第四章 我國檔案描述內容規範現況與焦點討論分析
第三節 制定我國檔案描述內容標準之焦點討論分析
本研究為取得主要檔案典藏機構與相關政府檔案機關部門，對我國中文檔 案描述內容標準制定的之建議與看法，故採用焦點團體座談方式，邀請各檔案 典藏機構檔案描述部門主管及實際著錄人員參與討論，期就中文檔案描述實務 現況和其經驗知識，建立共識，參與代表與討論內容整理如下：
一、 檔案整編時，遵循資料結構標準(如 EAD、MARC21)與資料內容標準 (APPM、RAD)的必要性與理由
各機構進行檔案整編時，皆依機構需求，例如數位典藏、機關檔案管 理、資料庫系統建置、或典藏管理等因素，除了格式(結構)、欄位(元素) 規範外，亦有部分關於內容著錄的原則性規定。為確保資料內容一致性和 著錄品質，不論資料結構或是資料內容，都應有統一標準；尤其是機構間 檔案資源交換與整合時，更需要全面性(全國性)的標準。
二、 在檔案描述(著錄)實務上，現行遵循或參考規範及其使用性
在檔案描述(著錄)實務上，各機構在研擬內部規範時，主要參考 EAD 的結構標準，檔案管理局當時研擬《國家檔案描述作業手冊》亦參考 EAD 的規範 ；但 EAD 僅是規定檔案著錄應包含那些欄位及其順序等格式議題，
對於著錄欄位中的描述內容要如何處理，例如題名中機構名稱要全稱還是 簡稱，資料類型如何區分，而 DACS 中對於全宗名稱的命名規則是應包含 文書產生者或蒐集者，以及資料的性質，例如臺灣省參議會(文書產生者)+
檔案(資料的性質)，各個欄位內容如何著錄，皆有所解釋與規範。
因國內數位典藏計畫的推動，各單位主要以 EAD 為參考標準，而實際 著錄時，各機構亦會進行相關內容的規範，故雖有著錄規則，但仍是以規 範著錄欄位及其格式架構，且僅限於內部人員使用，對於檔案資訊交換與 整合，造成一定程度的難度。
三、 美國地區制定 DACS 目的在於提供一致性規範，適用範圍可容許多元層次 描述與適用各種型態檔案，DACS 在我國各單位適用的可行性
檔案描述基礎在於檔案編排的多元層次及其層屬關係的表現，國內因 數位典藏計畫的推動，配合數位影像線上展示，多數檔案典藏單位對於檔 案描述主要是以最小單元—案件為處理單元，再依案卷、系列、全宗向上 發展，與美國偏重於全宗和系列較高層次的處理有所不同。因此，國內的 檔案描述標準，更應滿足多元層次描述的需求。
而各種型態檔案，會隨資訊環境的發展而有所不同，但檔案的載體的 差異，並不影響檔案的原始架構與內容價值，因此，檔案描述標準亦應適 用各種載體的檔案，例如 DACS 在「範圍及實體性質」 (extent and the physical nature)規範是可選擇依檔案型態（媒體形式）來記錄描述單位之數 量，其檔案類型可以是很概括性的，例如文字資料、圖像資料、地圖資料、
建築與工程藍圖、動態影像(moving image)、錄音資料，分別描述其計量資 訊。
四、 依據各單位典藏檔案的特性，DACS 所規範的項目在中文檔案描述的應用 性
檔案描述內容的規範，其規範項目應儘可能完整與詳盡，可以 DACS 的項目為基礎，包括對於作為著錄品質管理的相關記錄，如著錄人員及著 錄時間，DACS 中所挸範的「檔案性描述紀錄」 (archival descriptive record) 的建立及修訂(creation and revision)也是重要的描述資訊，應列入規範標準 之中。而描述項目中文名詞與相關定義、解釋，則需各主要典藏機構長期 討論與修訂。
五、 DACS 每個項目的組成與編碼，包括目的與範圍、一般規則、細項規範、
以及 EAD 元素與 MARC21 欄位的範例，且各項描述項目皆有系統化的編 碼依據，作為檔案描述參考指引的可行性
DACS 規範中，每個描述項目的規範包括：(1)目的與範圍、(2)欄位資 訊來源、(3)一般規則、(4)細項規範、以及(5)EAD 元素與(6)MARC21 欄位 的範例。由於國內檔案界並未採用 MARC 21 格式，因此 MARC 21 範例可 以取消，避免誤導。但因國內檔案描述是案卷、案件為主要著錄單元，並 且向上延伸到系列與全宗層次，不同層次著錄時資訊來源管道、及其資訊 重點有所差異，建議提供各控制層次著錄的範例，或參考 NARA 的規範列 出各欄位主要適用的描述層次，例如個人傳記與機構歷史，就適用於全宗
與系列層次。
六、 DACS 由 SAA 組成任務小組，網羅各種典藏機構的專業人士參與(包括國 會圖書館、大學圖書館、與博物館等，但 NARA 則未參與其中)，可以作 為國內檔案界效法
與會人員皆同意一致性的標準規範，在於提供資源整合與交換，國內 檔案資訊公開與共享，除了 EAD 結構標準外，提供一致性著錄內容規範 的全國性描述規則有其必要性。DACS 由 SAA 組成任務小組，網羅各種典 藏機構的專業人士參與(包括國會圖書館、大學圖書館、與博物館等)，但 身為檔案主管機關的 NARA 則未參與其中，亦造成 DACS 應用的侷限性。
因此，國內檔案界如要制定全國性的檔案描述內容標準，應以效法 SAA 網羅各檔案機構專業人士，但亦需以 SAA 為鑑，檔案主管機關必須參與，
甚至由檔案管理局主導規劃，日後在推廣使用時，方不致於產生問題。