第四章、 研究結果分析與討論
第一節 個案機關公文線上簽核系統推動之變革
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第四章、研究結果分析與討論
本研究之主要目的在於將關鍵成功因素理論，應用在個案機關公文線上簽 核系統的推動上，以歸納出個案機關在推動歷程中，有哪些因素是需要特別掌 握，才能使公文線上簽核系統成功推動，達到預期目標，並讓使用者認同及願 意使用。因此，依據本研究之研究架構，並依 Lewin 組織變革理論，及 Wixom
& Watson 資訊系統成功模式，來觀察個案機關推動公文線上簽核系統所發生的 組織變革情形，並分別從組織構面、專案構面及技術構面等三構面要素探討分 析公文線上簽核系統推動的成功因素，進而歸納出本研究的結果。
本章將依據研究目的與問題、文獻探討、資料蒐集與探析，經過採用之前 所提出研究架構，依上述三構面因素，分別設計訪談問題，透過對個案機關相 關人員之訪談，所得結果並與過去的文獻進行比較與討論，分析出本研究的研 究結果。第一節先針對個案機關變革歷程的情形及成效作描述；第二節係探討 個案機關在組織構面、專案構面及技術構面之成功因素，並據以歸納出本研究 之結果。
第一節 個案機關公文線上簽核系統推動之變革
本節茲針對個案機關在公文線上簽核系統推動時的實際發展情形和脈絡作 說明。經前述文獻檢閱，相關實證研究的結果顯示，組織因受到內外環境之因 素而發生的變革活動，其類型分為數種，而其中較有利於變革推動的屬「計劃 性變革」及「漸進式變革」，因這兩種變革類型，不像激進式變革，在短期間產 生大幅度的改變，而是逐步的微幅修正調整，使組織成員能漸漸適應變革帶來 的影響，且透過計畫性地推動，可以減低成員的無所適從感，俾利於創造共同 價值、信念及目標，使變革的目標有焦距及凝聚共識。其可減低組織成員對政 策未來的不安感受，且過程也屬較緩和，組織成員較易接受，而這兩種變革類
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型也相對會較有助於組織在公文線上簽核系統的推動。
另外，依據 Lewin 提出的組織變革過程之理論模式，變革的發展包含：解 凍、變革、再結凍等三階段模式。本研究經觀察分析個案機關公文線上系統推 動的變革歷程發現，符合上述的類型，亦即屬計畫性變革及漸進式變革，且其 過程也規劃為三階段，採分階段進行，與 Lewin 之變革理論的三階段模式相對 應。
以下茲以 Lewin 之變革理論來說明本研究之個案機關的系統推動變革歷程。
壹、解凍
一、系統推動之背景及原因
個案機關自組織成立以來，一直都是採用紙本、人工傳遞的模式簽辦陳核 公文，雖然約從民國 87-88 年起，已經開始實施電子公文，即以電腦製作繕打 公文，並用網路電子交換方式傳遞交換公文，但簽核方式仍是以人工方式，換 言之，這種電腦製作及網路交換，但在簽核方式係以紙本、人工傳遞的模式模 式已歷時至少 10 餘年，而機關內的成員也都很習慣適應這種模式。
我們機關的公文原本都是用電腦上的筆硯系統製作公文，再印出來用 紙本陳核簽辦，然後辦完再看是要發文還是要歸檔，發文就用電子交 換，可是有些不能電子交換的就用紙本公文寄送，其實這作法已經很 久了，大概 80 幾年（87 年）的時。候就已經開始推電子公文製作系 統了。（A1-01-1）
二、配合上級政策推動
而個案機關之所以決定推動公文線上簽核系統，主要是為配合行政院研考 會（現為國家發展委員會）的節能減紙續接方案政策之推動而辦理。該會在民 國 98 年開始配合節能減碳政策及電子化政府織目標，積極推動政府機關採用公 文線上簽核的無紙化目標，並採逐年在各機關學校安排實行進度，個案機關是 排定在民國 103 年完成。
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我們會這麼做是因為行政院的規範，他有訂一個節能減紙方案，規範 二級機關跟三級機關要在一定期程內完成建置。（A1-01-1）
故此在研考會之政策推動下，所產生上級的時程及強制規定上的壓力，個 案機關因此開始準備實施公文線上簽核，並且配合上級機關於民國 101 年 實施，但是因上級機關在推動過程中，該系統使用期間所衍生之相關問題 及人員教育訓練解決完成後，因發現所設計的系統礙於經費、委託廠商之 容納能量及時間限制等因素，故決定規劃於 102 年起將系統軟體移轉各所 屬機關執行，所以個案機關也改在民國 102 年開始籌措經費及規劃系統的 建置推動，並正式啟動辦理規劃及招標委外，建置系統及上線執行。
應該是說從 102 年 11 月開始規劃，那實際上真正實行的話，過程有經 過招標、需求訪談，所以實際的實行是在 102 年的 4 月 1 日開始，但 真正開始第一階段是在 6 月 1 日，就是 4 月 1 日先開始試行，那是從 本局第一階段開始試行，另外加上 S 管理處，……（A1-01-1）
三、計畫性變革：
經分析整理受訪者之訪談內容及書面資料，發現個案機關的實際執行階段，
在計畫開始前就已依機關的屬性、需求及配合文書做也的法規制度，擬定了自 己的推動計畫，包含系統的架構、規格、期限等等，因此係屬計畫性變革。而 這個計畫是在行政院的規範之期程，及文書相關規範下訂定的，接著在招標委 託廠商後，接續請廠商將推動的計畫更進一步的作執行上的規劃，並經會商過 資訊單位及其他相關單位，並多次討論後，經機關首長同意後核定，廠商才進 一步開始執行。
推動計畫的內容其實是限制某一個期限內完成，我們機關就是被限定 在一定期機內完成，而這也是雙方合意的東西，要什麼時候完成這也 是我們這邊主導的，那這個計劃要多久完成我們也不可能拖到 2.3 年，
而且根據你的預算的話也都是 1 年，到年底之前也都是要執行完畢。
（A1-01-1）
我們的推動計畫是有參考上級機關的做法，當然還是以我們機關的需
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求為主，...，然後再交給得標的委託廠商，再幫我們做規畫，包 含我們機還有 13 個所屬管理處的系統的安裝、教育訓練、駐點人員、
上線測試以及後續保固等等的規畫。（A2-01-1）
這個計畫當然是經過我們機關這邊審查同意才可以開始執行。（A2-01-1）...機關是規劃把機關本身和 13 個所屬機關分三梯次來建置安 裝，先裝機關本局和 S 管理處，再裝 6 個管理處，接著裝另外 6 個管 理處（A2-02-3）
四、執行做法：系統設計規劃、建置
該推動計畫並將過程劃分為 3 階段，在的一個階段是在完成系統設計規劃 及建置，內容說明如下：
受委託建置系統廠商在得標後 10 日內，須實地訪談了解機關的需求，依實際情 形設計工作計畫書，並繳交給個案機關審查。承辦單位也透過提供最適合機關 的需求，讓專案廠商可以盡可能的為機關量身訂做最適合的系統，
一開始就有要求廠商，要先送計畫書，計劃書是要包含時程、工作項 目等等，還要與建置機關作需求訪談及現況瞭解。（A2-01-1）依我們的 實際情形設計工作計畫書，並繳交給我們審查。
並且也召集各單位主管開會，建立溝通讓大家了解公文線上簽核系統推動的背 景、意義及重要性，讓成員有所了解，促其接受變革，並進一步替抗拒的成員 創造心理上的安全感。
我們並沒有為了公文線上簽核特別成立工作小組，線上簽核的推動時 是會請相關單位來開會討論，沒有特別成立小組。開會中當然是有很 多反對聲音，（A2-01-1）開了很多次會，有幾次也是在局務會報上，其 實也是抗拒掙扎到最後大家才慢慢接受。
貳、變革
在這個階段，其目標在於透過改變組織結構或組織發展技術，來轉變組織 中的個人行為，例如發展新的行為、價值觀及態度，以達成變革的目標。
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一、漸進式變革：分三梯次建置
首先係由機關本身為第一個建置推動梯次，所屬 13 個單位則依序先由其 中 6 個所屬機關，接著由另 7 個所屬機關，共分三梯次建置。說明如下：
（一）第一梯次：於期限前完成機關本身及其中 S 管理處系統上線。
（二）第二梯次：於期限前完成第 1 批 6 個所屬機關系統上線。
（三）第三梯次：於期限前完成第 2 批 6 個所屬機關系統上線。
個案機關採分三階段來堆動，是考量分批上線可以減少衝擊的強度，如果產生 問題或反彈，可以僅就已推動的機關來處理獲改善，而若是產生好的結果也可 以當成其他後續推動的單位之學習經驗，而這也是漸進式變革的優點。
其實分梯次來作是比較好的方式，這樣一來當然也是考慮到讓廠商可 以比以較好作事，但最主要還是考量到我們機關本身，第一，因為會 有學習的效果，前面的梯次發生過的問題，後面弟梯次可以避免，或 模仿前面的解決方式，再來就是分梯次的話，大家不會同時都上線，
然後都同時都一團亂，如果分梯次，前面的梯次所發生的問題其實可 以當作後面梯次的教材，前面的問題，後面如果遇到可以比較容易解 決，越後面的梯次也比較不容易發生問題卡住。（A2-01-2）
二、高階管理者支持
個案機關除了是因應國發會政策，對於這個系統的推動背景-電子化及節能 減紙，這 2 個理念，其實也是個案機關原本就有一定程度的認同且也了解是未
個案機關除了是因應國發會政策，對於這個系統的推動背景-電子化及節能 減紙，這 2 個理念，其實也是個案機關原本就有一定程度的認同且也了解是未