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…可以調檔調的資料是這一種，但是最後議會資料整合平台可以調到的 卻是又是另外一種答案，就是對於後面承辦的人，其實會是還滿困擾的。
(C：74-75)
未來公文處理系統若能在規劃時，便將其他資訊系統作業流程納入整合機制，
不僅可簡化各角色同仁作業內容，提升公文資料品質，更可避免教育訓練資源之 浪費。
貳、 公文系統使用介面應以使用者需求為優先考量
一、 改善線上簽核本文內容修正方式
臺北市政府公文線上簽核係於 2010 年開發、2011 年推動上線，為縮小與原 有紙本公文落差，系統規劃時特地採擬紙本化處理，亦即線上公文畫面與紙本公 文長相幾乎一致，此設計忽略線上公文係以電子簽章成就公文不可否認性，與紙 本公文透過加蓋職名章成就公文法定效力的顯著不同，及線上公文凡走過必留下 痕跡，與紙本公文修正必須加蓋職名章佐證之不同，使得核稿者於審閱、修正與 核批線上公文時非常不便。(詳圖 23)
圖 23：線上簽核文稿修正畫面
資料來源：臺北市政府公文線上簽核系統，作者自行整理
訪談中歸納數位核稿者意見均一致表示線上簽核系統對於核稿者非常不友 善，公文本文難以修正，倘有修正必要時，系統為完整呈現各個關卡新增、刪除
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文字情形，核稿人員必須分二個動作處理，例如：某一句話的語意不順，必須將 某個字從 A 置換成 B 時，必須先將 A 刪除，再另行增加 B，且因為系統判斷規 則需要，新增文字之前不能有刪除的文字，故新增、刪除文字的前後動作順序不 能弄錯，弄錯了又必須重來一次(詳圖 24)，而干擾核稿者修正文字思緒導致懶得 修正，或乾脆退回承辦人重新處理後再行上陳，導致採線上處理之公文品質反而 下降或處理效率變得更慢，推翻原先中央主管機關前行政院研考會宣稱公文線上 簽核後會提升公文處理效率之說法。如受訪者 G 及 I 所述：
我覺得會被干擾。就是因為它難用，然後你常常…因為它難用，你懶得 去寫東西。...我覺得是公文品質下降耶！(G：373-374、376-377)
我都會先退回去…他就在他那邊修正再丟上來，是有點不方便啦。(I：
61、63)
此外，線上公文於核稿者顯示畫面為未清稿畫面，亦即完整呈現前面各關核 稿者者插入或刪除文字之軌跡，核稿者無法在一打開線上公文畫面即可閱覽修正 後文字內容，必須另外點按「清稿」鈕，始能完整核閱公文(詳圖 25-26)，此舉 亦是線上簽核系統規劃時忽略紙本公文多以清稿後畫面進行陳核，核稿長官可直 接進行核稿所致，使得核閱線上公文變成多數核稿者夢靨。
(一)核稿者在刪除文字前面新增文字時，系統會出現錯誤訊息。
圖 24：線上簽核禁止在刪除文字前面新增文字畫面
資料來源：臺北市政府公文線上簽核系統，作者自行整理
(二)完成文稿修正後，必須另外點按「清稿」，才能檢視修正後畫面。(圖 25-26)
線上簽核錯誤訊息：
不允許在刪除的字前插入文字
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圖 25：線上簽核文稿修正畫面
資料來源：臺北市政府公文線上簽核系統，作者自行整理
圖 26：線上簽核按「清稿」後畫面
資料來源：臺北市政府公文線上簽核系統，作者自行整理
二、 線上簽核公文附件改以追蹤修訂方式呈現，更符高階長官核稿需求
相較線上公文本文應以清稿修正後畫面呈現給核稿長官較為便利，線上公文 附件則應以修正版本呈現為宜，但現行線上公文之附件檔案卻僅能以直接置換附 件檔案方式呈現，無法讓上層核稿長官檢視附件版本中間修訂過程之差異。此因 公文附件修正有比對需求，中階核稿長官修正處可能是承辦同仁爾後必須特別注 意者，例：錯別字標示出來，有助後續同仁注意；亦可能是提供最後核定長官核 定內容參考，例：承辦人於附件中呈現的歸納意見與中階長官看法不一致，當中
按此清稿預覽
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階長官針對內容作增刪時，不代表這是最後唯一意見，可將不同看法在同一附件 中呈現，提供更高一層長官核定參考。如受訪者 E 所述：
它也可以去記載說是誰修的，不然依現在狀況只能換檔，現在是直接用 換檔，也不知道那個東西哪一段是我修的。等於是我的上一層長官不知 道哪一段是我修的，哪一段是他原來的。(E：235-237)
此外，公文附件置換方式於操作上亦不便利，必須先將檔案以原檔名下載到 使用者個人電腦上，完成修正後亦僅能以原檔名上傳，且「修正附件」按鈕必須 至特定介面下點按才會展開出現(詳圖 27)，在此不友善操作模式下，導致許多中 階核稿長官根本不知道附件可透過置換方式修正，誤以為附件有修正需求時，僅 能先退回原承辦同仁修正後再行上傳，倘退回修正過程承辦同仁不在，則一來一 回等待與重新陳核之間，又拖垮了公文處理效率。如受訪者 H 所述：
不是不好改，你沒辦法改。他附的附件檔，你怎麼改，他的附件是 word 檔，你怎麼改？不管什麼檔啦，他附的會議紀錄，你附的檔案你內容，
你要給他改，沒辦法改，我試過 N 遍啦，一定要退回原承辦人，請他 修正。(H：131-133)
真的嗎！我改好幾次，後來不行，同仁說退給我。(H：135)
圖 27：線上簽核修正附件操作方式示意圖
資料來源：臺北市政府公文線上簽核系統，作者自行整理
1.先按左側附件 2.再按右側附件名稱
出現修正附件按紐