“通知”公文。
问题分析:在 Word 2003 以前的版本,当完整地安装软件后,就提供了很多常用的模板,
其中包括“现代公文”模板。而从 Word 2007 开始,微软公司却将很多模板都放到其官方网站 上。 正版用户可以方便地从其网站上下载各种相关的模板, 也可以将自己创建的模板文件发布 到网站上,供更多的用户共享。下面就以从网上下载的一个公文模板为例,介绍利用模板文件 来创建公文的操作方法。具体操作步骤如下:
(1)启动 Word 2007。
(2)单击“Office 按钮”→“新建”菜单项,弹出图 224 所示的“新建文档”对话框,
从左侧的“模板”区域可以看到已安装的模板、我的模板、根据现有内容新建等信息,可以选 择之后在其基础上来创建相应的文档;另外,如果本地电脑上没有所需要的模板,还可以在下 面的“Microsoft Office Online”的类型列表中选择,然后在本机连接因特网的情况下,到微软 公司 Office 软件的官方网站上去下载,然后安装到本地机器。
图 224 Word 2007“新建文档”对话框
(3)单击图 224 中“模板”区域下面的“我的模板”菜单项,弹出如图 225 所示“新 建”对话框,其中包括已经事先下载、安装好的“公文模板” 。
图 225 “新建”对话框中的公文模板
说明:对于用户的电脑来讲,上面的“新建”对话框中的模板的数量和内容可能是不一 样的。根据需要,用户可以自己从网上下载不同的模板,以方便办公处理。
(4)选取图 225 中的“公文模板”图标并单击“确定”按钮后,很快生成一个基于原公 文模板的空白公文文档,如图 226 所示,其中各部分的格式已经设置好。
0000001 机密★ 1 年
特 急
×××××文件
×××〔20××〕××号
关于×××××××的通知
××××××××:
×××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××××××××××
××××××。
附件:1.××××××××××××
2.××××××××××××
×××××××××××
二○××年××月××日
主题词:××× ×××× ××××
抄送:××××××××,××××××××,×××××××
××××。
×××××××××××× 二○××年××月××日 印发
(共印××份)
图 226 利用“公文模板”创建的一个空白公文
(5)根据需要,用实际的文本内容替换空白文档中的一系列“×××”即可。
说明:用户也可以将【例 22】中自己创建的公文保存为模板,以便以后套用。操作方 法:打开设置好格式的公文,单击“Office 按钮”→“另存为”菜单项,在弹出的“另存为”
对话框中,选择保存类型为“Word 模板” ,并将其保存到指定位置即可。这样以后就可以快 速建立基于该模板的公文。这对于需要经常制作本单位公文的用户来说非常有效。
2.3 调研报告:复杂文档制作实例
在实际办公业务中,有时还需要处理一些复杂文档,比如长篇的调研报告、工作总结、
生产计划或者学术论文等。这类文档页码较多,结构复杂,有其专门的编排方法。
本节利用 Word 的复杂文档的编辑与排版功能,介绍一篇调研报告的编排过程。
【例 24】按照学校的要求,某学校现代教育技术中心的几位教师对学校多媒体教学情况 进行了调研。通过调查研究,他们发现当前高校多媒体教学中存在一些亟待解决的问题。于是 他们决定成立专门课题组,认真深入研究,撰写调研报告,以便发现问题、找到不足,提出解 决问题的对策,合理确定今后学校多媒体教学质量的保障体系。
现在课题组已将情况调查清楚,资料搜集完整,需要由负责人撰写课题的调研报告。由 于目前学校主管领导已经不再接收手稿报告,负责人必须自己编排打印该报告。
编排效果:整个报告的编排效果如图 227 所示,是用 Word 2007 完成的,共 15 页。因页 码内容太多,只显示了全部论文整体排版后的总体页面显示效果,第 1 页为封面,第 2 页为目 录,第 15 页下半部分为参考文献,其余中间部分为论文正文,第 6、7 页正文中插入了表格,
表格的标题中还加入了一些说明和解释信息,这些内容以脚注的形式显示在本页最下面,第 7 页还有图表,除封面页、目录页外,其他页均标有页码和页眉。
图 227 调研报告的整体排版效果
问题分析:完成该调研报告的基本过程如下:首先,根据调研情况和问题分析,草拟文 章大纲,设置各级标题的不同编号样式;其次,在标题下添加具体文字材料和表格、图形、注 释信息、参考文献等,并根据需要适当调整标题的顺序;再次,统一文档各级标题的格式,设 计封面,插入目录,编制页码,设置页眉;最后进行页面设置,打印输出。
另外,在制作本报告时,还需要注意以下几个原则:
l 文档要符合调研报告的格式规范,页面设置要合适,字体段落格式要得体。
l 报告中各级标题文字要醒目,同级标题的编号格式要一致。
l 页眉页脚的设置要体现专业文章排版的风格(奇数页与偶数页要设置的不一样)。
l 要注意报告中的注释内容、参考文献,必须利用脚注和尾注的方式来设置。
l 对于较长的调研报告,为了方便查看内容提纲,很有必要制作封面和目录。
l 中间的图形、表格、图表大小要合适、位置要恰当,要有相应的名称标注。
2.3.1 输入调研报告的文档内容
(1)启动 Word 2007,新建一个空白文档,并进行一定的页面设置:A4 纸,上、下、左、
右边距均设置为 2.5 厘米,纸张纵向,并设置页眉和页脚“首页不同” 、 “奇偶页不同” 。
(2)按照 2.2 节介绍过的单纯输入原则,输入调研报告的所有文字内容,先不用考虑其 格式设置,另外要注意各级标题的编号事先设计好,一并输入(不建议使用 Word 自身所带的 多级列表编号,即便是设置成 1,1.1,1.1.1 样式的多级编号,也建议自己输入)。
说明:可以在大纲视图下先输入论文各级标题,然后再在对应标题下输入各自的内容,
这要求操作者必须熟悉大纲视图方式的应用:单击任务栏上的“大纲视图”按钮,即可切换 到大纲视图方式,如图 228 所示,此时屏幕文本区上面将添加一个“大纲”功能选项卡,利 用上面提供的升级、降级、上移、下移以及显示层次等按钮,可以方便地对文档的顺序结构 和显示方式进行调整,这是在一般的页面视图下所无法实现的。
图 228 “大纲视图”方式
(3)在报告中的适当位置插入表格、图形和图表等对象,并作好环绕方式的设置,起好
表格和图形、图表的编号和名称,其中:图形的编号、名称要以图题的方式(如“图 31 操作 流程图” )放到图形下面,而表格的编号、名称要以表题的方式(如“表 21 公司销售表” )放 到表格的上方。一般来讲,图形的环绕方式都设置为“嵌入型” ,而关于表格和图表的制作,
本书将在后续的章节进行详细的讲解。 另外, 对于这种以文字为主的调研报告中的表格和图表,
可以先利用 Excel 软件制作好,然后复制到报告中。
(4)全部图文内容都输入完毕之后,将报告以其标题“我校多媒体教学现状调研及其质 量保障体系问题研究”作为文件名,保存到适当的位置。
2.3.2 使用样式统一文档格式
对于各级标题以及文档中的各种不同对象, 可以通过使用样式来进行格式的统一。 在 Word 2007 中提供了丰富的文档样式,可以直接套用这些样式,也可以对这些样式进行一些个性化 的修改,甚至自己设计一定文字对象的专门样式,以便以后套用。
样式设置的一大好处在于:当对样式进行修改后,所有基于该样式的对象都会同步变化,
所以,有人形象地把“样式”说成是“可以存储的格式刷” 。
使用样式可以很好地统一本实例调研报告中的文档格式。操作步骤如下:
(1)把调研报告的题目套用“标题 1”样式。操作时,首先选取调研报告的题目,然后 单击“开始”→“样式”→“标题 1”命令按钮,很快报告的题目就设置为预先设置的“标题 1”样式效果,如图 229 所示。可以根据需要,再对其格式进行一定的局部调整。
图 229 调研报告的题目套用“标题 1”样式的效果
(2)把“第 1 章 前言”的章标题套用“标题 2”样式。按照与步骤(1)类似的方法进 行操作,并对套用后的格式进行一定的调整,最终的效果如图 230 所示。
图 230 章标题套用“标题 2”样式的效果
(3)选定上面设置好格式的章标题,然后双击格式刷,去刷取调研报告中的其他章标题,
这样使得整个调研报告中的章标题,都设置为统一的格式,并且都是二级标题。
(4)按照类似的方法,再把报告中的所有节标题套用“标题 3”样式。
(5)根据需要,再把报告中的其他项目标题、表格标题、图形标题都套用样式。
经过以上操作之后,整个调研报告文档中的相关内容,都有了统一的格式。
2.3.3 脚注与尾注的添加
“脚注”与“尾注”可以起到补充、解释、说明的作用。在 Word 2007 中,添加脚注与尾 注的操作类似,不同之处在于二者的位置不一样:脚注的内容是在当前页下面显示,而尾注的 内容在文档的最后面显示。下面以添加脚注为例,说明其操作方法。操作步骤如下:
(1)先将光标定位在需要插入脚注的位置,也就是需要进行解释的文字处。
(2)单击“引用”→“脚注”→“插入脚注”命令按钮,之后在当前页的下面画出一条 左对齐的短直线,下面显示出一个数字“1” ,光标停留到它的后面;同时,光标原来所在位置 也添加一个上标数字“1” ,如图 231 所示。
图 231 插入脚注的编辑界面
(3)在页面下面的脚注区“1”的后面,输入需要进行解释和说明的文字即可。
如图 232 所示就是设置好的脚注效果。此时,如果将光标指向正文中需要解释的文字所 在符号“1” ,脚注的对应文字内容也会马上在当前位置显示出来。
图 232 设置好的脚注效果
说明:单击“引用”→“脚注”命令组中右下角的展开按钮,将打开如图 233 所示的“脚 注和尾注”对话框,在其中可以根据需要选择“脚注”或“尾注”单选按钮,从而设置脚注 或尾注,同时还可以选择编号格式(如图 234 所示,其中给出了各种不同的形式),并可以 确定起始编号,以及选择编号是否要连续排列等选项设置。
图 233 “脚注和尾注”对话框 图 234 可以设置的不同编号格式 2.3.4 目录的制作
Word 可方便地抽取标题文字,快速制作随文档内容更新的自动目录。操作步骤如下:
(1)将光标置于调研报告正文的最前面,按下<Ctrl+Enter>组合键,插入一个分页符,
从而在原文档的前面添加了一个空白页。
(2)在新建的空白页最上面输入“目录”两个字,设置段落居中,字号设为三号。
(3)按下回车键,将光标放置到“目录”文字所在行的下一行。
(4)单击“引用”→“目录”→“目录”命令按钮,从弹出的下拉菜单中选择“插入目 录”菜单项,打开“目录”对话框,并切换到“目录”选项卡,如图 235 所示。
图 235 “目录”对话框中的“目录”选项卡
(5)在如图 235 所示的对话框中,检查“打印预览”中的显示是否符合要求。
(6)确定无误后,根据需要可以选择是否要显示页码、页码是否右对齐,并可以设置制 表符前导符号、目录格式以及目录级别,然后单击“确定”按钮。
之后,系统将会自动抽取设定级别的标题文字,生成一个自动目录,如图 236 所示。
图 236 自动目录的制作效果
说明:按照这种方法制作的自动目录,除了是一个检索工具,方便查看各级标题所在页 码之外,还有两大好处:第一,具有超链接功能,能起到导航作用。也就是,当使用者将鼠 标指针移动到需要查看的标题上,待鼠标指针成为手状后单击,系统会自动跳转到指定内容 位置。第二,可以方便地进行目录的内容更新。当文档增删或修改内容,从而造成页码或标 题发生变化后,不必手动重新修改页码,只要在目录区中单击鼠标右键,从弹出如图 237 所示的快捷菜单中,选择“更新域”菜单项,在随后出现的如图 238 所示的“更新目录”对 话框中,根据需要选择“只更新页码”或“更新整个目录” (选择此项,则当修改、增删标 题时,不仅页码更新,目录内容也会随着文档的变化而变化),最后单击“确定”按钮即可。
另外,选中目录区后,按<F9>键,也会出现“更新目录”对话框。
图 237 目录区对应的快捷菜单 图 238 “更新目录”对话框
2.3.5 封面的制作
调研报告完成后,为了使整体效果更正规,应该在最前面加一个封面。操作步骤如下:
(1)将光标放置到“目录”文字前面,也是整个文档(包括目录)的最前面。
(2)单击“插入”→“页”→“封面”按钮,弹出各种封面类型,如图 239 所示。
(3)从中选择一种封面类型(本例中选择“传统型” ),并单击其所对应的按钮。
(4)之后,将在文档的最前面插入一个单独的目录页,在该页合适的位置,已经设置好 文档类型、文档标题、作者单位、作者姓名以及撰写时间等信息。
图 239 各种封面样式的列表显示
(5)根据实际需要,在相应位置输入本文档封面的相关信息,并进行适当排版即可。
如图 240 所示,就是选取“传统型”封面,并输入相关文字信息后的最终封面效果。
图 240 封面的制作效果
2.3.6 页眉的设置
在本实例调研报告中,正文部分设置了页眉,页眉中包含页码和报告题目、报告任务类 型等信息。如图 241 所示,报告正文中的首页、偶数页、奇数页的页眉设置,格式和内容是 不一样的——首页的页眉区根本没有任何内容;偶数页的页眉内容为页码和调研报告的题目
(我校多媒体教学现状调研及其质量保障体系研究),其中调研报告的题目居中而页码靠左对 齐; 奇数页的页眉内容为调研报告的任务类型 (××大学高教研究会 2008 年度重点调研课题)
和页码,其中调研报告的任务类型居中而页码靠右对齐),另外,该调研报告的封面页和目录 页中不设置页眉,页码也是从正文才开始编号。
在上述页眉的设置过程中,需要注意以下几点内容:
(1)插入页码的操作,可通过单击“插入”→“页眉和页脚”→“页码”命令按钮来实
现;而插入页眉,可通过单击“插入”→“页眉和页脚”→“页眉”命令按钮来实现。
(a)正文“首页”无页眉
(b)正文“偶数页”的页眉
(c)正文“奇数页”的页眉
图 241 出现在首页、奇数页和偶数页的不同页眉
(2)要想使首页、奇数页、偶数页的页眉不同,操作时只要先在“页面设置”的“版式”
对话框中将“页眉和页脚”选项区域的“奇偶页不同”和“首页不同”选中,然后再设置页眉 和页脚,系统就会提示单独地设置首页、奇数页、偶数页的不同页眉。
(3)要想使封面、目录中不显示页眉,而在正文中显示页眉,操作时需要在目录的最后 插入一个从“下一节”开始的分节符,使封面、目录与正文内容分别属于两个“节” ,这样在 两个不同的“节”中就可以进行不同的操作——可以在封面、目录中不设置页眉,而在正文中 设置页眉。但是,在设置正文的页眉时,一定要记住按下如图 242 所示“页眉和页脚”工具 栏上的“链接到前一条页眉”按钮,使之不起作用,否则在后面对正文区中设置的页眉,也会 作用于前面的封面和目录中,打不到本例页眉设置的目的需要。
图 242 “页眉和页脚”工具栏上的“链接到前一条页眉”按钮
2.4 办公文档中图形对象的制作
在办公中有时还会用到图形对象。本节介绍简易流程图的制作以及数学公式的编辑。
2.4.1 办公文档中的简易流程图制作
在办公中使用一些简易的流程图,可以简洁明了地说明完成某件事情的过程。
【例 25】请绘制如图 243 所示“电话银行操作流程图”的部分内容。
图 243 电话银行操作流程图(部分)的效果
问题分析:本流程图的制作主要运用了流程图基本图形、带箭头直线以及文本框等相关 内容,这也是制作流程图所必须使用的基本工具。具体操作步骤如下:
1.绘制图框
(1)单击“插入”→“插图”→“形状”命令按钮,从弹出的基本图形列表的“流程图”
区域中,选择“过程”按钮(方块),待鼠标变成十字型,在文档的编辑区按住鼠标左键,然 后进行拖动,画出流程图中的第一个过程图框。
(2)选中画好的第一个过程图框,按住<Ctrl>键拖动,再复制出四个一样的图框。
(3)按照步骤(1)的操作,再次选择“流程图”区域中的“决策”按钮(菱形),通过 拖动鼠标,画出所需的决策图框。
(4)根据实际需要,调整图框之间的相对位置,最后的效果如图 244 所示。
2.输入文字
(1)选中第一个图框,单击右键选择“添加文字” ,然后输入“95559 电话银行” 。
(2) 用同样的方法, 将其他图框分别添加文字 “按 1 键” 、 “自动服务” 、 “人工服务” 、 “输 入卡号、密码,按 1 键” 、 “电话费服务” 。
(3)按下<Shift>键,然后连续单击多个图框,使所有图框都被选中。
(4)在“开始”→“字体”命令组中,将字体设为宋体、五号,结果如图 245 所示。
95559 电话银行
人工服务 自动服务
电话费服务
按 1 键 是 否
输入卡号、密码,按 1 键
图 244 绘制图框 图 245 输入文字 3.图框的分布
(1)按下<Shift>键,然后依次选中“95559 电话银行”图框和“按 1 键”图框。
(2)单击“绘图工具”→“格式”→“排列”→“对齐”命令按钮,从弹出的菜单中选 择“左右居中”菜单项,如图 246 所示,这样操作之后,两个图框都水平居中。
图 246 设置选中的对象“左右居中”
(3)利用相同的方法让“自动服务” 、 “输入卡号、密码,按 1 键”和“电话费服务”三 个图框“左右居中” ,整体位置比上面的两个图框位置靠左放好。
(4)选中除“人工服务”外的所有图框,单击“绘图工具”→“格式”→“排列”→“对 齐”命令按钮,从弹出的菜单中选择“纵向分布” ,使选中图框的纵向间隔变均匀。
(5)选中“自动服务”和“人工服务”两个图框,单击“绘图工具”→“格式”→“排 列”→“对齐”命令按钮,从弹出的菜单中选择“顶端对齐” ,这样操作之后, “人工服务”图 框的顶端位置,就会与“自动服务”图框的顶端对齐。
4.绘制线条
(1)单击“插入”→“插图”→“形状”命令按钮,从弹出的基本图形列表的“线条”
区域中,选择“箭头”按钮,用鼠标拖动它,从“95559 电话银行”图框下框线的中心位置,
到“按 1 键”图框上框线的中心位置,绘制一个带箭头的线条,连接两个图框。
(2)选中上面绘制的带箭头的线条,按下<Ctrl>键,拖动复制出所需的箭头线.
(3)选择“线条”区域中的“直线”按钮,拖动鼠标,在“按 1 键”决策图框的两端画 出直线,并与前面绘制的带箭头的线条进行垂直相交,画出带箭头的折线。
5.输入“是”、“否”分支文字
为决策框的两个分支分别输入文字“是” 、 “否” ,方法是:分别在相应位置插入两个文本 95559 电话银行
人工服务 自动服务
电话费服务 输入卡号、密码,按 1 键
按 1 键
框,输入“是”和“否” ,然后将文本框的线条颜色、填充颜色均设为“无颜色” 。 6.填充效果
保持所有图框都在选中状态,单击绘图工具栏上的“填充”按钮,并选取所需填充色。
7.对象组合
按下<Shift>键,连续单击所有图框,选择全部对象;然后单击鼠标右键,从快捷菜单中 单击“组合”子菜单中的“组合”命令,这样所有的对象都将组合成一个图形,最终如本例效 果图所示。然后可以很方便地对其进行缩放和移动,还可以复制到其他文档中。
说明:利用 Word 2007 中新增的 SmartArt 图形对象,也可以制作各种不同的示意图。
2.4.2 办公文档中的公式编辑
在技术性办公文档中,经常会出现数学、化学公式或表达式。利用 Word 的 Microsoft 公 式 3.0,可实现各类公式的编排。下面以数学公式的编排为例,介绍公式的编辑。
1.启动公式编辑器
(1)启动需编辑的 Word 文档,将光标置于需要输入公式的位置。
(2)如图 247 所示,单击“插入”→“文本”→“对象”命令按钮。
图 247 “对象”命令按钮
(3)如图 248 所示,在弹出的“对象”对话框中,在“新建”选项卡的“对象类型”列 表中选择“Microsoft 公式 3.0”选项,然后单击“确定”按钮即可启动公式编辑器。
图 248 “对象”对话框
公式编辑器启动后,如图 249 所示,Word 窗口将变为公式编辑器窗口,菜单项也发生 变化,文档中出现一个公式编辑框,光标在其中闪动,这时可以在里面输入公式的内容。输入
公式内容时, 公式编辑框会随着输入公式的长度而发生变化, 整个公式的内容都被放置在公式 编辑框中。同时,窗口中将显示“公式”工具栏,供编辑公式之用。
图 249 公式编辑器窗口界面
说明:Microsoft 公式 3.0 是 Office 软件中的一个可选插件,如果按照上面操作,在“对 象类型”列表中找不到“Microsoft 公式 3.0” ,说明该计算机安装 Office 时没有安装该插件,
需要添加安装。安装时,将安装盘插入光驱中,执行 setup 命令,在“添加/删除”选项中选 定“Office 工具”下的“Microsoft 公式 3.0” ,然后用鼠标单击“确定”按钮即可。
2.“公式”工具栏
“公式”工具栏在公式的编辑中起着非常重要的作用,它可以细分为“符号”和“模板”
两个工具栏。下面详细介绍其使用方法。
(1) “符号”工具栏。 “符号”工具栏位于“公式”工具栏的上方,共包含 10 个功能按 钮,每个按钮都可以提供一组相同类型的数学符号。各个功能按钮的名称如图 250 所示。
图 250 “符号”工具栏
(2) “模板”工具栏。 “模板”工具栏位于“公式”工具栏的下方,提供了百余种基本的数 学公式模板,如开方、求和、积分等,它们分别保存在 9 个功能按钮对应的模板子集中。当单击 某个子集按钮时, 各种模板就会以微缩图标的形式显示出来。 各个功能按钮的名称如图 251 所示。
图 251 “模板”工具栏
大写希腊字母
小写希腊字母
杂项符号
集合符号
逻辑符号
箭头符号
运算符号
修饰符号
空格和省略符号
关系符号 矩阵模板
连乘和集合模板
标签箭头模板
底线和顶线模板
积分模板
求和模板
上标和下标模板
分式和根式模板
围栏模板
3.公式编辑实例
【例 26】下面通过如图 252 所示实例来说明公式的编辑过程。操作步骤如下:
(1)将插入点置于要插入公式的位置。
(2)按照前面介绍的方法启动公式编辑器,出现“公 式”工具栏。
(3)在输入框中输入“F(f,k)=” ,其中“f”是这样输 入的:单击“符号”工具栏中“小写希腊字母”按钮,选
择其中的“f” ,如图 253 所示。选取输入好的“F(f,k)=” ,然后选择此时窗口主菜单中的“样 式”→“变量”命令按钮,即可将其设为斜体效果,即“F(
f
,k)=”效果。以下变量的斜体效 果均用该方法设置即可。(4)单击“模板”工具栏中的“积分模板”按钮,选择定积分按钮。然后单击积分上限 输入框,输入“f” ;单击积分下限输入框,输入“0” ,将光标定位在被积函数输入框,单击 图 251“模板”工具栏的“分式和根式模板”按钮,选择其中带分数线的分式按钮,如图 254 所示。之后,在被积函数输入框中出现一个分式结构。
图 253 “F(f,k)=”的输入 图 254 “积分模板”和“分式模板”的使用
(5)在被积函数输入框的分子输入框中单击,进入编辑状态,然后输入“df” ,结果如 图 255 所示。
(6)将光标定位在分母输入框内,单击如图 251 所示“模板”工具栏的“分式和根式模 板”按钮,选择其中的根式按钮。然后,单击根式下的输入框输入“1k 2 sin 2 f” ,其中 k 的平 方是这样输入的:输完 k 后单击“模板”工具栏的“上标和下标模板”按钮,选择如图 256 所示的上标按钮。单击上标输入框输入 2,然后按下“→”键,使得光标位于 k 2 之后,用同样 的方法输入 sin 2 f即可。
图 255 在被积函数的分子输入框中输入“df” 图 256 在分母输入框中输入根式
(7)输入完毕后,在空白区域单击鼠标即可退出公式编辑区。单击公式时,周围有 8 个 控制点,也就是公式本身也是一个图形对象,调整这些控制点,可以调整公式的大小。
Word 中的“Microsoft 公式 3.0”编辑器功能非常强大,不仅能编辑数学公式,还能编辑 化学、物理等学科的公式和特殊符号,可以说大部分公式都能用它的模板编辑出来。
0 2 2
( , )
1 sin F k d
k
f
f
f
f
=
ò
-图 252 数学公式的效果
本章小结
在办公事务中,文字处理是经常进行的操作。本章通过实例,详细介绍了办公中文字处 理的基本知识和具体操作方法。首先以一个“招聘启示”文档为例,讲解了从文本录入、内容 编辑、格式排版、页面设置一直到打印操作、网上发布的办公文档处理过程;然后以制作一篇
“通知” 公文为例, 介绍了利用公文向导制作办公公文的方法, 并介绍了公文处理的基本规范;
之后以制作一篇“调研报告”为例,介绍了复杂文档制作的相关知识;最后以流程图和数学公 式为例,介绍了办公文档中图形对象的制作方法。
本章的主要知识点内容包括:文字处理的工作流程以及办公公文的规范处理方法;文档 处理中的录入、编辑、排版、页面设置与打印操作;利用向导制作办公公文;复杂文档制作中 的大纲视图运用、多级标题符号的设置、样式的使用等。
通过本章学习,读者应熟练进行办公中文字处理工作,对日常工作中的公告文件、工作 计划、年度总结、调查报告、科研论文等能够进行娴熟的输入、编辑、排版和打印。
复习思考
一、填空题
1.在 Word 中要选择一个矩形区域,应该在拖动鼠标的同时按住________键。
2.在 Word 中可以利用文档左侧的选择区来选择文本,方法为:单击可以选择________,双击可以选择 ________,三击可以选择________。
3.选择全部文档内容有三种方法,分别是________、________和________。
4.将文档中多处出现的“OA”全部改为“办公自动化”可以通过________方法。
5.在应用 Word 编辑含有英文的文档,如果出现单词拼写错误,则英文单词下面自动加上________;如 果有语法错误,则英文句子被自动加上________。
6.可以通过选择菜单项“________”打印当前文档。
7.某个文档基本页面是纵向的,如果其中某一页需要横向页面,则应该________。
8.在 Word 中,当前文档的总页数和当前页的页号显示在窗口的________位置。
二、判断题
1.当使用垂直滚动条移动显示文本时,原光标插入点的位置不变。 ( ) 2.在 Word 2007 环境下,文档只能以“DOCX”为扩展名进行保存。 ( ) 3.在 Word 中,一段文本内容录完后,最好马上就进行排版。 ( )
4.Word 中设置的分栏效果在任何视图模式下都能够看到。 ( )
5.长文档中插入的脚注、尾注、题注、批注都可以直接打印出来。 ( ) 三、简答题
1.请说出文字处理的工作流程以及各个步骤的主要工作内容。
2.文档录入应该注意什么原则?特殊符号的录入有几种方法?分别如何操作?
3.在长文档编排中,为了加快文字输入的速度,可以采取哪些技巧?
4.某文档共 3 页,包括 12 个自然段。请说出在下列情形下选择文本的最快方法:
A.第 3 段内容的最后 3 句 B.从第 2 段到倒数第 2 段
C.最后 3 段 D.全文
5.如何设置文档不同部分的页眉和页脚内容不同?修改页眉和页脚的最快方法是什么?
6.在 Word 中,如何进行页面的分栏设置?如何对文档进行强行分页?
7.在 Word 中,如何进行项目符号和编号的设置?如何根据各级标题自动生成目录?
8.在 Word 中,怎样打印一篇文档中的第 1~5 页,以及第 7、9、13 页的内容?
9.在 Word 中,如何打印文档中的某一部分(如一个段落或图片等)内容?
10.在 Word 中,如何进行数学公式的编辑?如何制作简易的流程图?
实践训练
1.请自行将本章的实例文档全部操作一遍。
2.观察习题图 21 的排版效果,模仿制作该文档,最终设置成一张 A4 纸张大小。
WXP 管理咨询(天津)有限公司招聘简章
WXP 管理咨询有限公司于 2000 年在天津注册成立,12 年以来已经为各种组织提供战略管理 咨询、组织结构与流程咨询、企业文化咨询、人力资本提升咨询等咨询服务。随着公司的高速 发展,公司有大量的人才需求,经天津市劳动局批准,本公司组织了如下的人才招聘:
一、招聘职位 助理咨询顾问 5 人 二、工作地点
天津市·滨海新区 三、岗位职责
1.收集客户信息,开拓和维护客户关系。
2.为客户提供关于公司和培训课程的咨询。
3.通过团队的工作方式赢取客户的订单。
四、任职要求
1.大专以上学历,营销、管理及相关专业。
2.诚实守信,上进但不浮躁、自信而有毅力。
3.性格开朗,具有较强的书面和口头沟通能力。
4.对人力资源、培训和咨询行业有浓厚的兴趣。
5.熟练使用 Word、PowerPoint 等常用办公软件。
五、相关待遇
1.试用期三个月:基本工资(3000 元)+提成 2.转正后:基本工资(5000 元)+提成+年终奖
3.福利待遇:有双休日、国家法定节假日,上“五险”,每年一次体检。
六、应聘流程
简历筛选—→电话沟通—→第一次面试—→第二次面试—→录用通知。
七、注意事项
1.请把个人简历情况发送到:wxp-hr@yahoo.cn,没有约定,谢绝来电、来信、来访。
2.简历投递截止日期:2012 年 5 月 10 日。
3.个人材料、证件和 2 张两寸彩色照片,于第一次面试时上交。
WXP 管理咨询(天津)有限公司 2012 年 4 月 29 日
习题图 21
3.利用习题图 22 的文字,按照公文的规范化格式,制作与相应内容对应的公文。
关于 2012 年××省信息协会组团赴××考察的通知
( 2012 年×月××日)
外字(2012)××号 各地级市、省直管县信息协会:
××省信息协会将于 2012 年×月组织代表团赴××参加政府信息化建设和政府管理改 革的考察研讨活动。代表团人数为××人左右,在外时间为期×天。
本次考察目的是为了加快××省电子政务的发展,促进政府信息化的建设,改革政府行 政管理,学习先进经验,了解最新动态。在××访问期间,我们将安排访问人员拜会×
×政府,参观政府的信息管理机构,并安排××省著名学府、对口座谈和交流活动等。
请参团人员认真填写报名表,经单位领导签字盖章后,于×月××日前用传真发至××
省信息协会。所有报名人员需经××省信息协会和××省计委的审批。
报名及联系办法:××市××路×××号××省信息协会培训部 邮编 800045 联系人:××× 电话:6666666 传真:6666666 e-mail: ×××@×××.org.cn
××省信息协会 2012 年×月××日
习题图 22
4.根据本书第 1 章的内容,模仿本书的编写风格进行复杂的长文档练习,不需要输入过多正文内容,主 要体会大纲视图模式的运用、编号和项目符号的设置、标题样式的运用以及页眉页脚、脚注、尾注、批注、
题注、封面、目录等的操作。
5.利用 Word 中的公式编辑器,练习编辑习题图 23 所示的数学或化学公式。
1
( 1) ( 1)
n n n
x n
¥
=
- -
å
lim x ® 0 sin x x = 12 2 2 a d
a
b a x x
a
-
é ù ê - ú ë û
ò
(1)级数公式 (2)极限公式 (3)积分公式
ê ê ê ë é
ú ú ú û ù
9 6 3
8 5 2
7 4 1
1 2 4
3 2 2 2
1
- +
+ -
x y y x
x MnO 2
3 2
2KCLO 2KCL 3O
D
+ -
=
(4)矩阵 (5)分式 (6)化学反应表达式
习题图 23
6.利用 Word 中的图形处理技术,制作如习题图 24 所示的人员录用程序示意图。
习题图 24 个人填表
简历筛选
知识笔试
目标面试
情景模拟
专业面试
组织体检
背景调查
审批录用
7.利用 Word 图形工具中的有关对象,制作如习题图 25 所示的汽车销售流程图。
习题图 25