‧
‧
‧ 國
立 政 治 大 學
‧
N a tio na
l C h engchi U ni ve rs it y
料發揮治理效益。資料的利用最基本的就是查詢功能的強化，透過精準查詢，可 讓基層承辦人快速掌握過往業務經驗，發揮站在巨人肩膀向上學習效果。
以公文處理程序來看，公文處理完畢後便成為檔案，放置檔案室等待有需要 應用者檢調應用。然公文電子化後，歸檔形式亦以電子化形式歸檔下，那麼搭配 精準搜尋技術可進一步做到依權重排序查詢結果，如此可改善現行承辦人查閱檔 案目錄時，因為只看到公文主旨而必須全數調出，再逐一檢視需要之檔案，造成 檔案同仁及承辦同仁調閱檔案之白費工行為。
五、 搜尋歷史檔案僅可作為決策輔助，惟決策者仍應具備領域內專業判斷知識 政府機關行政行為或措施相較私部門企業組織風格明顯較為保守與穩重，處 理公務、決策過程多仰仗歷史檔案所呈現之事實，因此在訪談過程許多受訪者均 表達希望公文處理系統能提供即時查詢同類型歷史案件功能，以輔助作出決策判 斷。
作者認為查詢歷史案件雖可了解所查詢案件之最終決定結果，但背後隱藏風 險是該歷史案件無法呈現當時決策之環境因素，包含：當時社會環境、法規依據 或決策者本身意志等，以最簡單指派人員出席之開會通知單而言，倘僅查詢該類 會議前一次由主秘出席，但未細究該次可能是因為特定原因(例：副座公假)才指 派主秘代表與會下，將變成類推爾後均派主秘出席，錯誤一再延續。依據大數據 相關研究指出，其分析結果只能告訴大眾案件呈現之結果或趨向，但無法說明為 什麼或是什麼原因導致這種結果。政府部門行政決策倘僅依結果而欠缺決策過程 論證基礎，則將造成不可預知災難。因此，作者認為查詢歷史案件功能或可提供 決策者於核批公文、作成決定之「輔助工具」，但絕不可成為決策者判定案件之 唯一求證門路，如此才能真正提高公文決策品質。
綜合以上，作者認為整合式公文處理系統欲超越過往公文處理系統僅提供線 上傳遞、精準搜尋等技術面支援公文處理流程效益，進一步發揮資料治理成效，
必須先訂定公文資料與其他資訊系統溝通之標準規格，先讓公文處理系統本身成 為提供高品質資料平台，而後透過具備精準搜尋及簡易拖拉介面之大數據平台進 行分析，讓一般行政人員可自行操作系統分析資訊，才能讓資料展現驚人效益。