公文線上簽核、關鍵成功因素與組織變革之關係

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公文線上簽核推動過程的成功因素。但綜整這 5 篇研究的關鍵成功因素發現，

這項系統的推動，確實為機關的成員無論在工作流程、人員調配及組織架構等 方面帶來影響，因此本研究認為，系統推動的成功因素，倘僅就問卷調查的量 化分析，尚無法進一步更全觀的探討關鍵成功因素，爰此，本研究擇定以個案 機關為研究對象，透過質性的訪談方法，從組織變革的觀點觀察機關推動該系 統的歷程，並從推動歷程中進一步以關鍵成功因素的架構切入研究個案機關的 推動歷程，歸納分析關鍵成功因素，以填補目前文獻對公文線上簽核推動關鍵 成功因素之不足。

第四節、公文線上簽核、關鍵成功因素與組織變革之關係

綜合上述， 經檢視整理目前所蒐集有關組織變革、關鍵成功因素以及公文 線上簽核系統之研究者文獻，發現機關推動公文線上簽核系統所致之組織變革，

與關鍵成功因素是相關聯的。該政策是將該資訊系統應用於組織中，並與組織 作業作連結的一個持續過程。對於組織成員而言，是改變其工作流程，對機關 而言，則是一種組織變革，其影響的層面不僅於工作流程，更涉及到人員、結 構、任務等層面，因此勢必對組織產生影響。惟系統的推動使用可以為機關組 織的作業流程帶來改善行政流程的繁瑣及耗費過多成本的新模式，但系統的推 動不必然就能同步的帶來組織的成功變革，必須能夠符合組織的目標、制度、

工作設計、文化等因素，才能使系統如預期地為組織帶來效益。而組織在這改 革的過程中，經歷的過程如何，又就各層面而言，是發生什麼樣的改變，而這 些改變要導向使公文線上簽核系統能夠成功執行，亦即達成該項政策所訂定的 減紙目標及公文處理全程電子化的規劃（據行政院 103 年 3 月 20 日修正函頒之

「電子公文節能減紙續階方案」），擬定達到擴大實施公文電子化處理，減紙 30%；機關實施公文線上簽核作業，達成公文處理全程電子化），其關鍵的成功 因素之探究，在實務上成為重要的課題。

由上述發現，組織變革與關鍵成功因素是密切相關的，而透過文獻之檢視，

從 Lewin 的變革模式可以發現，在公文線上簽核系統推動過程中，工作小組所

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面對的，可能是一個僵固的組織，因此必須先培養有利於變革的環境、文化，

並且保持良好的互動溝通，打破原有的運作模式，將組織解凍，才能順利推動 新系統的發展與建置的變革歷程，完成後再利用程序化與教育訓練等方式，完 成再結凍，使組織成員與資訊系統都能持續性的執行運作，才能使系統成功推 動。（許文亨，2000）

再進一步檢視關鍵成功因素文件，本研究以 Wixom & Watson 的研究架構 為研究主軸，並蒐集相關文獻進行整合與修正，從組織、專案及技術等三構面 因素來觀察個案機關影響公文線上簽核系統推動的成功要素，在組織構面係就 高階管理者支持、組織相關單位支持、可供使用資源等三要素來觀察分析個案 機關在這些要素中是否包含著影響系統導入成功與否的關鍵；專案構面係就使 用者參與程度、開發團隊技能等因素來觀察；技術構面則係就資料來源系統，

及開發平台／技術熟悉程度等因素進行研究。因此有必要將這三個主題一併加 以討論，必能更嚴謹及全觀的來探討如何促使機關推動公文線上簽核時，能減 少推動的抗拒力量，更順利的推動上線，並達成預期目標。

本研究以上述 2 理論模式作為研究架構，透過訪談，觀察、探討進而歸納 出個案機關系統推動的歷程及關鍵成功因素，如下圖 8。

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