建議

從以上的討論分析，我國所使用的國家檔案描述作業手冊可說是一種資料 結構的標準；而 DACS 是一種描述資料內容的標準，我國目前尚欠缺一套完整 的檔案描述內容標準。因此，針對我國國家檔案描述內容標準的制定，本研究 建議以 DACS 為基礎架構，再參考 ISAD(G)和 ISAAR(CPF)等二項國際檔案描述 標準，並擷取 NARA 的 LDRG 對數位物件與微縮產品的描述資訊，本研究研擬

「中文檔案描述內容標準(草案)」(Chinese Archival Description and Access Rule, CADAR) (詳見附錄三)，以供檔案界和檔案主管機關參考，其概念性原則與標準 架構簡述如下：

一、 檔案描述的理論基礎

因應資訊網路環境的進展，檔案描述的概念性原則，是基於使用者需 求、檔案資料本質、檔案來源理論、以及編排與描述的關係，茲分析如下。

(一) 基於使用者需求

檔案描述最主要目的在於建置檔案描述資訊，提供使用者查詢與 取用檔案資料。檔案典藏的使用者包括研究者與檔案人員，對檔案資 訊的需求，研究者主要是對檔案內容查找與歷史價值應用等，檔案人 員主要是對檔案典藏管理與開放服務。因此檔案內容的描述資訊必須 同時滿足研究者與檔案人員的資訊需求，符合其資訊行為。

(二) 展現檔案獨特性與積累性的本質

檔案是隨著機構或個人之業務與活動所產生之文書，是事件的原 始紀錄，具有獨特性；是由文書自然彙集形成，具有積累性。檔案多 樣性載體的特質，和多層次積累的結構，因此，檔案描述必須適用不 同載體類型、適用不同控制層次、適用不同產生來源(個人、家族、機 關團體)。

(三) 遵循檔案來源理論，描述檔案產生者

由於檔案是機構或個人之業務與活動所產生之文書，呈有機成 長，並經過有條件的價值鑑定，才得以成為長久保存的檔案資料，而 經由檔案可反應出某一機構或個人的特質，因此檔案整理必須重視其 來源，亦即是所謂的來源原則(Principle of Provenance)，或尊重全宗的 概念。

來源原則提供檔案工作者與研究者能正確了解檔案產生的來源與 目的。謝倫伯格(T. R. Schellenberg) 歸納尊重來源的處理原則，其優點 有：

1. 來源原則可以維護檔案的證據價值；

2. 來源原則符合檔案的特質；

3. 來源原則可協助檔案人員處理檔案；

4. 來源原則便於檔案的編排；

5. 易於檔案的描述。²⁶

因此，檔案描述除了檔案資料本身，也必須描述檔案產生來源，

即個人、家族、或機構團體。

(四) 編排與描述關係，描述資訊要反應編排層次

來源理論另一概念性原則是尊重原始順序原則，是用以維護文書 保存與歸檔系統，包括特殊的文書系列與其相互之間的關係。因此，

檔案編排是要維護文書保存與歸檔系統。以尊重原始順序在於編排檔 案具有下列優點：

1. 反映當時事件經過的確實情況；

2. 保存文件原有的關係；

3. 提供有關記錄產生、利用或活動的文書證明；

4. 增加檔案價值，例如提供其文書活動的可靠證據。²⁷

具體實務是以檔案控制層次方法，主要分成全宗、系列、案卷、

26 Schellenberg, T. R., The Management of Archives (Washington, DC: NARA, 1998), 90-95.

27 Schellenberg, T. R., The Management of Archives, 26-27.

細目等四個主要層次。而且，由於檔案資料的數量龐大及層次複雜，

描述時必須釐清檔案整體及其細分層次描述單元的層屬關聯性。每一 控制層次都有其主要行政、處理需求和檢索等內涵與資訊重點，每一 檔案單元的描述適合其控制層次的特性。識別編排的層次及其層屬關 係。

二、 中文檔案描述內容標準的架構與描述項目

檔案描述必須包括檔案資料本身和檔案產生者。描述項目應涵蓋檔案 內容(content)、檔案脈絡(context)、和檔案結構(structure)三大面向。因此，

標準規範的架構如下：

(一) 導論：敘述檔案描述的概念性原則

(二) 第一部分是描述檔案資料：包括識別性資訊、來源背景、內容與結構、

取用與使用管理、徵集與處置、相關資料、附註、以及描述控制層大 類。

(三) 第二部分是檢索點選擇：包括個人、家族、機關團體等檔案來源資訊，

和地理名稱(為識別檔案產生者)的空間資訊，以及主題內容的權威資 訊。

描述項目，檔案本身資料和檔案來源等檢索點，應包括下列資訊：

(一)第一部分 描述檔案資料

第一章 識別性元素(Identity Element) 1.1 描述的層次 (Level of Element)

1.2 參考代碼 (Reference Code Element) 1.3 題名 (Title Element)

1.4 日期 (Date Element) 1.5 稽核 (Extent Element)

1.6 典藏單位的名稱與位置 (Name and Location of Repository Element)

第二章 來源背景元素(Context Elements) 2.1 產生者名稱 (Name of Creator(s) Element)

2.2 行政/傳記歷史 (Administrative/Biographical History Element)

第三章 內容和結構元素 (Content and Structure Element) 3.1 範圍和內容 (Scope and Content Element)

3.2 編排系統 (System of Arrangement Element)

第四章 取用與使用元素 (Conditions of Access and Use Element) 4.1 取用狀況 (Conditions Governing Access Element)

4.2 實體取用 (Physical Access Element) 4.3 取用技術 (Technical Access Element)

4.4 重製和使用狀況 (Conditions Governing Reproduction and Use Element) 4.5 資料語言與字體 (Languages and Scripts of the Material Element)

4.6 檢索工具 (Finding Aids Element)

第五章 徵集與處置元素 (Acquisition and Disposition Element) 5.1 典藏歷史 (Custodial History Element)

5.2 徵集的直接來源 (Immediate Source of Acquisition Element) 5.3 鑑定、銷毀和處置 (Appraisal, Destruction, and Disposal) 5.4 預期增加 (Accruals Element)

第六章 相關資料元素 (Related Materials Element)

6.1 原件現存的位置 (Existence and Location of Originals Element) 6.2 複製品現存的位置 (Existence and Location of Copies Element) 6.3 相關的檔案資料 (Related Archival Materials Element)

6.4 出版註 (Publication Note Element)

第七章 附註元素 (Notes Element) 7.1 附註 (Notes Element)

第八章 描述控制(Description Control Element) 8.1 描述控制元素 (Description Control Element) (二)第二部分 檢索點的選擇 (Choice of Access Point)

第九章 檢索點(Access Point)

9.1 個人名稱 (Personal Names) 9.2 家族名稱 (Family Names)

9.3 機關團體名稱 (Corporate Body Names) 9.4 地理名稱 (Geographic Names)

9.5 主題 (Subject)

三、 組成檔案描述標準任務小組，整合檔案學界的理論知識與實務界的經驗知 識

DACS 是美加二國在檔案描述內容標準的跨國計畫成果，網羅二國檔 案界的菁英共同討論。且 SAA 在 2007 年成立 DACS 任務小組持續發展，

並作為長期維護的執行團隊，任務小組由美國國會圖書館、各大學圖書館、

檔案館和博物館組成，是就檔案與手稿資料進行描述內容之規範。其缺憾 是 NARA 並未參與任務小組，亦未採用 DACS，而是自行制定 LDRG。因 此，國內中文檔案描述內容標準的制定，任務小組的組成必須有學界和實 務界的代表，更重要的檔案管理局的加入，才能有助於標準的永續發展與 應用。