國
立 政 治 大 學
‧
N a tio na
l C h engchi U ni ve rs it y
資訊系統預算之浪費，且當聯合醫院公文必須上陳衛生局或必須會辦臺北市政府 其他機關時，又必須另外錄案處理，亦是另一種重複作業困擾。
因此，未來規劃公文處理系統時，除最基本的改善現行已知公文處理系統架 構缺失外，更應思考架構的彈性作為，以因應變動時代下之組織環境。
整合式公文處理系統效益 第二節
本節探討在完善規劃之整合式公文處理系統基礎下，其可能帶來之公文處理 作業面效益，以回應重建後研究問題 2：未來整合式公文處理系統，對於公文處 理作業面效益為何。以下第壹部分為公文處理子系統間垂直整合後所可能展現效 益，第貳部分則為公文處理系統與其他業務系統間水平整合後可能之效益。
壹、 公文處理子系統間垂直整合效益
一、 單一開發技術，有助使用者適應系統
經由第二章個案介紹可知，臺北市政府現行公文處理系統係由多個廠商分別 在不同時期開發完成，因為不同廠商所具備開發技術不同，使得各公文處理子系 統之操作介面與系統程式邏輯亦不同，加上各公文處理子系統是在不同時期開發 下，從最早 2005 年開發公文管理系統，到 2014 年最後完成的檔案掃描系統，期 間落差近 10 年，在資通訊科技技術以突飛猛進速度成熟發展，及近年因應電子 化趨勢，文書處理規範大幅修正下，公文處理子系統間整合度與結合性差，本是 預料中之事。
臺北市政府為解決公文處理子系統間結合性差問題，已於 2016 年 7 月完成 新公文處理系統委外開發作業，並於 2016 年 12 月中完成需求文件審查會議，檢 視新公文處理系統開發規格書與需求審查會議紀錄，並歸納受訪者意見可知，未 來新公文處理系統開發作業將由單一廠商以單一技術著手進行開發，除改善現行 使用者抱怨線上公文必須逐件蓋章、逐件輸入電子憑證密碼等缺點外，亦將進一 步提供行動化界面，讓使用者可透過行動載具，例：平板電腦、手機等處理公文，
各式功能在單一廠商、單一技術下，預料可針對既有已知問題提供較佳解決方案；
此外，從使用者角度檢視未來新公文處理系統整體操作性與流暢度，亦不會因不 同介面而必須分別適應，且在資訊系統開發主管機關要求以使用者體驗(UX)角 度開發系統、並強力要求使用者介面(UI)必須更友善下，有助縮短使用者對於系 統摸索期。如受訪者 F 所述：
…因為跨廠商、跨系統，所以它之間的一個結合性來講的話，彼此技術 都有一些門檻啦，所以以前的整合沒有那麼好。現在變成單一廠商、單
‧
比較高，整個操作的流暢度一定會比較好。(F：100-103)二、 公文製作資料雲端化，同步提升處理效率與檔案引用正確性 埋怨的那一塊。(B：429-434)
未來新公文處理系統之公文製作提供雲端服務後，不僅免安裝公文製作系統，
就像你講的檔案裡面文字是正確的嘛！。(H：151-153)
此一機制可視為在巨人肩膀上持續精進同一類型公文內容，就長期看來，亦 有不同時代人員協同合作精進公文內容意涵，對於公文品質提升，大有助益。
‧
統裡面多建立一些基本常用的範本是好的啦…(I：272、278)‧ 國
立 政 治 大 學
‧
N a tio na
l C h engchi U ni ve rs it y
此外，受訪者亦表示，處理業務撰擬公文過程，常常是開啟舊有公文檔案資 料以修改方式製作新的公文，例：都市計畫書圖公告作業，其公告之公文內容只 是案名換一換，其他內容都一樣，甚至法令依據也都一樣，但卻無法將定型稿存 成範本，造成資料錯誤機率提高。倘公文製作與線上簽核甚至公文管理系統可以 整合，讓定型稿除由業務主管機關提供外，更可讓同仁客製化儲存專屬本身的定 型稿，對於公文擬辦效率與公文品質有大大助益。
五、 公文管理與檔案掃描系統整合，減少紙本列印及簡化調案程序
現行紙本檔案掃描系統未與公文管理系統整合，且檔案調閱程序較為麻煩，
除必須先查找及申請外，還要經單位主管核准後才能檢閱，倘調閱非本單位檔案，
尚需經過原承辦單位主管核准，一旦相關主管或檔案同仁不在，即無法立即檢閱 檔案。因此，為了業務上隨時查找方便，不僅承辦同仁甚至核稿主管多以另行影 印方式備份，不僅浪費紙張，甚至因為紙張必須另外立卷而佔據有限的辦公空間，
導致上班空間有壓迫之感，如受訪者 A 所述：
因為我們其實現在大家都很喜歡留卷宗…也就是公文紙本而已，也就是 公文紙本而已。那我們為了交接或是交會下一個人，或是讓下一個人找 到案件的歷史，我們其實花了很多紙張，還有常常覺得辦公室都快倒下 來。。(A：137-140)
除了影印方式以外，亦有人為了檔案檢閱便利性，將每件公文以掃描另存檔 案方式備份，又是另一種浪費工作效率的行為。誠如受訪者 D 所言，當每個人 為了隨時查找需要，對於每一件經手公文都必須另外花時間儲存檔案時，是一件 非常花費時間行為。未來倘紙本檔案掃描系統與公文管理系統介接整合，每個人 可透過權限控管，隨時查找所需檔案，則大家根本不需要另外列印公文、立卷儲 存或掃描另存於電腦裡，如此不僅可減少紙張耗用成本、優化辦公空間，更可提 升整體檔案檢閱效率及進一步簡化檔案同仁檔案檢調工作內容。