需以公文處理之共用資訊系統，未來應建立與公文處理系統整合機制

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（二）圖 21 公文製作系統已經輸入聯絡電話，但資訊無法帶入線上簽核系 統。

圖 22：線上簽核系統畫面

資料來源：臺北市政府公文線上簽核系統，作者自行整理

除了公文製作與線上簽核系統資料未介接整合之外，公文製作與公文管理系 統資料庫未能共通，亦讓公文製作系統喪失了自動化判斷資料欄位之條件。例如：

受訪者 B 指出，公文管理系統儲存了檔案保存案次號與保存年限對應之規則，

倘二個子系統可以介接整合，則當公文製作輸入檔案案次號時，即可自動對應專 屬保存年限，而不需要由承辦同仁另行輸入，不僅簡化程序，亦可避免資料輸入 錯誤機率。因此，為降低資料輸入錯誤或漏未輸入情形，於公文系統規劃時即應 讓欄位資料溝通，減少同一資料在不同子系統間手動輸入情境，始能提升公文資 料品質。

三、 需以公文處理之共用資訊系統，未來應建立與公文處理系統整合機制

部分業務主管機關為了業務上集中處理需求，而開發建置全府共用資訊系統，

例：為了即時彙整各機關回報之市政總質詢、部門質詢或議員索取資料內容需要，

秘書處委託資訊局建置了議會資料整合平台；為了統一彙集人民陳情資訊，研考 會委託資訊局建立了人民陳情系統¹⁷；為了統一處理人民申請案件，而建立 E 點 通系統，該等共用資訊系統最大特色在於資訊系統本身目的為蒐集資料用，作為 特定業務範疇集中收件、彙集資料平台，可視為特定性質業務之資料庫概念，共 用資訊系統收件後，均必須再以公文形式簽辦，故在實際處理業務過程仍必須使 用公文處理系統。

綜整歸納受訪者意見可知，現行該等共用資訊系統未建立完善與公文處理系 統介接整合機制，導致同一筆資料從收件起就必須重複在不同資訊系統錄案，又

17 人民陳情系統又稱 Input，於 105 年 11 月 1 日上線，取代原先市政信箱、1999 及秘機信等單 一申訴系統，作為統一蒐集人民陳情資訊系統。

線上簽核畫面無法帶 出公文製作系統輸入 之聯絡電話

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然後…可是比較麻煩的是，進案明明是同一個案件，可是我的總收文登 錄的案由都不一樣。(A：236-237)

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還要在公文系統上面辦結，就會發生…(A：314-320)

所以研考人員都很緊張，他還會打電話跟你說：我看到你這件公文在公 文系統上已經發文了，為什麼你沒有去點結案呢？就是大概在 5 點的時 候，你就會一直接到研考的電話。(A：330-332)

此外，現行公文處理規範雖規定收受案件後，應將案件資訊登錄於公文處理

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…可以調檔調的資料是這一種，但是最後議會資料整合平台可以調到的 卻是又是另外一種答案，就是對於後面承辦的人，其實會是還滿困擾的。

(C：74-75)

未來公文處理系統若能在規劃時，便將其他資訊系統作業流程納入整合機制，

不僅可簡化各角色同仁作業內容，提升公文資料品質，更可避免教育訓練資源之 浪費。