公文製作資訊必須重複繕打，且無檢核機制

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程電腦化，未考慮流程改造，無法展現例行業務簡化以外之附加效益。劉兆明、

邱皓政(2000)在政府電子化對臺北市政府組織運作、人員關係及工作行為之影響 研究中，以臺北市政府當時的「公文交換系統」、「戶政系統」為評估焦點發現臺 北市政府在公文電子化推動上雖有效提升作業效率，但在系統介面整合方面仍有 待改善。黃銘材(2004)針對臺北市政府當時的公文電子交換系統探討公文電子化 政策成效之研究中，指出臺北市政府在推動公文電子化系統過程中，臺北市政府 資訊中心自行歸納問題如下：

一、 系統功能問題：人工介入太多，不夠自動化，操作不易。

二、 整合性問題：文書系統未整體規劃及整合，缺乏標準交換格式，且公文管理 與公文製作版本過多，整合不易。

三、 法規、制度、標準問題：法規未與系統實務配合；公文流程未標準化；安全 機制未建置；公文管理作業太複雜。

此外，整理臺北市政府各機關在 2015 年 8 月 14 日至 12 月 28 日於市府內部 研考平台反映現行介接式公文處理系統缺點綜整歸納如下：

一、 公文製作資訊必須重複繕打，且無檢核機制

從本節圖 8 可知，公文製作系統除應具備繕打公文功能外，尚應具備轉出待 發公文電子檔及列印紙本公文功能，並應介接公文管理、流程處理等公文子系統，

始能暢通公文處理流程。

惟現行公文製作系統中僅能將公文基本資料以指定檔案格式匯出至指定路 徑方式，與公文管理系統做「單向」介接，未有流程處理資訊，導致公文製作繕 打錯誤之內容，無法即時比對公文管理資料庫正確性作立即修正，而公文製作時 繕打之流程處理資訊，例：陳核、會辦單位等，轉到公文管理系統或線上簽核系 統時又必須重複再處理，除耗時費力外，更常有資訊系統間呈現資訊不一致情形，

增添公文管考負荷。(詳圖 10-14 說明)

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(一)公文製作系統已完成檔號、保存年限等資料輸入(圖 10)，並預覽正確 (圖 11)。

圖 10：公文製作系統輸入畫面

資料來源：臺北市政府公文製作系統，作者自行整理

圖 11：公文製作系統預覽畫面

資料來源：臺北市政府公文製作系統，作者自行整理

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(二)公文製作完成，必須匯出檔案到指定路徑。

圖 12：公文製作系統匯出畫面

資料來源：臺北市政府公文製作系統，作者自行整理

(三)公文處理整合系統/公文管理系統接收公文製作資料時，卻無公文製作 系統匯出之檔號、保存年限資料。

圖 13：公文管理系統接收公文製作資料對應欄位

資料來源：臺北市政府公文處理整合系統，作者自行整理

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(四)必須另外到公文處理整合系統/流程處理作業，另外再登錄檔號、保存 年限資料。

圖 14：流程處理作業畫面

資料來源：臺北市政府公文處理整合系統，作者自行整理

此外，因公文管理介面僅具備公文基本欄位(詳圖 10)資料，無完整公文內容，

因此公文核定後，承辦人必須再重新回到公文製作系統修正內容，無法透過公文 管理介面修正處理，而臺北市政府公文製作之檔案係儲存在個人電腦，加以人員 常公出、外勤下，成了耽誤公文處理時效元凶。

二、 公文製作系統與公文線上簽核系統各司其職，功能未整合，使用不便