國
立 政 治 大 學
‧
N a tio na
l C h engchi U ni ve rs it y
此外，受訪者亦表示，處理業務撰擬公文過程，常常是開啟舊有公文檔案資 料以修改方式製作新的公文，例：都市計畫書圖公告作業，其公告之公文內容只 是案名換一換，其他內容都一樣，甚至法令依據也都一樣，但卻無法將定型稿存 成範本，造成資料錯誤機率提高。倘公文製作與線上簽核甚至公文管理系統可以 整合，讓定型稿除由業務主管機關提供外，更可讓同仁客製化儲存專屬本身的定 型稿，對於公文擬辦效率與公文品質有大大助益。
五、 公文管理與檔案掃描系統整合，減少紙本列印及簡化調案程序
現行紙本檔案掃描系統未與公文管理系統整合，且檔案調閱程序較為麻煩，
除必須先查找及申請外，還要經單位主管核准後才能檢閱，倘調閱非本單位檔案，
尚需經過原承辦單位主管核准，一旦相關主管或檔案同仁不在，即無法立即檢閱 檔案。因此，為了業務上隨時查找方便，不僅承辦同仁甚至核稿主管多以另行影 印方式備份，不僅浪費紙張，甚至因為紙張必須另外立卷而佔據有限的辦公空間，
導致上班空間有壓迫之感，如受訪者 A 所述：
因為我們其實現在大家都很喜歡留卷宗…也就是公文紙本而已，也就是 公文紙本而已。那我們為了交接或是交會下一個人，或是讓下一個人找 到案件的歷史，我們其實花了很多紙張，還有常常覺得辦公室都快倒下 來。。(A：137-140)
除了影印方式以外，亦有人為了檔案檢閱便利性，將每件公文以掃描另存檔 案方式備份，又是另一種浪費工作效率的行為。誠如受訪者 D 所言，當每個人 為了隨時查找需要，對於每一件經手公文都必須另外花時間儲存檔案時，是一件 非常花費時間行為。未來倘紙本檔案掃描系統與公文管理系統介接整合，每個人 可透過權限控管，隨時查找所需檔案，則大家根本不需要另外列印公文、立卷儲 存或掃描另存於電腦裡，如此不僅可減少紙張耗用成本、優化辦公空間，更可提 升整體檔案檢閱效率及進一步簡化檔案同仁檔案檢調工作內容。
貳、 公文處理系統與其他業務系統間水平整合效益
一、 公文處理系統與共用資訊系統整合，簡化各角色工作內涵
現行臺北市政府部分共用資訊系統建立主要目的係作為蒐集、彙整同一類型 案件資訊平台，便利該業務特性主管機關統一控管資料。例：議會資料整合平台 彙集所有與議會、議員相關案件資訊；單一陳情系統彙集所有人民陳情案件資訊；
該共用資訊系統本身無論是否具備流程處理引擎(如：議會資料整合平台沒有流 程處理機制、單一陳情系統則有)，其處理過程均係屬公文處理程序一環，亦即 需要經過收文處理、公文製作、文稿核判、稽催管制、發文處理或歸檔管理。在 此條件下，該等共用資訊系統均可視為資料庫蒐集概念，同仁於處理此類案件時，
‧
‧
637-639)
五、 公文處理系統介接業務職掌資料庫，提升人力運用效率
‧
來文可自動完成錄案，紙本公文則可透過光學字元辨識(Optical Character Recognition,OCR)系統簡化錄案作業；分文作業部分，依現行大數據有關文件內467-468)
然後他就是要一個個去對說，呃…這一件是萬華區 XX 里，然後找那個 22 人的對照表…每天都在分錯文。(A：483-485)
此外，在單位收發人力部分，現行主要負責作為單位內外公文資料管理與案 人事費，一直膨脹…(E：291-293)
六、 公文處理系統介接業務資訊系統，提升公文承辦效率與品質
以資訊系統輔助業務執行，是現行每一項業務標準配備。但無論業務處理過 程為何，最後仍必須透過公文處理程序陳報權責長官知悉或回復民眾。當業務資
‧ 國
立 政 治 大 學
‧
N a tio na
l C h engchi U ni ve rs it y
訊必須轉換成公文形式時，或因謄製欄位資料眾多，或因修正舊有檔案等原因，
常有業務資訊系統資料與公文呈現資料不一致情形。
一般而言，公文處理系統透過 DI 格式進行公文交換作業，未來新公文處理 系統若可規劃、擬定標準 API 介接格式，讓同仁於業務系統完成資料登打或案 件審核作業後，可直接將資料轉出到公文處理系統，甚至透過 DI 直接編輯成公 文版型，將可大幅簡化公文製作程序，並降低重複登打或修正舊檔資料錯漏情形，
提升公文資料品質，而有助後續資料治理之運。如受訪者 A 所述：
我今天在社福系統審完案子，然後按出 DI 檔，它就會跑出一個 DI 檔，
然後我們就會打開那個 DI 檔列印陳核。(A：398-399)