人事行政之意涵與理論

壹、人事行政之意涵

任何一個組織體，無論是政府機關，或民營企業，甚至社會團體，都有其成 立的目的，為達此目的，故有其一定的功能，為發揮其功能，必有相當的工作人 員，而此項工作人員之遴選、運用、培育、考核、激勵、報酬及退休撫卹等原理、

原則、方法及實施，即為人事行政(personnel administration)。中外學者對於人事行 政的意義與範圍，由於注重的觀點不同，故有各種不同的界說。茲將國內外學者

表 2-2 國內外學者對人事行政定義彙整表（續）

選、任用、激勵與人員訓練等工作，目的在增進人員的 士氣及功能之有效性。

Beatty, R.W. &

Schneier ,C.E.

1981

人事行政是一種獲得(acquiring)、發展(developing)和保持 (maintaining)有能力的員工的藝術，使其能以最大的效率 完成工作；並使組織的目標和功能，得以經濟有效的達 成。

資料來源：研究者整理

上述學者專家對人事行政的定義各有其見解，許氏定義人事行政為機關組織 人的管理，行政首長與主管運用人事權責的技巧及人事業務的措施等。趙氏則認 為人事管理為「管理」的一部分；人事行政則是「行政」的一部分，一般而言人 事行政涉及政策、原則的層面較多，而人事管理則涉及技術及執行的層面較多。

吳氏等指人事行政係指政府系統內，對其人力資源之引用、管理及發展的一套相 關制度，尋求人員適才適所，人盡其才，目的在達政府系統之生存發展並完成任 務。蔡氏此一定義係指人事行政為機關組織有關「人力資源運用」及「人員行為 管理」之措施。Stahl,O.G 指人事行政範圍包括人員的考選、公務人員等級與職位 分類、薪俸、激勵、訓練、衛生、福利、行為標準、紀律、考績、獎懲、退休、

撫卹、人事機構等。Dimock, M.E. 是從人事行政具有考選、任用、激勵等輔助功能 著眼，認為其目的在增進人員的士氣及組織的功能性。Beatty, R.W & Schneier,C.E.

則係從人事行政的動態面與功能面來觀察，並把其運作視為一種藝術。

從以上所列舉的各種人事行政界說中，可以清晰的瞭解，人事行政是屬於組 織中工作人員的管理，而不是組織服務對象的管理。例如在軍中對士兵的管理，

在監獄中對犯人的管理，或是在學校中對學生的管理等等，都不屬於人事行政的 範疇。但在軍中對工作人員的管理，在監獄中對管理人員的管理，或是在學校中 對教師與行政人員的管理等，則均屬人事行政的範疇。不同的組織有各有其組織 成立的目的，但人事行政對不同的組織而言，其目的均是一致的，就是對其員工

的管理。

就如人類的歷史發展來看，人事行政乃起源於國家的管理，所以自有國家的 基本形式以來，就有人事行政的實質存在。而人事管理的產生，最早始自人類僱 傭關係的存在。因此人事行政的發展較早。我國早期為農業社會，自有佃農僱農 之後，即有人事管理的實質存在。次就世界歷史觀之，在工業革命之先，人事管 理之原理、原則及方法，多源自政府人事行政之經驗。但自工業革命之後，大企 業出現，人員眾多，適用政府機關的人事行政的原則與方法，已無法達成企業的 目的，因此，很多企業家及學者們致力於如何增加生產且降低成本之研究。大約 在一九二 0 年前後，私人企業由於業務上的需要，有不惜投以鉅資，從事「管理」

方面的試驗及研究，常有重大發明，進步甚快，此對於人事管理有相當深遠的影 響。質言之，人事行政，係指政府機關為達成任務及使命，對其所需要人員的考 試、任用、考績、級俸、陞遷、獎懲、保障、退休、撫卹、訓練等行為與措施（蔡 良文，2006）。

貳、人事人員的角色與服務觀

在機關組織內擔任人事行政工作者，即人事行政人員，亦即人事管理人員，

簡稱人事人員。人事人員在執行人事業務之際，如何掌握「幕僚」角色，而與業 務人員融洽相處，時有其兩難處。其原因在於兩者的目的衝突與角色衝突，或由 於人事人員或業務人員的觀念偏差所致（趙其文，1995），茲分述如下：

一、人事行政目的與業務目的的衝突

人事管理目的，在為組織覓取最佳的合格人選，為保持遴選的公開、公平，

均採取一定之遴選程序。業務單位基於本身業務之需要，往往對於人事單位之作 業，採存疑態度，即對於遴選之素不相識者，不願委予較重要的工作，但對本單 位現有工作努力的人員，雖明知其學識才能尚待歷練，仍基於鼓舞工作情結之考 慮，委予重要職位。此種衝突情形，不僅在遴選過程中產生，其他如員額的增加 方面，待遇的調整或支給原則方面，陞遷方面，甚至於訓練及工作時間方面，都 會有某種的衝突存在，尤以獎懲方面，人事單位常考量獎當其功及核實敘獎原則，

而業務單位則常以無功獎則無誘因，無法鼓舞工作士氣，推動業務，因此彼此有

心結存在。防止此種衝突的方法之一，是在人事管理作業方面，儘量尊重業務主 管的意見，設法解決其實際困難問題，而業務單位應考量人事單位辦理人事及獎 懲衡平的立場，彼此尊重配合方屬有效。

二、人事人員的角色衝突

角色是人員行為的一個概念，它代表一套有關的行為標準與期望。每一個人 在不同的地位扮演不同的角色，是個人在一特定地位上有關的活動。人在組織中 如同在社會生活中，具有不同的角色身分，當事人扮演的角色，不能符合他人預 期的要求或社會的行為標準時，就會產生角色偏差，即稱之為角色衝突。在系統 理論的觀點下，任何組織常被視為一個系統狀態存在著。而組織本來就是由於人 員的交互行為所構成的系統，在交互行為中，由於人們的思想模式與價值觀念的 不同，使得衝突行為乃為必然現象。因此，每一組織中的個人在其角色扮演的過 程中，經常發生其個人的內角色衝突( Intrarole conflict )及與他人之間的角色間衝突 ( interrole confIict )。而處於所謂相對單位(counterpart units)的人事人員，在組織中介 於機關首長與專業上級單位之間的雙重身分，也就形成人事人員的內角色衝突。

人事單位與其他業務單位均屬組織系統中的一個次級系統(subsystem)，其兼具有服 務與管制的作用，他必須滿足機關首長與業務單位雙方面的需求。再者，組織由 於功能分化的結果，有業務單位與幕僚單位之分，兩者功能是相等的，然兩者間 的原始關係，幕僚與業務乃各自發展出他們本身的工作類型及心理過程，造成所 謂功能的偏差，使得此二團體難以和諧共處。人事人員與業務人員間的衝突、矛 盾亦屬必然，業務單位總是視人事幕僚為一種累贅與阻力，不懂業務單位的辛苦，

而不提供助力；相反地，人事幕僚單位亦感覺業務單位為了自身的需求，喜歡誇 張或故施小惠，忽略人事單位基於衡平及把關的幕僚職責，於是彼此猜忌，造成 摩擦，是為角色間的衝突。

三、人事人員的觀念偏差

以上所舉之衝突，乃產生於人事行政的幕僚功能所使然。除了業務人員外，

人事人員在執行人事業務之際，由於做法及觀念上的偏差，亦可能引起衝突。例 如當人事行政單位依據人事政策及人事制度所設計的標準(standards)、原則

(principles)、法規(regulations)，非常忠實的去執行時，久而久之，使人事人員養成 一種「凡事依規定辦事」的保守，缺乏彈性與應變能力，也易使人事人員過分小 心，墨守成規，缺乏自動自發及面對現實的積極態度。因為人事人員長期忠實執 行人事行政法規的結果，可能產生一種錯覺，認為嚴格遵守法令的規定，本身就 是一種目的，反而忽略了組織的目標。此種將工具價值轉變為目的價值的現象，

即所謂目的轉換(displacement of goals)，或制度代替作用。最後結果，變成業務單位 要配合人事單位，組織目標要牽就人事目標，而產生本末倒置，輕重不分的情形。

參、人事人員的服務觀

人事人員由於幕僚功能的性質或執行工作的觀念偏差，可能導致若干衝突的 後果。其實，人事行政工作，本身即是一種服務性的工作，身為人事人員，必須 建立正確的服務觀，才能發揮人事行政的服務功能，而要達此目的，有下列八項 原則（趙其文，1995）：

一、為同仁提供充分的服務

如果說公務員是國民的公僕，那麼人事人員便是公務員的公僕。人事人員的 主要任務，便是為機關同仁提供人事服務。人員的進用、陞遷、敘薪、福利、考 績、訓練、進修、保險、退休、撫卹等項，無一不與服務有關。如果人事人員把 這些當作一種權力或權威來看，玩法弄權，那就大錯特錯了。

人事人員為同仁服務的方式很多，譬如對於不會填寫履歷表的初任公職同 仁，可以指導他們填寫，或提供協助。對於同仁權益能主動告知或幫忙甚至向上 級反映爭取。其他如協助同仁整理證件送審，代辦公保、退休、撫卹等各種手續，

與退休人員或遺族經常保持聯繫，對於有病痛同仁的慰問，及對於發生急難同仁 的發動救助等，都是很好服務方式，均足以獲得同仁的信賴。

二、 「忍耐」是人事人員必備的修養

由於人事業務與每一位公務人員的權益息息相關，所以最為大家所關切，同 時，大家也常常以是否對自己有利為出發點，來評斷人事業務的是非曲直。人事 人員偶有處理不慎，便會招致眾怒或眾怨。因此，在處理人事業務時，必須付出 極大的耐心，務要詳慎考慮，以求面面俱到。可惜的是，人事業務很少能夠「統

統有獎，皆大歡喜」，常會出現「僧多粥少」的局面。以陞遷為例，通常的狀況是：

出缺的職位有限，而具備陞遷資格或者想要陞遷的人太多，於是大家各顯神通，

出缺的職位有限，而具備陞遷資格或者想要陞遷的人太多，於是大家各顯神通，