(2015：27)；作者自行重新歸納整理
貳、 臺北市政府公文電子化系統發展
一、 臺北市政府公文電子化發展緣起及推動組織
臺北市政府身為地方政府首善之都，各項文書電子化規劃與發展緊跟中央主 管機關修正文書規範之腳步邁進。隨著中央主管機關於 1994 年 2、3、6 月頒訂
「文書及檔案管理電腦化作業規範」、「公文處理現代化推動方案」、「機關公文電
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子交換作業辦法」等文書規範及公文處理系統標準化配套措施之下，臺北市政府 亦在 1994 年同步著手規劃公文處理電腦化事宜。為彰顯對此事之重視，臺北市 政府於 1994 年 7 月特訂定「臺北市政府公文處理現代化規劃及推行小組設置要 點」，由副秘書長擔任召集人，研考會主任秘書擔任副召集人兼執行秘書，成立
「公文處理現代化規劃及推行小組」(以下簡稱推行小組)，定期召開會議，負責 從制度面、法規面等規劃改革公文處理作業，並發展電子化、簡單化、標準化及 網路化的現代化公文處理系統(黃銘材，2004)。
前揭推行小組會議除討論並訂頒「臺北市政府各機關推動公文處理現代化實 施計劃」作為臺北市政府公文電子化發展列管依據外，並肩負文書處理、檔案管 理規範修正、市府內部公文處理系統需求與開發任務。其核心工作成員與分工簡 述如下(詳圖 4)：
(一)秘書處：負責公文處理流程、檔案管理作業規範與整體公文處理系統需 求研議。
(二)研考會：負責公文處理時效規範與整體公文處理系統時效稽催管制需求 研議。
(三)電子處理資料中心5：負責整體公文處理系統規劃、開發、建置與維護 作業。
圖 4：臺北市政府公文處理現代化規劃及推行小組核心機關工作內容
資料來源：黃銘材(2004：29)，作者自行整理修正自繪
5 臺北市政府電子處理資料中心於 68 年成立，隸屬主計處，1996 年更名為臺北市政府資訊中心；
2007 年組織修編為臺北市政府資訊處；2012 年再改制為臺北市政府資訊局。
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完成公文製作、公文電子交換系統上線後，本應陸續推動公文管理、檔案管 理系統上線，卻因系統規劃設計不當，廠商無力處理，遭逢開發廠商更迭，又重 新於 2005 年 5 月簽約並緊急進行系統功能修正改版作業，導致整體上線時程延 後至 2005 年 10 月始再啟動推動上線程序，歷經一年多努力，終於在 2006 年 10 月完成所有機關上線作業。
最後，公文處理全程電子化最後一塊拼圖「公文線上簽核系統」，於 2008 年以前囿於公文線上簽核系統規範與資訊技術尚未成熟，且中央主管機關亦尚在 測試研擬規範下，面臨不得不暫時擱置開發窘境；直至 2008 年 12 月臺北市政府 召開公文線上簽核作業專案小組會議後，又重新啟動開發作業，並於 2010 年 1 月完成公文線上簽核系統建置，同年 7 月起由秘書處、研考會及資訊處6先行試 辦，2011 年 6 月起正式推動上線，2012 年 5 月完成臺北市政府所有機關上線、
2014 年完成所有學校上線、2016 年完成市長上線簽核公文里程碑，真正落實所 有角色人員上線使用公文處理系統目標。
綜上可知，臺北市政府自 1994 年推動公文電子化迄今，18 年間除整合各機 關使用一套公文製作系統外，更綜整公文對外採網路化送達之公文電子交換系統、
機關內公文陳核採線上作業之公文線上簽核系統、市府所屬機關間公文流程線上 作業公文管理系統，及所有檔案管理資料可採線上作業之檔案掃描、線上調閱系 統。過程中，臺北市政府為達當初開發各機關共用公文處理系統目標(詳圖 5)：
節省人力資源經費、簡化流程提升效能、資料共用資源共享效益，一方面透過行 政機制，禁止各機關編列公文處理系統維運預算，另一方面資訊系統主管機關則 透過系統介接模式將公文處理過程各子系統串接起來，來達到全程電子化目標。
圖 5：公文處理整合系統目標示意圖
資料來源：作者自行整理繪製
6 資訊處於 2012 年改制為資訊局。